Jak na hromadnou korespondenci

Prezentace na téma: "Jak na hromadnou korespondenci"— Transkript prezentace:

1 Jak na hromadnou korespondenci
stručný úvod by V. Votruba copyleft 2005

2 Co to je hromadná korespondence
způsob, jak určitý dokument určený více lidem „obohatit“ údaji oněch lidí způsob vytváření katalogových štítků, adresních štítků, diplomů, obálek a jiných materiálů s pomocí databáze údajů

3 Jak začít nejprve musí být otevřený buď prázdný dokument nebo dokument, který budeme chtít s databází údajů spojit pak můžeme spustit hromadnou korespondenci přes Nástroje – Dopisy a korespondence otevře se vpravo panel sloužící k vytvoření hromadné korespondence

4 Dopis, obálka, štítek nebo adresář?
dopis slouží pro jakýkoliv dokument, který zaplní celou stránku a bude obsahovat data z databáze štítek je vhodný pro dokument, kde data z databáze budou uspořádána v tabulce … a pokračujeme dále

5 Počáteční dokument druhým krokem je výběr počátečního dokumentu
buď je již otevřen a pak ho použijeme jako aktuální nebo si musíme otevřít ze šablony nebo z jiného existujího dokumentu … a pokračujeme dále

6 Jak vybrat zdroj dat buď máme seznam připravený v podobě souboru, nebo využíváme adresáře v aplikaci Outlook nebo vytvoříme teď nový (nedoporučuji – nejlépe mít seznam již vytvořený) máme-li seznam, přes Procházet si jej otevřeme a můžeme: zatržením nebo zrušením zatržení vybrat údaje z databáze kliknutím na sloupec zvolit způsob řazení

7 Vytvořit dokument ... v dalším kroku upravujeme dokument
položky z databáze do něj dostaneme pomocí odkazu Další položky zpřístupňujícímu Databázová pole ta po dvojkliku (nebo po vybrání a kliknutí na Vložit) se objeví v dokumentu na místě kurzoru

8 Hrátky s daty chceme-li vkládat například oslovení určená podle pohlaví, musí být v databázi položka rozlišující pohlaví (např. M/Z nebo M/F) pak musíme mít dostupný panel nástrojů Hromadná korespondence (buď přes Zobrazit – Panely nástrojů – Hromadná korespondence nebo přes Nástroje – Dopisy a korespondence- Zobrazit panel nástrojů) v něm si vybereme Vložit pole – Pokud...pak...jinak... a nastavíme podmínku

9 Hrátky s daty II potřebujete-li se rozhodnout podle klíče mezi více než dvěma možnostmi, použijte předcházející postup pomocí pole Pokud...pak...jinak... vícekrát potřebujete-li v adresním štítku použít tabulátor, dá se vložit pomocí Ctrl + Tab nezapomeňte, že umíte používat zarážky pro zarovnání vlevo či vpravo na jednom a tomtéž řádku

10 Zobrazit náhled v dalším kroku vidíte přehled dokumentů, jak budou vypadat po sloučení a můžete je ještě upravit procházet mezi nimi můžete pomocí šipek << a >> v panelu vpravo nebo v panelu nástrojů Hromadná korespondence a je-li všechno v pořádku, v dalším kroku přes Upravit dokument můžete dokument sloučit s daty a vytvořit tak nový dokument

11 Jak vybrat zdroj dat buď máme seznam připravený v podobě souboru, nebo využíváme adresáře v aplikaci Outlook nebo vytvoříme teď nový (nedoporučuji – nejlépe mít seznam již vytvořený) máme-li seznam, přes Procházet si jej otevřeme a můžeme: zatržením nebo zrušením zatržení vybrat údaje z databáze kliknutím na sloupec zvolit způsob řazení

12 Pro štítky vytvořte nebo použijte pro vás vhodný typ štítku
při vytváření nezapomeňte na rozměry stránky a okraje naformátujte nejdříve jeden štítek jeho formát můžete rozkopírovat na všechny ostatní pomocí tlačítka Aktualizovat všechny štítky v panelu vpravo ve čtvrtém kroku Hromadné korespondence