Tzv. životní cyklus dokumentů u původce (Tematický blok č. 4) 1.Správa podnikového obsahu 2.Spisová služba.

Slides:



Advertisements
Podobné prezentace
Systém DESA DŮVĚRYHODNÁ ELEKTRONICKÁ SPISOVNA A ARCHIV
Advertisements

Vypracováno kolektivem autorů České společnosti pro technickou normalizaci Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví
Hotel Tatra, Velké Karlovice 23. – 25. dubna 2007 S4U – Seminář o Univerzitním informačním systému 1 Osobní management Tomáš Procházka.
IBM Global Technology Services © 2006 IBM Corporation Zabezpečení přístupu k informacím na základě elektronického podpisu Konference eČesko 2006.
Spisová služba Řešení technologického centra. GORDIC ® se specializuje na tvorbu a dodávky flexibilního software a poskytování komplexní podpory jeho.
BEZPEČNOSTNÍ TECHNOLOGIE I Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Projekt: Vzdělávání pro bezpečnostní systém státu (reg. č.: CZ.1.01/2.2.00/ )
Jihlavské Terasy. Příklady dobré praxe KOMUNIKACE SE ČLENY RODINY A PŘÁTELI PROSTŘEDNICTVÍM PROGRAMU SKYPE Postup: Domluvíme s volaným rodinným příslušníkem.
Spisová služba ICZ Lite, verze (eGON) Spisová služba pro obce a zřizované organizace města Milevska Marek HRADIL, město Milevsko CZ.1.04/4.1.00/
Využití informačních technologií při řízení obchodního řetězce Interspar © Ing. Jan Weiser.
PŘEHLED ZAJÍMAVOSTÍ Z KONFERENCE INTERNET VE STÁTNÍ SPRÁVĚ A SAMOSPRÁVĚ 2013 Mgr. Tomáš Lechner, VŠE v Praze.
Systém správy dokumentace akreditované zkušební laboratoře Bc. Jan Randl, 4912.
Seminář na MZ Bezpečnost zdravotních služeb - současná priorita MZ MUDr. Markéta Hellerová Ministerstvo zdravotnictví.
Problematika aktualizace ÚAP - RURÚ Program jednání: Úvod Informace z porady MMR s Krajskými úřady konané dne v Praze Pozvánka na seminář Metadata.
Název školyZákladní škola praktická Rožnov pod Radhoštěm Číslo projektuCZ / / Číslo materiáluVY_32_INOVACE_225 AutorMgr. Romana Rybiařová.
Řešení spisové služby Statutární město Brno, aneb je třeba ještě něco udělat? Brno, Rostislav Obrlík, vedoucí Organizačního úseku, Magistrát.
Principy Základních registrů Ing. Ondřej Felix, CSc.
Problematika ukládání a ochrany dokumentů Tematický blok č. 7.
OPERAČNÍ SYSTÉMY Část 5 – souborové systémy
Autentizace předmětem
Systém řízení kvality.
Architektura operačních systémů
PŘIHLÁŠENÍ K ELEKTRONICKÉ EVIDENCI TRŽEB
HEIS VÚV Zajištění publicity a publikování výstupů a výsledků projektů řešených VÚV TGM,v.v.i. Petr Vyskoč, Jiří Picek, Jiří Dlabal Seminář
Tzv. životní cyklus dokumentů u původce (Tematický blok č. 4)
PÍSEMNOSTI V PODNIKU MANIPULACE A EVIDENCE. PÍSEMNOSTI V PODNIKU MANIPULACE A EVIDENCE.
Hodnocení kvality vzdělávání škol a školských zařízení zřizovaných Libereckým krajem EDUCA 2011 MY JOBS Porada ředitelů Liberec
Ucelené řešení pro řízení lidských zdrojů, ekonomiky a logistiky
Problematika ukládání a ochrany dokumentů
Bohumil Havel MoodleMoot.cz 2016
Software počítače – opakování
Správa dokumentů v mezioborových souvislostech
Evaluace předmětů studenty (Anketky)
RASC Standardy řízení služeb
Správa paměti - úvod Autorem materiálu a všech jeho částí, není-li uvedeno jinak, je Ing. Libor Otáhalík. Dostupné z Metodického portálu ISSN: 
Povinnosti a práva původců z hlediska soudobé úrovně správy dokumentů
Přístupový systém aneb kontrola vstupů
Databáze MS ACCESS 2010.
Webová aplikace MS2014+ Ing. Josef Šetek
Povinnosti a práva původců z hlediska soudobé úrovně správy dokumentů
Cesta k flexibilitě J.Skorkovský ESF MU
Workshop projektu systémová podpora sociální práce v obcích na téma:
Oblast: Dobré životní podmínky zvířat
Schvalovací proces + hodnoticí kritéria
Formální úprava rešerše
Digitální učební materiál
Elektromagnetická slučitelnost
Schvalovací proces + hodnoticí kritéria
Požadavky na hardware, software
Digitální učební materiál
GDPR aneb to chceme.
Digitální učební materiál
GDPR: ochrana osobních údajů
Setkání uživatelů Orsoft RADNICE 2017
© 2012 STÁTNÍ ÚSTAV PRO KONTROLU LÉČIV
Programovatelné automaty (Programmable logic controllers – PLC)
Prezentace SDAT pro oborové asociace
Technická Evidence Zdravotnických Prostředků 1
Portál PUBLIKACE jako nástroj evidence výsledků vědeckovýzkumných aktivit Situace ke konci roku 2016 Cíl na rok 2017 – z nástroje dílčích sběrů vytvořit.
Centralizované rozvojové projekty 2017
Prezentace SDAT pro ČBA
Výukový materiál zpracovaný v rámci projektu
SPISOVÁ SLUŽBA
Atestační středisko pro ISVS
Identifikátor ORCID na ČVUT
Ing. Jiří Šilhán ECM.
Seminář AMG, Písek 2018 GDPR.
Analýza informačního systému
Informační systém základních registrů
Inteligentní formuláře Spisová služba DMS a ECM Workflow Skenování
Výkon spisové služby II.
Transkript prezentace:

