Cestovní náhrady, knihy jízd Cesty v.3 Cestovní náhrady, knihy jízd Titulní snímek Ing. Radek Kedruš Tel.:577 212 800 E-mail: kedrus@kvasar.cz

Základní charakteristika Softwarová aplikace CESTY je určena všem, kteří potřebují evidovat firemní autopark a jeho stav (vč. servisu) vést knihy jízd sledovat a plánovat náklady na firemní autopark plánovat a optimalizovat obsazenost fir.autoparku plánovat a evidovat pracovní cesty počítat a vyplácet cestovní náhrady (vč.soukromých vozidel) vytvářet přiznání k silniční dani. Aplikace vyniká přehledným a úplným seznamem všech nezbytných evidencí jednoduchým a intuitivním ovládání výstupem sestav, dokumentů, přehledů nejen na tiskárnu, ale i do výstupních souborů XLS (Microsoft Excel), libovolně přenositelných souborů PDF (Acrobat Leader), či jednoduchých textových (CSV,TXT ) souborů. Cíl prezentace. Poznámka LAN : Z definice cíle prezentace musí být patrno naše ztotožnění s posluchači, zájem o řešení jejich problému! Jejich problém řešíme společně s nimi. Jasně uvést výhody a prospěšnost pro posluchače! – velmi důležité je opakovat verbálně, případně verbálně uvést další.

Logická struktura aplikace Pracovníci Evidence pracovníků a soukromých vozidel Firemní autopark evidence vozidel, knihy jízd, nákupy PHM, evidence a plánování servisu vozidel Výkaz prací Provedené práce na prac.cestách, fakturační podklady Evidence cest výpočet a vyúčtování cestovních náhrad, vyčíslení nákladů Plánování cest Plánování cest, tvorba cestovních příkazů, hlídání dostupnosti vozidel na daný termín, rezervace vozidel Číselníky - Databáze tras, okruhů Státy (světové měny, kurzy) Sazby stravného (zahr. sazby) Prům.ceny PHM Základní sazby (amortizace) Dotazy Poznámka LAN : Před slidem Dotazy uvést slide Shrnutí a znovu zopakovat výhody a prospěšnosti pro posluchače – nyní, po prezentaci už jim budou lépe patrné, už o nich přemýšlí. Z prezentace si je musí v podvědomí odnést a musí být spojeny s pojmem VERA-Radnice VERA! Při výčtu výhod se neomezujete pouze na výhody IS RV, opakujte výhody spolupráce se společností VERA-silným partnerem. Z vystoupení každého přednášejícího musí být patrno mohutné a spolehlivé zázemí. Slide Dotazy uvést vhodnou větou, která přesvědčivě navozuje dojem, že velmi rádi budeme společně s posluchači řešit jejich problém-pozor, nesmí znít falešně!

Export do jiných aplikací Komunikace, možnosti exportu Tiskové sestavy Lokální nebo síťová tiskárna CESTY v.3 Výstupní sestavy Exportní soubory On-line stažení kurů ČNB Acrobat Reader Výstupní soubory ve formátu PDF MS Excel Výstupní soubory ve formátu XLS Internet Explorer Automatické připojení na stránky ČNB a stažení aktuálních kurzů zahraničních měn Export do jiných aplikací (např. Perm ver.3)

Firemní autopark – část 1 Seznam vozidel Další evidence Seznam vozidel (Nákup PHM, Servisní kniha) Výstupní sestavy (dle požadavků uživatele) Doplň.charakteristika kontrola úplnosti knihy jízd možnost generování knih jízd kontrola nákupů PHM a knihy jízd hlídání platností STK plánování servisních akcí přehledy vytíženosti vozidel přehledy nákladů na vozidla Editace údajů a tech. dat vozidla

Firemní autopark – část 2 (editace) Editace údajů o firemním vozidle ( Základní údaje, Technické údaje, Výbava vozidla) možnost evidence i jiným kódem mimo SPZ (vozidla u prodejců v autosalónech) zařazení vozidel do různých kategorií (dle způsobu používání vozidla) nezbytné údaje pro automatický výpočet silniční daně nezbytné údaje pro servisního technika údaje o výbavě vozu (např. pro inzerát při prodeji vozidla) Doplň.charakteristika

Firemní autopark – část 3 (dokumentace) Seznam dokumentů firemního vozidla ukládání fotografií do databáze (např. poškození vozidla, z havárie apod.) ukládání skenovaných dokumentů (technický průkaz vozidla, dokumenty pojišťovny apod) ukládání textových dokumentů (MS Word, např. o hmotné odpovědnosti) další různé dokumenty ( faktury o nákupu, výkazy prací ze servisu apod) Charakteristika

Firemní autopark – část 4 (kniha jízd) Seznam záznamů v knize jízd Editace záznamu v knize jízd (možnost využití generátoru záznamů)

