ALEPH Akvizice pro KNAV Monografická objednávka. Akviziční proces ve zkratce 1.Vyhledání záznamu monografie v bázi KNA01 2.Pokud kniha není v bázi, vytvoření.

Prezentace na téma: "ALEPH Akvizice pro KNAV Monografická objednávka. Akviziční proces ve zkratce 1.Vyhledání záznamu monografie v bázi KNA01 2.Pokud kniha není v bázi, vytvoření."— Transkript prezentace:

1 ALEPH Akvizice pro KNAV Monografická objednávka

2 Akviziční proces ve zkratce 1.Vyhledání záznamu monografie v bázi KNA01 2.Pokud kniha není v bázi, vytvoření BIB záznamu v modulu katalogizace 3.Přepnutí do modulu akvizice – báze KNA50 - vytvoření objednávky, vytvoření jednotek 4. Odeslání objednávky dodavateli – Odeslání jednotlivého dopisu objednávky – Odeslání seznamu objednávek 5.Registrace úplného nebo částečného dodání dokumentů do knihovny 6.Urgence nedodaných exemplářů 7.Rejstřík objednávek 8.Vytváření zpráv, statistik  V systému Aleph je nutné nejdříve vytvořit:  Záznamy dodavatelů (domluva s Jarmilou Turkovou – předání všech dodavatelů, včetně kontaktů)  Každý PC je potřeba nastavit od systémového knihovníka

3 Akvizice – objednávka – obecná pravidla  Před vytvořením objednávky je nutné mít vytvořen záznam dodavatele, u kterého chci dokumenty objednat  Objednávku mohu vytvářet pouze pro dodavatele, pro kterého mám vytvořenou 2. úroveň (KNAV je správcem záznamů dodavatelů, dílčí knihovny si vytvářejí 2. úroveň hlavního záznamu dodavatele).  Jednotlivé dílčí knihovny si nemohou prohlížet, editovat, mazat objednávky jiných dílčích knihoven  Systém hlídá, zda jsme v objednávce vybrali svou dílčí knihovnu, a zda jsme vybrali dodavatele, u nějž máme vytvořenou 2. úroveň  Typy objednávek Monografická Seriálová Trvalá (např. pro evidenci edic, dílových dokumentů)

4 Monografická objednávka Objednávku vytváříme ke konkrétnímu BIB záznamu POSTUP: BIB záznam existuje → -Najdu přes Hledání (dalekohled) v modulu Akvizice (případně lišta Objednávka – ISBN, název dokumentu, č. BIB záznamu) nebo -Najdu přes Hledání v modulu Katalogizace – překliknu se do Akvizice BIB záznam neexistuje → -Vytvořím ho v katalogizaci, překliknu se do Akvizice – lepší varianta K vytvořenému BIB záznamu mohu vytvořit objednávku

5 Uzel seriály - Registrace Zaškrtnutí dílčích knihoven se provede jednorázově na začátku práce s akvizičním modulem. Vyhledá se jakýkoliv záznam a v uzlu registrace se zaškrtnou dílčí knihovny KNAV, KNAVD a klikne se na tlačítko „Aktualizovat“. Pokud je nelze zaškrtnout, je potřeba kontaktovat systémového knihovníka, aby nastavil dílčí knihovny.

6 Vytvoření BIB záznamu v modulu Katalogizace – přepnutí do modulu Akvizice V modulu Katalogizace vytvoříme základní zápis monografie, uložíme a poté se přepneme do modulu Akvizice pomocí ikonky vpravo nahoře. V modulu Akvizice zkontrolujeme nahoře vlevo, jestli jsme v bázi KNA50, popř. se k ní připojíme pomocí aleph – připojit k bázi. Modul Katalogizace Modul Akvizice

7 Vyhledávací lišty Záložky Nabídky jednotlivých záložek Seznam objednávek k danému záznamu Konkrétní údaje objednávky Modře vysvícené údaje o záznamu, ve kterém se nacházím Další karty objednávky

8 Modul Akvizice Lišta seriály Lišta objednávka Lišta faktura Objednávka Faktura Správa (dodavatelé, rozpočty, měny) Správa seriálů Rejstřík objednávek Vyhledávání

