Zvyšování absorpční kapacity území Jihomoravského kraje Modul č. 2

Prezentace na téma: "Zvyšování absorpční kapacity území Jihomoravského kraje Modul č. 2"— Transkript prezentace:

1 Zvyšování absorpční kapacity území Jihomoravského kraje Modul č. 2
Zpracování, náležitosti a podávání monitorovacích zpráv Vypracoval: Ing. David Hebron, BA., tel 12. února 2015 Brno

2 Harmonogram semináře Úvod
Administrace monitorovacích zpráv v novém programovém období Jednotlivé druhy monitorovacích zpráv Vedení projektové dokumentace a archivace Náležitosti průběžných monitorovacích zpráv Diskuze

3 Účel semináře Účelem dnešního semináře je seznámit posluchače s postupy zpracování projektové části monitorovacích zpráv předložených v rámci projektů financovaných z ESIF. Uvedené informace jsou aktuální k lednu 2015 a zaměřují se zejména na společné metodické pokyny vydané MMR.

4 Administrace MZ v novém programovém období
Pro podávání žádostí o finanční podporu a následnou administraci monitorovacích zpráv byl pro nové programové období vytvořen nový informační systém MS Jedná se o nový SW, který bude společný pro všechny operační programy. Doposud panovala v tomto ohledu značná roztříštěnost, kdy různé operační programy měly různé nástroje (např. Regionální operační programy – Benefit7, Operační program Životní prostředí – BENE-FILL, Operační program Podnikání a inovace – eAccount).

5 HW požadavky na fungování MS2014+
Internet Explorer, Firefox či Google Chrome v jejich nejaktuálnějších verzích, v jednom ze jmenovaných prohlížečů (ve kterém budete MS2014+ používat) mít zapnutý JavaScript, minimální rozlišení monitoru 1366 x 768 bodů, mít na počítači nainstalovanou poslední verzi programu Adobe Acrobar Reader, pro odevzdávání MZ mít zřízen certifikovaný elektronický podpis (lze zřídit mj. na vybraných pobočkách CzechPOINT).

6 Výhody MS2014+ jeden informační systém pro všechny operační programy,
automatické „natahování“ základních údajů o žadatelích z veřejných registrů (odpadá ruční zadávání těchto údajů neustále dokola pro každý projekt zvlášť), plně elektronický proces monitoringu, informace o schválení či neschválení projektu přes SMS, archivace dotačních žádostí na jednom místě, elektronická komunikace s poskytovatelem, integrovaná eCBA přímo v systému.

7 Nevýhody MS2014+ ti, kteří již realizují EU projekty, se budou muset naučit obsluhovat další informační systém, neboť již realizované projekty budou dobíhat v současných systémech, nutnost zřídit si certifikovaný elektronický podpis, pokud není již zřízen a naučit se ho používat, nutná digitalizace veškerých dokumentů, možnost přetížení celého informačního systému

8 Jednotlivé druhy monitorovacích zpráv
Zpráva o zahájení realizace projektu Průběžná monitorovací zpráva Mimořádná monitorovací zpráva Závěrečná monitorovací zpráva

9 Zpráva o zahájení realizace projektu
Tento typ monitorovací zprávy byl v minulém monitorovacím období využíván jen zřídka. Cílem zprávy je předání informace poskytovateli dotace, že projekt byl zahájen a jak probíhají úvodní aktivity projektu. Sledovaným obdobím jsou první dva měsíce realizace projektu. Zpráva se předkládá poskytovateli dotace v listinné podobě na předdefinovaném formuláři ve formátu „doc“. Jako součást zprávy nejsou dokládány žádné výdaje a je používána jako podklad pro vyplacení další zálohové platby u ex-ante financovaných projektů. Tento druh MZ byl např. využíván v OP LZZ.

10 Průběžná monitorovací zpráva
Jedná se o zásadní dokument, ve kterém příjemce v pravidelných intervalech informuje poskytovatele dotace o průběžném naplňování cílů projektu. Zpráva je složena z věcné a finanční části, ve které jsou dokládány jednotlivé způsobilé výdaje projektu. Zpráva ve většině případů rovněž obsahuje i textovou část, ve které příjemce popisuje, jakým způsobem byly naplňovány jednotlivé klíčové aktivity projektu. Výhodou nového programového období bude, že zprávu nebude nutné tisknout a veškerá komunikace bude probíhat v elektronické podobě.

