Microsoft Outlook Ing. Zdeněk Jelínek.

Prezentace na téma: "Microsoft Outlook Ing. Zdeněk Jelínek."— Transkript prezentace:

1 Microsoft Outlook Ing. Zdeněk Jelínek

2 Ověření licence

3 Panel příkazů Standard
Microsoft Outlook 2003 Panel příkazů Standard Příkazy MS Outlook 2003 Obsah složky - zprávy Google Desktop Toolbar Navigační podokno Podokno pro čtení Stavový řádek Hlavní panel Windows

4 Standardní pohled – „Doručená pošta“-“Navigační podokno“
Po spuštění z Hlavní lišty, Ikony na ploše nebo nabídky Start pohled na doručenou poštu. Řazení podle data - Přijato. Tučným písmem nepřečtené zprávy s indikací počtu nepřečtených zpráv v navigačním podokně u jednotlivých složek (pokud na položce stojí kurzor určitou dobu, je zpráva pokládána za přečtenou) Určitou výhodou je prvotní zobrazení Nepřečtené pošty, po přečtení a aktualizaci složky se automaticky zpráva přesune do Doručené pošty. Složka „Nepřečtená pošta“ je podsložkou složky „Výsledky hledání“

5 Standardní pohled – „Doručená pošta“-“Navigační podokno“
Začneme úplně nalevo – navigačním podoknem, které řídí složky pošty

6 Standardní pohled – „Doručená pošta“-“Navigační podokno“
Nastavení zobrazit/vypnout : Zobrazit Nastavení 2 : Alt + F1

7 Standardní pohled – „Doručená pošta“-“Navigační podokno“
Tlačítka a jejich nastavení Zde Levé tlačítko myši Vybrané tlačítko můžeme posouvat nahoru či dolů

8 Standardní pohled – „Doručená pošta“-“Navigační podokno“
Tlačítka a jejich zobrazení (počet) Tlačítka se přesunou do formy ikon

9 Standardní pohled – „Doručená pošta“-“Navigační podokno“
Celé složky i podsložky můžeme pod pravým tlačítkem myši přidávat nebo odstraňovat. Po instalaci SW máme k dispozici základní Složky, to kolika jakých složek či podložek přidáme a jak je seřadíme záleží čistě na nás

10 Standardní pohled – „Doručená pošta“-“Navigační podokno“
Ještě k Nepřečtené poště Najdeme ji ve složce „Složky výsledků hledání“ v navigačním podokně Po kliknutí pravým tlačítkem myši na tuto složku máme další možnosti volby složek, které také můžeme přidat do „Oblíbených složek“ – opět příkaz najdeme pod pravým tlačítkem myši ..pak kliknu levým tlačítkem myši na „Nová složka výsledků hledání“

11 Standardní pohled – „Doručená pošta“-“Navigační podokno“
Po kliknutí pravým tlačítkem myši na tuto složku máme další možnosti volby složek, které také můžeme přidat do „Oblíbených složek“ – opět příkaz najdeme pod pravým tlačítkem myši Můžeme tam přidat „Poštu od určité osoby“ třeba šéfa nebo podřízeného či manželky nebo milenky, „Poštu odeslanou přímo na mou adresu“ a podobně Položky vybíráme už levým tlačítkem myši

12 Standardní pohled – „Doručená pošta“-“Navigační podokno“
Náhled do složky „Doručená pošta“ je ovládán opět z levého „Navigačního podokna“ Volbou jednotlivých přepínačů přepínáme formu náhledu jednotlivých zpráv ve složce „Doručená pošta“ Nastavení pomocí příkazu –Zobrazit, Uspořádat pole, příkaz Zobrazit zobrazení v navigačním podokně zobrazí ovládací prvky v navigačním podokně

13 Standardní pohled – „Doručená pošta“-“Navigační podokno“
Náhled do složky „Doručená pošta“ je ovládán opět z levého „Navigačního podokna“ Volbou jednotlivých přepínačů přepínáme formu náhledu jednotlivých zpráv ve složce „Doručená pošta“ Nastavení pomocí příkazu –Zobrazit, Uspořádat pole, příkaz Zobrazit zobrazení v navigačním podokně zobrazí ovládací prvky v navigačním podokně

14 Standardní pohled – „Doručená pošta“-“Navigační podokno“
Náhled do složky „Doručená pošta“ je ovládán opět z levého „Navigačního podokna“ Volbou jednotlivých přepínačů přepínáme formu náhledu jednotlivých zpráv ve složce „Doručená pošta“ Nastavení pomocí příkazu –Zobrazit, Uspořádat pole, příkaz Zobrazit zobrazení v navigačním podokně zobrazí ovládací prvky v navigačním podokně