9 Objednávka - vytvoření Modře vysvícené údaje vyhledaného BIB záznamu Po kliknutí na „Přidat“ se objeví okno, kde zaškrtneme políčko Monografie a do kódu čítače se automaticky vloží prefix objednávky - knavm. Pokud ne, systémový knihovník to nastaví na vašem PC. Tlačítka: Přidat – vytvořím objednávku – nabídne se okno s výběrem typu objednávky – monografie Vymazat – vymaže objednávku i s jednotkami Duplikovat – zduplikuji existující označenou obj. Tisk/Storno – tisk údajů objednávky, tisk dopisu o zrušení objednávky Odeslat – odešlu objednávku dodavateli Aktivní záložka objednávka

10 Monografická objednávka Povinná pole ve formuláři objednávky: Číslo objednávky – doplňuje se automaticky, nastaven automatický čítač Status objednávky – automaticky se vkládá NEW, po odeslání dodavateli SV, připraveno k odeslání RSV Karta 2. Všeobecné údaje - Dílčí knihovna, Způsob nabytí Karta 3. Dodavatel Kód dodavatele – podle toho, co je v záznamu dodavatele, se automaticky doplní i Typ odeslání objednávky, Typ dodání, Způsob odeslání, Kontaktní osoba – tyto údaje lze v objednávce měnit podle potřeby Karta 4. Množství a cena Počet exemplářů Implicitní údaje (údaje, které uložím implicitně, se zobrazí v každé nové objednávce) Karta 2. Všeobecné údaje Objednávková skupina, Dílčí knihovna, Způsob nabytí, Formát dokumentu, Druh dokumentu

11 Objednávka – karta 2. Všeobecné informace Číslo objednávky generuje čítač. Lze nastavit čítač pro konkrétní dílčí knihovnu s vlastní řadou čísel a prefixem. Do poznámky můžeme libovolně psát, nezobrazuje se v objednávce. Nejdříve je nutné vybrat dílčí knihovnu, na té závisí nabídka ostatních údajů!!! Zde vybereme Objednávkovou skupinu – monografie, seriály nebo výměna. Status objednávky je po přidání NEW, po odeslání dodavateli SV. Pokud odesíláme celý seznam objednávek LI, status bude před odesláním RSV

12 Objednávka – Karta 3. Dodavatel Do objednávky se natáhnou i ostatní údaje dodavatele, které jsme vyplnili při jeho zápisu Typ odeslání objednávky – určuje, zda odešlu dodavateli seznam objednávek (kód LI) nebo se vygeneruje dopis pro každou zvlášť (kód LE) Datum urgence se automaticky vypočítá z údajů o dodání v záznamu dodavatele Dávková urgence – systém vygeneruje dopis, nezatrhnu – vygeneruje jen zprávu Z roletky lze vybrat kontaktní osobu z těch, které jsou uvedeny v záznamu dodavatele.

13 Objednávka – karta 4. Množství a cena Nepovinná pole: Cena Slevy – přirážky- dotáhnou se ze záznamu dodavatele Konečná cena - cena podle ceníku +/- slevy/přirážky Lokální cena - vyplní systém – (Cena v měně dodavatele X Slevy/přirážky X Směnný kurs měny = Cena v lokální měně) Poznámka k ceně – možnost zadat až 200 znaků Celková cena – spočítá se podle zadaného počtu exemplářů a ceny za exemplář Vytvořit záznam jednotek – Objeví se pouze při započetí objednávky. Pokud chceme, aby systém automaticky vytvořil záznam očekávaných jednotek – budou obsahovat DK a sbírku, status zpracování OI, OR, – objednávka iniciována, objednáno (v OPACu se zobrazí jako „Knihovna nemá přístupné jednotky“) Přidat – uložím objednávku, pokud se něco změní, dáme obnovit Počet exemplářů – povinné pole.

14 Odeslání objednávek dodavatelům Existují 2 způsoby odeslání objednávky. Pomocí jednotlivého dopisu nebo seznamu. Pokud je např. více objednávek od jednoho dodavatele, je jednodušší poslat objednávky v seznamu. Po kliknutí na tlačítko odeslat: 1. v objednávce je definován typ odeslání objednávky LE (dopis) – po kliknutí na „Odeslat“ odejde objednávka na mail nebo na tisk (nebo náhled). Po kliknutí na tlačítko odeslat se status objednávky změní na SV – odesláno dodavateli 2. pokud je typ odeslání definován jako LI (seznam), pak objednávka bude součástí seznamu. Seznam objednávek bude odeslán později po spuštění služby Odeslání seznamu objednávek dodavateli. Po kliknutí na „Odeslat“ se status objednávky změní na RSV – připraveno k odeslání. Po spuštění služby odeslání se status změní na SV – odesláno dodavateli.

