Hromadná korespondence

Prezentace na téma: "Hromadná korespondence"— Transkript prezentace:

1 Hromadná korespondence
Word XP

2 Potřebujeme více adresátům zaslat dopis
Nejlehčí by bylo univerzálně napsaný dopis nastrkat do obálek …, kdo ale napíše adresy? My budeme psát adresu rovnou do dopisu. Má to své výhody a my máme okénkové obálky. Pointa hromadné korespondence je v tom, že nám spojí formulář dopisu s daty ze seznamu a pro každého adresáta vytvoří originální dopis.

3 Spustíme průvodce hromadnou korespondencí

4 1. krok, vybereme typ dokumentu - dopisy
Jsou i jiné možnosti, ale ty nechte napotom.

5 2. krok, kde vzít text pokud jsme již něco napsali před spuštěním hromadné korespondence, nebo chceme začít na čistém papíře – možnost psát ještě bude pokud chceme adresy či jiné položky hromadné korespondence vložit do již existujícího dokumentu

6 3. krok, výběr seznamu s daty - adresami
Předpokládejme, že seznam s adresáty máme již připraven v některém z pod-porovaných souborů (csv; dbf; xls; …). Zde ho otevřeme

7 Nyní máme možnost výběru či odvýběru „háčkováním“, …

8 … nebo použitím filtrů.

9 4. krok, vložení položek ze seznamu do dopisu
Zde lze také vkládat položky. Můžeme využít předdefinované bloky. Nyní můžeme psát libovolný text do dopisu a vkládat položky ze seznamu.

10 Vložení bloku s adresou
Nejdůležitější je nastavit shodu skutečných názvů položek s názvy očekávanými.

11 Nyní se nám již zobrazí pole, jeho hodnotu (obsah) uvidíme v dalším kroku nebo přepnutím na panelu nástrojů – hromadné korespondence.

12

13 5. krok, kontrola - náhledy
Mezi jednotlivými náhledy se můžeme posouvat.

14 6. krok, poslední – tisk nebo uložení dopisů
Buďto můžem všechno poslat na tiskárnu, nebo si nechat vygenerovat nový dokument, který bude obsahovat dopisy pro všechny řádky seznamu adresátů

15 Nášup

16 Ve 4. kroku můžeme vkládat další položky – pole

17 Nebo dokonce texty závislé na hodnotě položky

18 Např. text závislý na hodnotě položky pohlaví

19 Pro začátek vše