2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 2013 http://min.vse.cz doc. Ing. Tomáš Kubálek, CSc. kubalek@vse.cz

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Obsah K čemu slouží Microsoft Outlook Pošta Kalendář Kontakty Úkoly

1 K čemu slouží Microsoft Outlook 2OP482 Manažerská informatika 2 Outlook 1 K čemu slouží Microsoft Outlook 1.1 Organizace osobních informací 1.2 Firma Encián 1.3 Seznámení s aplikací Outlook

1.1 Organizace osobních informací 2OP482 Manažerská informatika 2 Outlook 1.1 Organizace osobních informací správa osobních informací zpravidla uloženy na serveru Microsoft Exchange Server: e-maily, kalendáře, kontakty, úkoly hostování firemní Exchange Online Office 365: 50 GB (+ 25 GB SkyDrivePro) Active Directory soukromé Outlook.com: 7 GB (+ 7 GB SkyDrive) možnost propojení: Facebook, Twitter, LinkedIn, Google bez cílené reklamy

Druhy osobních informací 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Druhy osobních informací Outlook = vyhlídka odesílání elektronické pošty, papírové pošty pošta telefonování vyhledávání webových kontaktů poštovní klient jeden či více poštovních účtů úkoly snadné třídění možnost přidělit termíny kalendář sledování plnění další informace plánované akce či celodenní události poznámky možnost více kalendářů a jejich sdílení deník RSS kanály kontakty historie konverzací z Lyncu osobní kontakty

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Účty

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Nastavení účtu Soubor, Informace, Nastavení účtu, Nastavení účtu kubalek@vse.cz (plán A2 Office 365) Active Directory (ISIS) kubalek.tomas@hotmail.com Profily ovládací panely Windows Uživatelské účty a zabezpečení rodiny Pošta Zobrazit profily

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Karty nastavení E-mail Seznam, Sdílet a sledovat, Informační kanál RSS Datové soubory Seznamy serveru SharePoint ost (offilne storage table) informace z firemního a soukromého účtu Seznam, Připojit a exportovat, Připojit k aplikaci Outlook pst (personal information store) složka Jiné kalendáře (kontakty, úkoly) odběry internetových kalendářů seznam služby SharePoint Internetové kalendáře Informační kanály RSS Domů, Sdílení, Publikovat online, Publikovat tento kalendář, Spustit publikování Nový, Přidat ukládání do ost souboru, do složky Informační kanály RSS Domů, Spravovat kalendáře, Otevřít kalendáře, Z Internetu možno přidávat přímo ze SharePointu

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 1.2 Firma Encián 20 zaměstnanců Petr Novák, ředitel firmy novak.petr.encian@vse.onmicrosoft.com Marie Sladká, asistentka ředitele firmy sladka.marie.encian@vse.onmicrosoft.com Eva Kolínská, vedoucí oddělení Programování kolinska.eva.encian@vse.onmicrosoft.com Petr Novák využívá mobilní zařízení Windows Phone iOS Android

1.3 Seznámení s aplikací Outlook 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 1.3 Seznámení s aplikací Outlook

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 2 Pošta 2.1 Složky 2.12 Hledání zprávy 2.2 Podpisy 2.13 Archivace 2.3 Odeslání zprávy 2.14 Informační kanály RSS 2.4 Adresát zprávy 2.15 Sdílení, delegace 2.5 Formátování textu zprávy 2.16 Pošta z jiných serverů a sdílené schránky 2.6 Vkládání objektů do zprávy 2.17 Rychlé zprávy a historie konverzací 2.7 Revize zprávy 2.18 Oznámení o nepřítomnosti 2.8 Možnost odeslání zprávy 2.9 Čtení zprávy a odpověď 2.10 Zpracování pošty 2.11 Způsoby zobrazení

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 2.1 Složky Připravené složky Pro zpracování: označená příznakem pro zpracování Doručená pošta Větší než 100 kB: velká pošta Koncepty (Ctrl S) Vytvořené složky Odeslaná pošta 1 Pracovní Odstraněná pošta společný pro všechny moduly 2 Osobní 3 Nabídky Historie konverzací Složka Oblíbené Informační kanály RSS Nevyžádaná pošta Domů, Odstranit, Nevyžádaná pošta, Možnosti nevyžádané pošty Pro zpracování Pošta k odeslání z místní nabídky Zobrazit v oblíbených Složky výsledků hledání z místní nabídky Nová složka hledání

Doporučení pro zpracování pošty 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Doporučení pro zpracování pošty Do 2 minut: Na zprávu odpovíme a přesuneme ji do složky 1 Pracovní či 2 Osobní Zprávu přesuneme do složky 1 Pracovní či 2 Osobní, nevyžaduje odpověď, chceme uchovat. Zprávě přiřadíme příznak pro další zpracování. Zobrazí se v seznamu úkolů Zprávu automaticky přesuneme do složky 3 Nabídky dle odesílatele. Zprávu odstraníme.

