1 E - S V Ě T S E T O Č Í S T Á L E R Y C H L E J I. S T A Č Í T E M U ? Spisová a archivní služba (SAS) – pořádek v písemnostech a dokumentech Petra Benediktová

2 Spisová a archivní služba Co je úkolem spisové a archivní služby? evidence předmětu spisové služby v papírové podobě v elektronické podobě sledování oběhu předmětu spisové služby evidence předmětu spisové služby předávání předmětu spisové služby v rámci úřadu vyřizování předmětu spisové služby v rámci úřadu vypravování předmětu spisové služby z úřadu uložení předmětu spisové služby nastavení datumu vyřízení, skartační doby a lhůty možnost uložení v příruční spisovně

3 Spisová a archivní služba Základní terminologie Spisový uzel místo, kde se zajišťuje evidence předmětů spisové služby podatelna (popř. výpravna) odbory Pošta pohyb předmětu spisové služby na úřadu externí – komunikace s externím partnerem interní – komunikace uvnitř úřadu Podací deník evidence veškeré došlé, odeslané a odmítnuté pošty přehled externí i interní pošty

4 Spisová a archivní služba Základní terminologie Písemnost – předmět spisové služby jednoznačný záznam o písemnosti (její profil) v evidenční kartě externí – doručená od externího partnera interní – vznik na úřadu Složka svazek jedné nebo více písemností, které k sobě logicky patří spis nebo referátník Pořadač má stejnou funkci jako šanon pro papírové dokumenty Adresář společný pro celý úřad

5 Spisová a archivní služba Základní terminologie Číselná řada jednotná pro celý úřad Evidenční číslo tvořeno z jednotné řady pro celý úřad pořadové číslo písemnosti/složky v rámci roku lomeno rokem (např. 564/2004) Číslo jednací tvořeno dle přání zákazníka v libovolném tvaru základním tvarem čísla jednacího je většinou zkratka odboru lomeno číselná řada v rámci odboru lomeno rok (např. KP/26/2004) může být například rozšířeno o číselnou řadu v rámci typu písemnosti (v rámci úřadu nebo v rámci odboru)

6 Spisová a archivní služba Podací deník

7 Spisová a archivní služba Práce s písemností / složkou Evidence externí nebo interní písemnosti zarezervování písemnosti stornování chybně evidované písemnosti Založení do složky do pořadače Další možnosti přiložení hlavního elektronického dokumentu přiložení libovolného počtu elektronických dokumentů jako příloh označování souvisejících písemností

8 Spisová a archivní služba Práce s písemností / složkou Odesílání interní pošta - uvnitř úřadu přes podatelnu nebo rovnou na odbor odeslání originálu nebo kopie interní pošta přes externího dopravce předávání pošty na detašovaná pracoviště pomocí externího dopravce (např. České pošty) externí pošta – vypravení pošty z úřadu přes podatelnu nebo rovnou z odboru možnost vypravit písemnost na více adresátů

9 Spisová a archivní služba Evidenční karty písemností

10 Spisová a archivní služba Rozdělení spisových uzlů v SAS Podatelna / výpravna evidence došlé pošty (dopolední pošta) a její předání běžným spisovým uzlům evidence odeslané pošty (odpolední pošta), zadání výplatného, tisk poštovního předávacího archu a vypravení pošty předávání pošty mezi spisovými uzly Běžný spisový uzel (odbor) příjem došlé pošty z podatelny evidence došlé pošty přímo na odboru evidence vlastních písemností evidence odeslané pošty interní v rámci úřadu vypravení externí pošty

11 Spisová a archivní služba Práva pro práci v SAS Nastavení v aplikaci Administrátor libovolná architektura spisových uzlů vychází z organizační struktury možnost zadat více podatelen nastavení práv pro uživatele SAS přebírání pošty odesílání pošty nebo pouze její příprava zadávání vyřizujících pracovníků zobrazení pouze části podacího deníku (např. pro oddělení v rámci odboru) zastupování přístup do více podacích deníků

12 Spisová a archivní služba Integrace SAS s Microsoft Office 2000 Evidence písemností do systému SAS přímo z prostředí MS Outlook, MS Word, MS Excel a MS PowerPoint

13 Spisová a archivní služba Moduly Modul skenování určen pro převod papírových dokumentů do elektronické podoby prostřednictvím skenovacího zařízení (skeneru) uložení naskenovaného dokumentu do úložiště s možností konečných grafických úprav (např. vyčištění, změna orientace) skenování jednotlivých dokumentů nebo dokumentů v dávce (využití čárového kódu) Modul čárového kódu čárový kód lze vytisknout na libovolné tiskárně s využitím snímače čárového kódu lze písemnost vyhledat nebo převzít tisk čárového kódu přímo na vypravované obálky umožní podatelně přebírat poštu s přípravou pro poštovní předávací arch nebo propojením na frankovací stroj

14 Spisová a archivní služba Čárový kód

15 Spisová a archivní služba HW požadavky Server: Intel Pentium III s MS Windows 2000 Server (1GB RAM) Relační databáze MS SQL 7.0, MS SQL 2000 nebo Oracle Klient: Intel Pentium II s Windows 98, NT nebo 2000 (128MB RAM) Pro použití s databází Oracle nutnost Oracle klient (jako jediný Oracle klient s Oracle OLEDB Providerem na stanici) Kapacita HDD cca 50 MB

16 Spisová a archivní služba Děkuji za Vaši pozornost