1 Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Finanční část projektu (seminář pro příjemce – 2. výzva 2 GG PO 1)

2 Obsah: A)Rozpočet projektu -Nepřímé náklady -Přímé výdaje B) Monitorovací zpráva a její přílohy -Žádost o platbu -Finanční přílohy MZ

3 Nepřímé náklady I. mohou být pouze neinvestičního charakteru zahrnují zejména náklady spojené s administrací projektu jsou prokazovány % vůči způsobilým přímým nákladům bez křížového financování procento NN stanovené v právním aktu zůstává stejné, bez ohledu na skutečnou výši způsobilých přímých výdajů poměr NN je dán procentem způsobilých skutečně vynaložených a prokázaných přímých výdajů v závěrečném vyúčtování

4 Nepřímé náklady II. v případě nevyčerpání veškerých plánovaných přímých nákladů ve schváleném rozpočtu nebo budou-li některé přímé náklady vyhodnocené jako nezpůsobilé, úměrně tomu bude krácena i absolutní výše NN nepřímé náklady se nedokládají a neprokazují jednotlivými účetními doklady v případě, že v průběhu realizace projektu dojde k přesunu prostředků z/do křížového financování, změní se základna pro výpočet nároku připadající na NN, a tím i absolutní výše NN, na které má příjemce nárok  příjemce má však nárok maximálně na vyplacení částky dotace schválené v právním aktu, tato částka nesmí být překročena

5 Nepřímé náklady III. NN nejsou poskytovatelem kontrolovány, i přesto musí být využity pro projekt a musí odpovídat pravidlům způsobilého výdaje veškeré doklady mohou být kontrolovány finančním úřadem pravidly NN nejsou nijak dotčeny účetní postupy organizace pro lepší přehlednost je vhodné si zřídit pro přímé a nepřímé náklady zvláštní účetní střediska pro projekt

6 Nepřímé náklady IV. Čerpání NN příjemce může zálohovou platbu čerpat v průběhu realizace projektu libovolným způsobem na přímé a nepřímé náklady, nesmí však být ohrožena plynulost financování příjemce nesmí vyčerpat celou zálohovou platbu pouze na nepřímé náklady čerpání NN sleduje příjemce i poskytovatel dotace, aby v závěru projektu příjemce nemusel vracet prostředky z důvodu přečerpání nároku na NN

7 Nepřímé náklady V. z hlediska plynulosti čerpání je žádoucí, aby čerpání NN z jednotlivých zálohových plateb odpovídalo stanovenému % NN příjemce si stáhne odpovídající % NN z projektového účtu na účet organizace (doporučujeme) nedoporučujeme si stahovat NN jednotlivými částkami např. za faktury Např. a)dle odhadu přímých výdajů za dané monitorovací období b)na základě schválených NN z předchozího monitorovacího období c)dle potřeby (např. pokud bude nutné kvůli VŘ na publicitu…)

8 Příklady NN I. (viz. PpP) vedení účetnictví zajištění publicity správa počítačových sítí a internetových stránek kopírování tisk pro administraci projektu a pro publicitu cestovní náhrady tuzemské náklady na nákup papírů, psacích potřeb bez ohledu na to, zda jsou nebytné pro administraci či pro cílovou skupinu

9 Příklady NN II. (viz. PpP) nájemné kanceláře a dalších prostor pro realizační tým (pronájem prostor pro cílovou skupinu patří mezi přímé náklady) spotřeba paliv, energie v prostorech využívaných k realizaci projektu internetové a telefonní poplatky právní poradenství bankovní poplatky administrace výběrových/zadávacích řízení nezbytných pro projekt

10 Přímé náklady 1. Osobní náklady 2. Služební cesty zahraniční 3. Zařízení (limit 25 % z CZV projektu, u 5. Nákup služeb (limit 49 % z CZV projektu) 6. Stavební úpravy 7. Přímá podpora (limit 20 % z CZV projektu) 8. Náklady vyplývající přímo ze smlouvy

11 Kapitola č.1 Osobní náklady I. v rozpočtu je nutné vykazovat odděleně hrubé mzdy a soc. zdrav.poj. hrazené zam-lem od u DPP nad Kč měsíčně také povinnost odvádět sociální a zdravotní pojištění jednotkové mzdy stanovené ve schváleném rozpočtu jsou po celou dobu realizace závazné odměny v přiměřené a odůvodnitelné výši (musí být nepravidelné!) – ANO státní svátky a dovolené ve výši úvazku – ANO (ne u DPČ a DPP) jeden pracovník nemůže být v rámci projektu zaměstnán na více než 1,5 úvazku celkem (=příjemce+partneři) není možné navyšovat mzdy pracovníků projektu – částky z přebývajících položek lze převést pouze na nové pracovníky

