Pracovní schůzka s ekonomy PO Inventarizace v roce 2013 (periodická k rozvahovému dni) 18. prosinec 2013.

Prezentace na téma: "Pracovní schůzka s ekonomy PO Inventarizace v roce 2013 (periodická k rozvahovému dni) 18. prosinec 2013."— Transkript prezentace:

1 Pracovní schůzka s ekonomy PO Inventarizace v roce 2013 (periodická k rozvahovému dni) 18. prosinec 2013

2 Obsah Úvod Požadavky na inventarizaci Legislativa Základní pojmy Příprava inventarizace Zahájení a průběh inventarizace Upozornění na správné zaúčtování a opravy chyb Ukončení inventarizace 2

3 Požadavky na inventarizaci Inventarizace jako část účetní uzávěrky před sestavením účetní závěrky zabezpečit průkaznost účetnictví ve smyslu § 8 odst. 4 a odst. 3 zákona o účetnictví splnit všechny zákonné povinnosti především ve smyslu §§ 4, 6, 29, 30 zákona o účetnictví 3

4 Řádná inventarizace k 31.12. Zjištění skutečného stavu veškerého majetku a závazků, jiných aktiv a jiných pasiv včetně skutečností účtovaných na podrozvahových účtech Ověření zda skutečný stav odpovídá stavu v účetnictví (tj. stav v rozvaze a příloze k účetní závěrky) Inventarizace pro svého zřizovatele ve smyslu § 5 odst. 5 vyhlášky (u svěřeného DM zaslání tabulky a prohlášení) Inventarizační zpráva – jeden z podkladů pro schválení účetní závěrky dle § 5 vyhlášky č. 220/2013 zřizovatelem (její vyhotovení PO a zaslání zřizovateli v originálu) 4

5 Legislativa Vyhláška č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků (dále jen vyhláška) Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon) (§§ 4 odst. 8 - povinnosti dodržovat požadavky na organizaci a způsob provedení inventarizace ve smyslu vyhlášky č. 270/2010, poskytnout součinnost osob zúčastněných na tomto schvalování, dále § 6, §29, § 30 – změny v § 30) Vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky, Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů 5

6 Vyhláška č. 220/2013 Sb., o požadavcích na schvalování účetních závěrek některých vybraných účetních jednotek České účetní standardy pro vybrané účetní jednotky č. 701 - 710 Zásady vztahů orgánů Jihomoravského kraje k řízení příspěvkových organizací bod 4.4. (dále jen zásady) Zákon č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy Vyhláška MK č. 275/2000 Sb., kterou se provádí zákon 112/2000 Sb. a další 6

7 Základní pojmy Prvotní inventura činnosti prováděné při inventarizaci hmotného majetku, které jsou nutné pro vyhotovení inventurních soupisů Rozdílová inventura činnosti prováděné při inventarizaci hmotného majetku, které jsou nutné pro vyhotovení dodatečných inventurních soupisů, 7

8 Dodatečný inventurní soupis průkazný účetní záznam, kterým PO prokazuje přírůstky nebo úbytky stavu hmotného majetku, který byl zjištěn prvotní inventurou, a to způsobem, který je nutný pro zjištění stavu ke konci rozvahového dne Inventurní zápis průkazný účetní záznam, kterým PO nahrazuje při průběžné inventarizaci inventurní soupis podle § 30 odst. 3 zákona Inventura zjišťování skutečného stavu fyzickou nebo dokladovou inventurou. Inventarizace proces, kterým se ověřuje, zda zjištěný stav odpovídá stavu majetku a závazku v účetnictví 8

9 Inventarizační zpráva shrnutí všech podstatných skutečností o všech provedených inventurách seznam všech: - inventurních soupisů - dodatečných inventurních soupisů - inventurních zápisů -inventurních závěrů informace o všech inventarizačních rozdílech a zúčtovatelných rozdílech 9

10 Inventarizace vybraného majetku Vybraný majetek kulturní památky, sbírky muzejní povahy a archeologické nálezy Inventární závěr průkazný účetní záznam PO, které jiný právní předpis umožňuje zjišťovat skutečný stav vybraného majetku a ověřovat jeho soulad s evidencí vedenou podle tohoto právního předpisu v průběhu několika let, kterým tato vybraná účetní jednotka prokazuje stav ke konci rozvahového dne podle této vyhlášky 10

