Řešení správy dokumentů a workflow pro veřejnou správu na platformě IBM software The purpose of our presentation today is to achieve three objectives. First, this meeting allows us to introduce ourselves, and our skills, and to provide you with the insight necessary to understand and evaluate our capabilities and our partners, and to witness some of our relevant customer successes. Second, this session presents us the opportunity to listen, discuss and collaborate in further detail about your current business situation, your needs and your future goals. We are not here to sell you products. We are in the business of providing e-business solutions-rapidly and affordably. Finally, we will introduce a solution that we propose best matches your current, critical business challenges for effective collaboration-It's called IBM Start Now Collaboration Solutions.

VUMS Legend Kdo jsme Co nabízíme Znalosti a certifikace Přední dodavatel integrovaných e-business řešení založených na technologiích IBM, na trhu IT působíme od roku 1994 Jsme IBM Premier Business Partner Co nabízíme Integraci těch nejlepších prvků softwaru a technologií pro vytvoření zákazníkovi přizpůsobenému řešení v multiplatformním prostředí Zefektivnění obchodních (správních) komunikačních procesů Zaměření na zvýšení profitabilty našeho zákazníka Znalosti a certifikace Vlastní technologie a aplikace certifikované pro provoz na sw platformách IBM. Atest elektronické podatelny E@desk Certifikace zaměstnanců pro platformu LN a Informix Obchodní certifikace SSM, WebSphera, StartNow Prověření zaměstnanců NBÚ

VUMS Legend Kdo jsme Zaměření společnosti - produkty Softwarový dům Na trhu IT od roku 1994 Zaměření společnosti - produkty Groupware a dokument management na platformě LN Řízená dokumentace PointsRD, spisová služba KASYS, workflow aplikace, messaging Integrace systémů Integrace ERP systému, Integrace LN a WebSphera Web a wireless aplikace Intranet internet řešení Notes Portal, Wireless Vision pro poskytování služeb LN na mobilní a PDA zařízení, WAP aplikace. Elektronická podatelna. Systémy na relačních databázích Aplikace na platformě Informix, řešení pro integraci Informix a LN, modul EasySynchronizer pro výměnu dat mezi RD a DD

VUMS Legend Znalosti a certifikace Jsme IBM Premier Business Partner Vlastní technologie a aplikace certifikované pro provoz na sw platformách IBM. Atest elektronické podatelny E@desk Certifikace zaměstnanců pro platformu LN a Informix Obchodní certifikace SSM, WebSphera, StartNow Prověření zaměstnanců NBÚ

Současné projekty Správa Komerční sektor Ministerstvo spravedlnosti – Informační systém pro vrchní a krajské soudy Ministerstvo vnitra – projekt EKIS II Zdravotní pojišťovna MVČR – spisová služba, workflow smluv, řízená dokumentace Komerční sektor Chemopetrol Litvínov - Integrace LN a SAP R/3, Obchodní systém pronájmů, Workflow smluv, Řízená dokumentace VČE – integrace ARIS a dokument managementu

Reference Komerční sektor Správa Východočeská energetika Severočeská energetika Chemopetrol Litvínov BorsodChem MCHZ Rubena Motorpal Jihlava TNT Expres APK Olma Olomouc Zdravotní pojišťovna MVČR Správa Ministerstvo zahraničních věcí Ministerstvo vnitra Ministerstvo spravedlnosti ČSNI ČIA Obvodní úřad Praha 1 a Praha 6 IMI

Krajské úřady, pověřené obce Kritický problém Potřeba zvýšení vnitřní komunikace a týmové spolupráce úplným sdílením informací formou kolaboračních řešení Potřeba zvýšení a zefektivnění vnější komunikace s klientem (občanem) při zajištění vysoké míry bezpečnosti při výměně informací. Důvod Umožnit výměnu a šíření konzistentních informací mezi všemi pracovníky úřadu, kteří tak mohou zvýšit znalostní základnu organizace. Postavit a zavést bezpečné a spolehlivé týmové procesy (workflow), které umožní organizaci poskytovat rychle kvalitní služby občanům Nabídnout občanovi možnost stát se aktivním účastníkem procesů Potřebné schopnosti Zajistit rychlý a bezpečný přístup k informacím a dokumentům (10 až 100 tisíce dokumentů) Zajistit zabezpečenou výměnu informací pro týmovou spolupráci Zajistit úplný a bezpečný přístup občanů k výstupním informacím i přístup do procesu zpracování

