Hotelová recepcia (Prezentácia).

Prezentace na téma: "Hotelová recepcia (Prezentácia)."— Transkript prezentace:

1 Hotelová recepcia (Prezentácia)

2

3 Základné informácie jeden z voliteľných modulov systému OBERON
prepojenie so skladovým, pokladničným a účtovným systémom výsledkom je komplexné riešenie typu „všetko v jednom“ zaujímavá licenčná politika a výhodná cena bezpečnosť a rýchla dostupnosť všetkých údajov o hosťoch určený pre všetky typy ubytovacích zariadení (hotely, apartmánové domy, penzióny, chaty, turistické ubytovne atď.) celkový počet izieb: 200, počet záznamov v knihe ubytovaných: , počet osôb v histórii ubytovaných hostí:

4 Hotel Alexander’s, Nitra

5 Hotel Ďumbier, Brezno

6 Hotel Bellevue, Bardejov

7 Penzión Fontána, Bešeňová

8 Žiarska chata

9 Apartmánové domy Hrabovo, Ružomberok

10 Dôležité evidencie Najdôležitejší a najpoužívanejší formulár modulu je Grafický prehľad izieb - zobrazuje voľné, obsadené a rezervované izby a umožňuje aktívne pracovať s rezerváciami a evidenciou ubytovaných (zapisovať nové rezervácie, príchody hostí, robiť presuny medzi izbami a pod.). Služby, ktoré poskytuje ubytovacie zariadenie, je možné evidovať v Knihe poskytovaných služieb alebo je možné ich mať graficky zobrazené v Grafickom prehľade poskytovaných služieb. Najčastejšie ide o evidenciu rezervácií priestorov, športovísk, športových potrieb a pod. Dôležitou evidenciou je Kniha ubytovaných - eviduje ubytovaných hostí (aj históriu ubytovaných hostí). Pri zaevidovaní hosťa z Grafického prehľadu izieb sa vykoná zápis do Knihy ubytovaných. Doplnkové evidencie – napr. Kniha rezervácií, Pokladničná kniha, Hotelové účty.

11 Prehľad evidencií modulu Hotelová recepcia

12 Grafické prehľady napriek relatívne podrobnej štruktúre je možné aktívne pracovať s rezerváciami a evidenciou ubytovaných, ale aj služieb v Grafickom prehľade izieb, resp. Grafickom prehľade poskytovaných služieb stlačením pravého tlačidla myši sa vyvolá kontextová ponuka, kde je možné pracovať s jednotlivými rezerváciami a zápismi ubytovania, resp. služieb ďalšie možnosti evidencie sú dostupné cez tlačidlo Možnosti

13 Formulár Grafický prehľad izieb

14 Formulár Rezervácia s prehľadom stavov rezervácie

15 V ľavej časti formulára je panel, kde sa zobrazujú objekty (budovy) ubytovacieho zariadenia a typy izieb (možnosť filtrovania). Ďalej sú tu ikony: - okupometer - zobrazuje obsadenosť za vybrané obdobie, - On-line rezervácie - zobrazí zoznam rezervácií so stavom Nová on-line rezervácia alebo Dopyt (dátum príchodu je vyšší ako aktuálny dátum), - Prichádzajúci hostia - zobrazí zoznam rezervácií k danému dátumu, - Ubytovaní hostia - zobrazí zoznam ubytovaných k danému dátumu, - Odchádzajúci hostia - zobrazí zoznam ubytovaných, ktorí odchádzajú k danému dátumu.

16 Možnosť rezervovať a evidovať nasledujúce služby:
rokovacie, školiace miestnosti, salóniky (školenia, svadby, semináre), miesta na športoviskách (tenisové kurty, biliardové dráhy, bowlingové dráhy), športové potreby (lopty, rakety, náčinie), sauny a wellness centrá (sauny, soláriá, masáže), schôdzky. Dva rôzne spôsoby zobrazenia služieb: a) štandardné - jeden riadok jedna služba (pri vyššom počte služieb), b) denný plánovač - jeden stĺpec jedna služba (pri nižšom počte služieb).

17 Formulár Grafický prehľad poskytovaných služieb – štandardné zobrazenie

18 Formulár Grafický prehľad poskytovaných služieb – denný plánovač

19 V ľavej časti formulára sa nachádzajú záložky s týmito obrázkami:
- On-line rezervácie - zobrazí zoznam rezervácií so stavom Nová on-line rezervácia alebo Dopyt (dátum príchodu je vyšší ako aktuálny dátum). On-line rezerváciu je možné vykonať priamo z webového formulára; - Dnešné rezervácie - zobrazí zoznam rezervovaných služieb k danému dátumu; - Neuhradené služby - zobrazí zoznam služieb neuhradených k danému dátumu. Vyúčtovať službu je možné z ponuky Hotel, Kniha poskytovaných služieb, tlačidlo Možnosti, alebo stlačením pravého tlačidla myši na príslušnej službe.

