ORR, Krajský úřad kraje Vysočina

Prezentace na téma: "ORR, Krajský úřad kraje Vysočina"— Transkript prezentace:

1 ORR, Krajský úřad kraje Vysočina
Finanční rámec grantových projektů prioritní osa 1, II. globální granty 1. výzva OPERAČNÍ PROGRAM VZDĚLÁVÁNÍ PRO KONKURENCESCHOPNOST ORR, Krajský úřad kraje Vysočina Tato prezentace je spolufinancována Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky.

2 Obsah prezentace Obsah: Struktura financování Druhy výdajů
Způsobilost výdajů Rozpočet projektu – přímé a nepřímé výdaje Nezpůsobilé výdaje Partnerství Změny v rozpočtu Na závěr 13. října 2017

3 Struktura financování
Při realizaci projektu se příjemce se řídí: Smlouvou o realizaci grantového projektu (dále jen „Smlouva“) Příručkou pro příjemce v aktuálně platné verzi (verze 5) metodickými dopisy v aktuálně platné verzi legislativou uvedenou ve Smlouvě, článek IV Aktuální verze dokumentů: 13. října 2017

4 Struktura financování
OP VK je financován z Evropského sociálního fondu (ESF) 85% a z veřejných prostředků České republiky (SR ČR) 15%. Má formu nenávratné přímé pomoci (dotace), poskytnuté na základě Smlouvy o realizaci grantového projektu. Poskytnutá dotace se vztahuje pouze na způsobilé výdaje. Na poskytnutí podpory není právní nárok. 13. října 2017

5 Struktura financování
Ex-ante financování zálohová platba – 20% schválených způsobilých výdajů do 30 pracovních dní od podpisu Smlouvy průběžná zálohová platba 3 měsíce realizace 1 měsíc na vypracování monitorovací zprávy a Žádosti o platbu = vyúčtování výdajů prokazatelně vzniklých na ZBU po administrativní kontrole proplacení vyúčtovaných prostředků => dorovnání zálohy průběžné zálohové platby poskytovány až do výše 90% schválených způsobilých výdajů zbylých 10% výdajů bude proplaceno v rámci závěrečného vyúčtování po ukončení realizace projektu 13. října 2017

6 Struktura financování
Zvláštní bankovní účet (dále jen „ZBU“) zřízen výhradně pro platební operace související s projektem – úhradu způsobilých výdajů projektu bankovní poplatky před začátkem realizace nezpůsobilý výdaj – nutné vložit vlastní prostředky; způsobilé od začátku realizace projektu – hrazené z nepřímých nákladů kladné úroky vznikající na ZBU odečítány od jednotlivých žádostí o platbu refundace výdajů nesmí proběhnout dříve než prvotní (skutečná) úhrada z provozního účtu => výjimka u mezd, kde je refundace možná až 5 pracovních dnů dopředu refundaci výdajů nutné dokládat interními účetními doklady 13. října 2017

7 Druhy výdajů 13. října 2017

8 Druhy výdajů Nezpůsobilé výdaje – vyjmenovány v PpP, dále výdaje nehospodárné, neefektivní, nevztahující se k projektu - nelze hradit z dotace => podezření na porušení rozpočtové kázně a nesrovnalost. Způsobilé výdaje - přímo a výhradně spojeny s realizací projektu, součást rozpočtu, lze je hradit z prostředků OP VK. Přímé výdaje - přímo přiřaditelné k určité konkrétní aktivitě projektu, vykazovány a ověřovány dle standardních postupů pravidel způsobilosti. Nepřímé výdaje - nejsou nebo nemohou být jednoznačně spojené s konkrétní aktivitou, zahrnují zejména náklady spojené s administrací projektu, jsou způsobilé ve výši odpovídající procentní sazbě stanovené výzvou. 13. října 2017

