Seminář pro příjemce podpory v rámci vybraných výzev OP LZZ Seminář pro příjemce OP LZZ MV ČR, Praha - Letná, Nad Štolou 3, Praha ledna 2011, 10:00-13:00 Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Cíle semináře Předcházet problémům s čerpáním v souvislosti s velkým množstvím změn v projektech, chybách v MZ/ŽoP a ve VŘ. Upozornit na problémové oblasti při realizaci projektu a vyplňování MZ a ŽoP. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Obsah 1. Část  Projektová část  Stav administrace výzev  Realizace projektu  Změny v projektu  Monitorování projektu  Postup při vyplňování MZ a ZjŽoP  Finanční část  Přílohy MZ a ZjŽoP  Vybrané náležitosti dokladování  Expertní pomoc příjemcům  Dotazy/diskuze 2. Část  Technická část – Benefit7  Dotazy/diskuze Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Projektová část Bc. Jana Hrazdilová Radek Rinn Podporujeme Vaši budoucnost

Projekt v realizaci Datum zahájení realizace projektu uvedené v právním aktu (PA): Způsobilost výdajů – Desatero OP LZZ, příručka D5 –Od data zahájení realizace projektu; možné již 3 měsíce před podáním žádosti. Desatero příruček OP LZZ: –Všechny verze příruček: (sekce Dokumenty) –Příjemce se vždy řídí aktuální verzí příruček –Pozor: od platí nové závazné verze Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Ukončení projektu Datum ukončení realizace projektu uvedené v PA. Ukončení projektu příjemcem podpory - ze závažných důvodů Neoprávněné odstoupení od realizace projektu - odstoupení bez odůvodnění se považuje za porušení podmínek PA Ukončení před datem uvedeným v PA se řeší individuálně s PM a FM na základě stavu plnění cílů projektů, monitorovacích indikátorů a výše nákladů Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Změny a doplnění projektu Příručka pro příjemce D2 Nepodstatné změny projektu Není třeba změna PA, nemají vliv na plnění cílů projektu Příjemce zdůvodní v nejbližší monitorovací zprávě Podstatné změny projektu Většinou vyžaduje změnu PA (formou Dodatku k PA) Nutný souhlas poskytovatele dotace Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Nepodstatné změny projektu Příklady: Změny kontaktní a statutární osoby - nahlásit bez prodlení! Změna data zahájení projektu na pozdější datum - nutné oznámit projektovému manažerovi (PM) co nejdříve Změna harmonogramu – pokud neovlivní splnění cílů ani indikátorů (posun KA v rámci doby realizace) Změny v rozpočtu: –změna formy pracovní smlouvy (HPP, DPČ, DPP) –navýšení jednotkové ceny max. do 10% –Založení nebo zrušení položky v rozpočtu –Přesun prostředků z 1 kapitoly do 2 (max. do 15% původní kapitoly – tedy té 1.) Změna auditora Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Podstatné změny projektu Mají dopad na plnění povinností vyplývajících z PA, stále musí mít těsnou vazbu na charakter a hlavní cíle projektu původního návrhu smlouvy Většinou nutnost úpravy PA formou Dodatku Formulář ke stažení na webových stránkách (dokumenty pro příjemce) Zaslat v listinné i elektronické podobě Tip pro příjemce: -Možnost konzultace u PM, zda se jedná o podstatnou změnu -Konzultací s PM nevzniká automaticky nárok na schválení změny Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Podstatné změny projektu Příslušný PM vyřídí žádost o podstatnou změnu do 21 kalendářních dnů od doručení žádosti Podstatné změny nelze provést před jejich odsouhlasením poskytovatelem, podstatné změny nelze odsouhlasit se zpětnou platností Provedení změn bez souhlasu poskytovatele dotace může vést k odnětí finančních prostředků (stanoví poskytovatel) Návrh na změnu předložit nejpozději 30 kalendářních dnů před termínem ukončení projektu Na přijetí změny není právní nárok Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Podstatné změny projektu Příklady: Změna data ukončení projektu Změna bankovního účtu Změny v rozpočtu není možné navýšení rozpočtu přesuny mezi kapitolami větší než 15 % objemu původního rozpočtu kapitoly a navyšování jednotkových cen o více jak 10 % Prodloužení monitorovacího období (MO) Vytvoření nové pozice v realizačním týmu Změna KA či harmonogramu, která mění podstatu projektu Změna monitorovacích indikátorů Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Podstatné změny projektu Pozor - Podstatné změny a MZ: V průběhu administrace MZ ze strany OSF je složité schvalovat / neschvalovat podstatné změny související s rozpočtem VŽDY před předložením žádosti o změnu KONTAKTUJTE Vašeho projektového manažera Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Monitorování projektu Hlavní cíle: 1)Průběžné sledování, sběr dat a informací o projektech; 2)Dohled nad finančními prostředky a jejich efektivním využitím; 3)Průběh realizace projektů, identifikace možných rizik. Povinnost příjemců informovat o průběhu celého projektu tzv. Monitorovacími zprávami (nejdůležitější ukazatel je naplňování monitorovacích indikátorů). Podporujeme Vaši budoucnost