15 Standardní pohled – „Doručená pošta“-“Navigační podokno“
Náhled do složky „Doručená pošta“ je ovládán opět z levého „Navigačního podokna“ Volbou jednotlivých přepínačů přepínáme formu náhledu jednotlivých zpráv ve složce „Doručená pošta“ Nastavení pomocí příkazu –Zobrazit, Uspořádat pole, příkaz Zobrazit zobrazení v navigačním podokně zobrazí ovládací prvky v navigačním podokně

16 Standardní pohled – „Doručená pošta“-“Navigační podokno“
Náhled do složky „Doručená pošta“ je ovládán opět z levého „Navigačního podokna“ Volbou jednotlivých přepínačů přepínáme formu náhledu jednotlivých zpráv ve složce „Doručená pošta“ Nastavení pomocí příkazu –Zobrazit, Uspořádat pole, příkaz Zobrazit zobrazení v navigačním podokně zobrazí ovládací prvky v navigačním podokně

17 Standardní pohled – „Doručená pošta“-“Navigační podokno“
Náhled do složky „Doručená pošta“ je ovládán opět z levého „Navigačního podokna“ Volbou jednotlivých přepínačů přepínáme formu náhledu jednotlivých zpráv ve složce „Doručená pošta“ Nastavení pomocí příkazu –Zobrazit, Uspořádat pole, příkaz Zobrazit zobrazení v navigačním podokně zobrazí ovládací prvky v navigačním podokně Pozn. : V poli Komu se zobrazí jméno tak, jak je má uložen odesílatel – zde např. Zdenek Mach Jelínek

18 Standardní pohled – „Doručená pošta“-“Navigační podokno“
Náhled do složky „Doručená pošta“ je ovládán opět z levého „Navigačního podokna“ Volbou jednotlivých přepínačů přepínáme formu náhledu jednotlivých zpráv ve složce „Doručená pošta“ Nastavení pomocí příkazu –Zobrazit, Uspořádat pole, příkaz Zobrazit zobrazení v navigačním podokně zobrazí ovládací prvky v navigačním podokně

19 Standardní pohled – „Doručená pošta“-“Navigační podokno“
Shrnutí Navigační podokno (pokud není, nejjednodušeji Alt+F1 nebo z příkazu Zobrazit) potřebujeme k práci s jednotlivými složkami Standardně máme zapnutu složku „Doručená pošta“ Složky přepínáme prostým kliknutím levého tlačítka myši Důležitá je práce pravého tlačítka myši, pod kterým můžeme přidávat či odstraňovat jednotlivé složky nebo podložky Pokud je ve složce nepřečtená zpráva je název složky zobrazen tučným písmem s indikací číslem v závorce, o kolik nepřečtených zpráv se jedná – údaj je zobrazen u všech složek

20 Standardní pohled – „Doručená pošta“-“Navigační podokno“
Navigační podokno (pokud není, nejjednodušeji Alt+F1 nebo z příkazu Zobrazit) potřebujeme k práci s jednotlivými složkami Standardně máme zapnutu složku „Doručená pošta“ Znaménko plus před názvem složky indikuje obsahující neotevřené podsložky Znaménko minus před názvem složky informuje o plném otevření složky nebo podsložky

21 Standardní pohled – „Doručená pošta“-“Navigační podokno“
Standardně máme zapnutu složku „Doručená pošta“ (třídění dle data – Přijato) Složky přepínáme prostým kliknutím levého tlačítka myši Důležitá je práce pravého tlačítka myši, pod kterým můžeme přidávat či odstraňovat jednotlivé složky nebo podložky Pod pravým tlačítkem myši můžeme také složky, se kterými nejčastěji pracujeme přenést do horní části navigačního podokna do skupiny Oblíbené složky. Doporučuji přenést tam Doručenou poštu, Nepřečtenou poštu a Odeslanou poštu. Ze stejného dialogového okna můžeme složku z Oblíbené složky odebrat

22 Standardní pohled – „Doručená pošta“-“Navigační podokno“
Tedy : Standardně máme zapnutu složku „Doručená pošta“ (třídění dle data – Přijato) Pokud nalevo nevidíme Navigační podokno, tak : Nejrychleji Alt + F1 nebo příkazy Zobrazit Navigační podokno Pozn.: Myší můžeme šířku navigačního podokna rozšířit či zúžit

