Centralizované rozvojové projekty 2017 Rozvoj dlouhodobého ukládání digitálních dokumentů, vznik digitálních archivů a jejich vazba na novelu zákona o vysokých školách se zřetelem k eIDAS Základní informace o projektu: hlavní řešitel TUL: prof. Ing. Ondřej Novák, CSc. koordinující VŠ: Masarykova univerzita počet zapojených VŠ: 23 rozpočet projektu TUL: 307 000 Kč interní číslo projektu: 12097 období řešení navazujících projektů: 2015 - 2017

Centralizované rozvojové projekty 2017 Cíl projektu 1: Evidence doručování písemností studentům nebo uchazečům o studium a jejich dlouhodobé ukládání s následnou archivací, možnosti nahlížení do spisů uchazečům nebo studentům, komunikace se studenty prostřednictvím informačního systému vysoké školy, řízení dokumentace spojené s poplatky za studium, vč. rozhodnutí a doručení. technická příprava a částečná implementace procesů k zajištění doručování dle novely ZVŠ v IS STAG položka pro zadání ID datové schránky a funkcionalita doručení prostřednictvím informačního systému analýza propojení IS STAG a sw602 pro posouzení možností nahlížení do spisu, dlouhodobého ukládání

Centralizované rozvojové projekty 2017 Cíl projektu 2: Sběr, evidence, oběh a dlouhodobé ukládání s následnou archivací digitálních dokumentů zajišťujících kvalitu vzdělávací, tvůrčí a s nimi souvisejících činností VŠ (sebehodnotící zprávy, průběžné záznamy a zprávy o vnitřním hodnocení, dokumenty Rady pro vnitřní hodnocení), včetně workflow dokumentů akreditačního procesu, přípravy institucionální akreditace, předávání údajů do příslušných registrů MŠMT a archivace dokumentů. identifikace postupů a klíčových dokumentů, které vznikají v jednotlivých fázích zajišťování a hodnocení kvality analýza variant samostatných webových úložišť pro evidenci, ukládání a následnou dlouhodobou archivaci v sw602 aktualizace nastavení sw řešení pro dlouhodobé ukládání digitálních dokumentů, nové webové služby

Centralizované rozvojové projekty 2017 Cíl projektu 3: Digitální archiv a postup pro získání oprávnění k ukládání archiválií v digitální podobě pro specializovaný archiv VŠ - aplikovatelnost příkladů nasazení pro vlastní infrastrukturu. v rámci projektových setkání zapojených VŠ diskuze postupů a náležitostí vlastních digitálních archivů sdílení řešení v oblasti legislativních požadavků na umístění dlouhodobých úložišť binárních dokumentů sdílení řešení v popisech uložení archiválií, koncepcích dlouhodobého uchovávání a ochrany dokumentů a formátů posouzení finančního, prostorového, materiálního, personálního aspektu zřízení archivu listinných dokumentů

Centralizované rozvojové projekty 2017 Cíl projektu 4: Podmínky a procesní náležitosti skartačního řízení digitálních dokumentů. v rámci zapojených VŠ diskuze podmínek a technického zajištění dlouhodobého uložení a skartace digitálních dokumentů posouzení připravenosti sw602 na skartační řízení s ohledem na formáty, sdílení dat/metadat mezi sw TUL, personální zajištění aktualizace Spisového řádu TUL, rozpracování oblasti pořízení, evidence, oběhu a vyřazení digitálních dokumentů aktualizace Metodické příručky systému spisové služby TUL a úprava Spisového a skartačního plánu TUL

Centralizované rozvojové projekty 2017 Cíl projektu 5: Nařízení o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním trhu - eIDAS. v rámci zapojených VŠ sdílení postupů pro implementaci požadavků eIDAS v prostředí VŠ posouzení souladu nastavení a postupů TUL s legislativou, varianty elektronických podání posouzení možností přijetí elektronických dokumentů a proces ověření jejich platnosti analýza a příprava centrální ověřovací služby a posouzení procesů na studijních oddělení