Elektronizace agend nejen ve státní správě Leoš Mates

Elektronizace - proč? Instituce Uživatelé Administrativní zátěž Efektivita sběru dat Uživatelé Možnost el. podání Zvýšení komfortu Obecný začátek – co všechno nabízí formulářový systém a je vlastně schopen poskytnout? Správa šablon – vzorů formulářů (je to nejen o publikaci, ale i inteligentní aktualizaci – využitím verzování, o distribuci občanům, atd. – viz. dále) Prostřednictvím 602XML Filler poskytuje komfortní práci na úrovni samotného vyplňování systém nabízí plně elektronické podání bez nutnosti jít fyzicky na úřad V neposlední řadě je to také o předávání ke zpracování dalším systémům (např. příslušná podatelna)

Překážky, problémy Zákony a vyhlášky Elektronický podpis a jeho využití „Elektronický dokument“ Přístup uživatelů Obavy ze změn Obecný začátek – co všechno nabízí formulářový systém a je vlastně schopen poskytnout? Správa šablon – vzorů formulářů (je to nejen o publikaci, ale i inteligentní aktualizaci – využitím verzování, o distribuci občanům, atd. – viz. dále) El. podpis – není zatím užíván v takové míře, jak bychom si představovali El. dokument – de-facto neexistuje, v okamžiku, kdy bude uzákoněn se otevírá brána V neposlední řadě je to také o předávání ke zpracování dalším systémům (např. příslušná podatelna) Postoj lidí – nedůvěra v elektronickou komunikaci, vidí v tom něco komplikovaného

Návrh řešení Formulář (nositel dat) + Portál (distribuce a sběr) = fungování agendy jako celku Formulář jako nositel strukturovaných dat ve spojení s portálovým řešením nabízející efektivní správu formulářů

Jde to vůbec? Cesty, jak komunikaci usnadnit Správné nastavení procesů Nabídnout přidanou hodnotu Postupné kroky místo násilného řešení Obecný začátek – co všechno nabízí formulářový systém a je vlastně schopen poskytnout? Správa šablon – vzorů formulářů (je to nejen o publikaci, ale i inteligentní aktualizaci – využitím verzování, o distribuci občanům, atd. – viz. dále) Prostřednictvím 602XML Filler poskytuje komfortní práci na úrovni samotného vyplňování systém nabízí plně elektronické podání bez nutnosti jít fyzicky na úřad Násilné řešení (vizualizace formulářů jako papíru)

Výhody pro úřad Snížení administrativy Menší náklady (výměna papíru) Efektivní správa Řízení sběru Automatizace procesů Kontrola dat Obecný začátek – co všechno nabízí formulářový systém a je vlastně schopen poskytnout? Správa šablon – vzorů formulářů (je to nejen o publikaci, ale i inteligentní aktualizaci – využitím verzování, o distribuci občanům, atd. – viz. dále) Prostřednictvím 602XML Filler poskytuje komfortní práci na úrovni samotného vyplňování systém nabízí plně elektronické podání bez nutnosti jít fyzicky na úřad V neposlední řadě je to také o předávání ke zpracování dalším systémům (např. příslušná podatelna)

Výhody pro respondenty Rychlá a efektivní komunikace Kvalifikované el. podání Kontroly, termíny Vlastní prostor – datová schránka Aktivní návazná komunikace Obecný začátek – co všechno nabízí formulářový systém a je vlastně schopen poskytnout? Správa šablon – vzorů formulářů (je to nejen o publikaci, ale i inteligentní aktualizaci – využitím verzování, o distribuci občanům, atd. – viz. dále) Prostřednictvím 602XML Filler poskytuje komfortní práci na úrovni samotného vyplňování systém nabízí plně elektronické podání bez nutnosti jít fyzicky na úřad Notifikace, doručenky, vracení formulářů

Výběr technologie Formulářové řešení: Portálové řešení Off-line technologie Adobe – PDF Software602 – 602XML Jiné On-line technologie Portálové řešení DELTAX Systems – Form Server Jiné - řešení na klíč Obecný začátek – co všechno nabízí formulářový systém a je vlastně schopen poskytnout? Správa šablon – vzorů formulářů (je to nejen o publikaci, ale i inteligentní aktualizaci – využitím verzování, o distribuci občanům, atd. – viz. dále) Prostřednictvím 602XML Filler poskytuje komfortní práci na úrovni samotného vyplňování systém nabízí plně elektronické podání bez nutnosti jít fyzicky na úřad V neposlední řadě je to také o předávání ke zpracování dalším systémům (např. příslušná podatelna)

FormServer Podpora distribuce šablon formulářů, vyplňování formulářů a jejich správa Schvalovací procesy - workflow Správa uživatelů Práce s formuláři pomocí zdarma dostupných programů Datové schránky Napojení na další systémy, datový sklad Co je v modré oblasti? Správa šablon a jejich distribuce včetně schvalovacího procesu (na úrovni práv publikace či pouze nahrávání šablon-vzorů formulářů) , širokých možností publikace ( definice atributů – verze, platnost, možnost přenosu vyplněných dat do aktualizované šablony apod.) Správy uživatelů, institucí (mč) a přítomnost registrační komponenty Co se týče uživatelů – občanů, pracují s formuláři pomocí vlastních schránek (portál) a aplikace 602XML Filler (část vyplňování formulářů) – pro práci tedy nepotřebují kromě zdarma dostupných programů žádnou další aplikaci.