9 Kritéria způsobilosti výdajů
Základní pravidla pro způsobilost výdajů: charakter výdaje (přiměřený, hospodárný, účelný a efektivní) účel výdaje (v souladu s pravidly OP VK) prokazatelnost výdaje (identifikovatelný a prokazatelný, doložitelný účetními doklady, zaplacený) s výjimkou nepřímých výdajů, odpisů a režijních nákladů datum uskutečnění výdaje (vznik a úhrada v průběhu realizace, existují výjimky) 13. října 2017

10 Rozpočet projektu - struktura
Osobní výdaje Služební cesty zahraniční Zařízení Místní kancelář Nákup služeb Stavební úpravy Přímá podpora Náklady vyplývající ze smlouvy Přímé způsobilé výdaje (= ) Nepřímé způsobilé výdaje (% z přímých způsobilých výdajů bez KF) Celkové způsobilé výdaje (= ) 12. Celkové nezpůsobilé výdaje (běžně se neuvádí) 13. Celkové výdaje projektu (= ) 14. Zdroje připadající na nezpůsobilé výdaje (běžně se neuvádí) 15. Křížové financování (počítá se automaticky z křížového financování zahrnutého v kapitole 3 a 6) 13. října 2017

11 Rozpočet projektu Kapitola 1 – Osobní výdaje
mzdové výdaje osob (pracovníků příjemce/partnera), které mají v rámci projektu uzavřený pracovně právní vztah (PS, DPČ, DPP) a jsou přímo zapojeny do realizace projektu identifikace projektu – celý název + registrační číslo popis pracovní činnosti – náplň práce pro projekt rozsah činnosti – úvazek / počet hodin za časovou jednotku hrubé mzdy (platy, odměny) a zákonné odvody zaměstnavatele (sociální a zdravotní pojištění, odvody do FKSP, zákonné pojištění zaměstnanců) jedná se o mzdové náklady pracovníků, jejichž činnost je přiřaditelná k určité konkrétní aktivitě projektu výše osobních výdajů nesmí přesahovat výši v daném místě, oboru a čase obvyklou (metodický dopis č. 4, verze 4.2) 13. října 2017

12 Rozpočet projektu Kapitola 1 – Osobní výdaje
v případě, že se zaměstnanec podílí na realizaci projektu pouze částí svého úvazku, je způsobilá pouze poměrná část hrubé mzdy a zákonných odvodů pracovní výkaz – viz. přílohy monitorovací zprávy pozor na 1,5 úvazku jednotkové mzdy ve schváleném rozpočtu projektu jsou průměrovými ukazateli a při závěrečném vyúčtování nesmí být překročeny některé „administrativní“ pozice v nepřímých nákladech 13. října 2017

13 Rozpočet projektu Kapitola 1 – Osobní výdaje – dokladování
uzavřený pracovně-právní vztah – PS (popř. dodatek), DPČ, DPP výplatní listina, výplatní páska, mzdový list ... výpis z projektového popř. provozního účtu – skutečná výplata pracovníkovi pracovní výkaz rozpis mzdových/platových výdajů realizačního týmu projektu – originál interní doklady popř. další doklady 13. října 2017

14 Rozpočet projektu Kapitola 1 – Osobní výdaje – nejčastější chyby
nepředložení kopií PS/DPČ/DPP PS/DPČ/DPP neobsahují povinné náležitosti, podepsané po zahájení výkonu práce pracovní výkazy nejsou podepsány popř. podepsány dříve, než je vykonána poslední činnost v měsíci chybně nebo neúplně vyplněné pracovní výkazy obecné popisy činností v pracovních výkazech zahrnutí činností spadající do nepřímých nákladů nepředložené mzdové listy a výpisy z účtu organizace popř. nečitelné relevantní údaje 13. října 2017