11 Mimořádná monitorovací zpráva
Mimořádná monitorovací zpráva má stejné náležitosti jako průběžná MZ s tím rozdílem, že se vztahuje ke kratšímu monitorovacímu období a je předložena dříve. V minulém monitorovacím období byla MMZ používána pro urychlení refundace výdajů. Dalším pozitivním efektem této zprávy je získání výdajů, které mohou být dány do certifikace. Pro příjemce má ten pozitivní efekt, že jsou mu finanční prostředky refundovány v dřívějším termínu. Na druhou stranu je zde, vzhledem k rychlosti schvalování mimořádných monitorovacích zpráv v situacích, kdy je potřeba zrychlit čerpání, vyšší riziko korekcí při případných následných kontrolách projektu.

12 Závěrečná monitorovací zpráva
ZMZ má stejný formát jako zpráva průběžná, s tím, že musí kromě popisu dosud neprokazovaného období realizace projektu obsahovat také shrnující informaci popisující realizaci celého projektu, zhodnocení  realizace jednotlivých klíčových aktivit/projektu, údaje o dosažení cílů projektu, problémové oblasti, souhrn publicity a popis plnění indikátorů. Pokud byly v projektu vytvořeny nové/inovované produkty, musí být v rámci ZMZ nahrány od samostatného IS. Na schválení ZMZ je dále navázáno vypořádání dotace, které musí proběhnout dle vyhlášky Ministerstva financí č.52/2008 Sb., a to po schválení závěrečné monitorovací zprávy. V rámci ZMZ se rovněž hodnotí naplnění limitů stanovených v právním aktu. V případě nenaplnění může dojít k následným sankcím.

13 Základní doporučení pro vedení projektové dokumentace
Zajistěte kontinuální a úplnou dokumentaci projektu (v elektronické i papírové verzi). Nastavte systém vedení dokumentace ve vztahu k projektu. Dbejte na formalizovanou podobu. Systematicky zakládejte dokumenty do projektové složky. Nastavte systém sledování MI a způsob řešení jejich nenaplňování. Nespoléhejte pouze na elektronické dokumenty. Všichni spolupracovníci by měli podávat pravidelné zprávy. Zajistěte, aby byly včas a řádně dodávány všechny dokumenty. Zakládejte také důležitou ovou dokumentaci. Monitorovací zprávy vypracujte vždy ve dvou originálech.

14 Příklad dokumentů, které jsou v průběhu projektu vytvářeny (1)
základní dokumenty k udělenému grantu, rozpočet projektu a jeho čerpání v aktualizované podobě, krátké shrnutí a identifikace projektu se jmény klíčových lidí s jejich odpovědnostmi, databáze kontaktů, osobní dokumenty (pracovní smlouvy, mzdové výměry, pracovní náplně jednotlivých členů realizačního týmu, apod.), pracovní výkazy, evidence účastníků (prezenční listiny, operativní evidence), účetní doklady (objednávky, faktury, cestovní příkazy, mzdy).

15 Příklad dokumentů, které jsou v průběhu projektu vytvářeny (2)
korespondence (poskytovatel grantu, partneři, řešitelé), harmonogram v aktuální podobě a archiv historického vývoje harmonogramu, případné změny v projektu (podstatné i nepodstatné) výstupy a výsledky jednotlivých klíčových aktivit, průběžné zprávy, závěrečná zpráva, zápisy z porad vedení, z porad odborných skupin, ze společných seminářů + prezenční listiny, zápisy z kontrol partnerských pracovišť, publicita

16 Průběžná MZ Obecné informace
Při založení jakékoliv monitorovací zprávy je nutné jako první krok načíst data z nadřazeného IS, kde jsou od poskytovatele dotace zadány konkrétní parametry zprávy. Do monitorovací zprávy jsou zároveň nahrány údaje, které příjemce zadal do žádosti o finanční podporu. Jedná se zejména o: název projektu, číslo projektu, datum zahájení a ukončení projektu, název příjemce, pořadové číslo MZ, unikátní kód MZ tzv. hash kód, sledované období, typ monitorovací zprávy.

17 Průběžná MZ Monitorovací indikátory
Monitorovací indikátory poskytují zpětnou vazbu o tom, zda poskytnutá finanční podpora splnila svůj účel, tedy že projekty dosáhly cílů, které žadatelé uvedli do žádosti o finanční podporu. Při monitorování realizace projektu musí příjemce naplňování těchto ukazatelů průběžně sledovat a vykazovat v monitorovacích zprávách. Vykazované hodnoty u těchto závazných indikátorů musí být prokazatelné a ověřitelné případnou kontrolou. Někdy se stává, že je u hlavních monitorovacích indikátorů, ke kterým se příjemce zavázal v rozhodnutí o poskytnutí dotace, i detailní členění, které je příjemce povinen sledovat a dokládat.

