MS Project.

Prezentace na téma: "MS Project."— Transkript prezentace:

1 MS Project

2 Úvod Aplikace slouží k plánování, sledování a řízení projektů
Modul I 1.díl Úvod Aplikace slouží k plánování, sledování a řízení projektů Podobné používání jako v MS Office zejména Excel Projekt – plán práce s výsledkem na konci, který je časově omezen Kromě toho, že se používá k plánování, sledování a řízení projektů, používá se ke komunikaci s projektovým týmem Poukázat na podobnou prácí jako je s tabulky v MS Excel a podobné formátování a hrátky s písmem jako v MS Word Projekt může být třeba marketingová kampaň, stavba domu, zavedení nového výrobku do výroby, rozšíření podniku

3 Části projektu Úkoly Doba trvání Časová omezení Zdroje Práce Kalendář
Modul I 1.díl Části projektu Úkoly Doba trvání Časová omezení Zdroje Práce Kalendář Náklady Směrný plán Projekt lze rozdělit na malé části Úkoly – jedná se zde o všechny činnost vedoucí k cíly. Doba trvání – je doba za kterou se daná činnost má vykonat a kdy má začínat Časová omezení – jedná se zde o omezení kdy má daný úkol být nejpozději splněn, např. stavba základů do zimy…. Zdroje – jedná se zde buď o pracovní (zaměstnanci – lidé co ženou projekt dopředu) nebo o materiálové (jedná se zde o materiál, který se během plnění spotřebovávají – např. cihly, cement…..) Práce – vzniká v momentě kdy přiřadíme pracovní zdroje k úkolu Kalendář – popisuje pracovní a nepracovní čas Pozor ale na to aby se nepřiřazovaly stejné zdroje na více úkolu ve stejnou dobu a nebo na jiný projekt, protože pak bude zdroj přetížen. Tedy budeme od něj chtít více práce, než je schopen odvést. I toto nám aplikace MS Project pomůže najít a případně odstranit takové problémy. Náklady – ty lze definovat ke každému zdroji (tedy cenu za jednotku práce nebo za materiál), MS Project pak spočítá ceny jednotlivých úkolu a poté i cenu celého projektu, víme již předem, že některé úkoly mají předem pevně stanovenou cenu? Nevadí, i to lze při výpočtu celkové ceny projektu zohlednit V tomto okamžiku máme jen vytvořený projekt – teď musíme ještě provést realizaci Směrný plán – je to vlastně doba trvání a cena projektu, jakmile se projekt rozjede zadáváme do něj reálné časy dokončení úkolu a reálné náklady a můžeme pak analyzovat, jaký je rozdíl mezi skutečností a plánem a podle toho provádět změny v projektu (změny zdroje, přeplánovat úkoly). V tomto okamžiku můžeme sledovat kritickou cestu – úkoly přímo ovlivňující dobu trvání celého projektu

4 Vytvoření nového projektu
Modul I 1.díl Vytvoření nového projektu Nový projekt ze šablony Nový prázdný projekt Nový projekt lze zahájit buď od začátku do prázdného dokumentu nebo lze využít šablony Šablona může byt buď dodána společností Microsoft a nebo si ji můžeme z nějakého našeho minulého projektu vytvořit. Postup Zvolíme SOUBOR-NOVÝ Nový prázdný projekt – je otevřen obyčejně při spuštění aplikace Tlačítkem Nový ze standardního řádku nástrojů Klávesovou zkratkou CTRL+N či klávesou F11

5 Vlastnosti souboru projektu
Modul I 1.díl Vlastnosti souboru projektu Ke každému projektu je možno přiřadit doplňující informace – ukázat Okno vlastnosti zobrazíme povelem Soubor-Informace-Informace o projektu-Upřesnit vlastnosti Okno má 5 záložek: Obecné – zobrazuje informace o jménu a uložení souboru. Jsou zde také data, kdy byl soubor vytvořen, změněn a naposledy otevřen Souhrnné informace – viz obrázek, umožňuje zadat další informace k projektu jako název, předmět, autora, a další. Kromě toho obsahuje políčko Uložit s náhledem – možné vidět malý náhled na projekt Statické údaje – zobrazuje informace o datu, podobně jako na záložce obecné, navíc zde najdeme jméno uživatele, který projekt uložil, kolikrát byl projekt ukládán a jaká je celková doba úprav daného souboru Obsah – uvádí informace o projektu samotném jako je datum jeho začátku a ukončení projektu, doba trvání, náklady, celková práce a stav dokončení. Vlastní – zobrazuje podobné informace jako předchozí záložka, navíc však umožňuje definovat další uživatelské vlastnosti. Ty lze propojit s konkrétním obsahem souboru, jako například celkové náklady či jiné údaje. Založit nový projekt. Jako součást příkladu.

6 Jak začít? Nastavení data projektu Dle začátku projektu
Dle konce projektu Projekty se plánuji buď od data zahájení nebo od data ukončení. Např. pokud provádíme stěhování, které musí být hotové k určitém datu zvolíme plánování dle data dokončení a MS Project poté dle délky projektu vypočítá kdy se má projekt zahájit. Podobné je to u druhé možnosti při plánování dle dat zahájení. To např. víme, že příští měsíc má začít stavba domu a podle délky projektu zjistíme datum dokončení. Informace o projektu – vyvoláme povelem Projekt-Informace o projektu (pozn. Není nutné zadávat na začátku. Pokud změní data i na konci plánování MS Project vše dokáže přeplánovat) Plánování od – zvolí se ty plánováni – zda od data začátku či konce Datum zahájeni či Datum konce – nastaví se datum (u nás nastavíme datum ) Aktuální datum – datum v systému Datum stavu – používáme při zjišťování stavu projektu (budeme hovořit dále). V MS Projectu je možné zjistit jak dalece plníme náš projekt Kalendář – určuje výchozí kalendář pro projekt. Definuje nastavení pracovní doby. Priorita – přidělení priority projektu (od 0 do 1000). Používá se když pracujeme na více projektech s více zdroji. Podle priority se pak přidělují zdroje k projektům a případně dochází ke zpožďování projektu Poznámka – pokud chceme aby se u nově zakládaných projektů zobrazil vždy dotaz na informace o projektu provedeme v SOUBOR-MOŽNOSTI-UPŘESNIT zaškrtnutí políčka dotazovat se na informace o projektu u nových projektů Plánování dle data zahájení Plánování dle data ukončení

7 Pracovní čas Základní nastavení pro plánování
Aplikace používá pro přepočty časů pro minutu (60 sekund) a pro hodinu (60 minut) standardní přepočty. Pokud jde o přepočty z hodin na dny a dále na měsíce časy pracovní doby. Např. 8 hodin práce = 1 den. Pak je dále definováno hodin v týdnu a dní v měsíci. Dialogové okno zapneme přes Nástroje-Možnosti-Kalendář. Výše uvedené hodnoty nalezneme v polích Denně hodin, Týdně hodin a Měsíčně dní. Další volby: Začátek týdne – jaký je první den v týdnu Začátek fiskálního roku – odlišuje se podle finančního a kalendářního roku Výchozí zahájení a dokončení – pokud zadáváme jen datum nastaví se čas zahájení dle tohoto nastavení Poznámka – nastavit výchozí čas na 7:00 a Výchozí dokončení na 16:00 Poznámka – zavedu zdroj nějakého pracovníka a postupně mu nastavím pracovní dobu (standardní a 24 hodinovou) uvidíme jak se mění doba trvání jednotlivé části projektu.

