Kancelářské softwarové balíky Informatika I, II Kancelářské softwarové balíky Dana Nejedlová, Katedra informatiky EF TUL

Osnova Co je kancelářský software Textový procesor Tabulkový procesor Vlastní styly v textovém procesoru Problémy s velkými dokumenty Jak psát velký dokument Jakou výhodu pojmenované styly přinesou Makra a makroviry Dana Nejedlová, Katedra informatiky EF TUL

Co je kancelářský software Je určen pro lidi, kteří pracují s informacemi. Obsahuje především textový a tabulkový procesor. Dále může obsahovat program pro tvorbu prezentací, program pro správu databází, program pro kreslení a komunikační nástroje. Nejrozšířenější je Microsoft Office, který se stal de-facto standardem. Alternativou je OpenOffice.org, který je zadarmo. http://en.wikipedia.org/wiki/Office_suite Dana Nejedlová, Katedra informatiky EF TUL

Textový procesor Produkuje texty určené ke čtení lidmi. Typické funkce Formátování a vlastní styly Hromadná korespondence Rejstřík, Obsah Křížové odkazy (hypertextové odkazy na jinou část dokumentu) Číslování stránek Správa revizí Kontrola pravopisu a gramatiky a thesaurus Možnost tvorby obrázků a tabulek Klávesové zkratky a makroprogramování (též tabulkový procesor) Text se tvoří způsobem WYSIWYG. http://en.wikipedia.org/wiki/WYSIWYG Je nutné jej odlišovat od textového editoru. Edituje prostý (neformátovaný) text. Poznámkový blok (Notepad) Dana Nejedlová, Katedra informatiky EF TUL

Tabulkový procesor Umožňuje tabulkové výpočty. Hlavní vlastnosti a možnosti Buňky (cells) mohou obsahovat hodnoty, Mohou se formátovat podle typu dat (např. číslo, datum) a podle vzhledu (např. tučně, kurzívou, barevně). vzorce. Přepočítávají se automaticky. Nutno rozumět relativnímu a absolutnímu adresování. Možnost pojmenování buněk a oblastí. Píší se vlastní vzorce nebo se vybírá z nabídky standardních funkcí. komentáře hypertextové odkazy Uzamykatelnost částí (Snadno obejitelné.) Listy (sheets) Práce s tabulkami Třídění, filtrování, automatické součty Grafy Zpětné šíření hodnot (Hledání řešení a Řešitel v MS Office Excel) Dana Nejedlová, Katedra informatiky EF TUL

Vlastní styly v textovém procesoru Formátují text znaky, slova, odstavce, tabulky a seznamy. Umožňují jednou vytvořený formát, což může být kombinace více vlastností, opakovaně použít. Užitečné pro velké dokumenty: Mají-li všechny části textu svůj pojmenovaný styl, nemusí se při změně formátování procházet celý dokument. Stačí jen předefinovat styly. Dana Nejedlová, Katedra informatiky EF TUL

Problémy s velkými dokumenty Odstavce máte napsány určitým způsobem. A potom Vám někdo řekne, že je máte napsat například s větší mezerou mezi odstavci. Nemáte-li je psány v pojmenovaném stylu, musíte v dokumentu najít všechny odstavce a naformátovat je jinak. To by se nemuselo stát, kdybyste měli odstavce psané v pojmenovaném stylu. Dana Nejedlová, Katedra informatiky EF TUL

Jak psát velký dokument Než začneme psát vlastní text, určíme, jaké druhy textu tam budou: odstavce textu, nadpisy, seznamy, popisy obrázků a tabulek, obrázky zarovnané jako text, a všechny další části textu. Pro každý druh textu nadefinujeme jeho styl. Při psaní textu styly důsledně aplikujeme okamžitě. (Ne až když je všechno napsané.) http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC011039261029 Dana Nejedlová, Katedra informatiky EF TUL

Jakou výhodu pojmenované styly přinesou Když změníme formátování stylu, změna se okamžitě projeví v celém dokumentu. Součástí definice stylu může být i styl následujícího odstavce, takže se nám usnadní psaní. Na základě pojmenovaného stylu je možno vytvořit automatický obsah dokumentu. Styly je možné tvořit na základě existujících stylů. Převezmou se jejich vlastnosti a upraví se. Dana Nejedlová, Katedra informatiky EF TUL

Makra a makroviry Staré textové editory umožňovaly nadefinovat akce (napsání fráze, zformátování odstavce…) spuštěné automaticky po zmáčknutí klávesové zkratky. To jsou klasická makra. V současné době kancelářský SW obsahuje programovací jazyk (zvaný makrojazyk) pro definování složitějších akcí než byla klasická makra, ale programy v něm psané se stále nazývají makra. například jazyk Visual Basic for Applications v MS Office Makroviry programy psané v makrojazce Využívají schopnosti maker psaných v moderních makrojazycích: spouštět se při otevření nebo zavření dokumentu provádět akce postihující celý operační systém mazání souborů, rozesílání sama sebe poštovním programem instalovat se do globálních šablon v počítači, odkud se šíří dál Prevence Nastavit úroveň zabezpečení v kancelářském SW tak, aby hlásila přítomnost maker v dokumentech. Neotevírat dokumenty z neznámých zdrojů s makry. Mohou být v příloze e-mailů. Dokumenty ze známých zdrojů s makry kontrolovat antivirovým programem s aktuálními definicemi makrovirů. Makroviry mohou nahradit užitečná makra sebou. Dana Nejedlová, Katedra informatiky EF TUL