e_žádanky, správci a příkazci, PKI INIS & Objednávky e_žádanky, správci a příkazci, PKI

Motivace Zabezpečení předběžné finanční kontroly Předběžná řídící kontrola je jednou ze součástí systému finanční kontroly. Systém finanční kontroly se řídí samostatnou směrnicí ZČU. Tento stupeň vnitřního kontrolního systému má za úkol zabezpečit průkaznou kontrolu při používání veřejných finančních prostředků, zejména při operacích výdajového charakteru. Efektivní oběh žádanek – elektronicky Implementace elektronického podpisu

Legislativní vymezení Zákon č. 320/2001 o finanční kontrole Směrnice ZČU   4R/2006 Stanovení příkazců operací, správců rozpočtu a hlavních účetních na Západočeské univerzitě v Plzni 

Současné možnosti Papírový formulář – toho se chceme zbavit a urychlit oběh Žádanka v Magionu – formální nedostatky (pouze jeden schvalovatel, identifikace pouze přihlášením), přestane se používat INIS – eviduje správce a příkazce, využívá elektronický podpis V současnosti jsou možné dočasně všechny varianty

Průběh kontrolního procesu

Životní cyklus objednávky

Procesy Založení žádanky a předání ke schválení Schválení správcem Schválení příkazcem Přenos do Magionu

Subjekty Žadatel – jakýkoli zaměstnanec mající konto Příkazce – oprávněný schvalovat Správce – oprávněný schvalovat Administrátor – eviduje příkazce a správce na libovolné úrovni (univerzita, fakulta, katedra) Správce a příkazce lze evidovat na nákladovém středisku (katedře) či na konkrétní zakázce Správce certifikátů - CIV

Přihlášení http://inis.zcu.cz Jméno a heslo z Orionu

Volba Objednávky Volba Objednávky

Nabídka dle práv Pořízení

Seznam rozpracovaných Nová

Filtr Omezuje seznam zobrazených objednávek, zpočátku doporučuji nepoužívat Výjimkou je „Stav“ (implicitně „Rozpracováno“) – umožňuje sledovat vyřizování

Zobrazení všech objednávek Vybrat stav a stisknout „Filtrovat záznamy“

Stavy objednávky Rozpracováno – vidí pouze žadatel, do procesu zařadí tlačítkem „Předat ke schválení“ Schvaluje správce – může údaje opravit (doplnit), posouvá dál volbou „Schválit: Ano/Ne“ a „Podepsat a uložit“ – podepisuje certifikátem (nutno zadat PIN) Schvaluje příkazce – nemůže opravovat, jen schvaluje Uzavřená, schválená, přenesená Zrušená

Nová objednávka

Pojmy - objednávka Místo – fakulta, ústav atd. Deník – objednací místo nebo jeho část, vystavuje objednávku Pořadí – bude doplněno z Magionu po přenosu Konečný příjemce – tištěno na objednávce, slouží při převzetí objednaného Dodavatel – výběr z číselníku, pokud chybí, napíše se do poznámky Skupina zdanitelné plnění – dle pravidel EO Popis – slouží k orientaci při vyhledávání Poznámka – komunikační zóna pro žadatele, příkazce, správce i objednací místo Popis ani poznámka se na objednávku netiskne

Popis – položky objednávky Popis položky - předmět objednávky Objednáno - množství udávané v následných měrných jednotkách MJ - měrná jednotka Cena MJ - cena za měrnou jednotku Cena celkem = Objednáno * CenaMJ (automaticky) Pracoviště, zakázka a činnost se předvyplní dle zařazení žadatele, jinak výběr z číselníku Příkazci a správci se nabízejí dle jejich zařazení Kopie – vytvoří další shodnou položku Nová položka – vytvoří další prázdnou položku

Implicitní předvyplnění Nová objednávka není zcela prázdná, položky se předvyplní tak, že stačí dopsat „Popis“ a „Popis položky“ (ovšem bez ceny to sotva kdo schválí) Místo, středisko, zakázka a činnost je vyplněná dle zařazení pracovníka Zadavatel a konečný příjemce je vyplněno dle toho, kdo objednávku vystavuje

Vyplňování Popis - povinné Položka - povinné Firma - číselník Správce – výběr, kontrola středisko - číselník

Napsat IČO (vlevo) nebo název (vpravo, stačí začátek) a stisknout „Najít“ Výběr z číselníků Vybrat požadovaný řádek

Výběr z číselníků Napsat libovolné kritérium nebo jejich kombinaci a stisknout „Najít“ Vybrat požadovaný řádek

Varianta pro knihovnu Tlačítko „K“ pro knihovnu

Formulář pro knihovnu Celkové množství se automaticky doplní

Formulář pro knihovnu Celkové množství (12) se automaticky dopočte z jednotlivých množství dle umístění (16) Název, autor, ISBN a vydavatel se po uložení poskládá do popisu položky Množství, cena za kus a cena celkem se přenášejí do objednávky Do položky POPIS uvádějte pouze: knihy, periodika, ostatni