12 Kapitola č.1 Osobní náklady II. Pracovní smlouvy a dohody musí mj. obsahovat: identifikaci projektu do kterého je pracovník zapojen popis pracovní činnosti rozsah činnosti (tzn. úvazek nebo počet hodin za časovou jednotku) výše hrubé mzdy či odměny U MZ se povinně dokládají: kopie uzavřených pracovních smluv v rámci projektu + pracovní náplně a platové výměry rozpis mzdových nákladů (příloha č. 13) pracovní výkazy (příloha č. 12) – nedokládají ti zaměstnanci, kteří se podílí na realizaci projektu celým svým pracovním úvazkem přehled čerpání mzdových nákladů (příloha č. 19) výplatní listinu nebo výplatní pásku zapojených pracovníků výpisy z účtu organizace a výdajové pokladní doklady u mezd vyplácených hotově

13 Kapitola č.2 Služební cesty zahraniční I. -výdaje spojené s pracovními cestami zaměstnanců příjemce a partnera při zahraničních cestách (zaměstnanci = zaměstnanec.smlouva, DPČ a DPP) -u DPČ či DPP musí být možnost vykovávat služební cesty stanovenou přímo v dohodě -výkon práce na zahraniční služební cestě musí vykazován nejméně v délce 6 h a účel pracovní cesty musí být v souladu s cíli projektu

14 Kapitola č.2 Služební cesty zahraniční II. -navyšování položek rozpočtu související se zahraniční pracovní cestou je možné jen ve specifických případech - v rámci rozpočtu projektu je nutné samostatně sledovat a vykazovat: cestovné, stravné, ubytování, ostatní výdaje U MZ se povinně dokládá: 1)rozpis cestovních náhrad – zahraničních (příloha č. 14) 2)kopie zpráv z pracovních cest, zápis ze služební cesty 3)cestovní příkazy + doklady o úhradě

15 Kapitola č.3 Zařízení Pro projekt je nutné vést evidenci tohoto majetku: Dlouhodobý nehmotný majetek do 60 tis. Kč Dlouhodobý nehmotný majetek nad 60 tis. Kč - jedná se o investici nutno hradit z investičních prostředků Drobný hmotný majetek do 40 tis. Kč - např. i nákup výukového materiálu, který je určen pro cílovou skupinu -např. nákupy PC, notebooky, tiskárny, mobily Použitý drobný hmotný majetek Nájem zařízení – nájem zařízení a vybavení pro cílovou skupinu Výdaje na opravy a údržbu = nepřímé náklady

16 Křížové financování (KF) I. Maximální procentní podíl stanovený ve smlouvě nesmí být překročen s ohledem na objem způsobilých výdajů, které byly v rámci projektu skutečně vynaloženy (tj. VYÚČTOVÁNY). 1) Investiční část zařízení a vybavení, nábytek, s dobou použitelnosti nad 1 rok a cenou nad 40 tis. Kč za kus Pozn.: textilní doplňky, podlahové krytiny, koberce, záclony a závěsy – nejsou nábytkem lze zahrnout pouze do drobného hmot. majetku do 40 tis. Kč dále obsahuje stavební úpravy, které v úhrnu převýší ve zdaňovacím období 40 tis. Kč Interaktivní tabule musí být soubor movitých věcí v případě, že interaktivní tabule + další současně pořízené zařízení přesahují 40 tis. Kč. Jedná se o investici nutno hradit z investičních prostředků.

17 Křížové financování (KF) II. 2) Neinvestiční část nábytek nebo vestavěné skříně do 40 tis. Kč  vybavení a nábytek lze financovat pouze v případě, že je pořízen pro potřebu cílové skupiny  v případě pořízení zařízení a nábytku z KF pro realizační tým je možný v max. výši 15 tis.Kč na 1 přepočtený pracovní úvazek

18 Kapitola č.5 Nákup služeb I. Publikace/školicí materiály/manuály -vytvořené dodavatelem na zakázku! tj. vývoj a vytváření nových publikací, školících materiálů nebo multimediálních pomůcek Odborné služby/Studie a výzkum -nákup duševního vlastnictví (zpracování analýz, sběr dat a výzkum) Náklady na konference/kurzy -zapojení cílové skupiny, hostujících účastníků a širší veřejnosti -např. pronájem prostor a konferenční techniky pro cílovou skupinu

19 Kapitola č.5 Nákup služeb II. Podpora účastníků (stravné, ubytování) občerstvení a ubytování souvisí s položkou „náklady na konference/kurzy“ stravné max. 300,- Kč na den a osobu (celodenní akce=8 běžných hodin) jinak je nutné stravné krátit!!! stravné v případě výjezdních akcí spojených s přenocováním účastníků limit max. 400 Kč na den a osobu ubytování max ,- Kč na den a osobu ubytování lze hradit pouze účastníkům cílové skupiny stravné lze hradit cílové skupině i dalším účastníkům akce- pokud souvisí s projektem Dodavatelem služeb v rámci projektu nemůže být osoba, která má uzavřen pracovně právní vztah s příjemcem/partnerem a výdaje na něj jsou z rozpočtu projektu.

20 Kapitola č.6 Stavební úpravy Drobné stavební úpravy -nesmí přesáhnout 40 tis. Kč v jednom zdaň.období za každou jednotlivou účetní položku majetku Stavební úpravy v rámci křížového financování -nad 40 tis. Kč -stavební úpravy, které jsou rekonstrukcí nebo modernizací (NE OPRAVY!) -stavení úprava musí být již uvedena v benefitové žádosti -pouze na majetku příjemce příp. partnerů (NE na majetku v pronájmu) -jedná se o investici nutno hradit z investičních prostředků Stavební úprava musí být provedena v souvislosti s úpravou pracovního místa nebo úpravou přístupu pro osoby se zdravotním postižením nebo úpravy výukových, tréninkových nebo pracovních prostor používaných na realizaci aktivit s cílovou skupinou.

21 Kapitola č.7 Přímá podpora Cestovné, ubytování a stravné náklady (ubytování, cestovné a stravné) spojené s realizací praxí a stáží = hrazeno jednorázově cenové limity: (ubytování v ČR max ,- Kč za osobu a noc; celodenní stravování max. 300,- Kč za osobu) Účastníci kurzů -mající uzavřenou smlouvu o vzdělávání, kteří jsou vysílání na základě cestovního příkazu. Zaměstnavatel předloží příjemci rozpis cestovních náhrad za své zaměstnance a kopie příslušných dokladů Žáci proplácí se na základě doložených jízdných výdajů a stravného. Např. v rámci odborné praxe dojíždění do jiného místa než je sídlo školy Doprovodné aktivity vstupné Pokud jsou některé služby (např. ubytování, doprava…) pořizovány pro cílovou skupinu prostřednictvím dodavatele na fakturu, je nutné je řadit do kapitoly č. 5!

22 Kapitola č.8 Náklady vyplývající přímo ze Smlouvy Audit musí být proveden autorizovaným auditorem (zapsaným v Komoře auditorů ČR) nejpozději 6 měsíců před ukončením projektu je nutné uzavřít smlouvu s auditorem a doložit tuto smlouvu v nejbližší MZ v případě, že rozpočet projektu je roven Kč nebo vyšší

23 Žádost o platbu Výše prostředků vyúčtovaných v žádosti o platbu se může maximálně rovnat výši poslední poskytnuté zálohové platby zvýšené o nevyúčtované prostředky z předcházejících zálohových plateb. Příjemce může v odůvodněních případech vložit vlastní prostředky na projektový účet. O této skutečnosti informuje poskytovatele podpory v MZ. Do žádosti o platbu však může příjemce zařadit výdaje pouze do výše skutečně obdržené zálohy od poskytovatele dotace.

24 typ žádosti – ex-ante pořadí finančního plánu (ŽoP č.1= fin.plán 2; ŽoP č.2 = fin.plán 3 atd.) nahrát povinné přílohy: Finanční část MZ a přílohy č. 5,8,9,13,14 lze zahrnout pouze výdaje za dané monitorovací období dokládá se v listinné podobě podepsaná pro provedení oprav musí poskytovatel vrátit k dopracování – následně příjemce provede storno finalizace cesta: Benefit->konto žádostí ->žádost o platbu->založit novou žádost o platbu Benefit – žádost o platbu

25 Přílohy Monitorovací zprávy - finanční Finanční část MZ Příloha č. 4 Žádost o platbu (zkratka „ŽoP“) Příloha č. 5 Soupiska účetních dokladů Příloha č. 6 Kopie účetních dokladů Příloha č. 7 Výpis z účtu projektu Příloha č. 8 Přehled čerpání způsobilých výdajů Příloha č. 9 Přepracovaný rozpočet projektu verze 3 v 1 (dokládá se vždy při každé finanční nepodstatné změně v projektu)

26 Přílohy Monitorovací zprávy - finanční Příloha č. 12 Pracovní výkazy Příloha č. 13 Rozpis mzdových/platových výdajů realizačního týmu projektu Příloha č. 14 Služební cesty zahraniční Příloha č. 15 Odpisy Příloha č. 16 Požadavek na strukturu zaslané platby (nepožadujeme) Příloha č. 18 Sestava z účetního programu Příloha č. 19 Přehled čerpání mzdových nákladů  Výpis z hlavní knihy nebo účetního deníku (tzn. sestava z účetnictví – v každé MZ i za partnery s finanční účastí) s podpisem odpovědné osoby a razítkem organizace