8 Pracovní čas Kalendáře
Základní kalendáře Standardní: pracovní doba 8 hodin ve všední dny, pondělí až pátek od 9:00 do 18:00 s hodinovou přestávkou od 13:00 Noční směna: pracovní doba je 8 hodin denně, od 23:00 do 8:00 s hodinovou přestávkou od 3:00, nepracovní čas je od soboty 8:00 do pondělí 23:00 24 hodin: pracovní doba je 24 hodin denně včetně sobot a nedělí Specifikuje pracovní a nepracovní čas

9 Pracovní čas Kalendáře Zobrazení a změna základního kalendáře
Kalendář - využití kalendářů v aplikaci Zobrazení a změna základního kalendáře Příklad: Název: delnik Prac. doba: 6:00-14:30 Přestávka: 10:00-10:30 Svátek: 1.1. Kalendář projektu Kalendář úkolů Kalendář zdroje Využití kalendářů v aplikaci – podle toho pro jakou příležitost kalendář využíváme máme následující instance Kalendář projektu – určuje výchozí nastavení pracovního a nepracovního času v projektu. Základní kalendář projektu vybraný v dialogu Informace o projektu Kalendář úkolu – je odvislý od určitého úkolu, pokud nezadáme použije se kalendář projektu. Nastaví se v informacích o úkolu Kalendář zdroje – přiřazuje se ke každému zdroji. Nastaví se v seznamu zdrojů Zobrazení a změna základního kalendáře – všechny dostupné kalendáře se dají editovat pomocí karty Projekt-Změnit pracovní dobu. Lze měnit pracovní čas pro všechny dny kalendáře, např. pro všechny pátky v roce, pro konkrétní dny a nebo zadávat nepracovní dny v podobě svátků. Pokud nastavíme svátky tak se nebude pracovat. Pokud v kalendáři zdroje nebo v kalendáři úkolu není uvedeno jinak. Pozn. v kalendáři pokud nastavíme pracovní dobu na 6hodin a je v možnostech nastavena na 8hodin tak se 8 práce po 6 hodinách mělo ukázat jako 1,33 dne, ale protože je přepočet nastaven na 8 je to stále 1 den. Doporučuje se mít nastaven stejně kalendář i možnosti. Nastavit jiný pracovní čas pro vybraný den či dny: klikneme na vybraný den (vybrané dny – přes CTRL) a v pravé části změníme typ. Nastavit jiný pracovní čas pro všechny dny v týdnu v kalendáři: klikneme na název dne v horní části a opět přes CTRL můžeme označit víc dnů v týdnu Nový kalendář: Stiskneme tlačítko nový , pak se nastaví název kalendáře a z čeho se má vycházet (z jakého kalendáře). Pozn. Vytvoříme si vlastní kalendář s pracovní dobou od pondělí do pátku od 6:00 do 14:30 s přestávkou od 10:00 do 10:30 s názvem Nováci Nastavíme svátky: 1.1.; 1.5.; 8.5.; 5.7.; 6.7.; 28.9.; ; ;

10 Ganttův diagram V MS Project se zadávají v zobrazení Ganttův diagram. Existují i další zobrazení (např. Síťový diagram). Ale základní zadávání se provádí v Ganttově diagramu. Přepínat můžeme buď z nabídky Zobrazení Zobrazení je rozděleno na dvě části. Levá připomíná tabulku v MS Excel, každý řádek je jako jeden úkol. A pravá je grafické vyjádření jednotlivých úkolů ve formě modrého pruhu v čase,

11 Základní informace o úkolech
Název úkolu Doba trvání Uplynulá doba trvání Předpokládaná doba trvání Milník Význam minuta hodina den týden měsíc Uplynulá minuta Uplynulá hodina Uplynulý den Uplynulý týden Uplynulý měsíc Zadání (čj) m h d t měs um uh ud ut uměs Zadání (aj) w mo em eh ed uw emo Každý úkol musí mít název. Další důležitý atribut je doba trvání projektu. Název úkolu – nejlepší je volit co nejkratší a nejvystižnější název. Je možné použít stejný název i vícekrát v jednom projektu protože každý má svoje unikátní ID. Doba trvání – vyjadřuje dobu, po kterou úkol bude trvat s ohledem na nepracovní čas. A pokud zadáme dobu úkolu 2dny tak s ohledem na možnosti kalendáře se přepočítá (např. u nás 2*8hodin). Zadaná doba trvání se poté zobrazuje v grafické části Ganttově diagramu. Pozn. Pokud máme rozdílné nastaveni možnosti kalendáře a nastaveni u úkolu. Například zadáme 2dny a pracovní dobu máme u úkolu danou na 4hodiny a protože v možnostech máme 8 hodin trvá nám úkol 4 dny. Uplynulá doba trvání – úkol běží bez ohledu na nepracovní čas. Např. schnutí nátěru. Zadáváme 20uh. Předpokládaná doba trvání – je to předpokládána doba trvání. Zapisuje se pomocí otazníku za jednotkou času (např. 20h?). Poté se dá použít filtr na pouze úkoly s předpokládanou dobou trvání (pozn. v panelu vedle volby písma). Milník – ve většině případů má nulovou dobu trvání. Slouží k identifikaci zvláštní události v projektu, jako dokončení jedné fáze. Pokud chceme označit milníkem úkol nenulový musíme vlézt do Informace o úkolu-Upřesnit a zde zaškrtnout.

12 Tvorba úkolu Zadání jména Zadání dalších polí Název sloupce Typ pole
Popis Indikátory Vypočtené Informace o úkolu Název úkolu Zadané Jméno úkolu Trvání Vypočtené nebo zadané Doba trvání úkolu Zahájení Datum zahájení úkolu Konec Datum ukončení úkolu Předchůdci Předchůdci úkolu Zdroje Seznam zdrojů úkolu V okamžiku, kdy vytváříme projekt, musíme při definici úkolů zadat minimálně jejich názvy a vytvořit tak prvotní strukturu projektu. Později vše můžeme upřesnit. Zadání jména – podobně jako u buněk v Excelu Aktivace pole – klepnutím myši na pole, směrové šipky Text, který píšeme je i v zadávacím poli. Potvrzení textu – klepnutí myší na jiné pole, klávesa enter (posun o pole dolů), Shift+Enter (posun o pole výše), klávesa TAB (o pole doprava, se SHIFT doleva), směrové šipky, tlačítkem potvrdit (zelená fajfka) Pokud nechceme potvrdit ESC, zrušit (červený křížek), a pokud je změna potvrzena tak pomocí povelu zpět Zadání dalších polí Doba trvání – podobný zápis jako u názvu a navíc jsou zde šipky pro hodnoty Data – pomocí rozevřené nabídky Poznámka – lze použít průvodce

13 Vlastnosti úkolů a jejich nastavení
Možnost jak zobrazit další informace o úkolu v projektu slouží okno informace o úkolu Okno informace o úkolu – lze zobrazit a nastavit všechny informace a atributy o úkolu, má několik záložek, podíváme se nejdříve na záložku obecné Poklepáním myší na úkol v tabulce Volbou informace o úkolu s místní nabídky Tlačítkem informace o úkolu z řádku nástrojů Předpokládaná – předpokládaná doba trvání (stejné jako když zadáme dobu s otazníkem) Dokončeno – slouží k ohodnocení splnění úkolu Priorita – udává prioritu úkolu (který úkol má zdroj dříve využít) Data – udává datum zahájení a ukončení úkolu Skrýt pruh úkolů – skryje grafické znázornění úkolu V Ganttově digramu zobrazit data dílčích úkolů v souhrnném úkolu – pokud máme souhrnný úkol zobrazí se grafické znázornění tohoto úkolu Poznámka – pokud chceme změnit vlastnosti několika úkolů najednou lze to pomocí tohoto okna Formulář úkolů – zobrazí se jako část okna úkolů Povel Zobrazení-Režim zobrazení-Podrobnosti-Volba typu podrobností Tažením či poklepáním na posuvnou mřížku pod posuvníkem na pravé straně okna dokumentu

14 Časté operace Pohyb v zobrazení Synchronizace zobrazení
Vložení nového objektu Smazání úkolu Kopírování úkolu Přesunutí úkolu Změna měřítka časové osy Změna velikosti řádku či sloupců Hledání Zde si popíšeme některé operace, které jsme už dříve popsaly ale i některé nové. Tyto operace lze využít i při práci se zdroji (v dalších kapitolách) Popsat – záhlaví řádek, záhlaví sloupců, časová osa (týdny, dny, hodiny – jsou dvě úrovně), grafické znázornění úkolu Pohyb v zobrazení – možnost manipulovat s velikostí tabulky a grafu v okně dokumentu Posun řádku (úkolů) – pomocí posuvníku, otáčením kolečka myši, držením kolečka a posuvem myši Posun na začátek či konec řádku – lze provést klávesami HOME nebo END či kombinací šipek do strany a CTRL Posun na první či poslední řádek – lze provést klávesami CTRL a HOME nebo END či kombinací šipek nahoru a dolu a CTRL Synchronizace zobrazení – pokud se nám povede, že nemáme viditelné grafické zobrazení úkolu můžeme ho jednoduše najít takto: Označíme úkol Klepneme na tlačítko Úkoly-Přejít na vybraný úkol/Zobrazení-Vybrané úkoly z řádku nástrojů Vložení nového úkolu – používáme pro vložení úkolu mezi jiné dva úkoly: Označíme úkol před který chceme úkol vložit Vytvoříme nový úkol: Povel VLOŽIT-NOVÝ ÚKOL Povel vložit s místní nabídky Pomocí klávesy insert Vytvoří se nový řádek a zde můžeme napsat nový úkol Řádky se sami automaticky přečíslují Poznámka – pokud chceme vložit více řádků označíme tolik řádku kolik chceme vložit Smazání úkolu: Smažeme následujícím způsobem: Povel odstranit úkol z místní nabídky Klávesa DEL Smazán úkol Úkoly se automaticky přečíslují Poznámka – pokud jsme smazali omylem můžeme dát CTRL+ZPĚT, pokud máme označený jen název úkolu zobrazí se inteligentní značka s volbou zda smazat jen název či celý úkol Kopírování úkolu: Zvolíme povel kopírovat –zkratka CTRL+C, z místní nabídky, tlačítko v řádku nástrojů, z nabídky ÚPRAVY Označíme kam chceme kopírovat Zvolíme povel vložit – CTRL+V a nebo podobně jako u kopírovat Další možnost je provést přetažením – ukázat, označení buňky (úkolu) a s pomocí klávesy CTRL přetáhneme Přesunutí úkolu – podobně jako u operace kopírovat ale použije se místo povelu kopírovat dává povel vyjmout a při tažení se nedrží CTRL Změna měřítka časové osy – ve grafickém zobrazení lze měnit měřítko časové osy Pomocí tlačítek přiblížit a oddálit Ukážeme na grafickou část a pomocí CTRL a kolečka myši přibližujeme a oddalujeme Pomocí ZOBRAZIT – LUPA, vybere se jaké zobrazení použít a potvrdí se, může se použít i nestandardní volby zobrazení Změna velikosti řádků či sloupců – obdobně jako u Excelu Hledání – pomocí volby ÚPRAVY-HLEDÁNÍ nebo kláves CTRL+F