Příloha K objednávce je možno přiložit přílohu tlačítkem „Přidat přílohu“ V otevřeném okně se tlačítkem „Procházet“ dostaneme na adresáře dostupné z daného počítače Vybereme soubor („Otevřít“) a záznam uložíme („Uložit záznam“) Tlačítko „Přidat přílohu“ se změní na „Příloha“ Po přenosu do Magionu je objednací místo na tuto přílohu upozorněno e-mailem

Příloha 2. Procházení adresářů 3. Výběr souboru 1. Přidání přílohy

Vyplněná objednávka Předat

Co dál Uložit rozpracované – nechci to ještě nechat schvalovat Uložit jako novou – v případě opakujících se objednávek nebo u zrušených (zamítnutých) je možno vytvořit novou obsahově shodnou se stavem „rozpracováno“ Tisk – asi zbytečné Zavřít – neukládat tj. nová se vyhodí, u opravované se změny ignorují Předat ke schválení – dál už mohu jen sledovat

Schvalování Příkazce a správce (v případě vícezdrojového financování jich může být i více) může objednávku schválit nebo zamítnout Pokud kdokoli zamítne, objednávka se dostane to stavu „zrušená“ (dále lze pouze otevřít, uložit jako novou, opravit a proces schvalování opakovat) Pokud všichni příkazci a správci objednávku schválí, přenese se do Magionu

Schvalování správcem Podepsat Rozhodnout

Schvalování příkazcem Možnost ověření Podepsat Rozhodnout

Pravidla rozesílání e-mailů Po předání objednávky ke schválení jde mail Správci s pořadím 1 dané zakázky (střediska) dle číselníku Pokud byl na žádance uveden jiný správce, jde mail také jemu Nabízejí se jen správci pro danou kombinaci středisko/zakázka/činnost Po schválení všemi správci jde mail příkazcům dle stejných pravidel Pokud během schvalování někdo z příkazců / správců zamítne jakoukoliv položku žádanky, přechází tato do stavu ZRUŠENA a jde mail o zrušení tomu, kdo žádanku vystavil i konečnému příjemci. Pokud všichni příkazci/správci schválili všechny položky, jde mail tomu, kdo žádanku vystavil i konečnému příjemci.

Příklad upozornění Přechod na schvalování

Přístup ke schvalování Z e-mailu přímo na formulář V rámci nabídek Objednávky – „schválení příkazcem“ nebo „schválení správcem“ Nutné vlastnit funkční osobní certifikát na autentizačním tokenu nebo JIS kartě

Přístup k aplikaci Prostřednictvím prohlížeče Internetu podporované prohlížeče: Mozilla Firefox, Internet Explorer jednotné přihlášení WebAuth Pro schvalování příkazcem/správcem musí být na počítači nainstalován: Java Runtime Environment Version 1.5.0_03 a výš (http://www.java.com) Podpora čipové JIS karty – více na http://support.zcu.cz/index.php/PKI_Infrastruktura Zajištěno pro počítače IS

El. podpis objednávky podepsány jsou klíčové položky objednávky pozdější změna je zjištěna při kontrole podpisu zobrazením certifikátu schvalovatele určím osobu pouze certifikáty ZČU

Osobní certifikát jednoznačně určuje osobu držitele vydáván certifikační autoritou ZCU root CA obsahuje login e-mailovou adresu privátní klíč (PK) – prokazuje oprávněné držení certifikátu, největší tajemství el. podpisem prokazuji držení PK PK pro os. certifikát pouze na JIS kartě

Autentizační (čipová) JIS karta chrání privátní klíč pro použití PK vyžaduje zadat PIN Název: key_<login> potřebuje ovladače nutné nastavit pro Firefox a Thunderbird

JIS karta + osobní certifikát přihlašování SSO přes WebAuth el. podpis e-mailu šifrování e-mailu po výměně el. podepsaných zpráv

Problematika přechodu na výhradně elektronické objednávky Úprava SW – není potřeba Organizační opatření – stačí přestat přijímat papírové formuláře Vybavení certifikáty Dovybavení HW

Vybavení certifikáty Aktuálně je evidováno 615 správců, příkazců či jejich zástupců Cca polovina má funkční čipovou JIS kartu Běžné zásoby nových karet nestačí, bude potřeba koupit min. 300 ks po 500 Kč Dodací doba 1-2 měsíce Výroba 2-3 týdny JIS karty jsou hrazeny z rozpočtu CIV

Dovybavení HW Pro použití čipové JIS karty je potřeba čtečka (jako součást klávesnice či externí) Pro zajištění funkčnosti je potřeba instalace ovladačů Podrobnosti: http://support.zcu.cz/index.php/PKI_Infrastruktura Počítače pořízené z výběrových řízení jsou čtečkou vybaveny Dovybavení je hrazeno z rozpočtu pracoviště

Předpokládané finanční náklady Zakoupení 300-400 ks JIS karet 150 000 – 200 000 Kč Zakoupení 100 ks externích USB čteček 80 000 Kč

Zpracoval: Ing. Pavel Grigar Ing. Pavel Jindra http://home.zcu.cz/~grigar/objednavky/