Aktivity v rámci projektu „Zvýšení kvality řízení na Krajském úřadu Plzeňského kraje” Zvýšení kvality řízení - Workshop A2, A4, A5 6. –
Projektem „Zvýšení kvality řízení na Krajském úřadu Plzeňského kraje“ řešené oblasti ►A1 - Strategie řízení lidských zdrojů ►A2 - Strategie řízení zřizovaných (příspěvkových) organizací ►A3 - Informační strategie ►A4 - Návrh a zavedení systému poskytování a sledování dotací ►A5 - Návrh a zavedení systému centrální administrace a řízení projektů ►A6 - Návrh a zavedení systému řízení kvality
Aktivita číslo 5 – Návrh a zavedení systému centrální administrace a řízení projektů
Postup realizace ►Realizace místních šetření na úrovni krajského úřadu ►Realizace místních šetření na vybraných ZZO ►Realizace dotazníkového šetření ►Analýza dostupných dat – finance a kapacitní náročnost ►Analýza předložené interní dokumentace ►Ověření systému na vybraných krajích (Královéhradecký a Vysočina)
Průběh analýzy ►Obtížné oddělování projektového řízení v obecném pojetí a projektů spolufinancovaných z fondů ►Dosah zjištění až na strategickou úroveň řízení kraje ►Pracné získávání dat z důvodu neexistujících evidencí ►Data jsou špatně analyzovatelná pro velkou rozdílnost mezi jednotlivými odbory a operačními programy ►Přesah části analýz do návrhové části
SWOT – místní šetření Silné stránky interní analýza Slabé stránky interní analýza -Existence oddělení, které disponuje dostatečnými znalostmi pro poskytování podpory při zpracování projektových žádostí -Schopnost zpracování „auditu čerpání“ v OTPP -Využití znalostí a zkušeností personálních kapacit vybudovaných v rámci jednotlivých odborů -Fungování projektového řízení na odboru INF -Nedostatečně definovaná strategie kraje s chybějícími prioritami -Neexistující platná definice projektu -Roztříštěné kapacity pro přípravu a realizaci projektů -Nízké povědomí zaměstnanců o projektovém řízení (obecně) -Nedostatečné povědomí o možnostech využití kapacity oddělení OTTP pro zpracování projektů -Nízká schopnost čerpání v porovnání s ostatními kraji -Nedostatečná SW podpora projektového řízení -Chybějící evidence práce -Nepokrytí projektového řízení jednou komplexní směrnicí
SWOT – místní šetření Příležitosti externí analýza Hrozby externí analýza -Možná spolupráce s RRA -Pokračující možnost čerpání prostředků ze strukturálních fondů -Možnost čerpání prostředků i na realizaci potřebných změn -Změny v předpokládaných prioritách a objemu prostředků pro další programové období -Turbulentní okolí vyžadující ad-hoc řešení (ekonomická a politická situace, intenzívní přírodní vlivy), bez strategie nemožná rychlá redefinice priorit -Vytváření duplicit v podobě vlastních kapacit pro přípravu projektových žádostí
SWOT – dotazníkové šetření Silné stránky interní analýza Slabé stránky interní analýza -Vůle ze stranu KÚ přehodnotit současný systém řízení projektů -Existence oddělení, které je schopné zabezpečit kompletní životní cyklus projektu -Dobrá komunizace mezi zřizovatelským odborem a organizacemi -Roztříštěné kapacity pro přípravu a realizaci projektů -Nízká úspěšnost žádostí o finanční podporu některých organizací -Nedostatek vlastních kvalifikovaných projektových manažerů -Neexistence kompletního přehledu realizovaných projektů jednotlivými odbory a organizacemi -Nedostatečná informovanost organizací o možnosti čerpání finančních prostředků -Neznalost možnosti konzultace na OTPP Příležitosti externí analýza Hrozby externí analýza -Možná spolupráce s RRA -Pokračující možnost čerpání prostředků ze strukturálních fondů -Změny v předpokládaných prioritách a objemu prostředků pro další programové období -Nepodpora politické reprezentace -Nezájem organizací o nabízené služby -Snaha některých organizací o vlastní řešení
Další zjištění ►Některé z odborů mají vybudovanou vlastní kapacitu (INF, OŽP) ►Realizace projektů spolufin. z EU není pro ZZO dostatečně komunikována z centrální úrovně (A2) – zejména, když se možnosti čerpání týkají organizací z jiného věcně příslušného odboru ►Nezkušenost se zpracováním projektů zejména na ZZO znamená: ►Plýtvání zdroji na přípravu nerealizovatelných projektů ►Nevyužití potenciálu financování
Další zjištění ►Není centrální kontrola podávaných žádostí ►Obtížný způsob sledování požadavků na financování projektů, teprve nyní vznikající dokumentace ►Odbor INF má fungující systém projektového řízení ►Není evidence projektů, které nejsou financovány z fondů EU ►Vznikající evidence v KEVIS
Následné kroky ►Dohoda nad rozsahem centrálně zajišťovaných činností ►Návrh možných variant organizačního zajištění těchto činností ►Definování rozsahu SW podpory (s A3) ►Detailní analýza skutečností týkajících se vybraných variant ►Rozhodnutí o výběru konkrétní varianty ►Návrh plánu implementace
Rozsah centrálně zajišťovaných činností Přenesení strategických záměrů kraje do konkrétních programů a akcí, včetně definování odpovědností, finančního rámce a priorit napříč oblastmi Sledování možností využití externích zdrojů pro financování projektů Ověřování souladu strategie a možností financování Zpracování analýz pro predikci rozpočtových možností kraje Spolupráce s RRA Plzeňského kraje Informování věcně příslušných odborů o aktuálních možnostech a středně- a dlouhodobém výhledu čerpání externích zdrojů (priority řídících orgánů či jiných poskytovatelů dotací) „Audit čerpání“ – ověřování záměrů a možností odborů či organizací
Rozsah centrálně zajišťovaných činností Příprava žádostí o čerpání financí z externích zdrojů Administrativní podpora přípravy projektových záměrů Koordinace požadavků na financování a tvorba finančních plánů Řízení projektů Administrativní podpora realizace projektů Hodnocení projektů Zpracování průběžného reportingu o projektech Řízení personálních zdrojů Zpracování analýz čerpání finančních zdrojů
Varianty uspořádání ►Rozsah centralizace ►Komplexní centralizace ►Metodická centralizace ►Centralizace části procesů ►Forma centralizace ►Oddělení ►Odbor ►Příspěvková organizace ►Jiná forma obchodní společnosti
Návrhová část ►Návrh struktury a obsahu dokumentace ►Návrh organizačního uspořádání ►Návrh postupu pro dosažení jednotlivých variant
Děkujeme za spolupráci