15 Vazby mezi úkoly Dokončení-zahájení FS Zahájení-zahájení SS
Název vazby Označení Zobrazení v Ganttově diagramu Dokončení-zahájení FS Zahájení-zahájení SS Dokončení-dokončení FF Zahájení-dokončení SF Typy vazeb Vytvoření vazby V tabulce V grafické části Okno informace o úkolu – záložka předchůdci Formulář úkolů Průvodce projektem Změna čí zrušení vazby Pokud máme zadané úkoly tak není reálné aby všechny úkoly začínaly ve stejnou dobu, proto se vytvářejí vazby mezi úkoly (který kdy má začít a skončit v návazností na ostatní úkoly). Vystupují zde předchůdci a následovníci, vazba je znázorněna šipkami Typy vazeb – existují čtyři typy, nejčastěji první typ vazby Datum dokončení předchůdce určuje datum zahájení následníka Datum zahájení předchůdce určuje datum zahájení následníka Datum dokončení předchůdce určuje datum dokončení následníka Datum zahájení předchůdce určuje datum dokončení následníka Vytvoření vazby V tabulce – označíme požadované úkoly,vytvoříme vazbu pomocí tlačítka, ÚKOL-VYTVOŘIT VAZBU MEZI ÚKOLY, klávesy CTRL+F2, nebo lze zadat do tabulky sloupec předchůdci ID předchůdce V grafické části – ukážeme na pruh v grafické části a přesuneme na navazující úkol Záložka předchůdci – poklepáním myši na úkol, v záložce předchůdci vybereme předchůdce Formulář úkolů – zobrazíme pomocí rozdělení, poté změníme typ pomocí pravého tlačítka na předchůdce a následníka Změna či zrušení vazby Změna v tabulce zadávání v poli předchůdci Změna v okně informace o úkolu Pomocí okna závislosti mezi úkoly Nejrychlejší je na tlačítko vazba mezi úkoly

16 Členění úkolů do osnovy
Vytvoření osnovy Průvodce projektem Řádek nástrojů Práce s osnovou pomocí myši Možnosti osnovy Úkoly lze seskupovat a dělit na souhrnné úkoly a dílčí úkoly Vytvoření osnovy – nejdříve označíme úkoly které mají být dílčími, a poté provedeme tlačítkem zvětšit nebo zmenšit, povelem SOUBOR-ZVĚTŠIT ODSAZENÍ, zvětšit odsazení pomocí místní nabídky, ukázáním na první písmeno názvu úkolu a posunem vlevo nebo vpravo, tím se vytvoří úroveň osnovy - ukázat Práce s osnovou pomocí myši – jednotlivé úrovně sedají pomocí ovladače schovávat, kolečko myši + SHIFT Možnosti osnovy – v nabídce možnosti zobrazení Zobrazí číslo osnovy – ukáže číslování osnovy Zobrazení souhrnných úkolu – zruší zobrazení souhrnných úkolů Zobrazí souhrnný – zobrazí se souhrnný úkol na projekt s ID 0

17 Pevné náklady Pevné náklady na úkol Zadání úkolu
Nastavení měny pro projekt Další nastavení Jsou to pevné (fixní) náklady na úkol Na začátku – započítá se hned na začátku úkolu Na konci – započítá se na konci úkolu Průběžně – započítává se postupně (např. pokud je dokončen na 40% jsou náklady taky 40%) Zadání nákladů – je to přes volbu ZOBRAZENÍ-TABULKA-NÁKLADY, potom zadáme pevné náklady, zvolíme typ nabíhání nákladů a je zde vidět i celkové náklady Nastavení měny pro projekt – MOŽNOSTI-ZOBRAZENÍ-MOŽNOSTI MĚNY, symbol (určuje symbol měny), desetinná místa (udává počet desetinných míst u měny) a umístění (jakým způsobem bude zadána hodnota) Další nastavení – MOŽNOSTI-VÝPOČTY se dají nastavit výchozí typ nabíhání pevných nákladů

18 Připojení informací k úkolu
Poznámka Přidání Zobrazení smazání Hypertextový odkaz Otevření Smazání Poznámka – do poznámky se dává doplňující text (může být i obrázek, zvuk i video) Přidání – označíme úkol, pomocí tlačítka poznámky, nebo z místní nabídky POZNAMKY, pak se zobrazí Informace o úkolu, vložíme text a potvrdíme Zobrazení – buď v dialogovém okně poznámky nebo ukážeme na ikonku Hypertextový odkaz – odkazuje buď na místo mimo projekt nebo na určité místo v projektu Přidání – označíme úkol a pak pomocí volby VLOŽIT-HYPERTEXTOVÝ ODKAZ nebo pomocí tlačítka, otevře se dialogové okno a najdeme požadovaný soubor nebo odkaz Otevření – buď pomocí zobrazené ikonky, povelem HYPERTEXTOVÝ ODKAZ-OTEVŘÍT Smazání – pomocí dialogového okna Vložit hypertextový odkaz klepnutím na tlačítko Odebrat odkaz

19 Co jsou to zdroje? Typy zdrojů: Místa uložení zdroje: Pracovní
Živé – zedník, pokrývač… Neživé – auto, míchačka… Materiálové Místa uložení zdroje: Lokálně Fond zdrojů Project Server Zdroje jsou materiál, lidé či vybavení, které potřebujeme k dokončení projektu. K dispozici máme dva typy zdrojů – pracovní a materiálové. Typy zdrojů: Pracovní – jedná se zde o zdroje, které odevzdávají práci za časovou jednotku, každý může mít svůj vlastní kalendář, může se definovat dostupnost, náklady se udávají na jednotku času. Jedná se zde o konkrétní zdroje nazývané jménem (např. Petr Novák), pracovníky s dovedností (zedník, pokrývač…) a nebo zařízení (míchačka, jeřáb, náklaďák) Materiálové – zdroje se během projektu spotřebovávají, není možné definovat dostupnost ani pracovní kalendář a náklady jsou za jednotky, např. cement, cihly…… Obecné – neobsahuje konkrétní zdroj ale popis dovednosti zdroje (právník, programátor…) a je určen k pozdějšímu nahrazení konkrétním zdrojem (např. podle pobočky, dodavatelské firny…) Místa uložení zdroje: Lokálně – použití když pracujeme samostatně nebo v malé skupině, nepřiřazuje se více projektům, při každém projektu tedy definuje opět další zdroje Fond zdrojů – pokud se pracuje v týmu vyplatí se použít zdroje z jednoho místa, nemusíme tedy definovat zdroje stále dokola ale pouze si je vybereme s předpřipravených Project Server – pokud se jedná o organizaci je to nejvýhodnější volba mít definované zdroje na jednom místě, navíc Project Server nabízí nástroj pro sledování zdrojů (jejich nasazení a dostupnost)