23 Standardní pohled – „Doručená pošta
Práce s jednotlivými zprávami

24 Standardní pohled – „Doručená pošta“- „Zprávy a Pole“

25 Standardní pohled – „Doručená pošta“- „Zprávy a Pole“
Nové zprávy se načítají automaticky po spuštění Microsoft Outlook, pravidelně v určitém čase (3 min., 5 min., 10 min.) nastaveném v příkazu Nastavení nebo tlačítkem Odeslat a přijmout Můžeme také použít klávesu F9

26 Standardní pohled – „Doručená pošta“- „Zprávy a Pole“
Zprávu můžeme přečíst v podokně pro čtení nebo na ni dvakrát poklepeme levým tlačítkem myši Se stisknutím levého tlačítka myši zprávu můžeme přenést do jakékoliv složky nebo podložky v navigačním podokně nalevo Vidíme přílohu (kancelářská sponka) a na malé obálce stav zpracováním zprávy –jestli je přečtená, při zavřené obálce nepřečtená nebo zda jsme na zprávu odpověděli.

27 Standardní pohled – „Doručená pošta“- „Zprávy a Pole“
Pokud na zprávu poklepeme dvakrát levým tlačítkem myši, v okně ji můžeme přečíst, případně na ni odpovědět, odpovědět všem nebo zprávu můžeme předat dál

28 Standardní pohled – „Doručená pošta“-“Pole“
Odstranění ze složky Doručená pošta po použití klávesy Delete nebo použití symbolu křížku nebo pod pravým tlačítkem myši a opět křížkem ……...se zpráva přesune včetně příloh ( i nepřečtená) do složky „Odstraněná pošta“. Odtud se dá znova použít ke všem běžným poštovním úkonům. Teprve odstraněním zprávy ze složky „Odstraněná pošta“ (stejným postupem jako ze složky !Doručená pošta“ zprávu definitivně odstraníme z počítače

29 Standardní pohled – složka „Doručená pošta“ „Podokno pro čtení“
Nastavení : Pozn.: Myší můžeme (výšku) šířku podokna pro čtení rozšířit či zúžit

30 Standardní pohled – složka „Doručená pošta“ „Podokno pro čtení“
Nastavení : Pozn.: Myší můžeme (výšku) šířku podokna pro čtení rozšířit či zúžit

31 Standardní pohled – složka „Doručená pošta“ „Podokno pro čtení“
Podokno pro čtení - vypnuto Nastavení : Pozn.: Myší můžeme (výšku) šířku podokna pro čtení rozšířit či zúžit

32 Standardní pohled – složka „Doručená pošta“ „Pole“
Pole – nastavení viditelných polí podle kterých lze třídit vzestupně nebo sestupně Nastavení : Pravé tlačítko myši na názvy polí Pole přetáhneme levým tlačítkem myši na potřebnou pozici

33 Standardní pohled – složka „Doručená pošta“ „Pole“
Nastavení : Pravé tlačítko myši na názvy polí

34 Standardní pohled – složka „Doručená pošta“ „Pole“
Pole – uspořádání polí tak aby bylo zaručeno seřazení například podle data přijetí pošty

35 Standardní pohled – složka „Doručená pošta“ „Pole“
Pole – řazení zpráv zpravidla podle data přijetí zprávy vzestupně nebo sestupně Další možností seřazení zpráv je kliknutí levým tlačítkem myši na panel s příslušným názvem pole Malý trojúhelník indikuje, že je prováděno seřazení dle tohoto pole a dále podle směru jeho vrcholu jestli je seřazení provedeno vzestupně nebo sestupně

36 Standardní pohled – složka „Doručená pošta“ „Pole“
Seřazení zpráv zpravidla podle data přijetí zprávy vzestupně nebo sestupně s rozbalením skupiny podle data přijetí zprávy

37 Standardní pohled – složka „Doručená pošta“ „Pole“
Přílohy jsou indikovány kancelářskou sponkou u zprávy. Může to být textový soubor, tabulka, fotografie, videosekvence, zvukový záznam Přílohu otevřeme dvojím kliknutím levého tlačítka myši na název souboru. Windows přílohu přiřadí k příslušnému nainstalovanému programu a otevře ji v něm Pravým tlačítkem myši otevřeme okno příkazů, kde můžeme zvolit příkaz k uložení souboru, jeho kopírování nebo můžeme zvolit jeho tisk

38 Přílohu otevřeme dvojím kliknutím levého tlačítka myši na název souboru. Windows přílohu přiřadí k příslušnému nainstalovanému programu a otevře ji v něm. Zde se to týká dokumentu Word. Dokument můžeme otevřít, pracovat na něm a zase ho uložit a zprávu poslat zpět nebo předat dál i s opravenou přílohou. Příloha se tedy přepíše. Není třeba ji ukládat zvlášť v počítači, pokud ji nepotřebujeme.