Monitorovací zprávy (MZ) Průběžná monitorovací zpráva (MZ) s ŽoP Mimořádná monitorovací zpráva (MMZ) s ŽoP - po domluvě s PM, viz příručka D2 Závěrečná monitorovací zpráva (ZMZ) s ŽoP Tip pro příjemce: Manuál úspěšného žadatele a příjemce Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Změny termínů předkládání MZ Žádost o prodloužení monitorovacího období –Podstatná změna - nutný podpis st. zástupce –Předkládat před uplynutím doby MO Př.: Nulové výdaje Žádost o prodloužení termínu pro předložení MZ –Formulář na nebo naskenovaný s podpisem se zasílá emwww.esfcr.czwww.osf-mvcr.cz –Prodlužuje se jen termín předložení Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Průběžná monitorovací zpráva (PMZ) 1. PMZ se předkládá za období uvedeném v PA Další PMZ standardně za každých 6 měsíců realizace projektu (viz PA - tabulka Finanční plán) –Při prodloužení MO o několik měsíců je následující období kratší o daný počet měsíců (plán v PA se tedy nemění)!! Datum doručení PMZ poskytovateli podpory nejpozději 30 dnů od skončení sledovaného období –Př.: období 1.6. – , MZ předložit do Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Průběžná monitorovací zpráva (PMZ) Složena ze 2 částí – obě spojit dohromady! –první část MZ v aplikaci Benefit7 –druhá část MZ ve formátu.doc Žádost o platbu nelze předložit samostatně, vždy pouze s MZ Podpis statutárního zástupce nebo jím pověřené osoby Poskytovatel má právo požadovat dodatečné informace ke způsobu realizace projektu a k jeho výsledkům; tyto musí být dodány max. do 15 prac. dnů od doručení výzvy Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Závěrečná monitorovací zpráva Stejný formát jako PMZ Předložení nejpozději do 2 měsíců od ukončení projektu za poslední monitorovací období Předkládána vždy závěrečná ŽoP Součástí musí být zpráva auditora; 7 měsíců před ukončením podepsání smlouvy Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Kontrola Administrativní kontrola (kontrola MZ a ŽoP) Kontrola na místě (fyzická) – probíhá u všech projektů na základě stavu projektu dle MZ či náhodným výběrem poskytovatelem podpory -Porovnává se skutečný stav se stavem deklarovaným (obsahuje i kontrolu dokladů) -Kontrolu mohou provádět pouze pověření pracovníci -Oznámení kontroly předem -Povinnost umožnit vstup na místo realizace projektu včetně přístupu k veškeré projektové dokumentaci Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Postupně vyplnit každou záložku; postup podrobně popsán v Pokynech pro vyplnění MZ - D10 Zkontrolovat správnost všech údajů před finalizací Aktualizovat jednotlivé údaje (rozpočet, harmonogram, VŘ) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Vyplnění 1. části monitorovací zprávy v Benefitu7