Tzv. životní cyklus dokumentů u původce (Tematický blok č. 4) 1.Správa podnikového obsahu 2.Spisová služba

1. 1. Správa podnikového obsahu (Enterprise Content Management – ECM) Strategie, metody a nástroje sloužící k získání, řízení, uložení, zachování a doručení obsahu a dokumentů vztahujících se k procesům organizace Řízení nestrukturovaných informací organizace Pojmy „obsah“ X „dokument“

VSTUP ZPRACOVÁNÍ VÝSTUP Přijetí Pořízení Uložení Úpravy Užívání Skartace Archivace Publikování DMSRMS 1. 2 Fáze životního cyklu podnikového obsahu

1. 3 Komponenty ECM Digitalizace dokumentů (Document Imaging Systém – DIS) Stupně integrace ED v IS: - žádná integrace = listinné dokumenty zpracovávány mimo IS - na úrovni evidence → jednoznačný identifikátor - na úrovni dat obsažených v dokumentech → různé druhy formulářů - úplná integrace = listinné dokumenty skenovány Fáze procesu digitalizace: 1/ příprava dokumentů 2/ zpracování 3/ výstup Přínosy a rizika digitalizace Příklady: ČR → Národní digitální knihovna + Manuscriptorium + Kramerius + WebArchiv, EU / EK → Europeana

1.3.1 Digitalizace dokumentů Fáze procesu digitalizace dokumentů. 1/ příprava dokumentů (manuální, restaurování, konzervace …) 2/ zpracování → skenování → rozpoznávání (OCR – Optical Character Recognition) → indexace (metadata) → verifikace a validace (kontrola operátorem) → uložení (výstupní formáty JPEG, TIFF, PNG + PDF) 3/ výstup → export dat a souborů → přenosná paměťová média → datová úložiště

3.2 Vytěžování dat (Data Mining - DM) 3.3 Systém pro správu dokumentů (Document Management Systém – DMS) DMS = základ ECM → komponenty ECM → podnikové aplikace ↘ Enterprise Resource Planning (ERP) ↘ Customer Relationship Management (CRM) strukturovaná data (ERP) → Workflow (ERP) Dokumenty ↗ ↘ nestrukturovaná data (ECM) → Workflow (ECM) DMS = „živé“ dokumenty (záznamy) X RMS = „neměnné“ záznamy

