Konverze dokumentů z moci úřední

Konverze dokumentů z moci úřední
Úvodní kurz k problematice provádění konverze dokumentů z moci úřední eGON centrum HOLEŠOV Tady je text

Přihlášení do centrály Czech POINT Volba formuláře Tady je text 2 © eGON centrum HOLEŠOV

Přihlášení do centrály Czech POINT Než začnete cokoliv pomocí Czech POINT dělat, je třeba se přihlásit do jeho centrály, autentifikovat se a vybrat druh činnosti. Do centrály Czech POINTU se dostanete z webového prohlížeče zadáním adresy Následuje vaše autentifikace výběrem komerčního certifikátu a zadáním odpovídajícího PINu; dále pak ověření přihlašovacích údajů – uživatelského jména a přístupového hesla. Tady je text 3 © eGON centrum HOLEŠOV

Přihlášení Při vstupu do softwarového rozhraní pro práci s Czech POINT je vyžádána autentifikace (přihlášení) pracovníka. Pro tento účel je zapotřebí, aby do USB konektoru počítače byl zasunut jeho tzv. token, zařízení iKey 4000, ve kterém je uložen privátní klíč pracovníka. Tady je text 4 © eGON centrum HOLEŠOV

Přihlášení Prvním krokem při přihlášení je výběr a potvrzení digitálního certifikátu. Certifikát potvrďte v okně Zvolit digitální certifikát. Tady je text 5 © eGON centrum HOLEŠOV

Následuje zadání PIN kódu pracovníka – zapište jej do vstupního pole Enter PIN dialogu Token Login. Tady je text 6 © eGON centrum HOLEŠOV

Pokud je vše v pořádku, otevře se stránka pro přihlášení do prostředí Czech POINT. Pracovník zde vyplní do vstupních polí tato data: Jméno – identifikace pracovníka ve formě jeho přihlašovacího jména – obecně to může být kombinace znaků a číslic, často se užívá kombinace částí jména a příjmení. Heslo – přístupové heslo vytvořené k výše zapsanému uživatelskému jménu. Vlastní přihlášení proběhne po stisku tlačítka Přihlásit. Tady je text 7 © eGON centrum HOLEŠOV

Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby (z moci úřední)
Po přihlášení se na následující stránce zobrazí nabídka formulářů. V levé sekci okna klepněte ve skupině Czech na položku Konverze dokumentů. Vyhledejte sekci označenou ve sloupci Šablona názvem Formulář autorizovaná konverze z listinné do elektronické podoby dokumentu Zkontrolujte dostupnost formuláře – v kladném případě je ve sloupci Dostupnost zobrazen zelený indikátor; v případě, že je formulář dočasně nedostupný, je barva indikátoru červená. Poklepejte myší na odkaz Stáhnout (vpravo od indikátoru dostupnosti). Tady je text 8 © eGON centrum HOLEŠOV

V následujícím dialogu vyberte a potvrďte volbu nařizující přímo otevřít formulář – nikoliv jej uložit na disk. Tady je text 9 © eGON centrum HOLEŠOV

Konverze listin do elektronické podoby
Převezmeme od žadatele listiny; naším prvním úkolem úkolem bude posouzení jejich vzhledu. Pokud jsou listiny vybaveny některým z ochranných prvků, které popisují názvy zaškrtávacích políček, pak příslušné políčko zaškrtneme. Jestliže listiny obsahují ještě jiný ochranný prvek, který nelze podchytit pomocí zaškrtávacích políček, vypíšeme jej slovy do pole Jiný zjišťovací prvek.

Pokud je pracoviště Czech POINT vybaveno rozhraním TWAIN, toto rozhraní nyní umožní sejmutí listinné předlohy skenerem. Pokud budeme chtít předlohy skenovat, zapojíme skener a uložíme do něj listiny. V dialogu Skenování dokumentu zkontrolujeme nastavení přepínače pro stanovení způsobu získání předlohy na položku Získat ze skenovacího zařízení (je to výchozí nastavení přepínače). Skener se tak přímo propojí s formulářem. Tady je text 11 © eGON centrum HOLEŠOV

V dialogu Skenování dokumentu lze zkontrolovat a podle potřeby upravit některá nastavení skeneru tak, aby sejmutý obraz předloh byl co nejkvalitnější. Zastoupení položek ve voličích záleží na konkrétním zařízení. Vybrat skener – volič umožní vybrat konkrétní snímací zařízení v případě, že jich je k počítači připojeno několik. Po nastavení parametrů sejměte tlačítkem Náhled náhledový obrázek listiny. Můžete jej posoudit v okénku Náhled v levé sekci dialogu. Pokud se jeví obrázek listiny jako špatně čitelný, zkuste opravit jas a náhled sejmout znovu. Zdroj dokumentu – zde je podle konkrétního zařízení možné například použít volbu Automatický podavač dokumentů (jestliže si listiny skener umí sám podávat ze zásobníku). Další možností je umístit předlohu (třeba pomačkanou listinu, která by neprošla podavačem) přímo na desku skeneru ručně a zvolit nastavení Deska skeneru. Typ dokumentu – voličem vyberte, zda má být předloha sejmuta černobíle (ve stupních šedi) nebo barevně. Rozlišení – možnosti závisí na konkrétním zařízení. Obecně zde lze nastavit, v jakém rozlišení má být listiny sejmut (DPI = Dot-Per-Inch – počet grafických bodů na palec). Formát stránky – výchozí volba je obvykle A4 – nejčastější formát listin používaný v České republice. Lze však podle možností skeneru nastavit i jiné formáty. Nastavení jasu – podle charakteru listin zvolte jas standardní, světlejší nebo tmavší – aby čitelnost sejmuté předlohy byla co nejlepší. Jestliže se náhled jeví jako čitelný, sejměte předlohu na čisto stiskem tlačítka Skenovat.

Načtení předlohy z grafických souborů Předlohy listin lze dodat také ve formě souborů ve formátu JPG. To je nutné vždy, pokud není k dispozici skener, případně když žadatel přináší předlohy již sejmuté. Soubory s předlohami lze nyní načíst z disku či jiného paměťového média. Přepínač v dialogu Skenování dokumentu nastavte do polohy Otevřít oskenovaný dokument z adresáře. Stiskem tlačítka Vybrat soubory otevřete dialog pro výběr souborů. Zvolte soubor nebo vyberte (při stisknuté klávese Shift nebo Ctrl) skupinu souborů. Tady je text 13 © eGON centrum HOLEŠOV

Konverze předloh do formátu PDF Sejmuté předlohy – ať ji skenerem nebo ze souborů – jsou zkonvertovány do souboru ve formátu PDF. Jakmile je konverze ukončena, formulář se doplní o další část, nazvanou Elektronický dokument provedené konverze. Tady je text 14 © eGON centrum HOLEŠOV

Kontrola konvertovaného dokumentu Zobrazení dokumentu Dokument ve formátu PDF vzniklý sejmutím a konverzí listin je zapotřebí zkontrolovat. Klepněte na tlačítko Otevřít dokument. Dokument se načte do okna prohlížeče PDF souborů – Adobe Readeru. Tady je text 15 © eGON centrum HOLEŠOV

Prohlédněte si pozorně dokument a porovnejte jej stránku po stránce s listinnou předlohou.

Konvertovaný dokument neodpovídá předloze Pokud při porovnání konvertovaného dokumentu s předlohou zjistíte, že zobrazený PDF dokument předloze neodpovídá (například je příliš tmavý nebo vykazuje jiné vady), můžete skenování a konverzi zopakovat. Upravte nastavení skeneru podle interní metodiky a klepněte na tlačítko Znovu skenovat dokument. Tady je text Vrátíte se do výchozí zelené části formuláře, kde stiskem tlačítka Zahájit provedení konverze postup zopakujete. 17 © eGON centrum HOLEŠOV

Připojení ověřovací doložky Ke konvertovaným listinám v elektronické podobě musíme připojit ověřovací doložku, která potvrdí jejich pravost a úplnost. Ověřovací doložka bude zapsána jako poslední stránka přímo do PDF dokumentu s konvertovanými listinami. Tady je text 18 © eGON centrum HOLEŠOV

Před připojením doložky slovně popíšeme konvertovaný dokument.
Do pole Označení vstupu je třeba zapsat povinný údaj – identifikaci listin. Popíšeme několika slovy obsah listin. Vyplnění pole Datum sepsání je nepovinné – můžeme zapsat datum, kdy byla listina vytvořena, pokud je údaj o tom v ní uveden.

Vytvoření doložky Klepneme na tlačítko Připojit k výstupu ověřovací doložku. Následuje dialog pro potvrzení kvalifikovaného certifikátu s naším elektronickým podpisem, který bude použit k zabezpečení doložky. Klepnutím na tlačítko OK volbu certifikátu potvrdíme. Tady je text 20 © eGON centrum HOLEŠOV

Dále zadáme do vstupního pole dialogu PIN číslo PIN, odpovídající našemu tokenu. Údaje se odešlou ke zpracování a vrátí se ověřovací doložka, která se připojí k PDF souboru. Tím se stává elektronicky podepsaný a je také opatřený časovým razítkem. Tady je text 21 © eGON centrum HOLEŠOV

Kontrola údajů v doložce
Důležité údaje z připojené doložky se doplní do polí formuláře. Jsou tu uvedeny údaje o identitě autora elektronického podpisu a údaje o identitě časového razítka.

Celý dokument opatřený ověřovací doložku připojenou jako poslední stránka lze klepnutím na tlačítko Otevřít dokument znovu zobrazit v Adobe Readeru.

Platnost certifikátu obdrženého výpisu ukazuje grafický symbol v levém horním rohu panelu Podpisy. Symboly a jejich význam shrnuje tabulka: Dokument byl v průběhu přenosu změněn a nelze tedy výstup vydat – kontaktujte HelpDesk. Dokument je elektronicky podepsaný a nebyl změněn - kontaktujte HelpDesk. Vše je v pořádku, dokument můžete bez obav vytisknout Tady je text 24 © eGON centrum HOLEŠOV

Uložení výstupu z konverze Konvertovaný dokument je zapotřebí uložit na disk počítače. Na konci formuláře v zelené sekci Předat výstup z provedené konverze klepněte na tlačítko Uložit výstup z provedené konverze. Tady je text 25 © eGON centrum HOLEŠOV

V dialogu Uložit data pak vyberte složku, do které budete chtít výstupní dokument ve formátu PDF uložit. Tady je text 26 © eGON centrum HOLEŠOV

Uložení potvrďte stiskem tlačítka Uložení výstupu bylo úspěšně provedeno. Tady je text 27 © eGON centrum HOLEŠOV

Klepnutím na tlačítko Zavřít formulář formulář uzavřete. Tady je text 28 © eGON centrum HOLEŠOV

Konverze dokumentů z elektronické do listinné podoby (z moci úřední)
Konverze dokumentů do listinné podoby Po přihlášení se na následující stránce zobrazí nabídka formulářů. V levé sekci okna klepněte ve skupině Czech na položku Konverze dokumentů. Vyhledejte sekci označenou ve sloupci Šablona názvem Formulář autorizovaná konverze z elektronické do listinné podoby dokumentu Zkontrolujte dostupnost formuláře – v kladném případě je ve sloupci Dostupnost zobrazen zelený indikátor; v případě, že je formulář dočasně nedostupný, je barva indikátoru červená. Poklepejte myší na odkaz Stáhnout (vpravo od indikátoru dostupnosti). Tady je text 29 © eGON centrum HOLEŠOV

Konverze dokumentů do listinné podoby Vstup pro konverzi Dokumenty (vstup), který má být autorizovaně konvertován do listinné podoby, se načítají ze specifikované složky v počítači. Klepnutím na tlačítko Otevřít vstup pro konverzi se otevře dialog Vložit soubor jako přílohu. Tady je text Takto lze načíst libovolný soubor ve formátu PDF, uložený na složce dostupného paměťového média ve vašem počítači. Tento postup se použije v případě, když žadatel pošle soubory ze svého počítače do evidenčního systému kontaktního místa Czech POINT, odkud jsou pak zkopírovány na disk. 31 © eGON centrum HOLEŠOV

Vyberte soubor a klepnutím na tlačítko Otevřít jej vyberte ke konverzi. Tady je text 32 © eGON centrum HOLEŠOV

Po načtení dokumentů následuje jejich konverze do listinné podoby. Konvertovat lze pouze dokumenty ve formátu PDF verze 1.3 a vyšší. Jestliže je mezi dokumenty například soubor z Wordu, pak jej konvertovat nelze. Tady je text 33 © eGON centrum HOLEŠOV

Seznam dokumentů ke konverzi Konvertuje se příloha datové zprávy Pokud je ke konverzi načtena datová zpráva, může obsahovat několik souborů. Pak je vám nabídnut jejich seznam. Seznam dokumentů ke konverzi je uveden v růžové sekci Seznam dokumentů obsažených v datové zprávě. U dokumentů, kde konverze do listinné podoby je možná, je vpravo od položky s názvem připojeno tlačítko Vybrat pro provedení konverze. Jeho stiskem se příslušný soubor zkonvertuje. Dokumenty ke konverzi není nutné konvertovat v pořadí, jak jsou uvedeny; je to však lepší pro přehlednost. Tady je text 34 © eGON centrum HOLEŠOV

Konvertuje se jeden určitý dokument Jestliže se požaduje konverze jednoho konkrétního dokumentu, pak není sekce Seznam dokumentů obsažených v datové zprávě uvedena a dokument je rovnou zkonvertován. Tady je text 35 © eGON centrum HOLEŠOV

Kontrola a tisk konvertovaného dokumentu Výstupem je soubor ve formátu PDF verze 1.7, který je elektronicky podepsán a opatřen časovým razítkem – oba údaje můžete zkontrolovat v polích sekce Elektronický dokument provedené konverze. Formulář zobrazí základní informace o dokumentu – verzi PDF, údaje o elektronické podpisu a informaci o časovém razítku, je-li v PDF obsaženo. Stiskem tlačítka Otevřít dokument načtete dokument do Adobe Readeru. Zde zkontrolujte údaje o platnosti elektronického podpisu. Tady je text 36 © eGON centrum HOLEŠOV

Otevření dokumentu a kontrola podpisu Konverzi lze realizovat pouze po ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu (značky). Tady je text 37 © eGON centrum HOLEŠOV

Příkaz Podpisy se zobrazí POUZE je-li dokument elektronicky podepsaný!
Otevření dokumentu a kontrola podpisu Potřebnými nástroji disponuje prohlížecí program souborů PDF – program Adobe Reader, kde lze elektronický podpis ověřit v panelu Podpisy (otvírá se z nabídky Zobrazení příkazem Navigační panely a dále příkazem Podpisy. Příkaz Podpisy se zobrazí POUZE je-li dokument elektronicky podepsaný!

Poměr zobrazení sekce s panelem a sekce s vlastním dokumentem lze upravit tahem myší za oddělovací příčku obou sekcí.

Otevření dokumentu a kontrola podpisu Pokud se zobrazí symbol podpisu se zeleným zaškrtnutím a informace „podpis je platný“, pokračujte vytištěním dokumentu. Tady je text 40 © eGON centrum HOLEŠOV

Otevření dokumentu a kontrola podpisu Podpis byl při vytvoření dokumentu platný, nyní nelze ověřit Autorizovanou konverzi nelze provést! Platnost uznávaného elektronického podpisu (značky) byla ověřena – v tomto případě byla identita autora podpisu při vydání platná, ale nyní nelze zkontrolovat, zda nebyla zrušena a zda její platnost trvá. Tady je text 41 © eGON centrum HOLEŠOV

Otevření dokumentu a kontrola podpisu Podpis je neplatný Autorizovanou konverzi nelze provést! Platnost uznávaného elektronického podpisu (značky) nebyla ověřena. Tady je text 42 © eGON centrum HOLEŠOV

Otevření dokumentu a kontrola podpisu Identita autora podpisu je neznámá Po ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu (značky) se provede autorizovaná konverze. Platnost uznávaného elektronického podpisu (značky) nebyla ověřena – v tomto případě se musí nainstalovat pouze kořenové certifikáty kvalifikovaných certifikačních autorit a přidat certifikáty k „důvěryhodným identitám“ Adobe Readeru. Po opětovném otevření dokumentu dojde k ověření elektronického podpisu. Tady je text 43 © eGON centrum HOLEŠOV

Tlačítkem OK dokument vytiskneme.
Chceme-li výpis vytisknout, klepneme na nástrojové liště programu Adobe Reader na tlačítko s ikonou tiskárny nebo z nabídky Soubor na horní liště spustíme příkaz tisknout. Tlačítkem OK dokument vytiskneme. Vytištěný dokument zkontrolujeme, zda je obsahově totožný se vstupem pro konverzi (výchozí elektronickou podobou dokumentu).

Potvrzení provedení kontroly podpisu Ve formuláři se po prohlédnutí dokumentu v Adobe Readeru zobrazí přepínač Byla ověřena platnost uznávaného elektronického podpisu (značky)? Se zaškrtávacími políčky ANO a NE. Tady je text 45 © eGON centrum HOLEŠOV

Kontrola podpisu nebyla úspěšná V případě, že kontrola podpisu nebyla úspěšná, zaškrtněte políčko NE. Tady je text Autorizovanou konverzi nelze provést – dokument byl podepsán neplatným uznávaným elektronickým podpisem (značkou). Klepnutím na tlačítko: Zavřít formulář transakci ukončete. 46 © eGON centrum HOLEŠOV

Kontrola podpisu byla úspěšná V případě, že dokument je podepsán platným elektronickým podpisem, zaškrtněte políčko ANO. Přejdete tak dalším operacím spojeným s konverzí dokumentu. Doplňkové údaje popisující dokument Před vytvořením ověřovací doložky je zapotřebí slovně popsat konvertovaný dokument. Do pole Označení vstupu je třeba zapsat povinný údaj – identifikaci listin. Popište několika slovy obsah listin. Vyplnění pole Datum sepsání je nepovinné – zapište sem datum, kdy byla listina vytvořena, pokud je údaj o tom v ní uveden. Tady je text 47 © eGON centrum HOLEŠOV

Do pole Označení vstupu je třeba zapsat povinný údaj – identifikaci listin. Popište několika slovy obsah listin. Vytvoření ověřovací doložky Vyplnění pole Datum sepsání je nepovinné – zapište sem datum, kdy byla listina vytvořena, pokud je údaj o tom v ní uveden. Ověřovací doložka potvrzuje platnost dokumentu vydaného na pracovišti Czech POINT. Před jejím vytvořením je zapotřebí slovně popsat konvertovaný dokument. Klepněte na tlačítko Připojit k výstupu ověřovací doložku. Ověřovací doložka se sestaví a zobrazí ve formuláři. Tady je text 48 © eGON centrum HOLEŠOV

Zkontrolujte výtisk, zda je čitelný
Zkontrolujte výtisk, zda je čitelný. Pokud není výtisk v pořádku, vytiskněte jej stejným tlačítkem znovu. Klepnutím na tlačítko Tisk ověřovací doložky na papír A4 ověřovací doložku vytiskněte.

Tisk doložky Výtisk doložky připojte předepsaným (neoddělitelným) způsobem k vytištěnému dokumentu. Vytištěný dokument spolu s ověřovací doložkou tvoří cílový výstup autorizované konverze. Tady je text 50 © eGON centrum HOLEŠOV

Ukončení transakce Zavření formuláře Pokud jste úspěšně vytiskli ověřovací doložku, klepněte na tlačítko Tisk ověřovací doložky byl úspěšně proveden. Tlačítko pro potvrzení tisku doložky se změní v tlačítko Zavřít formulář, jehož pomocí formulář uzavřete. Tady je text 51 © eGON centrum HOLEŠOV

Konverze dalších dokumentů Pokud je zapotřebí konvertovat více dokumentů, formulář znovu otevřete a stejným postupem pokračujte v konverzi dalšího dokumentu. Tady je text 52 © eGON centrum HOLEŠOV

Po přihlášení se na následující stránce zobrazí nabídka formulářů. V levé sekci okna klepněte ve skupině Czech na položku Konverze dokumentů. Tady je text Vyhledejte sekci označenou ve sloupci Šablona názvem Ověření provedení autorizované konverze Zkontrolujte dostupnost formuláře – v kladném případě je ve sloupci Dostupnost zobrazen zelený indikátor; v případě, že je formulář dočasně nedostupný, je barva indikátoru červená. Poklepejte myší na odkaz Stáhnout (vpravo od indikátoru dostupnosti). 54 © eGON centrum HOLEŠOV

Vložení kódu ověřovací doložky V otevřeném formuláři Ověření provedení autorizované konverze zapište do pole Identifikační kód ověřovací doložky kód z doložky konvertovaných listin, jejichž pravost je třeba ověřit. Tady je text Stiskem tlačítka Ověřit provedení konverze dokumentu v evidenci ověřovacích doložek odešlete číslo doložky do evidence ověřovacích doložek k posouzení. 56 © eGON centrum HOLEŠOV

Konverze byla ověřena Pokud je číslo doložky v pořádku, vypíše se zpráva o úspěšně provedené konverzi, k níž byla daná doložka vydána. Tady je text Formulář zavřete klepnutím na tlačítko Zavřít formulář 57 © eGON centrum HOLEŠOV

Konverze nebyla ověřena Pokud kód ověřovací doložky nebyl v evidenci shledán platným, vypíše se zpráva, že dokument nevznikl autorizovanou konverzí podle zákona č.300/2008 Sb. Jinak je třeba klepnutím na tlačítko Zavřít formulář ověřovací formulář uzavřít a oznámit žadateli záporný výsledek ověření. Tady je text Zkontrolujte zadané číslo doložky. Pokud zjistíte chybu, můžete ji v poli opravit a stiskem tlačítka Ověřit provedení konverze dokumentu v evidenci ověřovacích doložek odeslat číslo doložky do evidence ověřovacích doložek k novému posouzení. 58 © eGON centrum HOLEŠOV

Konverze dokumentů z moci úřední

Podobné prezentace

Prezentace na téma: "Konverze dokumentů z moci úřední"— Transkript prezentace:

Podobné prezentace

O projektu

Kontaktní formulář

Přihlásit se

Přihlásit se přes sociální síť:

Konverze dokumentů z moci úřední

Podobné prezentace

Prezentace na téma: "Konverze dokumentů z moci úřední"— Transkript prezentace:

Podobné prezentace

O projektu

Kontaktní formulář