15 Odeslání jednotlivé objednávky dodavateli – LE Zde je nastaveno Způsob odeslání EMAIL. Pokud si chceme před tím objednávku prohlédnout, zvolíme dole ikonku tiskárny a nastavíme Náhled, poté dáme „Odeslat“, objednávka se ukáže na obrazovce. Pokud chceme poslat emailem – zvolíme normální tisk. Pokud chceme objednávku vytisknout – zvolíme ve způsobu odeslání PRINT a na ikonce tiskárny normální tisk. Po kliknutí na Odeslat se změní status objednávky z NEW na SV.

16 Odeslání seznamu objednávek LI – menu ALEPH – Služby Odesílání seznamu objednávek dodavateli – vytvářím objednávky pro jednoho dodavatele se statusem RSV a poté je pošlu najednou jako seznam Objednávka zasílaná jako seznam musí mít status RSV – připraveno na odeslání dodavateli. Status NEW na RSV změním buď ručně v objednávce v Kartě 2. výběrem z roletky či klikem na Odeslat – systém zahlásí, že mám poslat obj. seznam procedurou acq-14 (odesílání seznamu objednávek dodavateli) a změní status objednávky na RSV

17 Odeslání objednávky – seznam obj. Uvedeme: - název výstupního souboru (malými písmeny, bez podtržítek, čísel, diakritiky, mezer) - z rejstříku (tři tečky) můžeme vybrat kód dodavatele. DŮLEŽITÉ!! - vybereme dílčí knihovnu a objednávkové pracoviště KNAV, KNAVD – Pozor, pokud necháme „Všechno“, můžeme poslat objednávky jiného ústavu!!! -Aktualizovat databázi – ANO – systém přidělí objednávce status SV - odesláno dodavateli -Zatrhnout „do historie“, budeme si moci příště tlačítkem „Zobr. historii“ vyvolat předešlý dotaz a můžeme ho jen upravit (nemusíme zadávat všechny údaje znovu) – tím se také vyhneme riziku, že zaškrtneme jinou dílčí knihovnu. -Potvrdíme tlačítkem Odeslat Seznam objednávek najdeme ve Správci úloh v KNA50 pod názvem výstupního souboru

18 Odeslání objednávky – seznam –Správce úloh 1. Zkontroluji, zda jsem v bázi KNA50. 2. V dolní části okna najdu soubor – přesunu pomocí šipky (např. k archivaci) 3. zkontroluji konfiguraci tisku (náhled, normální tisk) 4. Zkontroluji typ nastavení 5.Mohu potvrdit - tlačítko Tisknout (znamená odeslat)

19 Zrušení objednávek Objednávku označíme v seznamu objednávek a klikneme na Tisk./Storno. Zaškrtnout tisk dopisu o zrušení objednávky – pošle se dodavateli. Status objednávky se změní na LC. Dopis se zrušením objednávky bude vždy vytištěn jako jednotlivý dopis. Objednávky můžeme zrušit také tak, že ve formuláři objednávky editujeme status objednávky na: VC (zrušeno dodavatelem), LC (zrušeno knihovnou) Mazání objednávek 1.Mažeme prostřednictvím seznamu objednávek – vybereme v seznamu objednávek a klepneme na tlačítko „Vymazat“. V případě, že jsou k objednávce připojeny jednotky/dodání/urgence/faktury, systém požádá o potvrzení pokynu k vymazání. 2.Mažeme prostřednictvím seznamu nových a zrušených objednávek – tato možnost je určena pouze pro mazání objednávek se statusy NEW, LC (zrušeno knihovnou), VC (zrušeno dodavatelem)