20 Pracovní zdroje Dostupnost a kapacita Náklady Kalendář zdroje
Standardní sazba Přesčasová sazba Náklady na použití Kalendář zdroje Dostupnost a kapacita – je to souhrn informací, které nám říká kolik pracovníků je k dispozici a popřípadě nakolik se nám může daný pracovník věnovat Maximální počet jednotek – pokud se jedná o konkrétního pracovníka tak můžeme nastavit cokoli od 0% do 100% a toto vyjadřuje dostupnost pracovního zdroje, méně procent se nastavuje například pokud daný pracovník děla v danou chvíli na více pracích (pokud nevíme jakou má dostupnost dá umí MS Project dopočítat ale o tom více v pokročilé technice), pokud se jedná o obecnější popis (zedník…) tak můžeme nastavit i více procent (např. 500%), u těchto obecních zdrojích lze definovat i proměnu dostupnosti zdrojů v čase. Uvést příklad že se může na úkol požadovat 5 zedníku ale může se povést že bude v jednu dobu k dispozici 6 lidí pak třeba 4 a nakonec 5 tak může v jednu chvíli úkol být plněn rychleji a nebo pomaleji Pozn. Lze změnit procenta na desetinná místa pomocí MOŽNOSTI-PLÁN-ZOBRAZENÍ JEDNOTEK PŘIŘAZENÍ – defaultně nastaveno na procenta Plánované náklady – důležitý parametr projektu, ke každému zdroji se dají přiřadit plánované položky, které se poté dají použít k výpočtu ceny projektu. K některým zdrojům však taková položka k dispozici. Jsou v peněžních jednotkách za čas (např. Kč/h) Standardní sazba – vyjadřuje cenu za časovou jednotku práce zdroje v pracovním čase Přesčasová sazba – vyjadřuje cenu za jednotku času v nepracovním čase Náklady na použití – cena za každé použití zdroje, není závislá na čase,je to například za najmutí zedníka tak se paušálně platí že přijde Nabíhání nákladů – jakým způsobem se zaúčtují (na začátku, průběžně, na konci) Kalendář zdroje – stejně jako existuje kalendář projektu tak je i možné pro každý zdroj přiřadit vlastní zdroj (mohou zde být definovány časy dovolených…), v okamžiku vytvoření zdroje se bere standardní základní kalendář (projektu), změny ve zdrojích se nepřenášejí do projektového ale změny v projektových se přenášejí do zdrojového, změny v kalendáři zdroje mají přednost.

21 Materiálové zdroje Plánované náklady Popisek materiálu
Standardní sazba Náklady na použití Nabíhání nákladů Popisek materiálu Jsou to zdroje, které se spotřebovávají během plnění projektu (stavební materiál…), přidávají se do projektu stejně jako pracovní zdroje, liší se pouze typem (materiálový), protože jsou ve stejném místě zadávány jsou některá pole potlačena Plánované náklady – podobně jako u pracovních nákladů ale neuvažuje se zde časová jednotka ale množstevní jednotka (kg,t,litry…) Standardní sazba – vyjadřuje cenu za jednotku materiálu, protože se na něj nevztahuje kalendář neuvažuje se přesčasový čas Náklady na použití – za každé použití zdroje a není závislá na počtu jednotek Nabíhání nákladů – podle druhu na začátku, v průběhu a na konci Popisek materiálu – zadává se sem druh jednotek materiálového zdroje, zobrazuje se v Ganttově diagramu (je to informativní položka), je možné ji použít při filtrování, aplikace Project nepracuje s jednotkami a nepřevádí.

22 Přidání zdrojů do projektu
Ruční Import Aktive Directory Adresáře Systém Project Server Do projektu se přidávají pomocí zobrazení seznam zdrojů (ZOBRAZENÍ-SEZNAM ZDROJŮ), je to velice podobné technice zadávání úkolů Ruční: body 2 až 9 se vyplní automaticky (většinou ale na nulové hodnoty) Název zdroje – jméno zdroje (Petr Novák, cement, zedník…) Typ – pracovní či materiáloví Iniciály – první písmeno názvu zdroje Maximální počet jednotek – maximální počet jednotek který je možný v projektu použít( může se s časem měnit) u materiálového zdroje nelze nastavit defaultně se nastavuje na 100% Standardní sazba – nákladová položka za časovou (materiálovou) jednotku Přesčasová sazba – platba za práci mimo pracovní dobu, u materiálu se nepoužívá jelikož není závislý na čase Náklady na použití – jednorázová položka za použití zdroje Nabíhání nákladů – průběžné, na začátku a na konci (defaultně nastaveno průběžně) Základní kalendář – jaký kalendář se používá u zdroje (u materiálů se nepoužívá žádný) Pozn. Defaultní hodnoty se nastavují v MOŽNOSTI-UPŘESNIT-OBECNÉ MOŽNOSTI Import – tímto můžeme využít stávající seznamy zaměstnanců či kontaktů, které můžeme naimportovat do seznamu zdrojů Aktive Directory – je to systém používaný v systémech W2000, W.NET Server, použijeme pokud zakládáme seznam zdrojů ze zaměstnanců, jelikož je AD jednotný seznam informací o všech uživatelích, ZDROJE-PŘIDAT ZDROJE-ACTIVE DIRECTORY, v okně pak vybereme jméno.(pokud se jedna o win XP ještě předtím dáme upřesnit) Adresáře – Používá se pokud používáme MS Outlook (Express) Systém Project Server – v edici standard se provede import z aplikace MS Project Server. Zobrazí se okno VYTVOŘIT TÝM ZE SERVERU MS PROJECT, v edici profesionál se použije příkaz ZDROJE-PŘIDAT ZDROJE-VYTVOŘIT TÝM ZE ZDROJŮ ORGANIZACE

23 Vlastnosti zdrojů a jejich nastavení
Dialogové okno Informace o zdroji Nastavení základních informací Pracovní čas Formulář zdrojů Dialogové okno Informace o zdroji – otevře se poklepáním na zdroj, volbou povelu informace o zdroji z místní nabídky, tlačítkem informace o zdroji Nastavení základních informací – zobrazí se zde stejné údaje jako v seznamu zdrojů (Název zdroje, iniciály, skupiny, kód, typ a popisek materiálu. Navíc je zde: Pracovní skupina – typ týmové spolupráce se zdroji Účet systému Windows – účet uživatele v systému Windows pro možnost integrovaného ověření uživatele do systému Project Server Podrobnosti – tlačítko zobrazující informace o uživateli v adresáři elektronické pošty Pracovní čas – zde můžeme změnit nastavení kalendáře u tohoto konkrétního zdroje Formulář zdrojů – zobrazí se přes volbu ZDROJE-PODROBNOSTI, přidat další podrobnosti pomocí FORMAT-PODROBNOSTI (nebo pravé tlačítko)

24 Přiřazení zdrojů 1 Přiřazení pracovních zdrojů Způsoby přiřazení
Dialogové okno přiřadit zdroje Dialogové okno Informace o úkolu Formulář úkolů Tabulka „Zadávání Ganttova diagramu“ Přiřazení prvních zdrojů Práce = Doba trvání * Jednotky přiřazení Pokud máme úkoly a zdroje tak je musíme propojit abychom zjistili jak dlouho bude náš projekt trvat a kolik nás bude stát. Je k dispozici dostatečný počet zdrojů? Nepřiřazujeme zdroj v době kdy nebude k dispozici? A nepřekrývají se úkoly na které jsou nasazeny. Způsoby přiřazení Dialogové okno přiřadit zdroje – přepneme se do zobrazení Ganttův digram, klepneme na záložku ZDROJE-přiřadit zdroje, v dialogovém okně vybereme ty co chceme k úkolu dát Dialogové okno Informace o úkolu – označíme úkoly (úkoly) a otevřeme informace o úkolu a v záložce zdroje Formulář úkolů – zobrazíme formulář úkolů a přiřadíme zdroje Tabulka „Zadávání Ganttova diagramu“ – do posledního sloupce zadáváme zdroje Přiřazení prvních zdrojů – pokud přiřadíme zdroje k úkolu přepočítá se doba trvání úkolu,pokud se přepočítá tak množství práce na úkolu můžeme zjistit ve formuláři ZOBRAZIT-TABULKA-PRÁCE

25 Přiřazení zdrojů 2 Změněná veličina
Změna práce, doby trvání nebo jednotek přiřazení Typ úkolu Nastavení typu úkolu Přiřazení dalších zdrojů Plánování řízené úsilím Vypnuté řízení úsilím Plánovaná práce a kalendáře Kalendář úkolu Plánování podle kalendáře zdroje Plánování podle kalendáře úkolu a zdroje Plánování podle kalendáře úkolu Změněná veličina Doba trvání Jednotky přiřazení Práce Typ úkolu Pevná doba trvání Pevné jednotky Pevná práce Pokud chceme jednotlivé parametry měnit, musíme mít AUTOMATICKÉ NAPLÁNOVÁNÍ Typ úkolu – změna stávajícího přiřazení může mít vliv na jednotlivé proměnné tohoto vzorce, tedy na – celkovou práci na úkolu, dobu trvání úkolu, jednotky přiřazení zdrojů. Tedy 3 typy úkolů: Pevná doba trvání Pevné jednotky Pevná práce Nastavení typu úkolu – nastaveni se v Informací o úkolu v záložce Upřesnit nebo ve Formuláři úkolů Přiřazení dalších zdrojů Plánování řízené úsilím –zajišťuje že bude zachována práce na úkolu a její přerozdělení při změně zdrojů. Pokud byl přiřazen typ úkolu Pevné jednotky, zkrátí přiřazení dalších zdrojů dobu trvání úkolu. Jestliže byl přiřazen úkol typu Pevná doba trvání, sníží přiřazení dalších zdrojů hodnoty jednotek jednotlivých zdrojů. Pokud byl přiřazen typ úkolu Pevná práce, zkrátí přiřazení dalších zdrojů dobu trvání úkolu. Vypnuté řízení úsilím – pokud máme pevné jednotky mění se doba trvání, pokud máme pevnou dobu trvání mění se práce Kdy použít – plánování řízené úsilím má význam jen výjimečně, například u některých technologií kde více dělníku nemá cenu. Plánovaná práce a kalendáře: nastavení lze provést v Informaci o úkolech-upřesnit-kalendář, Kalendáře úkolu – nastaven kalendář a zaškrtnuta volba Plánování ignoruje kalendáře zdrojů Kalendáře zdroje – kalendář nastaven na žádný Kalendáře úkolu a zdroje – nastaven kalendář úkolu