11 Inventarizační položka majetek, závazky, jiná aktiva a jiná pasiva, na základě kterých může být vyhotovován inventurní soupis nebo dodatečný inventurní soupis; označování těchto soupisů je podle směrné účtové osnovy a účtového rozvrhu prováděno syntetickými, analytickými nebo podrozvahovými účty Částí inventarizační položky jednotlivé věci, jednotlivé pohledávky, opravné položky k jednotlivým pohledávkám, jednotlivé závazky a další skutečnosti, které lze samostatně zjišťovat v rámci inventarizační položky 11

12 Inventarizační evidence Pomocná evidence veškeré jednotlivé a souhrnné účetní záznamy, které jsou využitelné při zjišťování skutečných stavů inventarizačních položek a jejich částí, s výjimkou inventurních evidencí, jiných evidencí a zápisů v účetních knihách Inventurní evidence souhrnné účetní záznamy nově vytvářené při inventuře, které nejsou inventurním soupisem, dodatečným inventurním soupisem, inventurním zápisem, inventarizační zprávou nebo inventurním závěrem, Jiná evidence organizovaný soubor informací o inventarizačních položkách a jejich částech, který je veden mimo vybranou účetní jednotku a který je nezbytný pro zjištění skutečného stavu inventarizačních položek a jejich částí 12

13 Inventarizační identifikátor označení části inventarizační položky nebo v případě vybraného majetku jednotlivé věci a souboru majetku, které zajišťuje jejich jednoznačné určení Zúčtovatelný rozdíl rozdíl zjištěný při inventuře, který zahrnuje kromě případného manka, schodku a přebytku rozdíl zjištěný podle § 26 odst. 3 (např. opravné položky), § 25 odst. 2 zákona (jiná aktiva a jiná pasiva, o kterých se účtuje v podrozvahové evidenci, nebo v souvislosti s budoucím přírůstek nebo úbytkem majetku nebo jiného aktiva, závazku nebo jiného pasiva - dané podmíněnosti) a rozdíl, který se týká jiných aktiv a jiných pasiv, včetně skutečností účtovaných na podrozvahových účtech, o kterých vybraná účetní jednotka účtuje v souladu se zákonem. 13

14 Druhy inventarizace Periodická inventarizace k okamžiku, ke kterému se sestavuje účetní závěrka: Řádná (u PO k rozvahovému dni, tj. k 31.12.) Mimořádná inventarizace (např. sloučení PO) U periodické inventarizace možnost stanovit pro zjišťovaní skutečného stavu rozhodný den dle § 30 odst. 4 zákona a dokončit zjišťování skutečného stavu podle účetních záznamů, kterými se prokazují přírůstky a úbytky majetku a závazků, které nastaly mezi rozhodným dne a rozvahovým dnem. Rozhodný den musí předcházet rozvahovému dni (u řádné účetní závěrky = před 31. 12. 2013 dle § 19 zákona). 14

15 Průběžná inventarizace pouze u zásob, u kterých účtují podle druhů nebo podle míst uložení nebo podle hmotně odpovědných osob u DHM (vhledem k funkci, kterou plnění) je v soustavném pohybu a nemá stále místo Možnost stanovit také rozhodný den - § 30 odst. 5 zákona (vyhotovuje se jako průkazný účetní záznam inventurní soupis nebo inventurní zápis) Každý druh zásob a uvedeného DHM musí být inventarizován alespoň jednou za účetní období. 15

16 Způsob zjišťování stavu majetku a závazků Fyzická inventura - § 30 odst. 1 písm. a) zákona u majetku, u kterého lze vizuálně zjistit jeho existenci : -počítáním - např. 1, 2, 3 -150 ks -měřením - např. 120 m 2, 15 m -vážením -a obdobným způsobem 16

17 Dokladová inventura dle § 30 odst. 1 písm. b) u majetku a závazků, u kterého nelze zjistit vizuálně jeho existenci, a to včetně jiných aktiv a jiných pasiv a skutečností účtovaných v knize podrozvahových účtů - pohledávky, - závazky, -nehmotný majetek a -ostatní složky majetku 17

18 Inventurní soupis = průkazný účetní záznam, který musí obsahovat skutečnosti podle § 30 odst. 7 písm. a) zákona, a to tak aby bylo možné zjištění majetek a závazky též jednoznačné určit podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění skutečností, podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventury, 18

19 způsob zjišťování skutečných stavů, ocenění majetku a závazků při periodické inventarizaci k rozvahovému dni nebo i k rozhodnému dni, pokud jej účetní jednotka stanovila ocenění majetku a závazků při průběžné inventarizaci ke dni ukončení inventury nebo i k rozhodnému dni, pokud jej účetní jednotka stanovila, 19

20 okamžik, ke kterému se sestavuje účetní závěrka - řádná u PO k 31. 12. rozhodný den, pokud jej účetní jednotka stanovila, okamžik zahájení, okamžik ukončení inventury, seznam příloh inventurního soupisu 20