18 Kontextové indikátory Indikátory výstupů Indikátory výsledků
Druhy indikátorů Kontextové indikátory Indikátory výstupů Indikátory výsledků Indikátory dopadu

19 Kontextové indikátory
Indikátory, které zabezpečují kvantifikovanou informaci o sociální, ekonomické a ekologické situaci a mohou identifikovat potřeby v určitém čase. Charakterizují sociální a ekonomické prostředí, ve kterém se budou realizovat programy. Jedná se o statistické ukazatele, které jsou určeny pouze pro popis v dané oblasti a sledování trendů. Nejsou vhodné pro hodnocení přímého efektu intervencí. Jedná se např. o: hrubý domácí produkt na obyvatele v PPS, EU 27 = 100 v %, míra nezaměstnanosti v ČR v %, míra recyklace odpadů v % či tunách za rok, podíl zemědělců (potravinářů) s ochrannou známkou v %. poměr celkového objemu nákladní přepravy k HDP v %.

20 Indikátory výstupů Indikátory určené pro sledování a vyhodnocování prováděných opatření a aktivit, které charakterizují konkrétní činnost. Podávají informace o okamžitých výstupech realizace jednotlivých operací projektů v rámci programu. Jsou zpravidla vyjadřovány ve fyzikálních jednotkách či v počtu kusů. Jedná se např. o: plocha revitalizovaných území v ha, počet podniků nově spolupracujících s podpořenými výzkumnými organizacemi, počet osob nově připojených na vodovod / kanalizaci, délka nových dálnic a rychlostních silnic a silnic I. třídy mimo TEN-T v km, počet podpořených znevýhodněných osob.

21 Indikátory výsledků Prokázání, zda bylo cíle projektu dosaženo. Obsahují např. informaci o střednědobých změnách v důsledku vytvořených výstupů, např. změnách v chování, změnách výrobních kapacit nebo vývoji produkce u příjemců. Indikátory výsledku charakterizují jevy, které lze vyjadřovat spíše v naturálních (fyzických) jednotkách. Jedná se např. o: snížení energetické náročnosti budov v kWh za rok, zvýšení zaměstnanosti / ekonomické aktivity podpořené skupiny, zvýšení kapacity na třídění, úpravu a recyklaci odpadů v tis. tunách za rok, počet úspěšných absolventů kurzů.

22 Nejčastější chyby při dokládání MI
chybné vykazování cílových skupin, špatné pochopení definice MI, nelogické provázání jednotlivých MI např. pokud je projekt zaměřen na znevýhodněné osoby, musí být v MZ vyplněn alespoň jeden MI definující druh znevýhodnění, vykazování osob, které nespadají do cílové skupiny např. RT, nedostatečný a vágní popis dosažené hodnoty MI, hodnota MI neodpovídá popisu realizace KA, popř. je v rozporu, nevykazování relevantních podindikátorů, prezenční listiny nesplňují minimum publicity daného OP, podpisy na prezenčních listinách nejsou za každý den zvlášť, zaměňování metodiky výpočtu MI výstupů a výsledků.

23 Veřejné zakázky Na základě zkušeností z minulého programového období vydalo MMR společné metodické pokyny, kterými se budou muset řídit všechny řídící orgány. Jedním ze základních požadavků společného metodického prostředí je v souladu s požadavky EU uplatňovat principy transparentnosti, rovného zacházení a nediskriminace.

24 Princip transparentnosti
podstata principu transparentnosti spočívá v tom, že zadavatel musí zajistit, aby byla při zadávání zakázky zajištěna co největší průhlednost řízení, která podstatnou měrou přispívá k přezkoumatelnosti celého řízení a k možnosti kontroly jednotlivých kroků v rámci VŘ. Naplnění této zásady lze spatřovat zejména v povinnosti: o všech významných úkonech souvisejících s výběrem dodavatele pořizovat a uchovávat písemnou dokumentaci v dostatečném rozsahu, na základě které bude možné následně úkony zadavatele nezávisle přezkoumat, jasně vymezit kritéria, dle kterých budou hodnoceny nabídky uchazečů vždy v dostatečném předstihu před samotným vypracováním nabídek, opatřit všechna rozhodnutí řádným odůvodněním.

25 Princip rovného zacházení
Spočívá v tom, že každý zadavatel je v průběhu zadávání zakázky, resp. již od okamžiku přípravy řízení, povinen přistupovat stejným způsobem ke všem dodavatelům, kteří mohou podat či podávají nabídky. K dodržení této zásady ze strany zadavatele dochází zejména tím, že v souvislosti s přípravou řízení definuje jeho přesné podmínky tak, aby všichni potenciální dodavatelé předem věděli, jak bude řízení probíhat (tedy např. jakým způsobem bude probíhat hodnocení nabídek).