Monitorovací indikátory Povinnost příjemce průběžně sledovat a vykazovat indikátory v monitorovacích zprávách projektu Dosažené hodnoty indikátorů se uvádějí kumulativně, tzn. vždy souhrnně za celou dobu realizace projektu Vyplňovat Popis dosažení za dané MO (jak se daří naplnit cíle) Je-li výsledná hodnota ukazatelů nižší než plánovaná, je poskytovatel oprávněn žádat vysvětlení Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Monitorovací indikátory Pozor! Evidence při naplňování MI musí být doložitelná -př. prezenční listiny, certifikáty – musí se také shodovat s pracovními výkazy -Povinnost dokládat inovované produkty Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Vyplnění 2. části monitorovací zprávy Druhá část – vyplnění textového formuláře, ke stažení na Po vyplnění vytisknout, pevně spojit s 1.částí MZ, podepsat statutárním zástupcem a zaslat spolu se všemi přílohami poskytovateli podpory Nahrát do Benefitu Pozor: od existuje nová verze formuláře 2. části MZ Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

2. část MZ Uvádět správně hlavičku MZ (datum, Hash kód, číslo MZ) Uvádět správná data u probíhajících KA a plánovaných KA Popisovat všechny nepodstatné změny (propojovat s rozpočtem, realizačním týmem, harmonogramem) Popisovat problémy při realizaci, všechny plánované KA Smazat nerelevantní odstavec ohledně platby DPH Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

MZ - povinné přílohy Povinné přílohy mají závazný vzor – nesmí se měnit! Jsou umístěny na: Po vyplnění nahrát všechny přílohy ve formátu.doc nebo.xls do Benefit7 na záložce Přílohy; pouze Podpisové vzory a prezenční listiny se skenují Po vytištění pevně spojit související listy přílohy, přelepit, podepsat statutárním zástupcem a zaslat spolu s MZ (nemusí být spojeny s MZ) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Povinné přílohy MZ Podpisové vzory – originál v listinné podobě, naskenované v B7 –Datum od zahájení realizace! –Dokládat usnesení oprávněné osoby –Možnost oprávněné osoby, která není v projektovém týmu (vedoucí podepisující výkazy práce) Soupiska účetních dokladů – v listinné podobě Kopie účetních dokladů nad Kč – v listinné podobě Pracovní výkazy – originál v listinné podobě,.xls v B7 –Obsah činnosti musí korespondovat s pozicí a žádostí Rozpis mzdových nákladů realizačního týmu projektu – originál v listinné podobě,.xls v B7 Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Povinné přílohy MZ Odpisy - originál v listinné podobě,.xls v B7 Výpisy z bankovního účtu (příp. čestné prohlášení) - v listinné podobě Přehled čerpání způsobilých výdajů projektu - originál v listinné podobě,.xls v B7 Auditorská zpráva (se ZMZ) – originál v listinné podobě Prezenční listiny (název kurzu, jméno školitele, časová dotace) - kopie v listinné podobě, naskenované v B7 –Musí souhlasit s prac. výkazy a popisem kurzů v rámci probíhajících KA! –Publicita, jméno školitele, reg. číslo projektu, název kurzu, časová dotace, jméno a podpis účastníka a jeho pracovní zařazení

Kontakty Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Projektoví manažeři Bc. Jana Hrazdilová Výzva: 48 Mgr. Veronika Pelíšková, MBA Výzvy: 59, 64 Radek Rinn Výzvy: 27, 32, 38, 41, 58, 59, 62

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Finanční část Ing. Jan Zavadil