27 Monitorovací období období, za které se předkládá monitorovací zpráva období 3 měsíců soupiska účetních dokladů se musí dokládat za celé monitorovací období všechny přímé výdaje uhrazené z bankovního účtu v tomto období musí být uvedeny na soupisce účetních dokladů

28 Monitorovací období První MO 3 měsíce! Např. projekt začíná => MO je až => 1. MZ doložit do MZ doložit do atd.

29 Pokyny k vybraným přílohám I. Soupiska účetních dokladů -obsahuje všechny účetní doklady, které nárokujete k proplacení v dané MZ -je nutné doložit i verzi včetně partnerů tj. soupisku celkem -člení se dle jednotlivých položek (kapitol) rozpočtu, dále členit na příjemce a partnery zvlášť -datum uskutečnění výdaje (uvádějte datum úhrady z projektového účtu nebo samostatné pokladny projektu) -na soupisku uvádějte přesná čísla dokladů z účetnictví příjemce a partnerů

30 Pokyny k vybraným přílohám II. k MZ se dokládají pouze kopie účetních dokladů s částkou přesahující Kč doklady do 5 000,- Kč jsou uvedeny na soupisce účetních dokladů (při kontrole žádosti o platbu mohou být vyžádány kopie těchto dokladů k provedení namátkové kontroly) pokud je z projektu nárokována pouze část celkové hodnoty účetního dokladu, je rozhodující výše této nárokované částky u hotovostních výdajů se účetními doklady myslí výdajové pokladní doklady včetně prvotních dokladů (např. paragon) u mzdových účetních dokladů (rozúčtování mzdových nákladů) označit přímé a nepřímé náklady!! Výpis z účtu projektu -nezapomenout doložit interní účetní doklady při souhrnných refundacích -označit výdaj na VBÚ např. číslem ze soupisky úč.dokladů -označit nepřímé výdaje na VBÚ

31 Pokyny pro zpracování MZ I. MZ zahrnuje pouze výdaje za monitorovací období používejte formuláře ZS ÚK (jsou vystavené na našem webu) do dané MZ požadujeme pouze doklady vztahující se k prokazovaným výdajům (např. pracovní výkazy za prokazované monit.období v případě, že mzdy budou uhrazeny až v následujícím monit. období - není nutné dokládat) na naše připomínky očekáváme reakci (doporučujeme vyjádřit se ke každému bodu)

32 Pokyny pro zpracování MZ II. kopii MZ zakládejte do pákových pořadačů – ne eurodesky a ne kroužková vazba, k MZ doložit CD se všemi přílohami, po opravách znovu doložit KONEČNÉ CD se VŠEMI finálními přílohami mzdy doporučujeme refundovat (Pozn.: Úhradu mzdových nákladů přímo z projektového účtu nedoporučujeme.)

33 Okruhy nejčastějších chyb a doporučení pro zpracování MZ nepodstatné změny rozpočtu – nutno popsat a zdůvodnit v textu MZ a doložit přepracovaný rozpočet projektu(je-li relevantní) rozpočet partnera - nelze čerpat z položky, kterou partner ve svém rozpočtu nemá sledovat překročení limitů kapitol smlouvy o dílo, kupní smlouvy – stanovení jednotek a jednotkových cen (neuvádět pouze celkovou hodnotu zakázky). Pozor na stanovení platebních podmínek (finanční plnění, záloha) předávací protokoly k fakturám za služby – nutnost doložit! pozor na předplatné nebo registrace na období po ukončení projektu – nelze schválit nelze hradit výdaje na dobu udržitelnosti projektu pozor na nákupy drobného hmotného majetku (do 40 tis. Kč je to včetně DPH, pozor na soubor majetku…)

34 Okruhy nejčastějších chyb a doporučení pro zpracování MZ do žádosti o platbu lze zahrnout pouze výdaje uhrazené z projektového účtu v daném monitorovacím období!! (nelze žádat o vyšší částku…) opravy monitorovací zprávy – smyslem je eliminovat chyby pro další kontroly projektu. Neopravujete jen proto, abychom my proplatili…ale hlavně jde o správnost dokladů u vás. refundace (např. měsíční mzdy) musí být vždy doložena účetním dokladem (interní nebo jiný) ve výši refundované částky k fakturám za zboží nutno dokládat objednávky a podepsané dodací listy s výjimkou nákupu drobných položek, jejichž cena nepřesáhne ,- Kč, které postačí doložit paragonem z obchodu ve schválených rozpočtech jsou často chyby, a proto se nelze spolehnout, že čerpání z dané položky schváleného rozpočtu je správně – nutno postupovat dle příručky pro příjemce pozor na soulad vykázaných odpracovaných hodin na výplatní pásce, výkazu práce a rozpisu mzdových nákladů

35 Ing. Michaela Bošanská ,