26 Princip zákazu diskriminace
Spočívá v tom, že zadavatel je povinen v průběhu zadávání zakázky postupovat vždy tak, aby jeho jednáním nedošlo k diskriminaci žádného z dodavatelů. To znamená, že podmínky pro zadání zakázky musí být zadavatelem vždy stanoveny tak, aby zároveň umožňovaly výběr nejvhodnějšího dodavatele, ale na druhé straně neuzavíraly přístup jinému dodavateli do řízení, např. z důvodů, které nesouvisejí s předmětem veřejné zakázky.

27 Jak se dokládá VŘ do MZ Celý průběh VŘ je současně zaznamenáván do monitorovací zprávy. Jedná se zejména o tyto údaje. název VŘ, typ VŘ dle předpokládané hodnoty – nadlimitní, podlimitní, VZMZ, druh výběrového řízení – např. otevřené řízení, užší řízení, jednací řízení s uveřejněním, jednací řízení bez uveřejnění, elektronickou aukci, soutěžní dialog, zjednodušené podlimitní řízení, svat výběrového řízení – plánováno, zahájeno, zrušeno, ukončeno, druh VŘ podle předmětu – služby, dodávky, stavební práce, předpokládaná / skutečná hodnota VŘ, předpokládané a skutečné datum zahájení a ukončení VŘ, stručný popis VŘ.

28 Dokumenty k MZ K monitorovací zprávě jsou většinou příjemci povinni předložit následující dokumenty: výzvu k podání nabídek, zápis o posouzení a hodnocení nabídek, kopii smlouvy s dodavatelem. Pokud v rámci některých operačních programů zakázka přesáhla určitou hodnotu (např. OP LZZ VŘ nad 3 256 000 Kč), měl příjemce za povinnost tyto dokumenty předložit ještě před podpisem smlouvy, kterou dokládal v podobě návrhu. V některých případech bylo ze strany poskytovatele vyžadováno, aby byla k MZ předložena kompletní dokumentace k VŘ včetně kopie nabídek.

29 Nejčastější chyby při dokládání VŘ
chybné zadání obecných údajů o VŘ do IS, např. nesoulad celkové ceny VŘ s částkou uvedenou ve smlouvě, datum ukončení VŘ neodpovídá podpisu smlouvy, vágní a neúplný popis realizace VŘ, chybný údaj o stavu VŘ (VŘ je ve stavu naplánováno, i když již bylo ukončeno), nedoložení požadovaných dokumentů, neuvedení důvodu zrušení VŘ.

30 Veřejná podpora U projektů zakládajících veřejnou podporu, se v rámci MZ sleduje výše poskytnuté a čerpané podpory. V případě, že je podpora poskytnuta v režimu de minimis, se uvádí pouze poskytnutá podpora v jednotlivých letech. Samostatný přehled čerpání podpory de minimis je potom součástí závěrečné monitorovací zprávy. Čerpání se dokládá za jednotlivé roky zvlášť a musí být v souladu s výdaji nárokovanými na soupiskách účetních dokladů. Nejčastější chyby při dokládání VP: poskytnutá podpora je uvedena ve špatném roce, vyčerpaná podpora není v souladu s výdaji na soupisce účetních dokladů za daný rok, příjemce neuvedl podporu za partnery, příjemce nezohlednil krácení v předchozí MZ.

31 Publicita Povinnost příjemce dodržovat pravidla publicity vyplývá z Nařízení Evropské komise č. 1828/2006, které příjemcům ukládá povinnost informovat širokou veřejnost o tom, že daný projekt byl financován z EU, uvedením konkrétního fondu a operačního programu. Publicitu je možné rozdělit na povinnou, která představuje tzv. minimum publicity a dobrovolnou, kterou příjemce uvedl do žádosti o finanční podporu. Minimum publicity představuje zejména následující: používat logo a text fondu, ze kterého je dotace čerpána, logo Evropské unie a text „Evropská unie“, dále se může jednat o odkaz na určité webové stránky atd.

32 Nejčastější chyby v oblasti publicity
záměna barevných a černobílých log, nepoužívání publicity na všech dokumentech souvisejících s projektem např. smlouvy, nedodržení předepsaného formátu a velikosti loga, nedodržení pořadí log, uvádění loga dodavatelů, neoznačení školící místnosti, neuvedení povinných log do PR článků.

33 Realizační tým V části monitorovací zprávy, která se věnuje realizačnímu týmu, jsou uvedeny informace o všech pracovnících, kteří jsou do projektu zapojeni a financováni z přímých nákladů projektu. Členění obsahuje název pozice, úvazek, výši měsíční či hodinové mzdy, dobu zapojení do projektu a popis pracovní činnosti. Všechny tyto údaje mají následně vazbu na finanční část monitorovací zprávy a způsobilost výdajů. V monitorovací zprávě se vždy vychází z údajů, které příjemce uvedl do žádosti o finanční podporu a v případě, že nedochází v projektu ke změnám, není nutné do této části MZ zasahovat.

34 Nejčastější chyby v oblasti RT
uzavření jiného druhu smlouvy, než je uvedeno v MZ např. příjemce uvádí, že daný zaměstnanec pracuje na základě pracovní smlouvy, ale ve skutečnosti uzavře DPČ, překročení obvyklých mezd stanovených pro konkrétní výzvu k předkládání žádostí, nesoulad mezi způsobem odměňování zaměstnance uvedeným v MZ a ve skutečnosti (hodinová mzda/měsíční mzda), realizace nepodstatných změn, které jsou v rozporu s rozhodnutím komise, která projekt doporučila ke schválení, vykonávání činností, které nejsou v popisu práce daného člena RT.

35 Rozpočet projektu První část MZ obsahuje podrobný rozpočet projektu, který příjemce uvedl do žádosti o finanční podporu a který byl schválen výběrovou komisí. Rozpočet je členěn dle oblastí, které mají svá kódová označení. Každá položka rozpočtu má číselné a slovní onačení, měrnou jednotku, jednotkovou cenu a celkovou částku. Do rozpočtu je možné zasahovat jen v případě realizace nepodstatné změny, kterou je příjemce oprávněn udělat na základě rozhodnutí o poskytnutí dotace a relevantních příruček. Rozpočet je také možné měnit na základě podstatné změny, kterou musí schválit poskytovatel dotace. Tyto změny jsou ovšem do rozpočtu zaneseny ze strany poskytovatele dotace a příjemce je musí do MZ nahrát z nadřazeného IS.

36 Harmonogram Součástí každého projektu je detailní harmonogram, který zahrnuje plán realizace jednotlivých aktivit. V monitorovací zprávě se vychází z harmonogramu, který byl zadán do žádosti o finanční podporu. V případě, že nedochází v projektu ke změnám, není nutné v této oblasti nic měnit a harmonogram je v MZ odevzdán ve stejné podobě. Zkušenost z minulého programového období je v této oblasti taková, že byste jen těžko hledali projekt, u kterého nedošlo v průběhu realizace k žádné změně harmonogramu. Tyto změny mají charakter nepodstatné změny projektu. Poskytovatel dotace ovšem může při kontrole MZ vyhodnocovat, zda taková změna neohrožuje realizaci projektu a naplnění stanovených cílů. Plnění harmonogramu je v rámci MZ sledováno v návaznosti na realizaci jednotlivých klíčových aktivit. Největší chybou v této oblasti bývá chybné, popř. nedostatečné popsání změny .

37 Druhá část MZ Jedná se o dokument, který je ve formátu „.doc“ přiložen k první části MZ. Jeho účelem je předat poskytovateli dotace všechny informace o způsobu realizace klíčových aktivit a změnách, které se v projektu staly. Do druhé části MZ se uvádějí pouze ty klíčové aktivity, které byly v daném monitorovacím období realizovány. Příjemce zde uvede název aktivity, období realizace a popíše, jakým způsobem byla aktivita realizována s ohledem na zapojení cílové skupiny a plnění výstupů projektu. Popis musí být v souladu s informacemi deklarovanými v první části monitorovací zprávy.

38 Nejčastější chyby v druhé části MZ
chybné identifikační údaje příjemce, nesoulad realizovaných klíčových aktivit a harmonogramu projektu, popis realizace projektu neodpovídá dosažené hodnotě MI, popis realizace projektu je vágní a nedostačující, nepodstatné změny nejsou řádně a dostatečně odůvodněny.

39 Změny v projektu Poskytovatel dotace má možnost v rámci rozhodnutí o poskytnutí dotace vymezit určité druhy změn, které mohou být v projektu realizovány. Napříč operačními programy právní akt velmi často odkazoval i na další příručky, které změny blíže specifikovaly. Obecně je možné říci, že se jedná o změny podstatné a nepodstatné. Podstatné změny jsou ty, které zakládají změnu právního aktu. Nepodstatné změny projektu – jedná se o změny, které nezakládají změnu právního aktu, popř. jsou v tomto dokumentu jasně uvedeny jako nepodstatné.

40 Diskuze

41 Děkuji za pozornost Ing. David Hebron, BA. tel.: