Výukový materiál zpracován v rámci oblasti podpory 1.5 „EU peníze středním školám“ Název školy Obchodní akademie a Hotelová škola Havlíčkův Brod Název.

Prezentace na téma: "Výukový materiál zpracován v rámci oblasti podpory 1.5 „EU peníze středním školám“ Název školy Obchodní akademie a Hotelová škola Havlíčkův Brod Název."— Transkript prezentace:

1 Výukový materiál zpracován v rámci oblasti podpory 1.5 „EU peníze středním školám“ Název školy Obchodní akademie a Hotelová škola Havlíčkův Brod Název OP OP Vzdělávání pro konkurenceschopnost Registrační číslo projektu CZ.1.07/1.5.00/34.0258 Název projektu Inovace a individualizace výuky na OA a HŠ Šablona III/2 Inovace a zkvalitnění výuky prostřednictvím ICT Označení vzdělávacího materiálu VY_32_INOVACE_08_PEK_461_Kou Druh učebního materiálu Prezentace Autor Ing. Marie Koumarová VY_32_INOVACE_08_PEK_461_Kou

2 Vzdělávací obor, pro který je materiál určen Hotelnictví Předmět Písemná a elektronická komunikace Ročník 2. Název tematické oblasti (sady) Obchodní korespondence v hotelovém a ubytovacím provozu Název vzdělávacího materiálu Elektronická komunikace Anotace V prezentaci jsou shrnuty základní principy a výhody elektronické komunikace. Obsahuje deset zásad pro správné psaní a odesílání e-mailových zpráv a také upozornění na nejčastější chyby, kterých se pisatelé dopouštějí. V závěru prezentace jsou uvedeny kontrolní otázky na zopakování učiva. Zhotoveno, (datum/období) 1. ledna 2013 Ověřeno 9. ledna 2013

3 Jak správně napsat e-mail?

4  Se vznikem a rozšířením internetu se objevily aplikace pro přenos zpráv mezi uživateli. Rozmach elektronické komunikace přišel koncem 20. století s rozšířením internetu do škol, firem a domácností.  Oblíbenou službou se stala elektronická pošta, kterou nazýváme e-mail.

5  E-mail je nejčastějším využitím komunikační sítě. Umožňuje přenos textových ale i jiných souborů mezi odesílatelem a adresátem za cenu připojení k internetu.  Pro elektronickou komunikaci platí zásady jako pro obchodní korespondenci. Norma (ČSN 01 6910) se vztahuje na e-maily, které se používají jako obchodní dopis (nikoliv jako interní sdělení).

6  Pro komunikaci prostřednictvím e-mailu musíme mít v počítači nainstalovaného elektronického poštovního klienta.  Ten umožňuje napsání, přečtení zprávy a manipulací s ní (např. přeposlání, archivaci, tisk, vymazání, přidání přílohy). Jaké poštovní klienty znáte?

7  E-mail je dopis v elektronické podobě. Jaké má výhody? doručení je takřka okamžité, přenesená data jsou v digitální podobě, typ dat není omezen na text, tj. lze posílat i hudbu nebo programy, nepotřebujeme obálky, nemusíme jít na poštu čas odeslání si můžeme naplánovat, …

8 1. Použijte čitelné a běžně užívané písmo. Vhodné písmo je Arial, Calibri, Times New Roman a doporučená velikost písma je 10 až 12. 2. Vždy napište předmět zprávy. Obsah zprávy má být zřejmý již z předmětu. Předmět také usnadňuje vyhledávání zprávy v historii pošty. Zpráva bez předmětu může být hned označena jako spam a adresát ji tak nemusí vůbec číst.

9 3. Začněte oslovením, nezkomolte jméno, nezapomeňte, že oslovujeme 5. pádem. Pokud neznáte pravopis či skloňování daného jména či příjmení, ověřte si ho. Zvláště cizím příjmením věnujte pozornost. Pozdrav a rozloučení není povinností, ale patří k dobrému vychování. Příklady oslovení: Vážený pane Zelenko, …Vážená paní doktorko, … Vážený pane jednateli, …Vážená paní starostko, … Vážení obchodní přátelé,...Vážení kolegové, … Vážená paní, vážený pane,…Vážení dodavatelé, …

10 4. Pište stručně a výstižně, delší texty zasílejte v příloze. Velké soubory komprimujte (zazipujte), příloha by neměla být větší než 1 MB. Pro zaslání větší přílohy než je 10 MB, využijte internetová úložiště (např. Leteckaposta.cz, Uschovna.cz). 5. Zprávu čleňte do odstavců. Dlouhý a nepřehledný text adresáta odrazuje a svádí k odložení zprávy na potom… Pod vlivem negativních emocí e-maily nepište.

11 6. V obchodní korespondenci nepoužívejte. Neposílejte nevyžádanou a obtěžující poštu (spam). 7. Odpovídejte všem, jen pokud je to nutné. Pokud posíláte stejnou zprávu více lidem: do políčka Komu: (To:) napište adresy těch lidí, od kterých očekáváte odpověď do políčka Kopie: (Cc:) napište adresy těch lidí, kterým dáváte e-mail na vědomí, ale neočekáváte od nich odpověď a políčko Skrytá kopie: (Bcc:) používáme v případě, že nechceme, aby adresát e-mailu viděl všechny příjemce

12 8. Podpis je nutný a hlavně musí být úplný. Využijte automatický podpis - obsahuje: jméno a příjmení odesílatele, název a adresu firmy a kontaktní údaje (telefon, fax, e-mail, web). Mějte dva automatické podpisy, a to pracovní a soukromý. 9. Pozor na e–mailovou adresu. Správně napsaná adresa adresáta je nutností – adres je mnoho a bývají podobné (už každý asi někdy obdržel e–mail, který mu nebyl určen). Zvolte dobře svou e-mailovou adresu, mysicka@email.cz mysicka@email.cz není vhodnou adresou např. při zasílání žádosti o místo budoucímu zaměstnavateli.

13 10. Před odesláním zprávy proveďte důkladnou kontrolu textu zprávy, pravopisu, zasílaných příloh a náležitostí zprávy!!! Pište bez překlepů, spisovně, nespoléhejte na automatickou kontrolu pravopisu (např. oslovení „Milý klienty, …“ počítač jako chybné neopraví). Kontrolujte čárky mezi větami, protože bez nich může mít věta jiný význam. Nezapomeňte přidat správnou přílohu, o které se ve zprávě zmiňujete. Před každým odesláním e-mailu, kontrolujte přílohy!

14  správně napsanou adresu,  výstižný předmět zprávy,  oslovení – pozdrav,  text zprávy dělený do odstavců,  pozdrav – přání,  podpis a popř. další kontakty.

15 Vážený pane magistře, mám zájem o Vámi nabízené intenzivní kurzy italštiny, které jste inzerovali v regionální příloze deníku MF DNES. Žádám Vás o zaslání podrobnějších informací o tomto kurzu. Sdělte mi také výši kurzovného. Očekávám Vaši odpověď. S pozdravem Valérie Peřinová perinova@seznam.cz

16 Formulujte e-mailovou zprávu, ve které se omlouváte třídnímu učiteli (třídní učitelce) z vyučování. Onemocněl(a) jste angínou a lékař vám předepsal antibiotika. Na lékařskou kontrolu jdete za týden. Oznamujete, že omluvenku od lékaře předložíte učiteli (učitelce) po návratu do školy. Uveďte všechny náležitosti zprávy.

17 1) Proč je důležité uvést předmět zprávy? 2) Proč bychom měli mít dva druhy automatického podpisu (pracovní a soukromý)? 3) Z jakého důvodu členíme e-mailové zprávy do odstavců? 4) Proč není vhodné zasílat nevyžádanou poštu a řetězové e–maily (typu Pošli tento e–mail dalším dvaceti přátelům a …)? 5) Co musíme kontrolovat před odesláním zprávy?

18 Úprava písemností zpracovaných textovými editory : ČSN 01 6910. Praha : Český normalizační institut, 2007. 45 s. ŠTIKOVÁ, Stanislava. Písemná a elektronická komunikace 2: Uzavírání a plnění kupních smluv; Ing. Stanislava Štiková - KORESPONDENT. 8. přeprac. vyd. Plzeň : Štiková, 2007. 119 s. KULDOVÁ, Olga a FLEISCHMANNOVÁ, Emílie. Jak psát obchodní dopisy a jiné písemnosti: pro střední školy i pro širokou veřejnost. 6. upr. vyd. Praha: Fortuna, 2007. 199 s. ISBN 978-80-7373-009-3. Materiály jsou určeny pro bezplatné používání pro potřeby výuky a vzdělávání na všech typech škol a školských zařízení. Jakékoliv další využití podléhá autorskému zákonu.