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 2.2 Podpisy Soubor, Možnosti, Pošta, Vytváření zpráv, Podpisy Calibri 11, Verdana 9 - 8 http://mapy.cz/#!x=14.534991&y=50.109544&z=15&d=coor_14.53181%2C50.109471_1&t=s&q=50.1094711N%252C%252014.5318100E&qp=14.531372_50.108437_14.533438_50.110622_17

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 2.3 Odeslání zprávy Domů, Nový e-mail Vložení, Zahrnout, Podpis (záměna podpisů) podpisy v systémové složce Users\Uživatel\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures podpis jako výchozí text Komu, Kopie, Skrytá stav, karta kontaktu Vložení, Zahrnout, Připojit soubor Odeslat (Ctrl Enter)

Marie Sladká Petru Novákovi 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Marie Sladká Petru Novákovi

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 2.4 Adresát zprávy přesný název adresy (Komu, Kopie, Skrytá) oddělovačem více adres středník, čárka či mezerník (transformovány na středník) jméno či neplné jméno (doplnění dle Active Directory nebo dle osobních kontaktů) výběr z adresáře (kliknutím do tlačítka Komu) Offline Global Adress List: synchronizace s AD jednou denně ve složce Users\Uživatel\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Offline Adress Books – soubor s příponou oab okamžitá aktualizace: Soubor, Nastavení účtu, Stáhnout adresář Globální adresář (GAL): AD z Internetu Kontakty: hledání v Lidech dle účtů LinkedIn: kontakty ze sociální sítě LinkedIn Případné další vlastní složky kontaktů All Contacts: externí kontakty v Office 365 All Groups: distribuční skupiny Office 365 All Rooms: místnosti Office 365

2.5 Formátování textu zprávy 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 2.5 Formátování textu zprávy Formátování textu, Formát HTML: individuální, styly Prostý text Formát RTF Marie Sladká Petru Novákovi Komu: Petr Novák Předmět: Styly zpráv v Outlooku Vložení, Tabulky, Tabulka 1 x 4 Rozložení, Zarovnání, Zarovnat doleva na střed Formátování textu, Styly Styly, Více, Vytvořit styl Vytvořit nový styl podle formátování, Styl Encián, Změnit Barva písma, Oranžová (Zvýraznění 2)

Marie Sladká Petru Novákovi 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Marie Sladká Petru Novákovi

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Motivy a sady stylů

Další možnosti formátování 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Další možnosti formátování Formátování textu, Styly, Změnit styly, Sada stylů, 17 sad Možnosti, Motivy, Motivy, 9 motivů Formátování textu Styly, Změnit styly, Barvy, 23 kombinací 8 barev Přizpůsobit barvy, další kombinace barev Změnit styly, Písmo, 26 kombinací typů písma pro nadpisy a pro běžný text Přizpůsobit písma, další vlastní kombinace Možnosti, Motivy, Motivy, Uložit aktuální motiv (i pro další aplikace Office) Vložení, Ilustrace, Obrazce Možnosti, Motivy, Efekty Vlastní styly Formátování textu, Styly, spouštěč dialogového okna, seznam stylů z místní nabídky Změnit Nový styl Kontrola stylů Vlastní sada modifikovaných stylů, Uložit jako novou sadu stylů

2.6 Vkládání objektů do zprávy 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 2.6 Vkládání objektů do zprávy Rychlé části Aplikace Marie Sladká Petru Novákovi pozd Enter Dobrý den, Vložení, Text, Rychlé části Místní nabídka Vložení, Text, Rychlé části, Uložit výběr do galerie rychlých částí Vložit na aktuální pozici v dokumentu Nový stavební prvek Vložit na začátek dokumentu Název: pozdrav Vložit na konec dokumentu Galerie: rychlé části Upravit vlastnosti Kategorie: obecné Uspořádat a odstranit Popis: Dobrý den Přidat galerii na panel nástrojů Rychlý přístup Uložit do: NormalEmail.dotm Vložení, symboly, Vodorovná čára Možnosti: Vložit pouze obsah

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Rychlý text ECDL zapíšeme text Parametry stavebního prvku Revize, Jazyk, Jazyk, Nastavit jazyk kontroly pravopisu, Angličtina (Spojené království) Název: ECDL Galerie: rychlé části Kategorie: informace Popis: Základní informace o ECDL Vložení, Odkazy, Hypertextové odkazy Uložit do: NormalEmail.dotm Zobrazený text: na webu ECDL Možnosti: Vložit obsah do samostatného odstavce Adresa: http://www.ecdl.cz oddělující čára Vložení, Ilustrace, Obrázky, logo ECDL Odeslání zprávy Vložení, Rychlé části, Uložit do galerie rychlých částí

Ostatní objekty Vložení 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Ostatní objekty Vložení Zahrnout Obrazce Připojit soubor (též tažením) SmartArt Graf Položka aplikace Outlook Snímek obrazovky Vizitka (libovolný kontakt) Odkazy Kalendář Hypertextový odkaz Podpis Záložka Tabulky Text Tabulka Textové pole Rychlé části grafickým výběrem WordArt Vložit tabulku Inciála Navrhnout tabulku Datum a čas Převést text na tabulku Tabulka Excelu Objekt Symboly Rychlé tabulky (opakované využití) Rovnice (karta Nástroje rovnice) Ilustrace Symbol Obrázky Vodorovná čára Online obrázky