Očekávaný výsledek řešení Snížení nákladů Tisk dokumentů Šíření a správu papírových dokumentů Na e-mail komunikaci (Infrastruktura,bezpečnost, čas) Školení a doškolování pracovníků Při poskytování informací občanům Zvýšení znalostí a schopností organizace Zvýšení rychlosti a kvality poskytovaných výstupů Zvýšení důvěryhodnosti a bezpečnosti poskytovaných výstupů Zprůhlednění procesů = důvěra občana

Agenda Problematika týmové spolupráce - Collaboration Aris – procesní modelování Aplikace pro řešení týmové spolupráce E@desk - elektronická podatelna KASYS – spisová služba DMS – dokument management systém, PointsRD Wordatt – integrace na MS Office, sw 602 Bezpečnost Další kroky

Co je e-business collaboration? Týmová spolupráce – Teamwork Komunikace Tvorba rozhodnutí Kritické procesy: Sledování (trasování) požadavků, Ustavení a rozvoj kontraktů s občanem, Vyjednávání – uvnitř i vně organizace, Dotazování, Sestavení komunit a týmů, Společné řešení problémů…. občané dodavatelé Customer Relationship Management Supply Chain Management Procesy

Collaboration řešení Sjednocený e-mail, Web přístup a kolaborativní workflow On-line distribuce informací a trasování workflow Nástroje umožňující týmovou spolupráci v různých jazykových prostředí (EU, fondy) Osobní nebo sdílené pracovní prostředí vybavené nástroji pro týmovou spolupráci: Diskusní databáze Knihovny dokumentů Skupinové kalendáře Úkolovníky Intuitivní nástroje umožňující členům týmu sdílet nápady, informace a úkoly Aplikace pro komunikaci v reálném čase, avíza, sdílené vývěsky a znalostní databáze

Aplikační server C/S systém Domino server, Notes klient, Základem serveru je objektová dokumentová databáze Replikační technologie, podpora on-line i off-line práce Podpora internet standardů, nativní podpora SMTP, MIME, S/MIME, POP3, IMAP4 Databáze přístupné z Internetu – dynamický překlad do HTML Podpora mnoha WH platforem, clustering, virtuální servery, škálování Vysoký stupeň zabezpečení, certifikace, šifrování – Asymetrická, Symetrická šifra, elektronický podpis Řízení přístupu ACL – Access Control List Otevřené vývojové prostředí, podpora programátorských standardů Lotus Script, LSX, CGI, Java, JavaScript, XML - jazykDXL, Servlety,

Co pro Vás můžeme udělat? Rychle k občanovi za nízké náklady 5 Vyškolit správce a uživatele aplikací 4 Dodat a instalovat řešení 3 Minimalizace rizik implementace řešení 2 Upravit modelová řešení podle Vašich potřeb 1 Vyhodnotit Vaše potřeby

Aris – procesní přístup Odborný koncept pl. stavu Koncept rozložený na standard. SW Implementace Analýza současného Identifikovat procesy Popsat Analyzovat Slabá místa Návrh alternativních procesů Stanovení požadavků na podporu zpracování dat Srovnání požadavků a funkcionality struktury dat org. struktury Customizing Dodatečný vývoj Testování Uvedení do provozu Rychle k občanovi za nízké náklady

Aris – úroveň poznání procesu Přiznání patentů OPP Udržování Advokátní praxe Osnova Záměr Přiznání patentů Ochranné známky Udržování Obchodní právo patent přiznán "derivované" kauzy Koncepční materiál Studie proveditelnosti

Aris – úroveň poznání procesu Controlling Spisová služba Skupina FINANČNÍ ČINNOSTI Prezentace APK NOSNÉ Kniha pošty Evidence kauz APK Adresáře a katalogy Dokumenty Přijetí příkazu Evidence a správa kauz Sledování termínů Prodlužování lhůt Tvorba dokumentů kauzy Evidence externích dokumentů Vyhledávání Zpracování příkazů kauz Archivace kauz Skartace Obnovení Archiv a kontrola korespondence Uzavření kauzy Globální návrh rozvoje IS

Aris – úroveň poznání procesu Přiznávání patentů Přiznávání OPP Právní postup Patenty údržba OPP domén Požadavek klienta Patent udělen Užitný vzor registrován Ukončení kauzy Příjem kauzy registrována Centrální evidence Doména Domény Založena kauza Dílčí požadavek klienta (právní) Jednání s klentem Termín Zpracování požadavku aktivity postupu Detailní analýza IS Kauza Přiznávání práva Udržba patentů OPP Záznam o dokumentu Předchozí subjekt Právní postup Evidenční záznam Dokument Účastník APK Cirkulační dopis APK Evidence kauz Dokumenty Evidence dokumentů Interní adresář Externí Číselné řady Konfigurace Datový slovník dokumenty Země Katalog zemí Společenství Firma -organizace Zástupce firmy (osoba) Osoba (samostatná) Útvar APK Funkce v APK Uživatelská role Firma APK Palmární arch Položka palmárního archu

ARIS – integrace s LN LN - nsf Termín pro zpracování přihlášky žádosti o průzkum výměru Odpověď na výměr Výměr Přihláška přijata Akce přiznávání patentu Udělení Žádost zamítnuta Vyznačení udělení Oznámení o zamítnutí Podání Změna vlastníka provedena Zápis změny Platební pl. výměru Patent udělen Konec kauzy zaplacen LN - nsf

Přehled modelových aplikací Integrace Požadavky na objednávku Peněžní deník Sklady Řízení pracovníků Integrace na smlouvy IXOS Zakázky údržby DMS Evidence písemností Spisová služba Elektronická podatelna PointsRD Interní audit Evidence měřidel Referátník Registr smluv Správa majetku Územní generel Povolení prací Workflow smluv Další aplikace Evidence faktur, Faktury Knihovna dokumentů Hromadná korespondence Akce a nepřítomnost Databáze přístrojů Správa pohledávek Porady vedení Evidence majetku Úkolovník

Architektura řešení Aplikační vrstva Aplikační middleware Platforma Lotus Notes - Lotus Domino Application Server R5 Nativní klient - Notes Desktop Web klient MS Internet Explorer Netcsape Navigator… Mobile PDA WAP telefon Jádro systému Externí adresář Interní adresář Datový slovník Číselné řady Rozdělo-vník Konektory … SAPPER WordAtt APLIKACE Workflow smluv CES Archiv CES PointsRD Aplikační vrstva Aplikační middleware Aplikační server Prezentační vrstva SAP R/3 MS Office

Jádro systému – workflow na funkční místa RD Platforma Domino/Notes Workflow aplikace Interní Adresář Personální systém HR Kontrola a editace pracovníky organizace Seznam pracovníků Organizační struktura

Elektronická podatelna – E@desk Atestace udělena 20.1.2003 Shoda se standardy: Standard ISVS pro náležitosti životního cyklu informačního systému Standard ISVS pro náležitosti procesu a metodiky atestace jakosti produktu Standard ISVS pro provoz elektronických podatelen ve vztahu k používání zaručeného elektronického podpisu

E@desk - charakteristika Pracoviště pro příjem a odesílání datových zpráv Kontrolování čitelnosti zprávy Předávání ověřeného podání k dalšímu řízení Prostředí – klient Lotus Notes Možnost integrace se Spisovou službou

Úloha elektronické podatelny Pro občana: Nabízet tradiční formuláře v el. podobě Realizace elektronického podání Elektronické podepsání Získání informací o aktuálním stavu podání Pro organizaci Ověření el. podpisu občana Import podání od IS úřadu Odeslání elektronicky podepsaného potvrzení o přijetí podání Odeslání identifikátoru pro sledování aktuálního stavu podání Poskytovat informace o aktuálním stavu podání Možnost archivace podání

Hlavní přínosy elektronické podatelny Dostupnost bez ohledu na úřední hodiny Přístup k systému pro všechny osoby Aktuální informace o stavu vyřizování podání občanů Možnost kombinace všech forem komunikace občanů s úřady (pošta, email,…)

KASYS – spisová služba Úloha spisové služby Evidence a přidělení došlé pošty Evidence elektronické pošty Vyřízení došlé pošty, kontrola vyřízení došlé pošty Zařazení do spisu Tvorba a odesílání pošty Zadávání a příjem úkolů – úkolový lístek Výkazy práce Neevidovaná interní komunikace – koncepty Evidovaná interní komunikace – Interní sdělení

KASYS – oblasti působnosti Podpora práce s dokumenty Podpora práce organizace Sdílení databází, přehledů a předpisů Podpora vnitřní komunikace Podpora vnější komunikace

KASYS – evidence a oběh došlé pošty Evidence (přidělení čísla jednacího) a přidělení útvaru na podatelně (možnost vložení naskenovaného plného textu) Převzetí na útvaru (možnost vrácení) Přidělení dalším útvarům či pracovníkům (různé typy přidělení, možnost tvorby úkolu) Vyřízení (vazba na další vnitřní či externí dokumenty - odeslaná pošta) Možnost zařazení do spisu (přidělení skartačních znaků) Podpora lhůtování (nastavení lhůty, sledování lhůt) Rejstřík cizích čísel jednacích (sledování došlých písemností podle odesílatele) Vedení knihy pošty útvaru (tisk podacího deníku)

KASYS – odeslaná pošta Tvorba jako odpověď na došlou nebo samostatně Hromadná korespondence - možnost hromadného adresování Schvalovací proces Tisk dopisu na různých formulářích, tisk adres Možnost zařazení do spisu Expedice a výprava odesílané pošty v papírové a elektronické podobě

Dokument management - PointsRD PointsRD podporuje následující procesy Tvorba a evidování Zpracování a připomínkování Přezkoumání a ověření Schvalování Vydání a zveřejňování Seznamování Prověřování Archivace

PointsRD – funkce a přístupy Procesní funkce Správce Gestor Zpracovatel Ověřovatel Schvalovatel Prověřovatel Viditelnost a přístup k dokumentům Přístupová práva Viditelnosti Avíza Historie workflow

PointsRD - Související dokumenty Připomínka Uživatelům Vedoucím útvarům Prověrka Potvrdit platnost Přepracovat Nahradit Ukončit platnost Podnět Přepracovat Ukončit platnost Zamítnout

Náhled a tisk dokumentů Typy tiskovin Originál k podpisu Evidovaný výtisk Neevidovaný výtisk Jak zobrazit nebo vytisknout řízený dokument? Interní v LN Externí – v MS Word, MS Excel

PointsRD - DMS v praxi Řízená dokumentace Systém jakosti Interní audity Referátník Registr smluv Workflow smluv Povolení prací Obchodní případ Evidence měřidel Systém jakosti Požadavky na systém jakosti podle ISO 9000:2000 Služební předpisy Příkazy, rozhodnutí, směrnice, pokyny,… Vnitřní řídící akta Předpisy, zápisy, rozbory, studie,… Záznamová dokumentace Řídící akty vnější Sbírka zákonů, externí předpisy,…

DMS řešení na platformě PointsRD Řízená dokumentace Interní audity Referátník Registr smluv Workflow smluv Povolení prací Obchodní případ Evidence měřidel

WordAtt Charakteristika technologie pro integraci na MS Office, sw602 Vícenásobné připojení příloh MS Word/Excel Zobrazení příloh v režimu R/O Otevření příloh v režimu W Sledování změn a uložení Emulace Notes/FX (překopírování obsahu polí v LN do záložek a polí v přílohách) Kopie přílohy do Rich Text v LN Tisk s parametry nebo kompletního obsahu přílohy Odstranění přílohy z dokumentu Možnost čtení z MSIE

WordAtt – schéma Databáze v LN Externí Adresář Rn Uživatel Sklad dokumentů MS Office Sklad šablon MS Office Uživatel

Příklad použití WordAtt

Bezpečnost Důvěrnost ochrana dat před čtením neoprávněnými uživateli Integrita ochrana dat před modifikací či destrukcí nežádoucími uživateli Dostupnost ochrana poskytovaných služeb před degradací funkcí nebo jejich znepřístupněním oprávněným uživatelům

Bezpečnost - zabezpečení dat Systém Notes byl původně vyvíjen pro potřeby amerického ministerstva obrany, čemuž odpovídá i vysoký stupeň bezpečnosti (C2). Bezpečnostní prvky Certifikace Autentizace Enkrypce Elektronický podpis Veřejný-privátní klíč

Bezpečnost - Přístupová práva

Rodina e-business řešení IBM Business Intelligence Solutions Analyze and understand business data for better decision-making Collaboration Solutions Extend and enhance e-business with human interaction Content Management Solutions Manage and distribute business critical content e-Commerce Solutions Buy and sell over the Internet Infrastructure Solutions Build and deploy the foundation for e-business Infrastructure Management Solutions Manage and secure infrastructure assets Wireless Solutions Connect employees to information they need, anytime, anywhere

Jaký je další krok? Navštivte naše stránky pro podrobnější informace o aplikacích www.legend.cz Podívejte se na stránky IBM kde najdete informace o platformách a technologiích nad kterými jsou naše řešení postavena www.ibm.com/software Využijte možnosti zápůjčky technologií nebo aplikací na 30 až 90 dnů Domluvme se na osobníme setkání kde můžeme podrobně prodiskutovat modelové projekty, podmínky licencování, cenu a pracnost konkrétního řešení Vašich potřeb Tomáš Budka, tbudka@legend.cz, 255 725 252