scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | Praha 9 | Česká republika | D O C U M E N T I M A G I N G SAP Forum 2015 scanservice a.s. Jan Schöpp Digitalizace příchozích faktur

D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | Praha 9 | | Obsah Představení scanservice a.s. Proč přemýšlet o digitalizaci příchozích faktur Jak to v praxi funguje Co si zapamatovat 2

D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | Praha 9 | | scanservice a.s. 3 česká společnost | na trhu od roku 1998 řešení + služba = více než miliarda zpracovaných dokumentů v ČR a SR státní správa | samospráva | pošty | finanční instituce | centra sdílených služeb průmyslové podniky | zdravotnictví …

D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | Praha 9 | | Co umíme 4 Digi business dokumentů Digitalizace archivů Digitalizace knih Implementace řešení HW, SW + servis

D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | Praha 9 | | 3 důvody proč digitalizovat příchozí faktury 5 Zkrácení celého procesu Papírové faktury dlouho obíhají napříč firmou, obzvlášť pak v případech decentralizovaných organizací Transparentnost a dohledatelnost Faktury se neztrácejí, jsou plně pod kontrolou, výrazně se sníží chybovost a mohou být dlouhodobě elektronicky archivované 2 2 Efektivita a úspora nákladů Zaměstnanci nemusí data zdlouhavě přepisovat a mohou se věnovat důležitějším činnostem

D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | Praha 9 | | Využití času AP pracovníky 6 Zpracování výjimek Zadávání dat Ostatní Platby zaměstnanců Správa dodavatelů Zpracování plateb Zdroj: BearingPoint Dotazy dodavatelů

D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | Praha 9 | | Automatizace pomocí našeho řešení 7 Zpracování výjimek Zadávání dat Zdroj: BearingPoint Dotazy dodavatelů Naše řešení / služba efektivně řeší úkoly, které spotřebují majoritu času (66 %) zaměstnanců AP

D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | Praha 9 | | Digitalizace faktur jako řešení nebo služba? 8 Nemůžu předat data mimo Chci mít všechny systémy u sebe Složitost procesu Nechci se o nic starat Tlak na snížení počtu pracovníků Soustředím se na svůj core business řešeníslužba scanservice

D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | Praha 9 | | Jak to celé funguje? 5 jednoduchých kroků k úspěchu 9

D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | Praha 9 | | Krok 1 - Přijetí 10 Flexibilní aplikace Scan Portal Pomocí skenovacího portálu se papírové faktury skenují E- Portal Přijetí elektronických faktur ať už se jedná o PDF, EDI nebo XML soubor, případně obrázek z mobilního zařízení

D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | Praha 9 | | Krok 2 - Rozpoznání 11 Celostránkové OCR rozpoznání a kombinace více enginů, unikátní „hlasovací“ technologie Automatické nalezení polí k rozpoznání pomocí technologie neuronových sítí Freeform rozpoznání (přednastavené) Systém se automaticky učí Automatická validace

D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | Praha 9 | | Krok 3 - Validace 12 Validace dodavatele Kontrola množství Kontrola ceny Kontrola měny Kontrola DPH Kontrola řádkových položek dle objednávky Vše automaticky na základě master dat v ERP

D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | Praha 9 | | Krok 4 – Schvalovací workflow 13 Standardní schvalovací workflow Šablony workflow na základě SAP Business Workflow Libovolně konfigurovatelné

D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | Praha 9 | | Krok 5 – Platba 14 Plná integrace s ERP SAP Faktury jsou přeneseny a mohou jít k zaúčtování / proplacení

D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | Praha 9 | | Co na závěr před koktejlem… 15 Výkonné a komplexní řešení pro automatizované zpracování faktur Automatické rozpoznání a validace vůči master datům Plná integrace se systémy SAP Zkrácení procesu zpracování a schválení faktury z týdnů na 1-2 dny = snížení nákladů na vyřízení faktury až o 80 %

scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | Praha 9 | Česká republika | D O C U M E N T I M A G I N G Děkuji za pozornost Ing. Jan Schöpp Obchodní ředitel scanservice a.s