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 2.7 Revize zprávy Revize Kontrola pravopisu Pravopis a gramatika (F7) Zdroje informací: hledání v nastavené službě (Bing) Tezaurus: synonyma Počet slov: slova, znaky, odstavce, řádky Jazyk Přeložit: odešle text zprávy do překladače Microsoftu Jazyk: nastavení jazyka pro označenou část textu

2.8 Možnosti odeslání zprávy 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 2.8 Možnosti odeslání zprávy Možnosti, Sledování Požadovat oznámení o doručení Požadovat oznámení o přečtení Možnosti, Sledování, Použít hlasovací tlačítka, Vlastní Rozhodně ano Spíše ano Nevím Spíše ne Rozhodně ne

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Hlasování a výsledky

Další modifikace karty Možnosti 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Další modifikace karty Možnosti Další možnosti Uložit odeslanou položku do Odložit doručení Odpovědi doručovat na adresu: změna, rozšíření Motivy: pozadí (barva, efekt výplně) Odvolání zprávy otevřeme zprávu Zpráva, Přesunout, Další akce přesunutí, Odvolat zprávu Odstranit nepřečtené kopie zprávy Odstranit nepřečtené kopie zprávy a nahradit je novou zprávou Informovat o úspěšnosti odvolání u každého příjemce Podmínky nepřečtení příjemcem příjemce používá Exchange

Další nástroje odesílání 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Další nástroje odesílání Zpráva bez předmětu Kontakty zprávy Vypršení zprávy automaticky vyplněno při odesílání z modulu Lidé Možnosti, Další možnosti, spouštěč dialogového okna Zobrazení, Uspořádání, Přidat sloupec Vlastnosti, Platnost vyprší do (potom u odesílatele přeškrtnuta) zobrazení zprávy, Soubor, Vlastnosti Šablona zprávy Důležitost ze zprávy Materiály pro poradu vedení Zpráva, Značky Vysoká důležitost Soubor, Znovu odeslat nebo odvolat, Znovu odeslat zprávu Nízká důležitost Utajení Soubor, Uložit jako okno Vlastnosti aplikace Normální, Osobní, Soukromé, Důvěrné dvojitým kliknutím na soubor šablony zobrazeno v záhlaví zprávy tažení souboru na ikonu Outlooku na hlavním panelu Windows, spouštění z místní nabídky neomezuje operace se zprávou (IRM – Information Rights Management)

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 2.9 Čtení zprávy a odpověď Podokna složek (počet nepřečtených zpráv, minimalizace, Oblíbené) zpráv (sestupně, konverzace, Nepřečtené, seskupení dle dnů, začátek zprávy) čtení (vpravo, dle, vypnuté) osob (Zobrazení, Podokno osob, Podokno osob; normální, minimalizované, vypnuté)

Marie Sladká Petru Novákovi 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Marie Sladká Petru Novákovi

Reakce na přijatou poštu 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Reakce na přijatou poštu místní nabídka jména v textu, Kdo to je Reakce Odpovědět: nejsou znovu posílány připojené soubory Odpovědět všem: nejsou znovu posílány připojené soubory Předat dál Rychlé zprávy: rychlé zprávy v Lyncu Další možnosti Otevřít v novém okně Petr Novák Marii Sladké Dobrý den, děkuji za diagram. Materiály pro poradu právě připravuji a brzy pošlu. S pozdravem Petr Novák koncept Zahodit Tisk místní nabídka Rychlý tisk Soubor, Vytisknout

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 2.10 Zpracování pošty způsoby prohlížení zpráv podokno čtení okno zprávy (pohyb mezi zprávami) řazení dle pole Přijato Zobrazení, Uspořádání Uspořádat podle Obrátit pořadí řazení Přidat sloupce

Značky: nepřečtené, kategorie 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Značky: nepřečtené, kategorie nepřečtené či přečtené (lze nastavit z místní nabídky) kategorie zpočátku 6 kategorií dle barev, názvy lze měnit společné pro všechny moduly uloženy na serveru Domů, Zařadit do kategorií, Všechny kategorie, Odstranit Nová Název: 11 školení Barva: červená Klávesová zkratka: Ctrl F2 aplikace žádost Petru Novákovi o materiály 12 porady Styly zpráv v Outlooku 11 školení možnost více kategorií řazení, filtrování

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Značky zpracování zobrazí zprávu v modulu Úkoly záhlaví zprávy parametry Úkoly Kalendář Příznak: Zpracovat, Zavolat, Nepředávat dál,… Panel úkolů Datum zahájení Seznam denních úkolů splnění úkolu (přeškrtnuté) Termín splnění Vymazat příznak Připomenutí filtrování Domů, Značky, Zpracovat, Nastavit rychlé kliknutí, Žádné datum Všechny, Nepřečtené Domů, Najít, Filtrovat e-maily Nepřečtené RE: Materiály pro poradu vedení Obsahuje přílohy Tento týden Zařazené do kategorií Vlastní S příznakem… Příznak: Prověřit Další filtry Datum zahájení: aktuální datum Termín splnění: datum za týden Připomenutí: za 6 dní od aktuálního data

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Třídění do složek Nové složky 1 Pracovní 2 Osobní 3 Nabídky Přesun tažením z místní nabídky Domů, Přesunout, Přesunout, 1 Pracovní

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Pravidla Složka 4 Mapy Domů, Přesunout, Pravidla, Vždy přesunout zprávy od Mapy.cz http://mapy.cz Praha 9, Kbelská 44 Sdílet mapu 4 Mapy Poslat e-mailem test pravidla Komu: Vaše adresa znovu stejná zprávy z mapy.cz Vzkaz: Mapa okolí firmy Encián 3 Nabídky Jako odkaz nabídky e-shopů Odeslat

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Správa pravidel Domů, Přesunout, Pravidla, Spravovat pravidla a upozornění

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Rychlé kroky Domů, Rychlé kroky, Vytvořit nový Název: 1 Pracovní Přesunout do složky, 1 Pracovní Přidat akci Vymazat příznaky zprávy Ctrl+Shift+1 Text popisu: Ukončení zpracování pracovní zprávy otestování RE: Materiály pro poradu vedení správa Rychlé kroky, spouštěč dialogového okna

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Zásady složka 4 Mapy Domů, Značky, Přidat zásady, Nastavit zásady složek Zásady složek: 1 Week Delete Domů, Značky, Přidat zásady, Zobrazit položky, jejichž platnost brzy vyprší záhlaví zpráv: upozornění Odstraněná pošta: Deleted Items (30 dnů)

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Nevyžádaná pošta z místní nabídky zprávy Nevyžádaná pošta, Blokovat odesílatele (automaticky do Nevyžádaná pošta) Domů, Odstranit, Nevyžádaná pošta, Možnosti nevyžádané pošty Možnosti: úroveň ochrany Blokovaní uživatelé Čištění konverzací zpráva již obsažena v odpovědi aplikace na složky, případně i podsložky Domů, Odstranit, Vyčistit

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Úprava zprávy Úprava zprávy otevření v samostatném okně Zpráva, Akce, Upravit zprávu Materiály pro poradu vedení Pan ředitel slíbil brzké zaslání programu jednání Formátování textu, Písmo, Barevné zvýraznění textu Předmět: + příslib programu jednání Ctrl+S Zobrazení Zobrazení, Aktuální zobrazení, Nastavení zobrazení Upřesnit natavení zobrazení: Kompaktní, Sloupce přidat Předmět úkolu za sloupec Předmět odebrat Předmět

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Další zpracování Odeslání do OneNote 1 Pracovní Domů, Přesunout, OneNote poznámkový blok, skupina oddílu, oddíl parametry zprávy v tabulce, text zprávy Kopie zprávy do kontaktů tažením zprávy na ikonu modulu Lidé

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 2.11 Způsoby zobrazení typy zobrazení Tabulka (na jeden či více řádků) Časová osa (z místní nabídky různá měřítka) Den/týden/měsíc (včetně barevných kategorií) připravená zobrazení (Zobrazení, Aktuální zobrazení, Změnit zobrazení) Kompaktní: tabulkové kompaktní zobrazení Jednoduché: tabulkové řádkové zobrazení Náhled: tabulkové kompaktní bez podokna čtení modifikace zobrazení Zobrazení, Aktuální zobrazení, Nastavit zobrazení případně Obnovit zobrazení

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Vlastní zobrazení Zobrazení, Aktuální zobrazení, Změnit zobrazení, Spravovat zobrazení Kompaktní, Kopírovat _Vlastní zobrazení Sloupce: Předmět  Předmět úkolu Podmíněné formátování Přidat Název: Petr Novák Písmo: fialová barva Podmínka: Odesílatel Petr Novák Velké přílohy: kaštanová barva (Další volby: větší než 1000 kB) Nastavené podmíněné formátování nepřečtené zprávy: modře tučně zpráva s příznakem zpracování nesplněným v termínu: červeně zprava v konverzaci z jiné složky: kurzívou

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Další akce zobrazení tlačítka v kartě Zobrazení kliknutí do záhlaví sloupců v tabulce zpráv obrázky z jiných serverů mapy.cz Praha 9, Kbelská 44 Sdílet mapu Odesílatel: Marie Sladká Komu: nám Vzkaz: Mapa okolí firmy Encián, Jako obrázek, Odeslat zpráva Mapa ze serveru Mapy.cz z místní nabídky: Přidat doménu @mapy.cz do seznamu bezpečných odesílatelů.

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 2.12 Hledání zprávy vyhledávací pole nebo Ctrl E Obor aktuální složka podsložky všechny položky Outlooku aktuální poštovní schránka (všechny složky) všechny poštovní schránky Upřesnit Od Předmět… Možnosti Poslední hledání Nástroje hledání (prohledávání i v připojených souborech) Stav indexování Prohledávaná umístění Rozšířené hledání Možnosti hledání

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 2.13 Archivace synchronizace zpráv v souboru s příponou ost, v cloudu kapacita 50 GB Archivace Soubor, Možnosti Upřesnit, Automatická archivace, Nastavení automatické archivace možnost diferencovaného nastavení pro jednotlivé složky místní nabídka složky, Vlastnosti, Automatická archivace archivované zprávy dostupné z lokálního pst

Vyčištění poštovní schránky 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Vyčištění poštovní schránky Soubor, Nástroje pro čištění, Vyčištění poštovní schránky