Pracovníci, soukromá vozidla Seznam pracovníků Seznam soukr.vozidel

Seznam plánovaných cest Plánování cest – část 1 Seznam plánovaných cest Editace plánu Dotazy Poznámka LAN : Před slidem Dotazy uvést slide Shrnutí a znovu zopakovat výhody a prospěšnosti pro posluchače – nyní, po prezentaci už jim budou lépe patrné, už o nich přemýšlí. Z prezentace si je musí v podvědomí odnést a musí být spojeny s pojmem VERA-Radnice VERA! Při výčtu výhod se neomezujete pouze na výhody IS RV, opakujte výhody spolupráce se společností VERA-silným partnerem. Z vystoupení každého přednášejícího musí být patrno mohutné a spolehlivé zázemí. Slide Dotazy uvést vhodnou větou, která přesvědčivě navozuje dojem, že velmi rádi budeme společně s posluchači řešit jejich problém-pozor, nesmí znít falešně! plánování pracovníků a vozidel tvorba cestovních příkazů automatická tvorba cestovních výkazů Charakteristika

Plánování cest – část 2 (obsazenost vozidel) Obsazenost firemních vozidel Znázornění plánu v měsíci Plán cest vybraného firemního vozu v daném období

Plánování cest – část 3 (výstupní sestavy) Měsíční plán cest Cestovní příkaz Závěrečný snímek. Poznámka LAN : Pochvalte pozorné a vnímavé posluchačstvo. Místo pro poznámky pracovníka v průběhu pracovní cesty Podpisy zodpovědných pracovníků pro nařízení a schválení pracovní cesty

Autodoprava Část „Autodoprava“ softwarové aplikace CESTY umožňuje evidovat jednotlivé akce týkající se autodopravy (přeprava zboží, odtahová služba, přeprava osob apod.) je zaměřená na evidenci konkrétních vozidel (nákladní vozidla, tahače, návěsy, dodávky, autobusy atd.) a jimi realizovaných cest umožňuje na základě evidence (cena přepravy, nákupy PHM, ostatní náklady, kalkulované náklady na řidiče a vozidlo) ekonomicky vyhodnotit danou akci lze vytvořit finanční přehledy za dané vozidlo, pracovníka, zakázku, středisko (měsíční,roční) automaticky se plní kniha jízd daného vozidla a kniha nákupů PHM automaticky se počítá stravné (i zahraniční) na základě nákupů PHM a stavů nádrže lze určit skutečná spotřeba PHM přepravy. Část „Autodoprava“ využívá všech potřebných číselníků a evidencí aplikace „Cesty 3“ a je její součástí pro rok 2012 je bonusovou částí aplikace „Cesty 3“ a nezvyšuje cenu licence mimo několik standardních sestav se výstupní sestavy se vytvářejí na základě potřeb uživatele (za velmi mírný poplatek), samozřejmě i do formátů XLS (Microsoft Excel), a PDF (Acrobat Leader), či jednoduchých textových (CSV,TXT ) souborů.

Autodoprava - 1.část Seznam cest daného vozu Editace údajů dané cesty Základní údaje, Časová údaje, stravné, Cena přepravy, Ostatní náklady, Zálohy Doplň.charakteristika evidence stavu a nákupů PHM evidence tachografu kalkulované náklady aj.

Autodoprava - 2.část Časový průběh Úprava výpočtu (kapesné) (strávený čas dle států) Úprava výpočtu (kapesné) Rozpis výpočtu stravného (vypočtené stravné za jednotlivé dny, možnost poskytnutí kapesného)

Autodoprava - 3.část Cena dopravy Ostatní výdaje Nákupy PHM (ceny přepravy dle partnerů-firem, datumy vykládky/nakládky) Ostatní výdaje (evidence např. parkovné, mýtné apod.) Nákupy PHM (nákupy PHM v průběhu cesty)

Zahájení a ukončení cesty Pracovní cesty – příklad 1 Jednoduchá (tam-zpět, jednodenní, k partnerovi) Zahájení a ukončení cesty místo zahájení (sídlo firmy, bydliště pracovníka) datum a čas zahájení datum a čas ukončení cesty jízda tam Cíl cesty místo určení (sídlo firmy partnera) jízda zpět automatická generace jízd (využití databáze partnerů a tras) kopie cesty pro spolujezdce automatické výpočty (stravné, krácení stravného, náhrady při použití vlastního vozidla) automatický zápis do knihy (při použití firemního vozidla) Charakteristika

Zahájení a ukončení cesty Pracovní cesty – příklad 2 Složitější (tam-jinam-jinam-zpět, vícedenní) 1.den Cíl cesty 1. místo určení (sídlo firmy partnera 1) Zahájení a ukončení cesty místo zahájení (sídlo firmy, bydliště pracovníka) datum a čas zahájení datum a čas ukončení cesty 2.den Cíl cesty 2. místo určení (sídlo firmy partnera 2) 3.den editace jednotlivých jízd (datum a čas výjezdu a dojezdu) evidence poskytnutých záloh evidence nákladů na ubytování evidence ostatních nákladů (parkovné, jízdné MHD apod.) kombinace různých způsobů dopravy (AUV, AUS, VLAK, BUS atd.) Charakteristika