26 Přiřazení zdrojů 3 Přiřazení materiálových zdrojů Přesčasová práce
Odstranění zdrojů Přiřazení materiálových zdrojů Přesčasová práce – pokud je naplánován kalendář úkolu jinak než je kalendář zdroje, přesčasovou práci lze nastavit ve formuláři Zdroje-Práce, pokud tedy nastavíme čas přesčasu tak se zkrátí doba úkolu (tedy pokud není nastavena pevná doba trvání) ale práce bude vykonána v jiný čas podle přesčasové době podle svého kalendáře, práce zůstane stejná. (např. zadáme dobu trvání 5dní, doba práce je 40hodin když zadáme přesčas 8hodin bude pak doba trvání 4 dny každý den se přidá přesčas 2hodiny,který není vidět v grafu), jak je vidět na obrázku odpracuje se práce za 2hodiny, ale doba trvání je 1hodina, a jedna hodina se udělá o přesčas. Odstranění zdrojů – je to jako změna na nulu platí pravidla dle předchozích stránek Přiřazení materiálových zdrojů – lze zadat cenu fixní a počet ks a nebo lze zadat variabilní náklady a u počtu ks dáme za jakou dobu (např. 1ks/h)

27 Úvod a obecná nastavení
Typy zobrazení a jejich nastavení Tabulková zobrazení Zobrazení s diagramy nebo grafy Formulářová zobrazení Obecná zobrazení pro zobrazení Nastavení výchozího zobrazení Nastavení časové osy Změna měřítka časové osy Nastavení mřížky zobrazení Nastavení písma zobrazení Typy zobrazení a jejich nastavení Tabulková zobrazení – jedná e pouze o tabulku maximálně se zapnutým filtrem (seznam zdrojů, seznam úkolů) Zobrazení s diagramy nebo grafy – zobrazují se zde informace grafickou formou (Ganttův diagram – levá část tabulka, pravá část diagram), nebo se dají zobrazit čistě grafické (kalendář, síťový diagram Formulářová zobrazení – tato zobrazení prezentují informace o jednom úkolu či zdroji, tímto můžeme použít rozdělenou obrazovku. Obecná zobrazení pro zobrazení Nastavení výchozího zobrazení – volbou MOŽNOSTI-ZOBRAZENÍ-VÝCHOZÍ ZOBRAZENÍ Nastavení časové osy – provedená nastavení se týkají pouze aktivního zobrazení, spustí se dvojím poklepáním na osu nebo FORMÁT-ČASOVÁ OSA Je možno nastavovat tři úrovně (nejvyšší, střední a nejnižší) v základě jsou nastaveny pouze dvě V sekci formátování úrovně se nastavují JEDNOTKY, POČET (pokud dáme vyšší než jedna tak přesně po tolika jednotkách se to bude ukazovat např. po 2 hodinách), POPISEK (formát v jakém budou zobrazeny) Možnosti je společná všem úrovním, ve volbě zobrazit se nastavuje kolik úrovní se má zobrazit Náhled – zobrazuje všechny provedené změny Nepracovní čas – je k dispozici jen u některých zobrazení a nastavuje jakým způsobem se zobrazí nepracovní čas, jaký výchozí je zde nastaven kalendář projektu ale můžeme nastavit jakýkoli jiný, a zda se má zobrazovat před nebo za pruhy (Ganttův diagram) Změna měřítka časové osy – buď pomocí volby přiblížit a oddálit nebo pomocí volby ZOBRAZIT-LUPA, nebo podržením CTRL+kolečko myši Nastavení mřížky zobrazení – rozdělují jednotlivé jednotky zobrazení, FORMÁT-MŘÍŽKA Nastavení písma zobrazení – přes volbu FORMÁT-STYLY TEXTU

28 Ganttův diagram Nastavení zobrazení Přidání kresby do zobrazení
Průvodce Ganttovým diagramem Styly pruhů Styl vybraného pruhu Změna rozvržení Přidání kresby do zobrazení Popis – popis už byl proveden dříve, použití – zadávání úkolů, dob trvání, vazby mezi úkoly, přiřazování zdrojů, sledování průběhu projektu (lze porovnat skutečnost s plánem) Nastavení zobrazení Průvodce Ganttovým diagramem – spustí se ikonou (vedle nastavení písma) nebo pomocí volby FORMÁT-PRŮVODCE GANTTOVÝM DIAGRAMEM, postupně se projdou všechny kroky a na konci potvrdí. Styly pruhů – pomocí FORMÁT-STYLY PRUHŮ,lze podle toho nastavit grafickou reprezentaci událostí v Ganttově diagramu Název – označení jména definice Vzhled – náhled vzhledu Zobrazit pro úkoly typu – tři základní kategorie – normální, milník, souhrnný, pak podkategorie např. rozdělený nebo kritický. Řádek – lze zobrazit až 4 řádky pod sebou, např. plánovaný průběh a reálný průběh Od, do – říká od kdy do kdy bude daný pruh v grafickém zobrazení nakreslen Styl vybraného pruhu – stejné jako okno předtím akorát jen pro konkrétní pruh, volba poklepáním myši, místní nabídka formát pruhu, volbou FORMÁT-PRUH. Změna rozvržení – některá další nastavení Ganttova diagramu lze nastavit zde. FORMÁT-ROZVRŽENÍ. V části vazby se nastavuje jakým způsobem jsou úkoly propojeny. Další v sekci pruhy: Formát data – formát dat pro zobrazení u pruhu úkolu, pokud volba výchozí bere se nastavení z NÁSTROJE-MOŽNOSTI-ZOBRAZENÍ. Výška pruhu – je udávaná v bodech (stejně jako např. písmo) V Ganttově diagramu vždy zobrazit dílčí úkoly v souhrnných – pokud je tato volba zapnuta tak se přes souhrnný úkol zobrazí ještě pruhy všech dílčích úkolů. Pokud je ještě zatržena volba „při rozbalení souhrnného úkolu skrýt data dílčích úkolů“ tak se nezobrazují dílčí úkoly přes ale zobrazují se místo souhrnného pouze pokud jsou v seznamu „zabalené“. Zarovnat pruhy na celé dny – grafický reprezentant (pruh) se zaokrouhlí na nejbližší časovou jednotku osy. Zobrazit rozdělení pruhů – pokud je pruh rozdělen zobrazí se úsek rozdělení tečkovaně. Zobrazovat kresby – povolí zobrazení kreseb v Ganttově diagramu. Přidání kresby do zobrazení – do Ganttova digramu lze i pohodlně kreslit a tím doplnit některé informace. Kresby lze dodat buď na panelu nástrojů pravé tlačítko a vybrat „kreslení“, VLOŽIT-KRESLENÍ, ZOBRAZIT-PANELY NÁSTROJŮ-KRESLENÍ. Lze vkládat ze schránky, přidávat obrázky a kliparty. Pokud nakreslíme dá se formátovat z nabídky FORMÁT-KRESLENÍ. Další vlastnosti lze nastavit při označení obrázku a ikony připojit k úkolu, povelem vlastnosti z místní nabídky nebo pomocí povelu FORMÁT-KRESLENÍ-VLASTNOSTI. V části čára a výplň se nastavuje jakým způsobem bude objekt vypadat. V části velikost a pozice se nastavuje k čemu bude obrázek ukotven a jakým způsobem. Pokud se bude kotvit k určitému času musíme nastavit svislou vzdálenost. Pokud nastavuje k určitému úkolu nastavuje se zda bude na začátku či na konci úkolu a v polích vodorovně a svisle se nastavuje vzdálenost od tohoto bodu.