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 2.14 Informační kanály RSS RSS – Rich Site Summary http://www.idnes.cz RSS kanály Technet iDnes.cz, z místní nabídky Kopírovat zástupce Outlook místní nabídka složky Informační kanály RSS: Přidat nový informační kanál RSS Ctrl V, Přidat modifikace zobrazení RSS Domů, Aktuální zobrazení, Změnit zobrazení, Spravovat zobrazení, RSS, Změnit podmíněné formátování Windows, slovo Windows, zeleně první zpráva Domů, RSS, Stáhnout obsah, Stáhnout článek složka 9 Oblíbené RSS rychlý krok 9 Oblíbené RSS: přesun do složky 9 Oblíbené RSS složkám jednotlivých RSS kanálů přiřadíme zásadu složky 1 Month Delete (30 dnů)

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 2.15 Sdílení, delegace Sdílení Marie Sladká složka 1 Pracovní Složka, Vlastnosti, Oprávnění složky Přidat obdobně nutné nastavit na úrovni složky účtu

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Zobrazení cizí pošty Petr Novák Soubor, Nastavení účtu, Nastavení účtu E-mail, Petr Novák, Změnit Další nastavení, Upřesnit, Přidat Marie Sladká Další, Dokončit účet Marie Sladká v podokně složek pouze prohlížení

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Delegace Petr Novák Soubor, Nastavení účtu, Přístup delegáta Přidat Doručená pošta: Šéfredaktor Automaticky odeslat delegátovi zprávu…

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Využití delegace Marie Sladká Domů, Nové, Nový e-mail Možnosti, Zobrazit pole, Od Od, Jiná e-mailová adresa, Petr Novák ve zpráva v záhlaví Marie Sladká za uživatele Petr Novák zpráva také v odeslané poště Marie Sladké otevření složky Doručená pošta Petra Nováka Soubor, Otevřít a exportovat, Složka jiného uživatele Petr Novák, Doručená pošta doplnění složky účtu Petra Nováka Marii Sladké Petr Novák v místní nabídce svého účtu Oprávnění složky oprávnění Revidující Marii Sladké Soubor, Nastavení účtu, Nastavení účtu E-mail, svůj účet Změnit, Další nastavení, Přidat zapíšeme účet novak.petrencian@vse.onmicrosoftcom Petr Novák zpřístupní ještě na úrovni šéfredaktora složku Odeslaná pošta

2.16 Pošta z jiných serverů a sdílené schránky 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 2.16 Pošta z jiných serverů a sdílené schránky Pošta z jiného serveru Soubor, Nastavení účtu, Nastavení účtu, Nový, Přidat účet Další Sdílené schránky zakládá správce Office 365 v organizaci Soubor, Nastavení účtu, Nastavení útu E-mail, svůj účet Změnit Další nastavení, Upřesnit, Přidat zapsat adresu schránky, např. u3v@vse.cz

2.17 Rychlé zprávy a historie konverzací 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 2.17 Rychlé zprávy a historie konverzací Rychlé zprávy z karty kontaktu Panel úkolů Zobrazení, Rozložení, Panel úkolů, Lidé Přidat k oblíbeným složka Historie konverzací zahrnuta do vyhledávání odpověď či přeposlání Formátování textu, Styly, Změnit styly, Sada stylů Čáry (jednoduché) či Word 2003

2.18 Oznámení o nepřítomnosti 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 2.18 Oznámení o nepřítomnosti Soubor, Automatické odpovědi výjimky: Pravidla fialová hvězdička indikátorem stavu Mimo kancelář

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 3 Kalendář 3.1 Uspořádání kalendáře 3.2 Událost 3.3 Schůzka 3.4 Opakovaná událost a další možnosti událostí 3.5 Poznámky k událostem ve OneNote 3.6 Schůzka v Lyncu 3.7 Sdílení kalendářů 3.8 Zobrazení kalendáře

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 3.1 Uspořádání kalendáře přechod na kalendář tlačítko modulu Kalendář umístění ukazatele nad tlačítko Kalendář – Panelu úkolů kliknutí kliknutí v pravém horním rohu dvojité kliknutí zobrazení kalendáře čísla týdnů jiná zobrazení, např. 3 dny či 3 týdny Seznam denních úkolů

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Modul Kalendář

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 3.2 Událost kategorie 13 schůzky kopie do kalendáře Petra Nováka

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 3.3 Schůzka schůzka 8.4.2014 10:00 Událost, Účastníci, Pozvat účastníky Komu: Petr Novák Předmět: koncepce vybavení Místnost: All rooms, Encián 17 (38) zasedací místnost Čas ukončení: 12:00 vpravo návrhy termínů schůzek v půlhodinových intervalech nahoře upozornění: Toto pozvání jste ještě neodeslali Schůzka, Zobrazit, Pomocník při plánování měřítko vodorovné osy možnost potlačení odeslání pozvánky karta kontaktu účastníků zobrazení předmětu a umístění naplánovaných událostí tlačítko Možnosti potvrzení účasti na schůzce, sledování potvrzení potvrzení místnosti změna času schůzky, nutnost znovu potvrdit

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Schůzka

3.4 Opakovaná událost a další možnosti události 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 3.4 Opakovaná událost a další možnosti události opakující se porady vedení každý první pátek v měsíci

Modifikace opakované schůzky 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Modifikace opakované schůzky přesun termínu porady z 2. 5. 2014 na 5. 5. 2014 dvojité kliknutí na schůzku Jenom tuto položku při změně opakování zrušen výjimek možnosti schůzky Zobrazit jako: Volno, Práce jinde, Nezávazně, Zaneprázdněn, Mimo kancelář Připomenutí: možnost zvuku Opakování značky Zařadit do kategorií Soukromé Vysoká důležitost Nízká důležitost

3.5 Poznámky k událostem ve OneNote 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 3.5 Poznámky k událostem ve OneNote událost porada vedení 4. 4. 2014 text: Porada vedení se zaměří na přípravu projektu rekonstrukce zasedací místnosti Výskyt schůzky, Poznámky ze schůzky, Poznámky ze schůzky Sdílet poznámky s tímto výskytem schůzky výběr poznámkového bloku sdíleného v OneDrive Pro s účastníky schůzky odkaz Zobrazit poznámky ze schůzky (web)

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Poznámky ve OneNote po dopsání poznámek odešleme aktualizaci schůzky poznámky dostupné všem účastníkům (musí mít oprávnění k poznámkovému bloku)

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 3.6 Schůzka v Lyncu schůzka v úterý 1. 4. 2014 od 8 h Domů, Schůzka v Lyncu, Nová schůzka v Lyncu do poznámek k události se doplní Nová schůzka v Lyncu Komu: Petr Novák (popř. využití distribučního seznamu) Předmět: Příprava porady vedení 4. 4. 2014 Čas ukončení: 1. 4. 2014 9:00 Schůzka, Schůzka v Lyncu, Možnosti schůzky (prezentující a účastníci) připojit se ke schůzce je možné i mimo čas jejího konání stav v Lyncu v průběhu konání schůzky v Lyncu nastavení stavu uživatelů: Zaneprázdněn, popř. Probíhá hovor, Konferenční hovor v průběhu konání běžné schůzky nastavení stavu uživatelů: Zaneprázdněn

3.7 Sdílení kalendářů Zobrazení dalších kalendářů 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 3.7 Sdílení kalendářů Zobrazení dalších kalendářů Domů, Spravovat kalendáře, Otevřít kalendář Z adresáře / Ze seznamu místností Encián 17, 18, 27, 28 Domů, Spravovat kalendáře, Skupiny kalendářů, Zobrazit kalendáře týmu nadřízeného kalendář z SharePointu https://vse.sharepoint.com/sites/fmv/mn/Lists/rozvrh Kalendář, Připojit a exportovat, Připojit k aplikaci Outlook Podokno složek: kalendář Manažer obchod – Rozvrh kalendář z internetu Domů, Spravovat kalendáře, Otevřít kalendář, Z internetu http://amxprd0610.outlook.com/owa/calendar/kubalek@vse.cz/Semestr/calendar.ics

Kalendář služby Google 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Kalendář služby Google Google zobrazíme kalendář Google Nastavení, Nastavení Kalendáře, název kalendáře Soukromá adresa, tlačítko ICAL kopie zobrazené adresy do schránky Outlook Domů, Spravovat kalendáře, Otevřít kalendář Z internetu kopie adresy ze schránky

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Soukromé kalendáře Marie Sladká a děti Petra Nováka mají soukromý účet na serveru outlook.com děti poskytnou ke sdílení své kalendáře Marii Sladké onedrive.cz Onedrive, Kalendář Sdílet, svůj kalendář Komu: Marie Sladká, Spoluvlastník pozvánka Marii Sladké, vidí kalendář dítěte, možnost filtrování zobrazených kalendářů (Nastavení) Marie Sladká outlook.com: Nastavení, Možnosti, barevné odlišení, název, symbol, popis, oznámení o změnách Outlook Soubor, Přidat účet e-mail, heslo, Další Podokno složek: Vlastní kalendáře

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Skupiny kalendářů z vybraných kalendářů Podokno složek, zaškrtnout (např. soukromé) kalendáře Domů, Spravovat kalendáře, Skupiny kalendářů, Uložit jako novou skupinu kalendářů, Soukromé ze stávajících kalendářů z místní nabídky libovolné skupiny Nová skupina kalendářů, VŠE tažením přesuneme kalendáře Semestr Manažer obchodu – Rozvrh tažením lze změnit pořadí skupin snadné zobrazení všech kalendářů zaškrtnutím skupiny Zobrazení časového plánu (max. 30 kalendářů)

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Nový kalendář Domů, Spravovat kalendáře, Otevřít kalendář Vytvořit nový prázdný kalendář Školení Office 365 Událost Předmět: školení Encián Místo konání: školící středisko na Šumavě Čas zahájení: sobota 5. 4. 2014 9:00 Čas ukončení: sobota 5. 4. 2014 17:00

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Sdílení kalendáře Domů, Sdílení, Sdílet kalendář Sharing invitation – název kalendáře Komu: Petr Novák Požádat o oprávnění v zobrazení složky Kalendář příjemce: zaškrtnutí Podrobnosti: Úplné podrobnosti (s výjimkou soukromých událostí) Odeslat