Zahájení a ukončení cesty Pracovní cesty – příklad 3 Jednoduchá zahraniční (tam-zpět, pozemní) Zahájení a ukončení cesty místo zahájení (sídlo firmy, bydliště pracovníka) datum a čas zahájení datum a čas ukončení cesty vnitrostátní část cesty zahraniční část cesty Hraniční přechod datum a čas přejezdu hranice Cíl cesty v zahraničí místo určení (sídlo firmy partnera) editace jednotlivých jízd (datum a čas výjezdu, přejezdu hranic a dojezdu) evidence poskytnutých záloh (v různých měnách), vratky záloh (v různých měnách) evidence ostatních nákladů (v různých měnách) evidence denních kurzů měn (automatické stažení z internetu) přepočty a finální vyúčtování v KČ Charakteristika

Zahájení a ukončení cesty Pracovní cesty – příklad 4 Jednoduchá zahraniční (tam-zpět, letecká) zahraniční část cesty Zahájení a ukončení cesty místo zahájení (sídlo firmy, bydliště pracovníka) datum a čas zahájení datum a čas ukončení cesty Vnitrostátní letiště datum a čas odletu Cíl cesty v zahraničí místo určení (sídlo firmy partnera) Letiště v zahraničí datum a čas odletu do ČR vnitrostátní část cesty

Zahájení a ukončení cesty Pracovní cesty – příklad 5 Jednoduchá zahraniční (tam-zpět, kombinovaná) vnitrostátní část cesty zahraniční část cesty Hraniční přechod datum a čas přejezdu hranice Zahájení a ukončení cesty místo zahájení (sídlo firmy, bydliště pracovníka) datum a čas zahájení datum a čas ukončení cesty Cíl cesty v zahraničí místo určení (sídlo firmy partnera) „AUS“ „AUS“ „BUS“ Letiště v zahraničí (země „B“) datum a čas odletu zpět do „A“ Letiště v zahraničí (země „A“) datum a čas odletu do „B“ „LET“

Seznam cest (vybraného pracovníka za zvolené období) Pracovní cesty – část 1 Seznam cest (vybraného pracovníka za zvolené období) Výstupní sestavy

Pracovní cesty – část 1 (editace) Rozpis jízd, stravného, ost.nákladů, záloh Pracovní cesta Časové údaje Jednotlivé jízdy z-do Přehled výdajů Přehled náhrad Rozlišení nákladovosti Rozpis jízdy ( z místa - do místa)

Pracovní cesty – část 3 (výstupní sestavy) Cestovní výkaz (příklad tisk.výstupu)

Výstupní sestavy Výstupní sestavy je možno směřovat buď na připojenou lokání či síťovou tiskárnu nebo nasměrovat do výstupních souborů typu *.pdf (Acrobat Reader) , *.xls (Microsoft Excel) nebo *.csv resp. *.txt (textové soubory) Vzhled výstupních sestav lze měnit změnou šablony (např. barevný tisk, s logem firmy nebo bez, rozmístění údajů, orámování atd.) Výstupní soubory (pdf, xls, csv) mají názvy dle daných sestav a lze je ukládat do předem nadefinovaných adresářů (nastavení parametrů aplikace) „Skenované“, pracovníkem doplněné „Cestovní příkazy“ je možno archivovat v databázi dokumentů Pro potřeby sledování nákladovosti jsou k dispozici přehledy dle „nákladových středisek“, „zakázek“, „firemních vozů“ ad.

Zabezpečení dat, přístup do aplikace Aplikace nabízí hesly zabezpečený přístup do aplikace (systém hesel je tříúrovňový) : - administrátor (má neomezený přístup do všech částí aplikace, zadává parametry aplikace a přístupová hesla pro ostatní) - vedoucí (má přístup všech částí aplikace a do všech dat jednotlivých pracovníků mimo přístupu do nastavení aplikace a zadávání přístupů - osobní (má přístup do zpracování svých pracovních cest) Data jsou zpracovávána SQL serverem, což zajišťuje konzistenci dat i při výpadku proudu Je možno zaktivovat tzv. „aktualizační protokol“, zajistí sledování všech aktivit, které jednotliví uživatele na datech provádějí Aplikace má i vlastní zálohovací rutinu pro vytváření záložních kopií dat (mimo SQL)

Služby a servis K Pasekám 3679, 760 01 Zlín Prvotní zaškolení uživatelů v rozsahu 3 hodin Automatická aktualizace programu dle platných norem a vyhlášek (minimálně 1x ročně) Informace o změnách a nových verzích programu, download nových verzí programu na www.kvasar.cz Telefonické poradenství (hot-line) – práce s programem, legislativní poradenství, metodická pomoc Zasílání dotazů a připomínek na kedrus@kvasar.cz Servisní a poradenské práce u uživatele i na naší adrese : K Pasekám 3679, 760 01 Zlín