39 Nové zprávy Psaní nových zpráv

40 Nové zprávy V nabídce příkazu Nový je mnoho dalších příkazů umožňujících svolání schůzky, odeslání elektronického faxu, kontaktů apod.

41 Nové zprávy V řádku Komu píšeme elektronickou adresu nejednodušeji napíšeme pravým Alt + V. Můžeme také použít uložené Kontakty kliknutím na Komu. Pak se ukáže přímo jméno a ne elektronická adresa. V řádku Kopie píšeme elektronickou adresu toho komu píšeme zprávu na vědomí. Pět můžeme použít uložené Kontakty. Pak se ukáže přímo jméno a ne elektronická adresa. V řádku Předmět píšeme stručný název Zprávy. Bereme přitom v úvahu že je možno dle Předmětu zprávy provádět seřazení zpráv

42 Nové zprávy Vlastní text píšeme do „Těla zprávy“ – Body. Můžeme vkládat obrázky, animované obrázky, hypertextové odkazy (například na webové stránky, jiné elektronické adresy, odkazy na mapy a podobně). To ce je pohyblivé na Internetu je pohyblivé i v Outlooku.

43 Nové zprávy Vkládání obrázku
V itnernetovém prohlížeči najdeme obrázek, klikneme na něj pravým tlačítkem myši a vybereme příkaz Kopírovat ( nebo CTRL+C)

44 Nové zprávy 2. Levým Zvolit Kopírovat Vkládání obrázku
V itnernetovém prohlížeči najdeme obrázek, klikneme na něj pravým tlačítkem myši a vybereme příkaz Kopírovat ( nebo CTRL+C) 1. Pravým tlačítkem myši

45 Nové zprávy Vkládání obrázku
V internetovém prohlížeči najdeme obrázek, klikneme na něj pravým tlačítkem myši a vybereme příkaz Kopírovat ( nebo CTRL+C) Pokud máme tímto krokem obrázek ve schránce, vložíme opět pod pravým tlačítkem myši, nebo příkazem CTRL+V nebo pomocí příkazu Úpravy a Vložit

46 Nové zprávy Vkládání obrázku
Stejným způsobem můžeme vložit animovaný obrázek například z a mnoha dalších podobných webových stránek

47 Nové zprávy Vkládání hypertextového odkazu
Z pole Adresa internetového prohlížeče okopírujeme hypertextový odkaz příkazem CTRL+C vytvoříme například odkaz na zajímavou webovou stránku nebo určité místo na mapě

48 Tady nejprve blokem označíme a pak příkazem CTRL+ C okopírujeme odkaz
Nové zprávy Tady nejprve blokem označíme a pak příkazem CTRL+ C okopírujeme odkaz

49 Nové zprávy Vkládání hypertextového odkazu
Z pole Adresa internetového prohlížeče okopírujeme hypertextový odkaz příkazem CTRL+C vytvoříme například odkaz na zajímavou webovou stránku nebo určité místo na mapě Odkaz vložíme příkazem CTRL + V nebo použitím příkazu Vložit z pravého tlačítka myši.Pokud odkaz píšeme přímo do těla pošty, musíme jej ukončit klávesou Enter, aby byl aktivní. Adresátovi stačí poklepat na odkaz a dostane se, pokud je připojen k internetu, přímo na příslušnou stránku Stejně tak se dostane na nástroj tvorby elektronické pošty, pokud je napsaná adresa – zápis adresy se musí ukončit klávesou Enter, aby byl aktivní.

50 Nové zprávy V tomto nastavení nemáme při psaní textu formátovat text. Je to nastavením „Formátu zprávy“ Nyní je nastaven „Prostý text“

51 Pokud nastavíme ve „Formátu zprávy“ v rolovací nabídce HTML nebo Formát RTF, můžeme provádět formátování textu. Tedy měnit styl písma, velikost, vytvářet odstavce, číslovat je a používat všechna ostatní nastavení jak jsme zvyklí například v textovém editoru Word. Nyní je nastaven „HTML“

52 Pokud chceme umělecky ztvárnit pozadí naší zprávy s kombinací předdefinovaného písma jak si Microsoft představuje estetické kombinace, pak volíme u příkaz „Možnosti“ ovládací prvek – šipku, ne samotné tlačítko příkazu a v následujícím dialogovém objektu příkaz „Šablona elektronické pošty“. Všechny možnosti nejsou standardně nainstalované.

53

54 Příkazem Možnosti lze nastavit další možnosti zprávy k odeslání
Příkazem Možnosti lze nastavit další možnosti zprávy k odeslání. Je možno: nastavit důležitost zprávy odeslat hlasování vyžádat informaci o doručení automaticky odesílat odpovědi na určitý určit čas doručení nebo omezit platnost zprávy stanovit adresy pro doručování z Kontaktů přiřadit zprávu do určité kategorie

55 Ovládacím tlačítkem u příkazu Možnosti lze nastavit také podpis zprávy, který se automaticky objeví na konci zprávy po stisku tlačítka Odeslat Podpis je přidružen k určitému účtu pomocí kterého je zpráva odesílána. Zvolíme Název podpisu, pak znění napíšeme do kolonky Vytvořit podpis u, přidružíme podpis k účtu. Nakonec na základě Názvu podpisu“ vybereme podpis který bude používán v Nových zprávách a v Odpovědích a zprávách předávaných dál. Panel začínající tlačítkem Odeslat je zobrazen vždy.

56 Ovládacím tlačítkem Vložit soubor se dostaneme do okna pro vyhledání souborů, které budeme vkládat jako přílohu zprávy. Vybereme určitý soubor ze složky a použijeme příkaz Vložit z okna

57 Pokud máme více poštovních účtu k dispozici, můžeme provést odeslání z jakéhokoliv účtu z nabídky.
Účet potom uvidí adresát v poli od koho (pokud již nemá k účtu přeřazeno jméno v Kontaktech)

58 Tlačítkem Adresář se otevře dialogové okno, kde můžeme vybírat jména z Kontaktů a přiřadit je přímo v dialogovém okně do kolonky Komu Kopie Skrytá kopie Stejně tak se ke kontaktům dostaneme z řádku kam píšeme adresu stisknutím tlačítka myši Komu

59 Tlačítkem Kontrola jmen se otevře po zápisu části adresy dialogové okno, kde můžeme vybírat jména z Kontaktů která obsahují například danou slabiku. V tomto příkladu bylo napsáno v řádku Komu „ja“ a nástroj našel všechna jména v kontaktech, která „ja“ obsahují

60 Technologie IRM – správa přístupových informací – je třeba stáhnout z webu a nainstalovat. Chrání citlivé dokumenty před úpravami, přepisem, zasílání dál..dle nastavení

61 Nastavení důležitosti zprávy – vykřičník = důležitá zpráva
Příklad

62 Odpověděl jsem Příznaky

63 Nastavení důležitosti zprávy – šipka= nedůležitá zpráva, jen informace……

64 Nastavení příznaku zprávy – je to úkol stanovený odesílatelem pro zpracování zprávy

65 Příklad Nastavení příznaku zprávy – je to úkol stanovený odesílatelem pro zpracování zprávy

66 Příklad

67 Chybová hlášení – chybně psaná – neexistující adresa

68 Chybová hlášení – chybně psaná – neexistující adresa

69 Chybová hlášení – chybně psaná – chybně nastavený účet

70 Chybová hlášení – chybně psaná – zavirovaná příloha

71 Microsoft Outlook Kontakty

72

73 Aktuální zobrazení přepínači Navigační podokno

74 Nejjednodušeji přenesu adresu do Kontaktů, tak, že adresu označím a kliknu na ni pravým tlačítkem myši V dialogovém oknu zvolím Přidat do kontaktů ……..

75 Ze stejného dialogového okna (pravé tlačítko myši a poštovní adrese) můžu Vytvořit pravidlo k tomuto Kontaktu pro příjem pošty

76 V dialogovém oknu zvolím potřebné možnosti a nastavím pravidlo – třeba zvuk pokud se v předmětu pošty vyskytne určitý název – třeba RE, WG apod.

77 Vkládání nového kontaktu - obecné

78 Vkládání nového kontaktu

79 Vkládání nového kontaktu - podrobnosti

80 Vkládání nového kontaktu - činnosti

81 Kalendář

82 Kalendář

83 Kalendář – zobrazení dne

84 Kalendář – zobrazení týdne

85 Kalendář

86 Kalendář

87 Kalendář

88 Dvojí poklepání na úkol = detail úkolu
Kalendář Dvojí poklepání na úkol = detail úkolu

89 Kalendář – detail úkolu

90 Kalendář – plánování

91 Kalendář – plánování

92 Odešlu pomocí účtu na účastníky
Kalendář – plánování Odešlu pomocí účtu na účastníky

93 Úkoly Úkoly

94 Úkoly Přidání nového úkolu

95 Úkoly

96 Úkoly

97 Úkoly

98 Úkoly Třídění úkolů