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Kalendář e-mailem statický snímek Domů, Odeslat kalendář e-mailem Kalendář Rozsah Podrobnosti Zobrazit čase pouze během pracovní doby Upřesnit soukromé přílohy rozložení e-mailu formát ICS

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Kalendář na web Školení Office 365 Domů, Sdílení, Publikovat online, Publikovat tento kalendář

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Státní svátky Domů, Uspořádat, spouštěč dialogového okna Možnosti kalendáře, Přidat svátky výběr státu celodenní události do základního kalendáře s kategorií Svátek

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 3.8 Zobrazení kalendáře Barvy kalendáře barva záložky kalendáře barva záhlaví dnů barva událostí (x barva kategorií, podmíněné formátování) barva automaticky nebo přiřazena Zobrazení, Barva, Barva, nabídka 9 barev Marie Sladká: 3 oranžová Petr Novák: 2 zelená Manažer obchodu: 1 modrá Semestr: 4 světle šedá Encián 17: 5 žlutá Lukáš: 6 světle modrá Erika: 9 červená Překrytí Zobrazení, Překrýt sebe nebo šipky v záložce

Zobrazení časového plánu 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Zobrazení časového plánu

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Seznam denních úkolů Zobrazení, Rozložení, Seznam denních úkolů, Normální úkol Marii Sladké Domů, Nové Položky, Úkol Předmět: připravit podklady pro jednání o koncepci vybavení Datum zahájení: pá 4. 4. 2014 Termín splnění: po 7. 4. 2014 Připomenutí: po 7. 4. 2014 8:00 Kategorie: 12 porady

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 4 Kontakty 4.1 Kontakt 4.2 Zobrazení 4.3 Podokno osob 4.4 Návaznost na další moduly 4.5 Hromadná korespondence 4.6 Poznámky ke kontaktům ve OneNote 4.7 Sdílení kontaktů

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 4.1 Kontakt zdroje kontaktů Active Directory Lidé podrobnější údaje externí kontakty Domů, Vizitka Domů, Nový, Nový kontakt

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Petr Novák

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Podrobnosti kontaktu Kontakt, Aktualizovat, Aktualizovat (z Active Directory) Kontakt, Zobrazit, Podrobnosti Kontakt, Zobrazit, Všechna pole Záliby: přemýšlivý Volné pole 1 – 4 Uživatelská pole Oslovení pro obálku: Vážený pan Osloven pro text: Vážený pane řediteli

Další kontakty z Active Directory 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Další kontakty z Active Directory Domů, Najít, Adresář Eva Kolínská (vedoucí oddělení) Přidat do kontaktů Společnost: Encián Oslovení pro obálku: Vážená paní Oslovení pro text: Milá Evo Volné pole1: výběr a objednání počítačů Marie Sladká

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Skupina kontaktů Domů, Nový, Nová skupina kontaktů Název: Start Skupina kontaktů, Členové, Přidat členy Z kontaktů aplikace Outlook Z adresáře Nový e-mailový kontakt Skupina kontaktů, Zobrazit, Poznámky Skupina řešitelů projektu rekonstrukce zasedací místnosti možnost předat skupinu internetový formát vCard kontakt aplikace Outlook

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 4.2 Zobrazení Lidé Vizitka (možnost modifikace) Karta Zobrazení, Aktuální zobrazení Nastavení zobrazení Sloupce Volné pole 1 Oslovení pro obálku Oslovení pro text vhodné měřítko Telefon Seznam

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 4.3 Podokno osob Připojení k sociálním sítím Podokno složek, pod seznamem složek, Připojit k sociální síti Facebook, LinkedIn, SharePoint dostupné profilové fotografie Zobrazení, Podokno osob, Normální

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Karta kontaktu z pošty

4.4 Návaznost na další moduly 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 4.4 Návaznost na další moduly Pošta ze seznamu kontaktů: Domů, Komunikace, E-mail z okna kontaktu: Kontakt, Komunikace, E-mail tažením kontaktu ze seznamu kontaktů na tlačítko modulu Pošta tažením zprávy z Pošty na tlačítko modulu Lidé Kalendář ze seznamu kontaktů: Domů, Komunikace, Schůzka z okna kontaktu: Kontakt, Komunikace, Schůzka tažením kontaktu ze seznamu kontaktů na tlačítko modulu Kalendář tažením schůzky na tlačítko modulu Lidé Úkol ze seznamu kontaktů: Domů, Komunikace, Další, Přiřadit úkol z okna kontaktu: Kontakt, Komunikace, Další, Přiřadit úkol tažením kontaktu ze seznamu kontaktů na tlačítko modulu Úkoly tažením úkolu na tlačítko modulu Lidé

4.5 Hromadná korespondence 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 4.5 Hromadná korespondence Zobrazení, Aktuální zobrazení, Změnit zobrazení, Karta Eva Kolínská, Ctrl Petr Novák Domů, Akce, Hromadná korespondence Kontakty: Pouze vybrané kontakty Pole e slučování: Pole kontaktu v aktuálním zobrazení Soubor dokumentu: Nový dokument Soubor pro data kontaktů: nezaškrtneme Trvalý soubor Typ dokumentu: Formulářové dopisy Sloučit do: E-mail Řádek předmětu zprávy: Pozvánka na poradu vedení 4. 4. 2013

Kontakty pro hromadnou korespondenci 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Kontakty pro hromadnou korespondenci

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Text zprávy Korespondence, Zapsat a vložit pole, Vložit slučovací pole, Oslovení pro text Korespondence, Náhled výsledků, Náhled výsledků

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Sloučení Korespondence, Dokončit, Dokončit a sloučit, Odeslat e-mailové zprávy Parametry slučování

Hromadná korespondence z Wordu 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Hromadná korespondence z Wordu Korespondence, Spustit hromadnou korespondenci, Vybrat příjemce, Vybrat z kontaktů Outlooku význam pole Na tuto adresu zasílat poštu

4.6 Poznámky ke kontaktům ve OneNote 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 4.6 Poznámky ke kontaktům ve OneNote ze seznamu kontaktů: Domů, Akce, OneNote z kontaktu: Kontakt, Akce, OneNote poznámkový blok sdílený ve OneDrive Pro a v něm oddíl nová stránka název stránka: příjmení a jméno kontaktu začátek stránky: rekapitulace informace o kontaktu včetně jeho obrázku odkaz na položku Outlooku

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 4.7 Sdílení kontaktů ze seznamu kontaktů: Domů, Sdílení z kontaktu: Akce, Předat dál možnosti Jako vizitku (vizitka a formát vcf) V internetovém formátu (vCard) Jako kontakt aplikace Outlook sdílení účelové složky kontaktů Domů, Sdílení, Sdílet kontakty sdílení kontaktů jiného uživatele Domů, Sdílení, Otevřít sdílené kontakty

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 5 Úkoly 5.1 Složky úkolů 5.2 Vlastní úkol 5.3 Přiřazený úkol 5.4 Zobrazení úkolů 5.5 Poznámky k úkolům ve OneNote 5.6 Sdílení úkolů

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 5.1 Složky úkolů Seznam úkolů odkaz na úkoly ze všech ostatních složek úkolů odkazy na zprávy s příznakem zpracování* kontakty s příznakem zpracování* prvotně filtr zobrazování nedokončených úkolů Úlohy vlastní úkoly úkoly přiřazené jiným uživatelem ostatní vlastní složky * nezobrazovány ve Windows Phone

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 5.2 Vlastní úkol první úkol podklady pro jednání o koncepci vybavení (kap. 3.8) druhý úkol Domů, Nový, Nový úkol Předmět: občerstvení pro poradu vedení Datum zahájení: 1. 4. 2014 Termín splnění: 4. 4. 2014 Připomenutí: 4. 4. 2014 7:30 Kategorie: 12 porady příznak zpracování nelze vymazat (úkoly jsou tedy v Seznamu úkolů)

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 5.3 Přiřazený úkol úkol Marie Sladké přiřazený Petru Novákovi Domů, Nový, Nový úkol Úkol, Přiřadit úkol

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Reakce Petra Nováka přijetí úkolu Zpráva / Úkol, Odpovědět, Přijmout (bez odpovědi) plnění úkolu Hotovo: 50 % (Stav: Probíhá) dokončení úkolu Skutečná práce: 3 hod. Úkol, Spravovat úkol, Označit jako dokončené Stav: Dokončeno Hotovo 100 % Datum dokončení: aktuální datum Marii Sladké se odešle zpráva Task Completed

Finalizace Marií Sladkou 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Finalizace Marií Sladkou Úkol, Podrobnosti, Vytvořit nepřidělenou kopii poznámky úkolu (tlačítko Úkol): Program i materiály vloženy další úkol Petru Novákovi: koncept zápisu s termínem do 9. 4. 2014

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 5.4 Zobrazení úkolů Podrobné Stručný seznam Seznam úkolů (nesplněné úkoly) filtr Datum dokončení neexistuje, Příznak dokončení neexistuje Podle priority seskupení dle priority a kategorie Aktivní filtr Stav se rovná Nezahájeno nebo Probíhá nebo Čeká se na někoho dalšího Dokončené filtr Stav se rovná Dokončeno Dnes filtr Termín splnění před dnem (včetně) Dnes a Dům dokončení neexistuje nebo po dni (včetně) Dnes Příštích 7 dní Zpožděné Přiřazeno Úlohy serveru

Podmíněné formátování 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook Podmíněné formátování Dokončené a nepřečtené úkoly: přeškrtnuté tučné písmo Dokončené a přečtené úkoly: přeškrtnuté písmo Zpožděné úkoly: červené písmo Nepřečtené úkoly: tučné písmo Záhlaví nepřečtených skupin pro úkoly: tučné písmo

5.5 Poznámky k úkolům ve OneNote 2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 5.5 Poznámky k úkolům ve OneNote obdobné jako v modulech Kalendář a Kontakty

2OP484 Manažerská informatika 4 Outlook 5.6 Sdílení úkolů možné sdílet složku úkolů z místní nabídky Sdílet, Sdílet úkoly okno Sharing Invitation (nelze sdílet složku odkazů Seznamu úkolů) z místní nabídky Sdílet, Oprávnění složky karta Oprávnění možnost modifikace, přidávání, odebírání