POROVNÁVÁNÍ ARCHIVACE A ZÁLOHOVÁNÍ ArchivaceZálohování Data jsou z primárního úložiště přesouvána do jiného úložiště. Data jsou z primárního úložiště kopírována do dalšího úložiště. Cílem je uchování dat pro budoucí užití.Cílem je rychlá obnova dat při jejich ztrátě. Data jsou uložena na nepřepisovatelných paměťových médiích. Data jsou uložena na přepisovatelných paměťových médiích. Spadá do problematiky splnění legislativních požadavků. Spadá do problematiky zajištění bezpečnosti provozu informačního systému. Archivovaným datovým objektem jsou jednotlivé záznamy, dokumenty apod. Zálohovaným datovým objektem je celá databáze či souborový systém. Data jsou archivována roky.Data jsou zálohována dny/týdny/měsíce.

3.4 Správa záznamů Správa záznamů (Records Management – RM) Funkcionalita RM → správa elektronických, analogových, hybridních záznamů → jednoznačná identifikace záznamů → zatřídění záznamů do systému → vyplnění metadat → ochrana před změnami + před výmazem → nastavení přístupových práv → vyhledávání podle metadat / fulltextu → zobrazování záznamů → trvalá čitelnost záznamů → archivace a skartace záznamů podle skartačního plánu

ROZDÍLY MEZI DMS A RMS Document Management SystemRecords Management System -týká se všech dokumentů-vztahuje se pouze na některé dokumenty -dokumenty jsou ukládány uživateli do struktury, kterou mohou upravovat -záznamy jsou ukládány dle definovaného schématu třídění, který udržuje správce systému -doba uložení nebývá sledována-záznamy musí být uloženy po zákonem stanovenou dobu -dokumenty je možné upravovat-záznamy nesmí být modifikovány -dokumenty je možné mazat bez ohledu na dobu uložení -záznamy není možné vymazat před stanovenou lhůtou jejich uchování -s dokumenty je manipulováno na základě užití oprávněným uživatelem -manipulace se záznamy je řízena událostmi nebo kalendářem

3.5 Správa elektronické pošty 3.6 Archivace 3.7 Automatizace procesů Správa elektronické pošty ( Management – EMS) Archivace (Archive Management Systém – AMS) → důvěryhodné uložení → správa – zachování → zpřístupňování („vytěžování“) Projekt NDA (Národní digitální archiv) – zastaven co dál??? Model OAIS: - SIP (Submission Information Package) = IB původce → archiv - AIP (Archival Information Package) = vybrané A původce → archiv - DIP (Dissemination Information Package) = odpověď na externí dotaz: digitální archiv → žadatel Automatizace procesů = Workflow

Plánování uchovávání Správa dat Příjem Přístup Archivní úložiště Administrace Popisné informace DOTAZY VÝSLEDKY OBJEDNÁVKY MANAGEMENT SIP AIP DIP AIP FUNKČNÍ MODEL OAIS

3.8 Standardy ECM Standardy „de iure“ → normy ISO Standardy „de facto“ → MoReq, XML … Standardy ECM: o kvalitě řízení a služeb: ISO 9000, ISO správa záznamů a dokumentů: ISO , Dublin Core, MoReq archivace e-dokumentů (model OIAS, formát PDF + PDF/A)

2.1 Spisová služba Spisová služba (SSL) → Elektronická spisová služba (ERMS) → NSESSSL Fáze ERMS → příjem: podatelna (e-podatelna?), konverze → evidence: registraturní pomůcky, podací deník, číslo jednací → označování: jednoznačný identifikátor → rozdělování a oběh: transakční protokol → vyřizování: spis → podepisování a používání razítek → odesílání: podatelna, DS, konverze, výstupní datové formáty → ukládání: spisovna, spisové a skartační znaky + lhůty, výstupní datové formáty → skartační řízení / výběr archiválií