20 Členenie izieb izby ubytovacieho zariadenia je možné členiť podľa:
objektov - ak ubytovacie zariadenie má viac objektov, napr. budov, zoskupení izieb - zoskupenie môže byť ľubovoľná spoločná charakteristika izieb (napr. izby pre študentov, robotníkov, VIP) majiteľov izieb – k izbe je možné priradiť majiteľa (napr. pri apartmánových domoch) izby je možné podľa konkrétneho členenia kvôli prehľadnosti farebne odlíšiť

21 Členenie izieb (podľa objektov a zoskupení izieb) a farebné odlíšenie izieb

22 Priradenie majiteľa k apartmánu

23 Prehľad farebne odlíšených izieb vo formulári Grafický prehľad izieb

24 Možnosti používania s inými modulmi systému OBERON
modul Skladová evidencia - umožňuje pracovať na otvorených hotelových účtoch či v rezerváciách pri kalkulácii ceny s položkami zo skladu modul Pokladnica OBERON - umožňuje zapísať položky z pokladnice na hotelový účet, potom hotelový účet zúčtovať (vytlačiť daňový doklad); po vykonaní dennej uzávierky je možné tržbu za pokladnicu poslať na zadaný alebo SMS správou modul Fakturácia - umožňuje jednoducho fakturovať rezerváciu, ubytovanie či hotelový účet

25 Prepojenie s modulom Skladová evidencia – položky zo skladu na otvorenom hotelovom účte

26 Zúčtovanie hotelového účtu na Pokladnici OBERON

27 Nastavenie notifikácie Pokladnica OBERON – denná uzávierka

28 Fakturácia hotelového účtu

29 Užitočné funkcie Automaticky vytvoriť položky kalkulácie ceny
predtým je potrebné zadať cenové hladiny a ceny v Cenotvorbe ubytovania kalkulácia ceny podľa rôznych kritérií, napr. za 1 alebo až 10 osôb, za izbu, podľa sezóny, akcií, cena podľa dĺžky pobytu, zmluvné ceny pre partnerov

30 Formulár Cenotvorba ubytovania so zadanými cenovými hladinami

31 Výber funkcie Automaticky vytvoriť položky kalkulácie ceny

32 Odoslať e-mail na zadaný e-mailový kontakt sa zašle predvolený e-mail
napr. pri dopyte na voľný termín je možné veľmi jednoducho odoslať s informáciou o dostupnosti daného termínu a kalkuláciou ceny za ubytovanie, prípadne aj služby

33 Odoslanie e-mailu s informáciou o dostupnosti termínu a kalkuláciou ceny

34 Zobraziť prehľad obsadenosti izieb
prehľad o počte voľných, obsadených a rezervovaných izieb prehľad o počte ubytovaných osôb aj osôb evidovaných v rezerváciách aktuálna celková obsadenosť ubytovacieho zariadenia za dané obdobie, očakávaná obsadenosť vypočítaná z rezervácií denná obsadenosť ubytovacieho zariadenia (obsadenosť za každý deň) prehľad o obratoch (tržbách) za ubytovanie v cenách s DPH prehľad o budúcich obratoch (tržbách) z rezervácií v cenách s DPH tri spôsoby zobrazenia – jednoduché, rozšírené, podrobné tri spôsoby výpočtu obratov – K dátumu príchodu, Rozpočítať po dňoch, K ukončeniu pobytu

35 Výber funkcie Zobraziť prehľad obsadenosti izieb

36 Prehľad obsadenosti izieb – jednoduché zobrazenie údajov

37 Prehľad obsadenosti izieb – podrobné zobrazenie údajov

38 Hlásenie pobytu cudzincov - export do XML
povinnosť zo zákona vyplniť a doručiť úradné tlačivo o hlásení pobytu cudzinca do 5 dní od jeho ubytovania možnosť vykonať importom z elektronickej knihy ubytovaných - hromadné zapísanie hostí zo súboru XML vygenerovaného OBERON-om ubytovaným hosťom, pre ktorých už bolo poslané hlásenie pobytu elektronicky, sa poznačí dátum exportu (v Knihe ubytovaných) pri ďalšom exporte už nebudú takíto hostia zaradení do exportu