29 Práce v zobrazení Nastavení zobrazení Nastavení časové osy
Kalendář Práce v zobrazení Nastavení zobrazení Nastavení časové osy Nastavení stylu pruhů Nastavení uspořádání pruhů Popis – je to zobrazení úkolu ve formě kalendáře, zobrazení se podobá zobrazení kalendáře v MS Outlook, úkoly jsou ve formě pruhů ale nejsou mezi nimi vzájemné vazby, v pruhu se v základním nastavení zobrazuje název úkolu a doba trvání, lze však nastavit zobrazení dalších údajů. Využití je pro: Pro sledování úkolů a jejich rozpětí v kalendáři Pro další aktivity, jako například zadávání úkolů, jejich propojování či přiřazování zdrojů Práce v zobrazení – posun po měsíci šipkami v pravém horním rohu, po týdnu posuvníkem, tažením oddělovací čáry jak vertikální tak i horizontální lze měnit rozměr všech dnů, pomocí volby ZOBRAZENÍ-LUPA lze měnit měřítko. Lze zde pracovat podobně jako v zobrazení Ganttův diagram. Můžeme zde vytvářet úkoly, přiřazovat zdroje… Nový úkol – tažením myši v prázdném místě kalendáře, v informační bublině máme data zahájení i ukončení Vazba mezi úkoly – tažením myši z jednoho úkolu do druhého (ukazatel myši se změní na řetěz), označením úkolu a volbou ÚPRAVY-VYTVOŘIT VAZBU MEZI ÚKOLY nebo tlačítkem vazba mezi úkoly, pomocí „Informace o úkolu“ Přesun úkolu – tažením pruhu (ukazatel se změní na čtyřsměrnou šipku. Nastavení zobrazení Nastavení časové osy – pro nastavení časové osy, stylu datových políček a zobrazení stínování je k dispozici dialogové okno Časová osa. Spuštění poklepáním kdekoli v zobrazení mimo pruh, povelem časová osa z místní nabídky zobrazení, povelem FORMÁT-ČASOVÁ OSA. Jsou zde k dispozici tři záložky: Nadpisy týdne – nastavení nadpisů měsíce, dní či týdnů. Dále je možno zvolit mezi zobrazením 7 dnů či 5 dnů v týdnů. Datová políčka – volí, jaké položky se zobrazí v rozích datových poliček a jak se vystínuje horní a dolní řádek políčka. Stínování dat – nastavuje možnosti zabarvení jednotlivých dní v zobrazení podle vybraného Základního kalendáře či Kalendáře zdroje. Nastavení stylu pruhů – spustí se v dialogovém okně Styly pruhů nebo FORMÁT-STYLY PRUHŮ. Typ úkolu – výběr z předdefinovaných typů úkolů, pro které provádíme další nastavení Tvar pruhu – nastavení vzhledu pruhu úkolu od tvaru přes výplň po barvu. Lze též přidat stín pod pruh samotný. Text – výběr textu jenž se v pruhu zobrazí. Více typů textu je třeba oddělovat oddělovačem seznamu dle nastavení systému. V této sekci můžeme například přidat zobrazení jmen všech zdrojů, jež jsou úkolu přiřazeny. To bychom učinili přidáním položky Názvy zdrojů Vše je vidět ihned v náhledu ve spodní části okna. Nastavení uspořádání pruhů – podobné určení jako v minulém případě, pokud není zapnuté automatické uspořádání lze ho provést pomocí FORMÁT-USPOŘÁDAT.

30 Používání úkolů a používání zdrojů
Práce v zobrazení Pohyb v zobrazení Změna dat v zobrazení Smazání či vložení řádku Přesouvání řádků Nastavení zobrazení Levá část Pravá část Kombinovaný pohled Popis – velice společná zobrazení, ukazují informace o úkolech, zdrojích a časově uspořádaná data. Platí tato tvrzení: Zobrazují časově uspořádaná data o přiřazení, seskupená buď podle zdrojů či úkolů Některá data mohou být také upravena a lze tak například změnit rozvrh práce Mohou zobrazit různé typy dat, například práci, náklady či zbývající dostupnost Dobře poslouží při sledování projektu Obě zobrazení jsou rozdělena na dvě části, obě části jsou tabulky, v jednom typu se řadí podle úkolů a v druhém podle zdrojů Práce v zobrazení Pohyb v zobrazení – pomocí směrovek a myši, jen jedno okno je aktivní, přepínání mezi okny – klepnout na danou část nebo pomoci klávesy F6 Změna dat v zobrazení – v levé straně lze v zobrazení používání úkolu měnit jak souhrnné položky tak dílčí, v používání zdrojů lze měnit jen seznam souhrnných položek (zdroje). Pokud jde o pravou část zobrazení: V zobrazení Používání úkolů lze měnit jak souhrnné, tak dílčí řádky. Například vložením nulové práce do souhrnného řádku úkolu lze úkol přerušit. V zobrazení Používání zdrojů lze měnit některé hodnoty jen v dílčích polích. Například při přepsání množství práce se změní rozvrh práce zdroje na úkolu. Smazání či vložení řádku – vymazání rychle pomocí klávesy DEL, nebo ÚPRAVY-ODSTRANIT ÚKOL (ÚPRAVY-ODSTRANIT ZDROJ) tímto se smaže úkol (zdroj) a jeho veškerá přiřazení ale zdroj (úkol) bude zachován, nebo lze jen smazat přiřazení a to pomocí ÚPRAVY-ODSTRANIT PŘIŘAZENÍ, vložení pomocí klávesy INSERT, nebo pomocí VLOŽIT-NOVÝ ÚKOL (NOVÝ ZDROJ, NOVÉ PŘIŘAZENÍ) Přesouvání řádků – lze přesunout tím že označíme řádek a myší přesuneme. Nastavení zobrazení Levá část – lze měnit volbou ZOBRAZENÍ-TABULKA Pravá část – lze zde nastavovat časovou osu – poklepáním na ní nebo FORMÁT-ČASOVÁ OSA, další nastavení lze nastavit z místní nabídky podrobnosti nebo FORMÁT-PODROBNOSTI. Pokud nenajdeme můžeme měnit v nabídce Styl podrobností z místní nabídky nebo FORMÁT-STYLY PODROBNOSTI. Dostupná pole – zobrazuje všechna pole, jež se mohou zobrazit v pravé části zobrazení Zobrazit tato pole – zobrazuje seznam všech polí, jež se v daný okamžik zobrazují v zobrazení. Nastavení pro pole – nastavuje formát zobrazení položek daného pole. Navíc lze zatržením políčka Zobrazit v nabídce zobrazit označené pole v místní nabídce zobrazení či v nabídce podrobnosti. Kombinovaný pohled – lze zapnout Formulář úkolů

31 Seznam zdrojů a diagram zdrojů
Nastavení zobrazení – změna tabulek Diagram zdrojů Práce v zobrazení – pohyb v zobrazení Nastavení Změna podrobností Styly pruhů Použití v kombinovaném pohledu Seznam zdrojů Popis – je to tabulka se seznamem zdrojů a s většinou důležitých informací o zdrojích, hodí se k: Zadávání, úpravě a zobrazení informací o zdrojích Zjištění nákladů na zdroj Zobrazení práce požadované od zdroje Nastavení zobrazení – změna tabulek – můžeme buď nastavit některou předdefinovanou tabulku nebo můžeme nastavovat písma jaká se mají zobrazit pro dané kategorie zdrojů (FORMÁT-STYLY PÍSMA) nebo si můžeme vložit vlastní sloupec (VLOŽIT-SLOUPEC) Diagram zdrojů Popis – lze zde zobrazit náklady, práce, zbývající dostupnost či přiřazení v závislosti na čase. Lze na to použít filtr na porovnání s ostatními údaji. Vhodné pro: Pro vyhodnocení, jaké zdroje jsou vytížené a do jaké míry a v jakém časovém horizontu Při zjištění pracovní kapacity zdrojů (dostupnost jednotek zdroje) Zobrazení množství přiřazené práce Při sledování nákladů za zdroj Práce v zobrazení – pohyb v zobrazení – pomocí kolečka myši nebo lze vybrat v předchozím zobrazení Nastavení Změna podrobností – pomocí místní nabídky nebo FORMÁT-PODROBNOSTI Styly pruhů – pomocí místní nabídky nebo FORMÁT-STYLY PRUHŮ, Zobrazit hodnoty – rozhoduje o zobrazení číselné hodnoty pod sloupečkem v grafické části Zobrazit čáru dostupnosti – pro některé podrobnosti navíc zobrazí čáru reprezentující kapacitu zdroje Překryv pruhů – lze nastavit překryv pruhů v jednom dni. Použití v kombinovaném pohledu – je vidět na obrázku