20 Statusy objednávek  Statusy objednávek:  Po vyplnění a uložení objednávky má objednávka status NEW.  Poklikem na tlačítko Odeslat se změní status na RSV (připraveno k odeslání pro seznam objednávek) nebo SV (odesláno dodavateli - pro jednotlivý dopis, viz dále).  Jestliže je status dodání dokumentů úplný a faktura byla zaplacena (status platby je Placena), systém automaticky aktualizuje status na CLS - objednávka je uzavřena  Je možné nastavit další statusy objednávek  Statusy objednávek je možné měnit ručně Postup pro dodání dokumentů  Dodání monografií - poté, co dodavatel zašle dokumenty, zaregistrujeme dodání (úplné/částečné) a zaevidujeme do fondu (vytvoříme jednotku – pokud již není vytvořena při objednávce)  Dle nastavení ve Správě v kartě Dodavatel systém hlídá, zda byly dokumenty dodány včas a po spuštění služby Urgencí vygeneruje podle zadání urgenční dopisy pro dodavatele (nebo jen zprávy o tom, že objednané dokumenty dosud nejsou dodány)

21 Dodání monografických dokumentů Přidat – zpřístupní se formulář o dodání. Poté se v jednotkách změní status jednotky na IP – ve zpracování nebo nezpracovává se. Uzel dodání Vyhledaný záznam Počet exemplářů – počet skutečně dodaných exemplářů Úplné dodání – pokud nebyla dodána celá objednávka, systém nadále bude generovat urgence/zprávy k nedodaným exemplářům. Lze vytisknout. Datum odeslání exemplářů dodavatelem do knihovny

22 Záznam jednotky Čárový kód automaticky vygeneruje systém. Status zpracování jednotky - automaticky vygeneruje systém Uzel jednotka Po zaznamenání dodání jednotky je potřeba v třetí kartě jednotky vyplnit do interní poznámky písmeno: A - antikvariát D - dar N nákup V výměna

23 Rejstřík objednávek V rejstříku objednávek lze najít objednávky podle určitého požadavku – např. čísla objednávky, obj. jednoho objednávkového pracoviště, obj. pro jednoho dodavatele, v určitém časovém rozsahu atd. Funguje zde pravostranné krácení pomocí * Zde vyhledání objednávek podle kódu dodavatele.

24 Rejstřík nových a zrušených objednávek Statusy nových a zrušených objednávek: NEW - nová LC – zrušeno knihovnou VC – zrušeno dodavatelem CNB - zrušeno bez rozpočtu (neobsahuje smazané objednávky!)

25 Vytváření zpráv a statistik – Služby – výsledky ve správci úloh Statistika objednávek Objednávky a urgence Vyhledávání a tisk akvizičních záznamů

26 Příklady 1.Provést registraci dílčích knihoven – v modulu akvizice, v bázi KNA50 najít jakýkoliv záznam, přepnout se do uzlu seriály, zaškrtnout svou dílčí knihovnu – KNAV, KNAVD, aktualizovat. 2.Započít objednávku – uložit implicitně – Formát dokumentu, Druh dokumentu, Dílčí knihovnu, Způsob nabytí, Obj. skupinu. 2.Vytvořit monografickou objednávku s objednávkovou skupinou MON nebo VYM, s dodavatelem Pokus, typ odeslání objednávky LE – jednotlivý dopis, způsob odeslání PRINT, zaškrtnout „vytvořit záznamy jednotek“. Odeslat dodavateli - neposílat na tisk, ale zvolit vpravo dole přes ikonku tiskárna - náhled. 3.Tisk informací o objednávce. Dole vpravo na ikonce tiskárny zvolit náhled. 4.Zaznamenat dodání jednotek a změnit status jednotky na „ve zpracování“. Podívat se, jak to vypadá v OPACu. 5.Najít v rejstříku objednávek svoji objednávku. Najit všechny objednávky objednávkové skupiny MON nebo VYM. 6.Ve vytvořené objednávce změnit status objednávky na RSV a typ odeslání objednávky LI – seznam, odeslat. Vytvořit proceduru v liště ve Služby - Objednávky a urgence - Odeslání seznamu objednávek dodavateli. Zaškrtnout dílčí knihovny KNAV, KNAVD a objednávkové pracoviště KNAV, KNAVD, způsob nabytí „nákup“, objednávková skupina „monografie nebo výměna“. Zaškrtnout „aktualizovat databázi“. Zaškrtnout „uložit do historie“. Najít soubor ve správci úloh, odeslat na tisk – zvolit náhled. 7.Urgence - najít objednávku, kterou jsme vytvořili v uzlu objednávky, v poduzlu urgence zadat novou urgenci. 8.Vytvořit statistiku – pro KNAV, 1.2.2011-1.9.2011.