21 Příloha k inventarizačním soupisům a) seznam všech inventarizačních evidencí, které byly využity při zjišťování skutečných stavů, b) způsob stanovení ocenění zúčtovatelných rozdílů, c) v případě pohledávek a závazků uvedení způsobu, jak byly při inventuře využity pomocné evidence, d) v případě nemovitostí, o kterých má povinnost vybraná účetní jednotka účtovat, uvedení způsobu, jak byly zkontrolovány veškeré údaje o těchto nemovitostech uvedených v katastru nemovitostí České republiky. 21

22 Příloha k dodatečným inventarizačním soupisům a)příslušný inventurní soupis, b) seznam všech inventarizačních evidencí, které byly využity při zjišťování skutečných stavů, c) způsob stanovení ocenění zúčtovatelných rozdílů, d) v případě pohledávek a závazků uvedení způsobu, jak byly při inventuře využity pomocné evidence, e) v případě nemovitostí, o kterých má povinnost vybraná účetní jednotka účtovat, uvedení způsobu, jak byly zkontrolovány veškeré údaje o těchto nemovitostech uvedených v katastru nemovitostí České republiky. 22

23 Příprava inventarizace u PO (vydání vlastní směrnice) PO musí zajistit činnosti pro vyhotovení inventurních soupisů, dodatečných inventurních soupisů, inventurních zápisů, inventurních závěrů a vyhotovit další související účetní záznamy, a to: Plán inventur sestavit nejpozději do zahájení první inventruy a stanovit postupy pro jeho vyhotovení. Plán inventur musí obsahovat nejméně dle § 5 vyhlášky údaje o: a)předpokládaném okamžiku zahájení a ukončení jednotlivých inventur a okamžiku, ke kterému se zjišťují skutečné stavy, b)vzniku a zahájení činností jednotlivých inventarizačních komisí v případě, že tyto okamžiky nejsou shodné s okamžikem zahájení inventury, kterou inventarizační komise provádí, c)ukončení činností jednotlivých inventarizačních komisí v případě, že tento okamžik není shodný s okamžikem ukončení inventury, kterou inventarizační komise provádí. 23

24 Plán inventur musí dále obsahovat : seznamy inventurních soupisů a dodatečných inventurních soupisů, které budou sestavovány v rozsahu účtových skupin, v rozsahu inventarizačních položek nebo v rozsahu seskupení inventarizačních položek dle § 8 odst. 1 písm. b) v případě, že okamžik ukončení fyzické inventury HM je stanoven před koncem rozvahového dne nebo po tomto dni: - zdůvodnění tohoto postupu - popis činností, které se uskuteční mezi koncem rozvahového dne a dnem ukončení fyzické inventury HM, včetně popisu při rozdílové inventuře (např. označit nové přírůstky zásob v následujícím roce, které se nebudou zahrnovat do inventarizace). Plánem inventur představuje časový harmonogram jednotlivých fyzických a dokladových inventur. 24

25 Zřídit inventarizační komisi nebo inventarizační komise - dílčí (DIK), hlavní inventarizační komisi (HIK), případně ústřední (při inventarizaci prostřednictvím jiných osob), a to dle velikosti PO a jejího majetku a závazků, jmenuje jejich členy a stanoví rozsah pravomocí a činností členů při inventarizaci, Stanovit pravidla pro jmenování členů inventarizační komise nebo DIK, případně HIK, včetně stanovení požadavky na jejich znalosti, a to zejména při zjišťování skutečných stavů, (IK musí mít nejméně 2 členy) Zabezpečit řízení a kontrolu činností inventarizačních komisí a sestavení inventarizační zprávy prostřednictvím HIK nebo jiným způsobem 25

26 26 Zajistit podmínky pro zjišťování skutečného stavu inventarizačních položek a jejich částí (vážení, měření...), stanovit způsob používání, případnou výši odchylky, Zajistit podmínky pro ověřování zda zjištěný skutečný stav inventarizačních položek a jejich částí odpovídá jejich stavu v účetnictví, a to včetně podmínek pro zjišťování zúčtovatelných rozdílů nebo inventarizačních rozdílů.