32 Síťový diagram a další zobrazení
Práce v zobrazení Nastavení zobrazení Další zobrazení Síťový diagram Popis – slouží ke znázornění úkolů a jejich vazeb pomocí síťového či vývojového diagramu, hodí se pro toto: Při vytvoření a doladění plánu Při vytvoření vazeb mezi úkoly Při grafickém znázornění úkolů, jež nejsou zahájené či jsou probíhající nebo dokončené Při přiřazení zdrojů úkolům Práce v zobrazení – je zde možné použít seskupení nebo filtry, nová úkol založíme tažením myši nebo VLOŽIT-NOVÝ ÚKOL nebo klávesou Insert, vymažeme DEL či ÚPRAVY-ODSTRANIT ÚKOL, vzájemné propojení buď tažením nebo pomocí příkazu ÚPRAVY-VYTVOŘIT VAZBU MEZI ÚKOLY, lze měnit i osnovu Nastavení zobrazení – nastavíme styly uzlů, pomocí FORMÁT-STYLY UZLŮ nebo z místní nabídky. Zatržení políčka Nastavit styl zvýrazňovacího filtru změní nastavení stylu pro zvýrazňovací filtr, jenž se používá při filtrování v zobrazení Volba Zobrazit data u úkolu ID zobrazí v náhledu data z konkrétního úkolu místo názvů polí v hranatých závorkách. V sekci Šablona vybereme vzorek jakým způsobem bude uzel vypadat V dalších částech jako Okraj a Pozadí nastavujeme vzhled uzlu pro vybraný typ úkolu. Jedná se o možnosti nastavení tvaru, barev či výplně. Další je nastavení rozvržení uzlů na stránce, FORMÁT-ROZVRŽENÍ, Režim rozvržení – volba automaticky nebo ručně Rozvržení uzlu – sekce definuje odkud se budou uzly kreslit, dále jakým způsobem budou zarovnány na mřížku a s jakými mezerami Styl vazby a barva vazby – výběr stylu vazby Možnosti diagramu Další zobrazení – ještě lze zobrazit další možnosti, které jsou většinou modifikace na základní zobrazení vyvolají se pomocí Další zobrazení…

33 Řazení, filtrování a seskupování
Předdefinovaná kritéria Vlastní kritéria Filtrování Automatický filtr Filtry zobrazení Vlastní filtr Seskupování Práce se skupinami Práce se seskupením Vlastní seskupení Řazení – úkoly a zdroje lze řadit dle daných pravidel, provedené řazení je jednorázové, která se automaticky neopakuje např. při přidání či odebrání úkolu, nezasahuje se do dat pouze se seřadí podle daného kritéria. Předdefinovaná kritéria – lze je najít v nabídce PROJEKT-SEŘADIT, zde jsou ta nejčastěji používaná pokud to chceme změnit bude to popsáno dále. V zobrazení úkolu Podle data zahájení Podle data dokončení Podle priority Podle nákladů Podle identifikátoru ID V zobrazení zdrojů Podle názvu Vlastní kritéria – zvolíme povelem PROJEKT-SEŘADIT-SEŘADIT PODLE…, lze zde nastavit až tři kritéria podle kterých lze řadit, Trvale přečíslovat – přeřadí podle kritérií a poté změní ID Seřadit zdroje podle projektu – k dispozici pouze pro zdroje, je-li zatrženo, seřadí zdroje nejprve podle projektu či podle fondu zdrojů a teprve potom dle dalších kritérií Udržovat strukturu osnovy – k dispozici pouze pro úkoly, je-li zatrženo, ponechá při třídění dílčí úkoly pod souhrnnými. Bude setříděno podle názvu souhrnných úkolů a dílčí úkoly budou setříděny v rámci souhrnného úkolu. Filtrování – vybírá pouze ty řádky, které splňují daná kritéria, nezaměňují se jen se změní zobrazení Automatický filtr – zapne se pomocí PROJEKT-FILTR-AUTOMATICKÝ FILTR, pokud volba vše (vypne se filtr) pokud vlastní zobrazí se okno vlastní automatický filtr. Filtry zobrazení – spuštění nabídkou filtr, nabídka PROJEKT-FILTR, nebo lze zvolit další filtry PROJEKT-FILTRY-DALŠÍ FILTRY. Pokud chceme jen dané zvýraznit najdeme nabídku v dalších filtrech, pokud je u názvu filtru tři tečky objeví se další okno které požaduje konkrétní kritérium. Vlastní filtr – otevřeme okno další filtry a ať stiskneme Nový,upravit,kopírovat, spustí se definice filtru. Zobrazit v nabídce – je-li zatrženo zobrazí se v nabídce Zobrazit související souhrnné řádky – je-li zatrženo filtr ponechá zobrazené souhrnné úkoly pokud vyhovují dílčí úkoly Seskupování – můžeme seskupovat do skupin,nemění to strukturu ale jen zobrazení a ve skupinách dělá mezisoučty Práce se skupinami – lze najít na třech místech-v rozevírací nabídce, PROJEKT-SESKUPIT PODLE, nebo pokud budeme chtít řadit podle dalších kritérií PROJEKT-SESKUPIT PODLE-DALŠÍ SKUPINY. Práce se seskupením – Každá úroveň má souhrnný řádek,lze ji ovládat velmi podobně jako osnovu Vlastní seskupení – podobně jako u vlastního filtru lze zde založit vlastní kritérium, založí se opět pomocí tlačítek Nový,upravit,kopírovat zobrazí se okno definice seskupení.

34 Sestavy Výběr sestavy Součásti MS Project je i možnost tisknout různé sestavy, sestavy neslouží pro práci s projektem ale jen pro tisk. Jsou seřazeny do několika kategorií, ale je možné je dále rozšířit políčkem vlastní. Výběr sestavy – dialogové okno vyvoláme pomocí ZOBRAZIT-SESTAVY, vybereme kategorii, a pak danou sestavu poté se zobrazí náhled (ukázáno na předchozích stránkách) a pak můžeme dát volbu tisk.

35 Kdy jaké zobrazení a jakou sestavu
Kdo Co je zajímá Vhodné tištěné zobrazení Vhodná tištěná sestava Sponzor projektu nebo klient Informace o celkové době trvání projektu Ganttův diagram se zobrazeným souhrnným úkolem projektu a všemi souhrnnými úkoly Souhrn projektu Celková cena projektu Seznam úkolů s tabulkou náklady se souhrnným úkolem projektu Rozpočet, nebo jiný v kategorii náklady Stav po zahájení prací na projektu Sledovací Ganttův diagram s tabulkou sledování Souhrn projektu, dokončené úkoly či úkoly, které brzy začnou Přiřazené zdroje Úkoly, ke kterým jsou přiřazeny Kalendář nebo používání zdrojů s filtrem na konkrétní zdroj Kdo co dělá, kdo co kdy dělá, seznam úkolů Vedoucí zdrojů v organizaci Rozsah práce jejich zdrojů v projektu Seznam zdrojů, diagram zdrojů či používání zdrojů Používání zdrojů, nebo další sestavy v kategorii přiřazení Ostatní vedoucí projektů v organizaci Plán, kritická cesta a vazby mezi úkoly Síťový diagram, podrobný Ganttův diagram, sledovací Ganttův diagram Kritické úkoly Souhrn projektu – veškerá souhrnná data o projektu (např. zahájení dokončení, doba trvání) Rozpočet – kolik který úkol stojí Souhrn projektu (neukázáno znova) Dokončené úkoly – bohužel není ukázán ale podobné jako následující, jedna se zde o úkoly které jsou už opravdu splněné a je to zaneseno v systému Úkoly, které brzy začnou – úkoly, které začnou v brzké době (dá se nastavit od kterého data) až po datum námi zvolené. Kdo co dělá - Kdo co kdy dělá Seznam úkolů – je pro určitý zdroj Používání zdrojů - Kritické úkoly – na stejný způsob jako seznam dokončených úkolů atd.