15 Rozpočet projektu Kapitola 2 – Služební cesty Tuzemské cestovné
hrazeno z nepřímých nákladů Zahraniční cestovné uvedeno ve schváleném rozpočtu projektu – navyšovat pouze ve specifických případech pracovníci mající v rámci projektu uzavřený pracovně právní vztah cestovné, ubytování, stravné, nutné vedlejší výdaje mimo EU způsobilé cesty expertů a odborných pracovníků podílející se na realizaci věcných aktivit projektu „per diems“ pro zahraniční experty v ČR 13. října 2017

16 Rozpočet projektu Kapitola 2 – Služební cesty - dokladování
cestovní příkaz rozpis cestovních náhrad – zahraničních – originál doklady související s pracovní cestou – jízdenky, faktury, výdajové pokladní doklady, technické průkazy, knihy jízd popř. další doklady zpráva z pracovní cesty: kdo, kdy, kam souvislost s projektem stručný popis výsledku cesty doklady o úhradách 13. října 2017

17 Rozpočet projektu Kapitola 2 – Služební cesty – nejčastější chyby
neúplně vyplněný cestovní příkaz předložena pouze první strana cestovního příkazu používání neaktuálních sazeb chybí účel cesty, cestovní příkaz není označen reg. číslem projektu nepředkládány doklady související s pracovní cestou 13. října 2017

18 Rozpočet projektu Kapitola 3 – Zařízení
= nákup zařízení nezbytného pro realizaci projektu Nehmotný majetek do 60 000,00 Kč software, licence, know-how, studijní programy Dlouhodobý nehmotný majetek pořizovací cena vyšší než 60 000,00 Kč a doba použitelnosti delší než 1 rok investiční majetek nezahrnutý do křížového financování Drobný hmotný majetek výukový a spotřební materiál určený pro práci s cílovou skupinou s pořizovací cenou do 40 000,00 Kč PC sestavy, notebooky, tiskárny, dataprojektory, fotoaparáty, vybavení k výuce (učebnice), materiál pro cílovou skupinu 13. října 2017

19 Rozpočet projektu Kapitola 3 – Zařízení nutné splnit podmínky:
Použitý drobný hmotný majetek nutné splnit podmínky: majetek nebyl v uplynulých 7 letech získán z veřejných prostředků kupní cena < tržní cena v čase a místě pořízení obvyklá a současně nižší než u nového zařízení výdaje < než 40 000,00 Kč Nájem zařízení, operativní leasing nájem zařízení, vybavení, nehmotného majetku, budov, splátky operativního leasingu (např. strojního zařízení) využití pro projekt (popř. částečná způsobilost) zřejmá doba nájmu; roční výše splátek; smlouva s pevným koncem nájem motorového vozidla pouze v 1.2 pro potřeby cílové skupiny se SVP 13. října 2017

20 Rozpočet projektu Kapitola 3 – Zařízení Daňové odpisy
nutné splnit podmínky: k nákupu nebyly použity veřejné prostředky alikvotní výše s ohledem na míru využití pro projekt pouze po dobu realizace projektu dle odpisového plánu příjemce, roční výše odpisu stanovena jednou z metod daňového odpisu, forma odpisu není možné v průběhu měnit pokud příjemce daňově odepisuje pořízený majetek, nemůže využít křížové financování Výdaje na opravy a údržbu pouze k majetku, který byl pořízen v rámci projektu (z jeho způsobilých výdajů) 13. října 2017

21 Rozpočet projektu Kapitola 3 – Zařízení
Křížové financování výjimka z pravidel financování ESF pouze pro příjemce, kteří daný majetek daňově neodepisují Křížové financování – investiční část vybavení, nábytek, tzv. soubor movitých věcí s pořizovací cenou vyšší než 40 000,00 Kč Křížové financování – neinvestiční část nábytek 13. října 2017

22 Rozpočet projektu Kapitola 3 – Zařízení – dokladování
faktury, objednávky (nad 10 000,00 Kč), dodací listy podklady k výběrovým řízení na pořízení zboží účetní doklady inventární karty výpis ze zvláštního bankovního účtu / provozního účtu 13. října 2017

23 Rozpočet projektu v nepřímých nákladech
Kapitola 3 – Zařízení – nejčastější chyby nedoložení veškerých podkladů k výběrovému řízení, věcné chyby neprovedení výběrového řízení chybějící objednávky, dodací listy popř. další podklady chybějící smlouvy o výpůjčce partnerům neodůvodněný nákup z „uspořených“ prostředků chybějící označení závazným logolinkem Kapitola 4 – Místní kancelář v nepřímých nákladech 13. října 2017

24 Rozpočet projektu Kapitola 5 – Nákup služeb
bezprostřední souvislost s realizací projektu (v souladu s cíli projektu) výběr dodavatelů v souladu s postupy pro zadávání zakázek OP VK člení se: publikace, školící materiály, manuály vytvořené dodavatelem (na zakázku); výdaje na odborné služby, studie, výzkum; výdaje na konference, kurzy; podpora účastníků (stravování, ubytování): limit pro občerstvení 300,00 Kč/osobu/den* příp. 400,00 Kč/osobu/den* pro ubytování 1 500,00 Kč/osobu/noc* v ČR (v Praze 2 000,00 Kč/osobu/noc*) * pokud interními předpisy neupravena nižší částka jiné výdaje; 13. října 2017

25 Rozpočet projektu Kapitola 5 – Nákup služeb
zahrnují se výdaje, které zajišťuje příjemce dodávkou služby v rámci vlastní činnost (upravuje MD č. 17) dodavatelem služeb v rámci projektu nemůže být osoba, která má uzavřen pracovně-právní vztah s příjemce / partnerem projektu a je hrazena z kapitoly 1 Osobní výdaje již vydané publikace volně dostupné k zakoupení (učebnice) se zahrnují do položky 3.3 drobný hmotný majetek pro cílovou skupinu Kapitola 5 – Nákup služeb - dokladování faktury, objednávky (nad 10 000,00 Kč), dodací listy popř. další doklady podklady k výběrovým řízení na pořízení zboží výpisy ze zvláštního bankovního účtu / provozního účtu 13. října 2017

26 Rozpočet projektu Kapitola 5 – Nákup služeb - nejčastější chyby
nedoložení veškerých podkladů k výběrovému řízení, věcné chyby neprovedení výběrového řízení chybějící objednávky, dodací listy popř. další podklady nedoložení prezenčních listin z uskutečněných kurzů překročení limitů stanovených pro stravné a ubytování obecný popis obsahu účetního dokladu (např. občerstvení) 13. října 2017

27 Rozpočet projektu Kapitola 6 – Stavební úpravy
bezprostřední souvislost s projektem – úprava pracovního místa pro osoby se zdravotním postižením / úprava prostor na realizaci aktivit s cílovou skupinou pořízení materiálu a provedení prací svépomocí není stavební úpravou drobné stavební úpravy - nesmí přesáhnout 40 000,00 Kč v účetním období za jednotlivou účetní položku majetku stavební úpravy v rámci křížového financování – převyšují částku 40 000,00 Kč => rekonstrukce / modernizace možné provádět pouze na majetku příjemce / partnerů, v případě škol a školských zařízení na majetku zřizovatele 13. října 2017

28 Rozpočet projektu Kapitola 7 – Přímá podpora
výdaje spojené se zapojením cílové skupiny do aktivit – nespadají do nepřímých nákladů člení se: mzdové příspěvky (náhrada mzdy zaměstnavateli pro pracovníka po dobu jeho účasti na vzdělávání – 100% skutečně vyplacených mzdových nákladů vč. zák. odvodů max. do trojnásobku minimální mzdy) cestovné (jízdní výdaje odpovídající jízdence 2. třídy hromadné dopravy), ubytování (nejvýše 1 500,00 Kč/osobu/noc pro hl. město Praha max. 2 000,00Kč), stravné (300,00 Kč/osobu/den nebo 400,00 Kč v případě výjezdní akce spojené s ubytováním) doprovodné aktivity mzdové příspěvky propláceny na základě smlouvy o vzdělávání mezi příjemcem a zaměstnavatelem cílové skupiny 13. října 2017

29 Rozpočet projektu Kapitola 7 – Přímá podpora – dokladování
rozpis mzdových příspěvků pro školené osoby a seznam školení - originál doklady k prokázání jednotlivých výdajů – v případě mzdových příspěvků stejné podklady jako k prokazování mezd Kapitola 7 – Přímá podpora – nejčastější chyby chybně vyplněné přílohy chybějící doklady (jízdenky, doklady k ubytování, výpisy prokazující úhradu cílové skupině) 13. října 2017

30 Rozpočet projektu Kapitola 8 – Náklady vyplývající přímo ze smlouvy
audit dle Příručky pro příjemce verze 5 způsobilý u projektů od 10 000 000,00 Kč dle Smlouvy o realizaci GP způsobilý u projektů od 3 000 000,00 Kč Smlouva nadřazena příručce, proto je audit povinný u projektů se schválenými způsobilými výdaji od 3 000 000,00 Kč publicita a bankovní poplatky v nepřímých nákladech 13. října 2017

31 Rozpočet projektu Kapitola 9 – Nepřímé výdaje (dále jen „NN“)
nejsou nebo nemohou být jednoznačně spojené s konkrétní aktivitou projektu náklady na administraci projektu nebo náklady související s cílovou skupinou vykonávané v rámci běžných činností organizace stanoveny % dle výzvy z přímých výdajů ponížených o křížové financování nedokládají a neprokazují se jednotlivými účetními doklady nejsou předmětem administrativní kontroly ani kontroly na místě ZS 13. října 2017

32 Rozpočet projektu pravidly nepřímých výdajů nejsou nijak dotčeny povinnosti organizace vymezení nepřímých výdajů v příručce pro příjemce (verze 5) str. 61 a v příloze prezentace čerpání nepřímých výdajů z jednotlivých zálohových plateb by mělo odpovídat % stanovenému ve Smlouvě: NN hrazeny přímo ze ZBU na účet dodavatele nerovnoměrné čerpání => převedení části NN na provozní účet organizace nutné průběžně sledovat čerpání NN, které je závislé na čerpání přímých výdajů ponížených o křížové financování v případě vyčerpání vyšší částky nepřímých výdajů (v závěrečném vyúčtování) než je způsobilé => porušení rozpočtové kázně a nesrovnalost stále platí pravidlo PŘÍMÉ SOUVISLOSTI VÝDAJE S REALIZACÍ PROJETKU 13. října 2017

33 Rozpočet projektu Nezpůsobilé výdaje nelze hradit z prostředků OP VK
nejsou vynaloženy v souladu s cíli projektu, nejsou pro realizaci projektu nezbytné, nejsou přiměřené (vynaložené v souladu s principem hospodárnosti), nejsou v souladu s českou nebo evropskou legislativou vymezeny v příručce pro příjemce (verze 5) str. 66 – 69 a v příloze prezentace úhrada nezpůsobilého výdaje z prostředků dotace znamení podezření na porušení rozpočtové kázně a nesrovnalost 13. října 2017

34 Dokladování vedení oddělené účetní evidence (ve smyslu zákona 563/1991 Sb.) – platí i pro partnery s finančním příspěvkem (analytika / střediska / kombinace), kterou je dále nutné členit na přímé a nepřímé výdaje účetní doklady vystaveny v souladu se zákonem o účetnictví (daňový doklad není totéž co účetní doklad) originál účetního dokladu označit identifikací projektu (registrační číslo + zkrácený název projektu) pokud neobsahuje v původním popisu projektová pokladna není nutná zahrnout projekt do vnitřních směrnic příjemce – plátce DPH, který má nárok na odpočet DPH na vstupu => DPH je nezpůsobilý výdaj a nemůže být hrazeno z dotace úroky vzniklé na ZBU od okamžiku připsání dotace vykazovat a odečítat v Žádosti o platbu 13. října 2017

35 Partnerství Partnerství
smluvní vztah mezi dvěma nebo více subjekty, založený na společné odpovědnosti za realizaci projektu => Smlouva o partnerství => součástí Smlouvy o realizaci GP účast partnerů opodstatněná a nezastupitelná – zajištění aktivit, monitorovacích indikátorů, cílové skupiny (bez jeho účasti by nemohl být projekt realizovaný) nemůže být dodavatelem běžně komerčně poskytovaných dodávek, služeb či stavebních prací příjemce může uzavřít pracovně-právní vztah se zaměstnancem partnera, náplň práce však musí být odlišná od předmětu partnerství => porušení principů partnerství => nezpůsobilé výdaje 13. října 2017

36 Partnerství Typy partnerství Partner s finančním příspěvkem
prostřednictvím příjemce přijímá část finanční podpory na realizaci aktivit projektu dle Smlouvy o partnerství finanční toky upraveny ve Smlouvě o partnerství ex-ante financování – nutné, aby partner měl zřízen také zvláštní bankovní účet projektu, na který je mu poskytnuta část zálohy ex-post financování – příjemce proplácí partnerovi na základě předloženého vyúčtování, ZBU není nutný S Partner bez finančního příspěvku není mu poskytován finanční příspěvek podílí se na realizaci věcných aktivit např. formou konzultací, odborné garance, zajištěním cílové skupiny apod. smlouva u výpůjčce 13. října 2017

37 Změny v rozpočtu projektu
Nepodstatné změny možné bez předchozího souhlasu poskytovatele neovlivní cíle projektu, nedotkne se povinností ve Smlouvě přesun prostředků mezi položkami uvnitř jednotlivých kapitol přesun prostředků mezi jednotlivými kapitolami do 15% vytvoření / zrušení položky rozpočtu přepracovaný rozpočet projektu + popis v monitorovací zprávě omezení v provádění nepodstatných změn: osobní výdaje - změna pracovně-právního vztahu - rozdělení / sloučení schválených úvazků - vytvoření / navýšení položky povinné ze zákona služební cesty zahraniční – nesmí být navýšena celková hodnota položky, možné přesuny v rámci položek nemající vliv na charakter cesty křížové financování – pouze snížení 13. října 2017

38 Změny v rozpočtu projektu
Podstatné změny v rozpočtu jakákoli jiná změna povinnost předložit žádost o schválení (viz. sborník dokumentů) předložena nejpozději 60 kalendářních dní před koncem realizace projektu => dodatek ke smlouvě o realizaci GP realizace podstatné změny rozpočtu před souhlasem poskytovatele nebo bez jeho souhlasu je porušením rozpočtové kázně 13. října 2017

39 Na závěr Upozornění na závěr
spolu s vyúčtováním monitorovací zprávy a žádostí o platbu se předkládají kopie všech účetních dokladů hrazených z přímých nákladů (vč. dokladu o provedené finanční kontrole „košilka“) doklady označovat dle Příručky pro příjemce tj. názvem + registračním číslem projektu (+ logolinkem je-li relevantní) každý nezpůsobilý výdaj a mylná platba ze zvláštního bankovního účtu => nesrovnalost => porušení rozpočtové kázně (zákon č. 250/2000 Sb.) jakékoli nejasnosti konzultujte s finančním nebo projektovým manažerem, který má Váš projekt na starosti 13. října 2017

40 Prostor pro Vaše dotazy
13. října 2017

41 Děkuji za pozornost Krajský úřad kraje Vysočina
Odbor regionálního rozvoje Oddělení grantových programů Žižkova 16, Jihlava 13. října 2017