27 Zahájení a průběh inventarizace Začínám přeškolením členů komisí Provede se prvotní inventura – fyzická inventura u DM a zásob k stanovenému dni za účasti odpovědné pracovníka a členů IK. Provede se dokladová inventura Zaznamená se zjištěný stav do inventurního soupisu a podepíše se inventurní soupis odpovědným pracovníkem a členy IK. Porovná se zjištěný stav se stavem vykázaným v účetnictví. 27

28 Provádění inventarizace dle § 30 odst. 2 zákona Postup PO při provádění inventarizace zajistí tak, že se provádí jedna nebo více inventur a ověřuje, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu v účetnictví. Inventarizace majetku a závazku je souborem jednotlivých inventur. 28

29 29 Při fyzické inventuře kontroluje PO (vizuálně): jeho existenci bez ohledu na jeho formu inventarizačního identifikátora nebo způsob jeho stanovení, případně připojení. Pokud existuje inventarizační evidence majetku, je také jejich prověření součástí fyzické inventury. Pokud PO nedisponuje v průběhu inventarizace příslušným majetkem (je v držení nebo užívání jinou osobou) může provést ověření jeho existence např. potvrzením o jeho existenci osobou, která ho má v držbě nebo ho užívá.

30 Dodatečné inventurní soupisy Mezi stanoveným rozhodným dnem a rozvahovým dnem je nutné prokázat přírůstky a úbytky majetku a závazků podle účetních záznamů, a takto zjištěné přírůstky a úbytky majetku a závazků zaznamenat do dodatečného inventarizačního soupisu. 30

31 PO v rámci inventarizace zjišťuje: -všechny položky majetku a závazků včetně jiných aktiv a pasiv a podrozvahové evidence (dále jen majetek a závazky) dle účtového rozvrhu PO – SÚ v členění na AÚ - inventarizační položku -veškerý majetek a závazky, tzv. dílčí inventarizační položku (DM dle identifikátora, popisu a další evidence, konkrétní pohledávka dle vystavené faktury, bankovní výpisy u úvěrů a zůstatky účtů, atd.) 31

32 Inventarizační rozdíl v případě zjištění rozdílu mezi skutečným stavem a stavem vedeným v účetnictví – zaúčtuje PO inventarizační rozdíl dle § 30 odst. 10 -Manko (schodek u peněžní hotovosti a cenin)= skutečný stav je nižší než stav v účetnictví (POZOR na jiné účtování v případě, že se jedná o úbytek do normy nebo manko, např. u zásob, které je nad stanovenou normu PO) -Přebytek – skutečný stav je vyšší než stav v účetnictví Inventarizační rozdíl vyúčtuje PO do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků 32

33 Upozornění na správné zaúčtování a opravy chyb Účtování dotace na investice od zřizovatele u PO JMK od 1. 1. 2013: -MD 348 a Dal 401 – v okamžiku sdělení závazného ukazatele (podrobné účtování viz Metodické sdělení č. 5/2013) V případě, že PO provede opravu zaúčtování u nějaké inventarizované položky, zjistí skutečný stav (např. u 348 stav dle zaúčtování: rozhodnutí zřizovatele snížený o platby od zřizovatele. Pokud tento stav neodpovídá stavu zjištěném a zaznamenaném v dokladové inventuře, po provedení opravy účtování, vystaví PO dodateční inventurní soupis s přírůstkem nebo úbytkem dle správného zůstatku účtů). 33

34 Okamžik zařazení DM do užívání – i ve vazbě na oprávky DM se zařazuje do užívání včetně technického zhodnocení (TZ) v okamžiku uvedení do stavu způsobilého k užívání : § 11 odst. 5 a 14 odst. 12 vyhlášky č. 410/2009 Sb., tj. dokončení pořizovaného majetku a splnění stanovených funkcí a povinností stanovených právními předpisy pro jeho užívání (neplatí pro DDNHM a DDHM), např.: při pořízení majetku investiční výstavbou PO dnem vydání kolaudačního rozhodnutí, v případě bezúplatného převodu majetku dnem předání uvedeném v předávacím protokolu, případně k okamžiku uvedeného např. v darovací smlouvě (nejedná se o majetek zapisovaný do katastru nemovitostí, týká se veškerého majetku, může být předán v den podpisu smlouvy, vždy po jejím podpisu), v případě převodu DM zapisovaného do katastru nemovitostí dnem podání návrhu na zápis do KN 34

35 Zařazení do užívání u TZ, např.: TZ budovy – rekonstrukce výtahu je dnem ověřovací zkoušky výtahu (dle vyhlášky č. 19/1979 Sb.), TZ budovy – přístavba je dnem vydání kolaudačního rozhodnutí Ke stejnému dni PO zařazuje majetek do užívání, zvyšuji jeho pořizovací cenu a začíná odpisovat DM z upravené pořizovací ceny dle odpisového plánu, případně provádí PO změnu odpisování, vše v případě, že se jedná o svěřený majetek a vlastní majetek. U nemovitých kulturních památek a cirkevních staveb oceněných 1,- Kč a dále u tzv. cizího majetku (především u DM ve výpůjčce, v nájmu) je datum zařazení do užívání stejné. Jedná se však o samostatný majetek, u kterého se provádí odpisování z ceny TZ. Ve všech výše uvedených případech PO provádí TZ na svůj účet (proplácí faktury dodavateli, bez ohledu na zdroj financování celé akce). 35