36 Tisk zobrazení Stránka 1 Stránka 2 Stránka 3 Stránka 4 Tisk
Nastavení tisku Náhled To co chceme tisknout lze předem upravit (kapitola zobrazení), aplikovat filtr, seskupení, něco lze i nastavit v okně vzhled stránky Různé druhy výtisku plánu: Ganttův diagram Seznam úkolů Kalendář Sledovací Ganttův diagram – znázorňuje průběh a dokončení úkolů v porovnání se směrným plánem Síťový diagram Používání úkolů Seznam zdrojů Diagram zdrojů Tlačítkem tisk v panelu nástrojů začne rovnou tisk!!! Okno se zobrazí pomocí SOUBORY-TISK nebo klávesy CTRL+P a jsou tyto volby: Tiskárna – volba tiskárny, dobré je sledovat stav tiskárny pokud je tiskárna síťová, nastavení tiskárny pomocí tlačítka vlastnosti – volby nastavení dle typu tiskárny Rozsah tisku a kopie – možnost výběru stran a kopie Časová osa – jen pro zobrazení s časovou osu, lze nastavit pro jaký časový úsek chceme tisknout, pokud zaškrtneme volbu levý sloupec tiskne se pouze jen levý sloupec (nákres – tiskne se jen levá část) Náhled – zobrazí jakým způsobem se vytisknou stránky Nastavení tisku – před samotným tiskem lze nastavit celou řadu dalších vlastností tisku, přes volbu SOUBOR-VZHLED TISKU, v záhlaví okna je vidět že nastavení se vztahuje k určitému zobrazení, různá zobrazení různá nastavení. Stránka – na této je možné nastavit orientace, měřítko a to buď v procentech a nebo na určitý počet stránek, v poslední části se dá nastavit formát papíru a číslování stránek. Okraje – nastavení okrajů okolo celé stránky a možnost vypnutí rámečku kolem stránky Záhlaví a zápatí – opakuje se na každé stránce, lze využít pro čísla stránek, jméno projektu nebo firmy, horní části je vidět náhled a ve spodní je nastavovací část. Lze nastavit i pomocí příkazu ZOBRAZIT-ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ Legenda – je to část kde se vysvětlují jednotlivé značky které jsou zde použity např. pruhy…. Zobrazení –obsahuje další nastavení závislá na tom co tiskneme Ganttův diagram – kolik sloupců se má na všech stránkách zobrazit, zda tisknout poznámky, zda prázdné stránky a zda přizpůsobit časovou osu konci stránky (diagram se roztáhne tak aby vyšel na konec poslední stránky) Kalendář – kolik týdnů a měsíců se na stránce zobrazí Používání úkolů či zdrojů – zapnout tisk souhrnných řádek nebo sloupců Náhled – je to náhled jakým způsobem bude vypadat stránka před tiskem, spustí se příkazem SOUBOR-NÁHLED a nebo tlačítkem s okna tisku a vzhledu stránky,můžeme zobrazit všechny stránky, také můžeme přejit na okno vzhled stránky a tisk.

37 Co je to sledování Metody sledování:
Zadávání skutečných hodnot v projektu Řešíme zde otázky: Začínají a končí úkoly tak jak jsme plánovaly? Jaký to má vliv na dokončení projektu? Jak pracují zdroje? Jaké jsou náklady na projekt? Metody sledování: Na úrovni projektu Na úrovni úkolů – procenta Na úrovni úkolu – zahájení, dokončení, práce… Časové období (den) Zde se budeme zabývat výkonovou částí projektu. Pokud máme projekt připraveny zadáváme do něj skutečné hodnoty projektu. Řešíme zde otázky: Začínají a končí úkoly tak jak jsme plánovaly? Jaký to má vliv na dokončení projektu Jak pracují zdroje? – zda pracují více či méně než je plánováno. Jaké jsou náklady na projekt? – jestli nejsou vyšší než jsme plánovali Metody sledování: Na úrovni projektu – zadávají se procenta, jednoduchá, ale nepřesná na úrovně detailu, předpokládá že vše běží podle plánu Na úrovni úkolů – procenta – po 25%, nepřesná z hlediska pracnosti na úkolu (může být splněno 50% času ale zbývá 75% práce) Na úrovni úkolu – zahájení, dokončení, práce, doba trvání Časové období (den) - zadávání práce každý den na každém úkolu každým zdrojem

38 Směrný plán Pole úkolu Pole zdroje Pole přiřazení Zahájení Práce
Dokončení Náklady Doba trvání Uložení směrného plánu Zobrazení směrného plánu Smazání směrného plánu Protože až budeme zadávat skutečné hodnoty musíme si původní plánované hodnoty uložit ve směrném plánu Tabulka – seznam dat, která budou přepsány, práce a náklady jsou vztaženy na dny Uložení směrného plánu Ukládáme v okamžiku kdy máme – dokončený plán projektu, nezačali jsme zadávat skutečné hodnoty Směrný plán je sada polí aplikace Project. Například pole zahájení se uloží do pole zahájení podle směrného plánu, lze uložit až 11 směrných plánů. Vybereme z nabídky NÁSTROJE-SLEDOVÁNÍ-NASTAVIT SMĚRNÝ PLÁN Zobrazí se dialogové okno kde lze uložit buď směrný plán či pomocný plán. Volby uložit směrný plán – vybere do kterého chceme současný stav uložit, pokud je už uložen tak je u něj datum uložení Uložit pomocný plán – umožňuje možnosti kopírování mezi vybranými pomocnými či směrnými plány, ukládá však jen datum zahájení a dokončení úkolů Volba pro – vybereme zda celý projekt nebo jen označené úkoly. Pokud jen označené úkoly tak jak bude přistupovat k neoznačeným souhrnným úkolům Zobrazení směrného plánu Číselná forma – tabulka Odchylky Grafická forma – Sledovací Ganttův diagram Smazání směrného plánu – provedeme v NÁSTROJE-SLEDOVÁNÍ-VYMAZAT SMĚRNÝ PLÁN

39 Zadání procenta dokončení
Na úrovni projektu Na úrovni úkolu Dialogové okno Přímo v zobrazení Tlačítkem z řádku nástrojů Na úrovni projektu - pro projekt který běží podle plánu Zvolíme NÁSTROJE-SLEDOVÁNÍ-AKTUALIZOVAT PROJEKT V dialogovém okně máme několik možností, vybereme datum ke kterému si přejeme projekt aktualizovat a zda chceme rozpracované úkoly označí jako částečně splněné nebo pokud jsou částečně splněné nastaví datum zahájení na skutečné datum zahájení. Pokud chceme přeplánovat nedokončenou práci můžeme pomocí volby dole. Na úrovni úkolu – zadáme procenta plnění úkolu, vede nás to k aktualizaci skutečného zahájení, dokončení, náklady, zbývající doba trvání. Dialogové okno – označíme úkol (úkoly), které chceme aktualizovat, spustíme Informace o úkolu první záložka nebo NÁSTROJE-SLEDOVÁNÍ-AKTUALIZOVAT ÚKOLY, v poli dokončeno nastavíme procenta dokončení. Přímo v zobrazení – tažením v pruhu úkolu Tlačítkem z řádku nástrojů vybereme příslušnou hodnotu

40 Zadávání skutečných dat
Skutečné hodnoty pro úkol Dialogové okno Přímo v zobrazení Skutečná a zbývající práce pro přiřazení Časově uspořádaná data Skutečné hodnoty pro úkol – pokud zadáme skutečné zahájení přepíše se hodnota zahájení, podobně i s dokončením a prací, pokud jde o dobu trvání tak se dopočítá dle zbývající doba trvání=doba trvání-skutečná doba trvání a přepočítá se dokončení, pokud je skutečná jako plánovaná je dokončení 100% pokud je vyšší tak se doba trvání přepíše a dokončení je 100% Dialogové okno – v okně aktualizovat úkoly Přímo v zobrazení – lze zadávat do tabulky a to bud přidáním sloupců do tabulky nebo zobrazením tabulky příslušné. Skutečná a zbývající práce pro přiřazení – pokud jeden zdroj na úkol je práce na úkolu a přiřazení stejná, pokud více zdrojů, přiřadíme práci na úkol a ta se podle poměru zdrojů rozdělí, pokud práci na přiřazení ta se sčítá do úkolu Nejlépe zadávat v zobrazení Používání úkolů Nebo pustit zobrazení používání úkolů a zvolíme tabulku práce a přidáme v pravé části skutečnou práci Časově uspořádaná data – stejné jako v předchozím případě ale je to zaměřeno na určité období (1 den)

41 Přeplánování nedokončené práce
Úkol není ještě zahájen Nedokončené úkoly Pokud je úkol nezahájeny jen se přeplánuje s podmínkou Zahájit po dni Pokud je úkol nedokončený bude rozdělen. Musí se ale nastavit možnosti-plán-rozdělovat probíhající úkoly

42 Zobrazení a sledování Celková statistika projektu
Zobrazení zpožděných úkolů Zobrazení nákladů na úkoly a zdroje Celková statistika projektu – je to jen jednoduché zobrazení souhrnných informací, PROJEKT-INFORMACE O PROJEKTU-STATISTIKA Zobrazení zpožděných úkolů Sledovací Gantův diagram V zobrazení úkolů aplikovat tabulku odchylka Nebo filtr – opožděné za směrným plánem, úkoly které mají skluz Zobrazení nákladů na úkoly a zdroje – zobrazíme seznam úkolů nebo zdrojů a vybereme typ náklady Celkové náklady=skutečné náklady+zbývá Odchylka=směrný plán-celkové náklady