Přílohy MZ a ZjŽoP Soupiska účetních dokladů Rozpis mzdových nákladů Výkazy práce Přehled čerpání Kopie výpisů z účtu Výpis z oddělené účetní evidence Podpisové vzory Rozpis cestovních náhrad Přehled odpisů Dokumentace k ukončeným výběrovým řízením Kopie účetních dokladů Fotodokumentace k publicitě Kopie prezenčních listin Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Soupiska účetních dokladů I Sloupec Částka uvedená na dokladu v Kč – uvádí se 100% Sloupec Částka připadající na způsobilé výdaje - částka, kterou si chcete uznat z faktury jako způsobilé výdaje Sloupec Částka zahrnutá k proplacení - veřejné zdroje (je to částka, která je určena k proplacení) (Vzhledem k tomu, že OSS soukromé financování nemají, je tato částka stejná, jako sloupec částka připadající na způsobilé výdaje) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Soupiska účetních dokladů II Období = dle Monitorovací zprávy nebo právního aktu (tj. Podmínky, Rozhodnutí apod.), nikoliv období, kdy např. skutečně vyplňuji Soupisku Způsob vyplňování (komentáře) viz příloha prezentace + odkaz na webu / Dokumenty / Výzvy / OPLZZwww.osf-mvcr.cz Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Soupiska účetních dokladů III Na fakturách chybí označení, že výdaj patří k projektu Příklad nejkratšího textu, kde jsou uvedeny všechny požadované informace: „Tento projekt je financován z OPLZZ, registrační číslo projektu CZ.xxxxx.“ apod. Položky rozpočtu – vyplňovat přesně dle schváleného rozpočtu, např. položky Doporučení nechat si podepsat souhlas zaměstnance o informování OSF MVČR se mzdovými a osobními údaji, jinak hrozí nezpůsobilost nedoložených mzdových výdajů. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Soupiska účetních dokladů IV Dodávat bankovní výpisy ke mzdám, odvodu SP a ZP (nutné označit, čeho se tento výpis týká – např. stručný výstižný slovní komentář). Pro příjemce z řad OSS je dostačující i čestné prohlášení o vyplacených mzdách a dalších povinných odvodech (zdrav. a soc. pojištění). Doplnit na bankovní výpis jméno osob/-y, ke které patří mzdy či jiné platby– např. Novák, mzda 12/09. Stačí jen údaje, které se týkají konkrétního projektu a jeho výdajů, ostatní je možno začernit (např. rodná čísla, čísla bank. účtů zaměstnanců apod.). Musí však zůstat patrné, že je to bankovní účet projektu – příjemce). Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Pracovní výkaz I V.xls formátu jako příloha V Benefit7 všechny přiložit pod Přílohou č. 4 Hodiny musí odpovídat rozpočtu Je možné vykazovat pouze aktivity vztahující se k danému projektu Výkaz musí být podepsaný dotyčnou osobou a dále oprávněnou osobou (např. vedoucí) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Pracovní výkaz II Příjemce neuvádí skutečnou výši úvazku dle Smlouvy či Dohody (např. 0,7 úvazku na rok nebo 0,7 na projekt) Výše úvazku - dle smlouvy na daný měsíc. U PS - napište dle smlouvy např. 1,0 úvazku na projektu, u dohod - kolik hodin je na dohodu měsíčně či ročně dle konkrétní dohody Nutno uvádět i zda je úvazek roční či měsíční – má význam pro počítání způsobilých hodin Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Pracovní výkaz III Uvádět vazbu na konkrétní monitorovací zprávu Údaje z Pracovního výkazu pro jednotlivé zaměstnance přenášet do Rozpisu mzdových výdajů (po vyplnění obou dokumentů musí být tedy údaje v nich stejné). Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Rozpis mzdových výdajů I U pracovních smluv – „zúčtovaná hrubá mzda“ – uvést celou měsíční hrubou mzdu zaměstnance, teprve následně se krátí dle daného úvazku (dle položky „Počet odpracovaných hodin na projektu dle výkazu práce“) „Měsíční fond pracovní doby v hodinách“ – uvádí se celkový měsíční fond pracovní doby dle kalendáře (např. pro červen je 176 hod.) Rozpis musí být dle Právního Aktu (např. maximální částky pro pozici či pracovníka) – viz dále Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Rozpis mzdových výdajů II Příklad: Pan Potměšil překročil maximální způsobilou měsíční mzdu dle rozpočtu nebo právního aktu, např. max ,- Kč: 1) v daném měsíci měl odměnu nebo dovolenou, do rozpisu mzdových nákladů (Příloha č. 5) se uvádí položku na mzdu 6.199,- Kč. Vše, co je navíc, se do tohoto řádku neuvádí. Vytvoří se další řádek - položku 1.4 „Jiné osobní náklady“ a tam se uvede do sloupce „Jiné v Kč (odvádí se z nich odvody)“ tato část navíc jako odměna ve výše 301,- Kč. To platí, i kdyby se jednalo o korunové rozdíly. Max. limit se nesmí překročit. Položka 1.4 se vytváří z ušetřených prostředků z předchozích měsíců (je-li). Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Rozpis mzdových výdajů III Příklad: Pavel Votápka překročil maximální způsobilou měsíční mzdu dle rozpočtu nebo právního aktu, např. max ,- Kč, se postupuje následovně: 2) nedostal odměnu nebo neměl dovolenou, tak je nutné odečíst ve sloupci „Jiné v Kč (neodvádí se z nich odvody)“ částku, která překročí schválený rozpočet. (tedy vyplácená odměna např ,- Kč překračuje o 200,- Kč limit 5.000,- Kč). „Způsobilé osobní náklady v Kč“ se dopočtou jako rozdíl (resp. součet) sloupců „Mzdový výdaj“ = 5.200,- Kč a „Jiné v Kč“ (neodvádí se z nich odvody)“ = 200,- Kč (pozor!!! - uvádí se znaménkem minus). Součet „Způsobilé osobní náklady v Kč“ jsou maximálních 5.000,- Kč. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Vybrané náležitosti dokladování I Mzdové výdaje Při každém nárokování výdaje: Výkaz práce Sestava „Rozpis mzdových nákladů“ Doklad o výplatě mzdových prostředků Doklad o úhradě zákonných odvodů (V případě OSS je u posledních dvou bodů dostačující i čestné prohlášení) Při kontrole na místě: Pracovní smlouvy, popř. DPP/DPČ (možno vyžádat i při administraci MZ v případě pochybností) Pracovní náplň Mzdové listy, výplatní pásky Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Vybrané náležitosti dokladování II Nákup služeb Účetní/daňové doklady Doklady o zaplacení – výpis z bankovního účtu, pokladní doklady (V případě OSS dostačující i likvidační list faktury) Předávací protokol Doklady k výběrovému řízení/objednávky Dodavatelské smlouvy Nákup zařízení a vybavení Účetní/daňové doklady Doklady o zaplacení – výpis z bankovního účtu, pokladní doklady (V případě OSS dostačující i likvidační list faktury) Dodavatelské smlouvy, objednávky, faktury Doklady k výběrovému řízení/objednávky Přehled odpisů (Příloha č. 7 MZ) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Vybrané náležitosti dokladování III Cestovné Při každém nárokování výdaje: Rozpis cestovních náhrad (příloha č. 6 MZ) Při kontrole na místě: Vyúčtované cestovní příkazy Objednávky, faktury - ubytování Jízdenky, popř. jiný doklad nahrazující jízdenku Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Kontakty Ing. Jan Zavadil Ing. Petra Petergáčová Ing. Petr Hozák Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Doporučení pro příjemce Přihlaste se k odebírání aktualit na Využívejte Manuály úspěšného žadatele a příjemce OP LZZ (Druhá část – Úspěšná realizace projektu, Třetí část – Veřejné zakázky OP LZZ), které jsou k dispozici na webu OSF, sekce Legislativa a metodiky Vyvarujte se častých chyb; souhrn nejčastějších chyb naleznete v dokumentu Nejčastější chyby v projektech Účastněte se seminářů pro příjemce Účastněte se seminářů k veřejným zakázkám Využijte možnosti e-learningového vzdělávání ( Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Představení expertní pomoci využití expertní pomoci je zcela dobrovolné expertní pomoc je poskytována zdarma expertní pomoc je možné využívat nepravidelně (dle potřeby) využití expertní pomoci neznamená automatické schválení monitorovací zprávy/žádosti o platbu využití expertní pomoci může být vnímáno jako časové zdržení, ale větší časové zdržení způsobí předložení chybných dokumentů týmy OSF a poskytovatele expertní pomoci průběžně spolupracují a koordinují svoji činnost Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Kontakt na expertní pomoc Ilona Miková Eva Tomšejová Radka Kotinská Eva Tomšejová

Děkujeme za pozornost Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz