MODUL AKVIZICE URGENCE SERIÁLŮ. Urgence Urgence jsou obvykle posílány dodavateli, pokud není u něj objednaný dokument dodán v očekávaném čase. Je možné.

Prezentace na téma: "MODUL AKVIZICE URGENCE SERIÁLŮ. Urgence Urgence jsou obvykle posílány dodavateli, pokud není u něj objednaný dokument dodán v očekávaném čase. Je možné."— Transkript prezentace:

1 MODUL AKVIZICE URGENCE SERIÁLŮ

2 Urgence Urgence jsou obvykle posílány dodavateli, pokud není u něj objednaný dokument dodán v očekávaném čase. Je možné si nechat pouze generovat zprávy o nedodaných monografiích/číslech a podle uvážení je zasílat Nastavení se liší podle typu objednávky – monografická, seriálová, trvalá Urgence generuje systém podle nastavení nebo je můžeme zadávat ručně U seriálových urgencí rozlišujeme Urgence seriálových objednávek - záleží na nastavení v kartě dodavatele Urgence jednotlivých čísel seriálu - záleží na nastavení v kartě předplatného

3 1. Urgence seriálových objednávek Při zakládání dodavatele (uzel správa – dodavatelé) si můžeme navolit zpoždění dodání (kolik dnů má dodavatel na to, aby zareagoval na objednávku a dodal první číslo časopisu) Údaje dodavatele - Počet dnů zapíšeme do karty 3. Údaje o dodavateli, a to do pole Dodání 4 (SER) a Dodání 5 (SER) - jsou možné 2 způsoby dodání pro seriály a u každého je možné nastavit jiný počet dnů pro dodání. Číslo označuje počet dnů, po kterém se po spuštění služby urgencí vytvoří dopisy pro dodavatele Je nutné mít nastavenou adresu dodavatele, můžeme nastavit i jinou, pokud se liší od adresy objednávky Počet dnů od odeslání objednávky, které má dodavatel na dodání dokumentů (1-3 pro monografie, 4 a 5 pro seriály) Př. Nastavili jsme dodavateli toleranci 14 dnů pro dodávání seriálů pozemní poštou (S)

4 Urgence seriálových objednávek Formulář objednávky seriálu datum urgence je při zápisu objednávky nulové po odeslání objednávky dodavateli (změní se status objednávky na SV) systém automaticky do objednávky vloží datum urgence podle údaje ve zpoždění dodání v kartě dodavatele. aby se generovaly urgence, musí mít objednávka status SV (pokud používáme online systém dodavatele pro objednávání, potom je nutné změnit status ručně). po spuštění urgencí se k tomuto datu vytvoří zpráva o urgenci k objednávce.

5 Spuštění urgencí seriálových objednávek přes Služby – acq-19 Použijeme v případě, že dodavatel nijak nezareagoval na naší objednávku seriálu a nezaslal ani jedno číslo Urgujeme tím CELOU objednávku, nikoliv jednotlivá čísla!!! Urgence pro seriálové objednávky „zpráva o urgencích a urgenční dopisy pro seriálové objednávky (acq-19)“ Po dohodě je systém může automaticky generovat, poté by je nebylo nutné spouštět ručně Systém negeneruje dopisy, nýbrž přehled objednávek, na něž dodavatel nezareagoval Výstupní soubor procedury acq-19 najdeme ve Správci úloh

6 Urgence seriálových objednávek Uvedeme: - název výstupního souboru (bez podtržítek, čísel, diakritiky, mezer, velkých písmen) - z rejstříku (tři tečky) můžeme vybrat kód dodavatele -vybereme dílčí knihovnu DŮLEŽITÉ!! -Objednávkové pracoviště je nepovinné -zatrhneme-li „do historie“, budeme si moci příště tlačítkem Zobrazit historii vyvolat předešlý dotaz a můžeme ho jen upravit, (nemusíme zadávat všechny údaje znovu) -Potvrdíme tlačítkem Odeslat Seznam urgencí najdu ve správci úloh v KNA50 pod názvem výstupního souboru Tisk je možné upravit podle vašich požadavků, nyní se jedná jen o tabulku pro informaci s přehledem objednávek, na které dodavatel nezareagoval. Dopisy se generují až pro jednotlivá nedodaná čísla.

7 2. Urgence jednotlivých čísel seriálu Při vytváření předplatného časopisu navolíme v kartě 3. Údaje předplatného 2. zda se mají vytvářet urgence a počet dnů mezi jednotlivými urgencemi (počet dnů, které má dodavatel na to, aby číslo od data jeho vydání zaslal do knihovny) V parametrech vydávání systém vygeneruje data, kdy by měla čísla přijít do knihovny (např. podle šablon periodicity) (např. seriál má periodicitu 3x měsíčně, čísla vychází každý měsíc 1, 15 a 30) Pokud jsou nastaveny urgence, automaticky k datu vydání čísla připočítá počet dní pro urgenci = datum očekávaného vydání Dodavatel nedodá určitá čísla seriálu Chybějící čísla můžeme urgovat ručně nebo spustit proceduru „Tisk urgenčních dopisů/zprávy o urgencích“ (serial-44) Tato procedura nevytvoří urgenci na čísla, která mají status NP – not published - nebylo vydáno (možnost ručně omezit urgence podle aktuálních zpráv od dodavatele) Systém urguje pouze čísla nedodaná k aktuálnímu datu

8 Urgence jednotlivých čísel: nastavení ve formuláři předplatného Do formuláře předplatného je třeba zapsat: 1) Jaké mají být intervaly mezi jednotlivými urgencemi (ve dnech) 2) Zda se mají urgence generovat Odeslat urgence: ANO – urgence budou v dávce urgencí, spouštěné přes služby Tisk urgencí – serial_44 NE, NEPRAVIDELNĚ – nebudou se posílat automaticky, objeví se ve zprávách o urgencích (jedna z možností v serial_44)

9 Urgence jednotlivých čísel seriálu Evidence dodání – dolní část okna – Formulář dodání Datum vydání – vygeneruje se podle šablon periodicity Očekáváno – datum vydání + počet dnů, nastavených v Kartě předplatného pro urgence

10 Urgence jednotlivých čísel seriálu – Služby – Seriály - serial-44 Urgence jednotlivých nedodaných čísel seriálu spouštíme procedurou z nabídky Služby – Seriály – „Tisk urgenčních dopisů/zprávy o urgencích“ (serial-44) Vstupní soubor – NEUVÁDÍME Výstupní soubor - název výstupního souboru (bez podtržítek, čísel, diakritiky, mezer, velkých písmen) Vyvolání nápovědy Typ výstupu – vybereme podle toho, jestli chceme generovat urgenční dopisy nebo jen zprávy o urgencích pro informaci (a dodavatele např. kontaktujeme telefonicky nebo přes jeho online systém) Z rejstříku (tři tečky) můžeme vybrat kód dodavatele Filtr pro číslo urgence – doporučujeme zvolit „jakákoliv urgence“ Aktualizovat databázi – Ano – zaeviduje vytvoření urgence do systému Ne – vytvoří zprávu bez evidence v systému Vybereme dílčí knihovnu DŮLEŽITÉ!!

11 Urgence jednotlivých čísel seriálu – Služby – Seriály - serial-44 Potvrdíme tlačítkem Odeslat Status zpracování jednotky – je možné omezit urgence jen na vybrané statusy zpracování jednotek Status jednotky – omezení urg. na vybrané statusy jednotek Datum očekávaného dodání - služba bude brát v úvahu čísla, jejichž dodání bylo očekáváno do zadaného data. Implicitní hodnota je aktuální datum. Vytvořit spouštěče - nepoužíváme

12 Urgence jednotlivých čísel seriálu Výsledek najdeme ve správci úloh – (Menu ALEPH – Správce úloh; urgence a zprávy si můžeme nejdříve v náhledu prohlédnout, poté změnou nastavení na Tisk poslat). – Podle nastavení je možné nechat si zasílat všechny odchozí akviziční tisky v kopii na vlastní mail (nastaví systémoví knihovníci) Text je možné upravit podle vašich požadavků

13 Urgence jednotlivých čísel seriálu Správa seriálů – Jednotky – jednotka má status „Urgováno“

14 Urgence jednotlivých čísel seriálu Správa seriálů – záložka urgence - seznam urgencí: V horní části okna je seznam všech urgovaných čísel k danému předplatnému a přehled zaslaných urgencí i datum další očekávané urgence, můžeme zde urgenci smazat V dolní části okna je původní očekávané datum obdržení čísla, můžeme zde zapsat odpověď dodavatele a datum

15 Online urgence jednotlivých čísel seriálu Jednotlivá čísla můžeme urgovat online bez spouštění procedur V uzlu Seriály vybereme Evidenci dodání – označíme číslo, které chceme urgovat - z nabídky vpravo vybereme Urgovat – otevře se okno seznamu urgencí – vybereme Nová

16 Online urgence jednotlivých čísel seriálu Tlačítkem Přidat urgenci aktivujeme – odešleme dodavateli Pokud si nastavíme klienta na tisk (vlevo dole na obrazovce klienta – pravé tl. myši – ikona tiskárny – normální tisk), a máme v dodavateli uvedený mail, urgence se okamžitě pošle mailem. Pokud zde máme nastaveno „Náhled“, urgence se otevře k náhledu a můžeme jí poslat na tiskárnu. Do pole Text urgence zapište vzkaz pro dodavatele, který se zobrazí v urgenci

17 Online urgence jednotlivých čísel seriálu Urgence se po odeslání uloží a vygeneruje se datum další urgence (podle Karty 2. Údajů předplatného)

18 Kontrola urgencí pro jednotlivá předplatná Pokud máme k seriálu více předplatných, systém eviduje urgence pro každé z nich. Záložka Seriály – Předplatná – podnabídka Urgence -Vlevo vidíme počet urgencí pro toto předplatné