36 Okamžik vyřazení DM z užívání DM se vyřazuje z užívání, např.: -dnem uvedeným v Protokolu o předání a převzetí majetku, -dnem uvedeným v kupní smlouvě u majetku nezapisovaného do katastru nemovitostí, -dnem podání návrhu na vklad – v případě DM zapisované do katastru nemovitostí, -dnem likvidace, dnem vydání rozhodnutí o likvidaci (pokud likvidace podléhá rozhodnutí) 36

37 Převod vlastnictví k nemovitostem podléhajícím zápisu do katastru nemovitostí Dle ČÚS č. 701 bod 6.4. při převodu vlastnictví k nemovitostem, které podléhají zápisu do katastru nemovitostí, se za okamžik uskutečnění účetního případu považuje den doručení návrhu na zápis katastrálnímu úřadu = okamžik zařazení a vyřazení DM z účetnictví. - dojde-li k povolení zápisu, účetní zápisy k tomuto dni se nemění, -není-li zápis povolen, musí PO provést opravu účetním zápisem. 37

38 Vyznačení podmíněnosti Podmíněnost okamžiku uskutečnění účetního případu nabytím právního účinku zápisu u DM vyjádří (i s označením příslušného AÚ) a vyznačí PO: v účetním záznamu a uvede výše uvedené informace : - v příloze k účetní závěrce, -v inventurních soupisech. 38

39 Doporučení k SÚ 401 a 416 Pro správné provedení inventarizace u účtů 401 a 416 i v dalších létech doporučujeme PO, aby analyticky rozlišovaly tvorbu investičního fondu, která byla účtována od 1. 1. 2013 MD 401 a Dal 416 jako tvorba investičního fondu v plné výši odpisů, a to v členění: která se váže k investičnímu transferu která se váže na pořízení DHM z jiných zdrojů než investiční transfer, a to u veškerého DM. Toto doporučení můžou PO využít i pro analytickou evidenci oprávek a následně při jejich inventarizaci. 39

40 Inventarizace u svěřeného DM dle § 5 odst. 5 vyhlášky PO po provedení inventarizace svěřeného majetku v souladu s bodem 4.4.5. Zásad zašle nejpozději do 20. 1. 2014 OE tabulku stavy svěřeného majetku k 31. 12. 2013 v členění dle jednotlivých syntetických účtů dlouhodobého majetku dle směrné účtové osnovy), a to v souladu s postupem uvedeným a zaslaným OEP e-mailem dne 14.12. 2013. PO zašle současně i prohlášení ředitele PO, že inventarizace byla provedena k rozvahovému dni. 40

41 Ukončení inventarizace ●Doporučujeme, aby PO po zaúčtování inventarizačních rozdílů, daně z příjmů a všech závěrkových operací, zkontrolovala stavy majetku a závazků vedených na AÚ a SÚ vykázaných na inventurních a dodatečných inventurních soupisech se stavem vedeným v účetnictví dle účtového rozvrhu PO a na rozvahu a přílohu k účetní závěrce k 31. 12. 2013 a vyhotovila inventarizační zprávu. ● PO jsou povinny prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku a závazků po dobu 5 let po jejím provedení 41

42 Inventarizace – inventarizační zpráva Informace o výsledku inventarizace majetku a závazků zahrne ředitel PO do zprávy o činnosti dle bodu 3.8.3. část VIII. Informace o výsledku inventarizace majetku a závazků formou inventarizační zprávy, která bude obsahovat: shrnutí všech podstatných skutečností o všech provedených inventurách: -popis průběhu, organizace a zabezpečení inventarizace majetku a závazků, -vyčíslení inventarizačních rozdílů, -informace o vypořádání inventarizačních rozdílů seznam všech: -inventurních soupisů - dodatečných inventurních soupisů - inventurních zápisů -inventurních závěrů Tato inventarizační zpráva musí být zaslána zřizovateli v originálu = jeden z podkladů pro schválení účetní závěrky. 42

43 Inventarizace Děkuje za pozornost Ing. Jarmila Vyroubalová e-mail: vyroubalova.jarmila@ kr-jihomoravsky V Brně 18. 12. 2013 43