39 Výber funkcie Hlásenie pobytu cudzincov – export do XML

40 Okupometer z lat. occupatio = obsadenosť - graficky zobrazuje obsadenosť ubytovacieho zariadenia za určité obdobie: zelená šípka - denná obsadenosť (za dnešný deň) tmavo modrá šípka - obsadenosť za posledných 7 dní svetlo modrá oblasť - obsadenosť za posledných 365 dní prehľad o počte ubytovaných osôb aj osôb evidovaných v rezerváciách zobrazuje obsadenosť podľa dátumu spracovania; ak bude dátum spracovania v budúcnosti, obsadenosť sa bude počítať z rezervácií, nielen z ubytovania obsadenosť sa počíta podľa počtu osôb ubytovaných (alebo rezervovaných) na izbe (pri výpočte obsadenosti izieb s prístelkami: napr. izba 2+2, obsadenosť 1+0 = 50%, 2+0 = 100%, 2+1 = 125%, 2+2 = 150%) 

41 Dverové systémy možnosť pripojiť viaceré dverové systémy (ONITY, SALTO, SEAGUEST, ASSA ABLOY) ovládanie z vonkajšej strany bezdotykovou kartou mechanika s motorovým ovládaním, ktorá v prípade priblíženia karty uvoľní alebo blokuje kľučku (vnútornou kľučkou sa dajú dvere bez obmedzenia otvoriť) možnosť naviazať na prístupové karty ďalšie služby (napr. klimatizácia, parkovisko, vstup do fitnes, wellness a pod.)

42 Dverový zámok s vybranými formulármi

43 Tlačové výstupy možnosť tlačiť rozličné tlačové výstupy - výkazy a štatistiky, rôzne prehľady a grafy napr. je možné vytlačiť prehľad obsadenosti izieb (aj podrobný) ďalej je možné evidovať zdroje rezervácií (priamy kontakt, zľavový rezervačný portál, provízny rezervačný portál, cestovná agentúra atď.), a tak zistiť a aj graficky znázorniť, koľko rezervácií odkiaľ prichádza podobne je možné z Knihy rezervácií alebo z Grafického prehľadu izieb vytlačiť tlačové výstupy Darčekový poukaz, resp. Darčekový certifikát množstvo ďalších výstupov

44 Graf prehľadu vyťaženosti izieb

45 Graf prehľadu vyťaženosti izieb (podrobne)

46 Formulár Rezervácia s prehľadom zdrojov rezervácií

47 Tlačový výstup Zdroje rezervácií

48 Graf zdrojov rezervácií – koláčový

49 Graf zdrojov rezervácií – pruhový

50 Darčekový poukaz

51 Darčekový certifikát

52 Prehľad ubytovaných osôb podľa izieb k vybranému dátumu

53 História ubytovaných osôb

54 Prehľad výnosov a surovín
možnosť tvorby cenových ponúk, ktoré poskytnú prehľad tak o surovinách potrebných na zhotovenie jedál, ako aj o výnose napr. pri organizovaní rôznych akcií (svadby, konferencie, školenia atď.) k dispozícii sú tak informácie o surovinách, ktoré sú na sklade, a ktoré je potrebné nakúpiť pri organizovaní viacerých spoločenských udalostí za sebou možnosť nákup surovín realizovať hromadne

55 Tlačové výstupy z evidencie Objednávky prijaté

56 Objednávka prijatá (podrobný rozbor)

57 Objednávky prijaté (podrobný rozbor) [len označené]

58 OBERON Web Nadstavbový modul vo forme webovej aplikácie pre tablety, telefóny či iné mobilné zariadenia umožňujúci napr.: majiteľovi či prevádzkarovi prístup k okamžitým tržbám na recepcii či v reštaurácii, prípadne otvoreným stolom v reštaurácii vzdialený prístup ku grafickému prehľadu obsadenosti izieb: majiteľom a prevádzkarom zmluvným partnerom (cestovným kanceláriám) majiteľom apartmánov vzdialený prístup k prehľadu rezervácií svojho apartmánu (prípadne viacerých apartmánov) chyžným prístup k prehľadu upratovania izieb údržbárovi prístup k zoznamu drobných porúch a opráv ubytovaným hosťom prístup k svojmu hotelovému účtu

59 Grafický prehľad izieb v zobrazení pre tablet

60 Kontrola výšky hotelového účtu hosťom
v prípade, že ubytovaný hosť neplatí ihneď za poskytnuté služby (ubytovanie, strava, parkovné, wellness, atď.) pri odhlasovaní hosťa z hotela (check out) sa uzatvára hotelový účet jeho vyúčtovaním a zaplatením v priebehu celého pobytu hosťa si môže hosť svoj hotelový účet kontrolovať priamo cez svoje mobilné zariadenie pripojené na internet (mobil, tablet) náhľad hotelového účtu je hosťovi prístupný po zadaní prihlasovacích údajov (prihlasovacie meno je priezvisko hosťa, heslo je číslo preukazu totožnosti)

61 Hotelový účet v internetovom prehliadači po prihlásení hosťom

62 On-line rezervačný formulár (Web booking )
rezervačný formulár ubytovania na internetovej stránke ubytovacieho zariadenia umožňuje po vykonaní rezervácie hosťom na internetovej stránke automaticky zapísať dopyt alebo rezerváciu do evidencie rezervácií a ihneď ich zobraziť v Grafickom prehľade izieb poskytuje zoznam izieb aj typov izieb poskytuje údaje o obsadenosti - o evidovaných rezerváciách a zaevidovaných ubytovaniach umožňuje overiť stav voľných izieb aj s automatickým výpočtom ceny za ubytovanie    rezervovať je možné typ izby aj konkrétnu izbu (pri type izby systém automaticky určí a priradí rezervácii najvhodnejšiu izbu zákazníkovi (aj ubytovaciemu zariadeniu) sa odošle ová správa, resp. SMS s detailmi rezervácie, (potrebné nastavenia) viaceré jazykové mutácie

63 Rezervačný formulár v zobrazení pre tablet

64 Manažér rezervačných kanálov (Channel Manager)
umožňuje prepojenie rezervačného systému ubytovacieho zariadenia (PMS) s desiatkami rezervačných portálov (Booking.com, Hotels.com, Expedia, Airbnb atď.) automatické odosielanie obsadenosti a prijímanie rezervácií ubytovania z/do on-line rezervačného formulára (Web booking) automatická aktualizácia týchto údajov na viacerých rezervačných platformách súčasne aj ďalšie služby, napr. práca s rozšírenou cenotvorbou (rôzne akcie, first moment, last minute), prepojenie s  porovnávačmi cien typu Trivago atď. systém OBERON podporuje nasledujúce manažéry: AvailPro - Smart Channel Manager - preferuje osobný kontakt - od stanovenia ceny až po nastavenie systému a uvedenie celého prepojenia do prevádzky, Beds24.com - Channel Manager - na svojej internetovej stránke cenovú kalkulačku, cenu za jeho využívanie si vypočítate sami (cena závisí od počtu typov izieb, počtu rezervačných portálov atď.). Tento manažér rezervačných kanálov je možné využívať už od cca 10 eur mesačne.

65 Rezervačné portály

66 História ubytovaných osôb
eviduje v minulosti ubytovaných hostí, do knihy sa ukladajú automaticky potrebné zadať niektorý identifikačný údaj o hosťovi alebo jeho časť (meno, priezvisko, , ulicu adresy a pod.) po stlačení tlačidla Vyhľadať sa načítajú záznamy, ktoré vyhovujú danej podmienke po stlačení tlačidla História sa zobrazia všetky návštevy daného hosťa (záznamy sa načítajú z Knihy ubytovaných) cez tlačidlo Možnosti je možné vykonať export ových adries z histórie ubytovaných osôb do textového súboru (.txt)

67 Formulár História ubytovaných osôb

68 Zaujímavé tipy Evidované ubytovania zvýraznené tučným písmom znázorňujú ubytovaných hostí, ktorí ešte neuhradili ubytovanie, prípadne hotelový účet (obdobne to platí aj pre rezervácie a sumu nezaplatenej zálohy). V tlačovom výstupe Drobné závady (tlačidlo Tlač) je možné vytlačiť drobné závady (napr. výmena žiarovky v izbe), a tak ich jednoducho predložiť zodpovednej osobe na ich odstránenie. Medzi jednotlivými evidenciami si systém OBERON udržiava väzby - tak je možné zostaviť grafický prehľad väzieb záznamov, ktorý je zároveň aj interaktívny - jednotlivé záznamy je možné ihneď zobraziť, prípadne aj upraviť. Je možné definovať prístupové práva používateľov pre jednotlivé činnosti.

69 Formulár Grafický prehľad izieb s ubytovaniami zvýraznenými tučným písmom (neuhradené)

70 Zoznam drobných opráv

71 Interaktívny grafický prehľad väzieb záznamov

72 Formulár Práva používateľov

73 Viac informácií získate v Pomocníkovi OBERON

74 Vypracoval: PaedDr. Štefan Kucík, PhD.
Ďakujeme za pozornosť. Vypracoval: PaedDr. Štefan Kucík, PhD.