Formulářová technologie Koncepce Formulářová technologie (Software 602, Adobe) 602Designer / Acrobat Pro Návrh formulářů 602Filler / Acrobat Reader Offline vyplňování El. podpis Form Server/Portal (DELTAX Systems) Form Server / Portal Registrace uživatelů Datová schránka Správa workflow Příjem a uložení dat Správa šablon Notifikace Interní systém (instituce resp. firma) Úplné řešení pro elektronickou komunikaci „formulářového typu“ Zaregistrovaný uživatel si v prostředí portálu vybere formulář, vyplní jej pomocí 602XML Filler nebo Acrobat Reader (obojí zdarma) Následně jej uloží zpět na portál Využitím služeb Form Server/Portal jsou data zaslána cílové instituci Instituce je přijme a zpracuje Uživatel je notifikován o svých povinnostech a o průběhu zpracování

Práce koncového uživatele Uživatel má svou datovou schránku, ve které se drží evidence podání, vzory formulářů atd. Uživatel komunikuje pomocí intuitivního rozhraní obdobného „e-mailové“ schránce Ve své schránce vidí publikované (případně přidělené) formuláře ke zpracování Je informován o požadovaném termínu zpracování (odeslání) formuláře Konkrétní formulář si stáhne a v programu 602XML Filler nebo Acrobat Reader a lokálně ho vyplní (rozpracuje, uloží, dokončí..) Následně jej „nahraje zpět do schránky“, případně „odešle“ na instituci. Formulář lze sdílet s ostatními uživateli (odeslat či přijmout podobně jako zprávu el. pošty) Uživatel (i nepřihlášený anonymní uživatel) může stáhnout šablonu formuláře, v 602XML Filleru ji vyplnit, může podepsat elektronickým podpisem a odeslat přes eForms na podatelnu.

Ukázky prostředí

Výhody pro vkladatele dat Minimální pocit rozdílu od práce v přirozeně akceptovatelné papírové formě, koncentrace maxima činností uživatele do přátelského prostředí internetového portálu Zjednodušení procedur z pohledu uživatele Možnost offline vyplňování Kontrola zadaných údajů, automatické výpočty, Interaktivní nápověda Předvyplňování dat, dynamické uspořádání formuláře podle potřeby Kolaborativní zpracování formulářů Kvalitní tisky vyplněného formuláře Podepsání formuláře (dat) kvalifikovaným certifikátem (e-podpisem), zabezpečené spojení Odeslání formuláře plně elektronickou cestou nebo možnost souběhu elektronického a „papírového“ zpracování

Ukázky prostředí

Výhody pro příjemce dat Snížená chybovost a proaktivní přístup příjemce dat zkvalitnění výstupů od koncových uživatelů možnost sledování postupu práce uživatelů možnost nápomoci ze strany instituce aplikace kontrol na úrovni formuláře i při příchodu dat Úspora času, zefektivnění procesů elektronické zpracování formulářů vyšší míra automatizace souvisejících procesů možnost vyhodnocovat chování konečných uživatelů a optimalizovat podle něj příslušné procesy

Výhody pro příjemce dat Možnost kolaborativního zpracování v uživatelsky přívětivé formě formulářů i na straně instituce Integrovatelnost s návaznými systémy Možnost snadného pořizování či úprav formulářů vlastními silami, možnost využití formulářů z jiných institucí Integrace několika institucí do jednoho řešení Zajištění řízení souběhu papírové a elektronické dokumentace Standardizace ve veřejné správě

Architektura systému Třívrstvá architektura platformě a technologicky nezávislé aplikace Základní koncepcí navrhovaného řešení je stavebnicový modulární systém realizovaný logickou třívrstvou architekturou. Prezentační vrstvou je internetový prohlížeč a GUI, aplikační logika se skládá z komponent a samostatných modulů poskytujících požadovanou funkcionalitu. Komponenty a moduly jsou umístěny na aplikačním serveru, datová vrstva je realizována nad výkonnou databází ORACLE. Aplikační vrstva je realizována na základě technologií J2EE a nasazená aplikace bude provozována na kontainerech OC4J, které jsou součástí aplikačního serveru Oracle AS 10g. Aplikace je platformně nezávislá.

Implementace řešení Licence DELTAX FormServer 450 000,- Kč Implementace, přizpůsobení 100 000,- Kč Nadstavbové moduly Funkcionality na klíč

Reference Ukázky stávajícího nasazení formulářového systému: Poslední slide jako demonstrace: Máme s formuláři a agendou kolem nich bohaté zkušenosti a narazili jsme už na leccos ( Vymýšlení procesu, jak obejít el.podpis, hlídání termínů a nastavování periodicity sběru, až po dynamické generování a modifikaci formulářů na základě vstupních dat Zkušenosti se promítly rovněž v pokročilém systému verzování (sice nějak fungovalo od začátku, ale rozhodně jsme kdysi nemohli prohlásit a garantovat, že se Vám nestane, aby jste obdrželi od uživatele data v neaktuální šabloně formuláře.

Děkuji za pozornost! Leoš Mates leos.mates@deltax.cz DELTAX Systems a.s. ISSS – stánek číslo 46. Co přinášíme za výhody? - Uživatel pomocí „své“ schránky pracuje s formuláři mnohem přehledněji, vidí stav přijetí a všechna „svá“ podání ve všech stavech (možnost podívat se souhrnně na 1 podání, kde je vidět i např. navazující komunikace – archiv podání (vyjmenovat stavy))