Hromadná korespondence Mgr. Alena Tichá
Úkoly Součástí prezentace jsou úkoly Je proto možno postupovat takto Sledovat prezentaci Ve chvíli, kdy se objeví úkol: Zapamatovat si zadání Vypnout prezentaci Splnit úkol Zapnout prezentaci Nebo (a to si myslím, že je lepší): Projít celou prezentaci Průběžně si zapisovat úkoly a postupy Plnit úkoly po skončení prezentace
Obsah Úvod Korespondence ve WORD 2003 Korespondence ve WORD 2010
Užití užívá se pro zasílání korespondence více příjemcům, ať už jde o korespondenci tištěnou nebo zasílanou elektronicky alternativně ji lze užít i jinak (např. nadepsání formuláře různými jmény, tvorba tabulek apod.) pomocí ní lze i nadepisovat obálky a štítky
Adresář vytvoří se v Excelu nebo Wordu ve formě tabulky tabulka musí mít záhlaví ! adresář se uloží a zavře pokud není vytvořen předem, lze jej dodatečně tvořit v průvodci korespondencí
Úkol vytvořte si adresář ve WORD 2003 s položkami: jméno příjmení ulice číslo PSČ město uložte na svůj disk pod názvem Adresy
Korespondence ve verzi 2003 ve Word vytvoříte dopis (pozvánku, nabídku apod.), který chcete rozesílat pomocí hromadné korespondence lze jej vytvořit i později nebo použít již existující dokument
Úkol vytvořte jednoduchou nabídku na životní pojištění (finanční služby, prodej zboží apod.) v horní části dokumentu ponechte místo na vypsání adresy soubor uložte na svůj disk pod názvem Nabidka, ale soubor nezavírejte v tomto souboru zkuste následující postup
Postup Nástroje Dopisy a korespondence Hromadná korespondence
zvolíme typ dokumentu
zvolíme typ dokumentu
zvolíme druh adresáře vyhledáme uložený adresář – Adresy.doc
zde můžeme dopisovat, přepisovat, zaškrtnout jen některé příjemce apod.
Tvorba adresáře pomocí průvodce
Dokončení adresáře po dokončení adresáře se nabídne jeho uložení uloží se v databázovém programu MS ACCES
Další postup šikovné ale ne nutné předvolby
možnost kontroly a úprav
dokončení
Další postup objeví se panel nástrojů hromadné korespondence
Vložení dat z adresáře postavíme kurzor na místo, kde bude adresa (v souboru Nabidka.doc to bude vlevo nahoře) na panelu nástrojů vybereme ikonu „Vložit sloučená pole“
objeví se tzv. zástupné symboly: «jméno» «příjmení» «ulice» «číslo» «PSČ» «město» nebo položka z adresáře Jaroslav Nový Stará 2145 272 01 Kladno
mezi zástupnými symboly a položkami adresáře přepínáme ikonou „Zobrazit slučovaná pole“
Další ikony slučování vložení dat listování v záznamech vstup do adresářů změna typu dokumentu
Slučování Sloučit do dokumentu Sloučit na tiskárnu Sloučit na e-mail dokument, ve kterém je pro každou položku v adresáři vlastní dopis lze jej dále upravovat Sloučit na tiskárnu dopis se tiskne pro každou položku v adresáři Sloučit na e-mail provede zasláním dokumentu e-mailem (pomocí Outlook Expres)
Úkol proveďte sloučení své nabídky do nového dokumentu dokument si prohlédněte – již neobsahuje hromadnou korespondenci, ale jen záznamy z ní vzniklé uložte na svůj disk pod názvem Slouceno
Důležitá upozornění pokud soubor, kde je definována hromadná korespondence kopírujete, ukládáte na jiný disk, přejmenujete apod., musíte totéž učinit s adresářem vazba dokumentu na adresář by se jinak porušila
Znovuotevření dokumentu někdy se může objevit toto hlášení kliknutím na Ne se zruší propojení s adresářem!
Odstranění hromadné korespondnce
Korespondence ve verzi 2010 ve Word vytvoříte dopis (pozvánku, nabídku apod.), který chcete rozesílat pomocí hromadné korespondence lze jej vytvořit i později nebo použít již existující dokument
Úkol vytvořte pozvánku na Vaše narozeniny ve Word 2010 v dolní části dokumentu ponechte místo na vypsání adresy soubor uložte na svůj disk pod názvem Pozvanka, ale soubor nezavírejte v tomto souboru vyzkoušejte následující postup použijte již vytvořený adresář Adresy.doc
Postup Záložka Korespondence Spustit hromadnou korespondenci Dopisy Nebo lze vybrat další volby E-mailové zprávy Obálky atd.
Adresář zvolíme druh adresáře Pokud volíte existující seznam, zdánlivě se nic neděje. Stanou se aktivními ikony pro korespondenci.
Úprava adresáře zde můžeme dopisovat, přepisovat, zaškrtnout jen některé příjemce apod.
Tvorba adresáře pomocí průvodce Vybrat příjemce Zadat nový seznam
Dokončení adresáře po dokončení adresáře se nabídne jeho uložení uloží se v databázovém programu
Další postup šikovné ale ne nutné předvolby
Vložení dat z adresáře postavíme kurzor na místo, kde bude adresa (v souboru Pozvanka.docx to bude vpravo dole) na panelu nástrojů vybereme ikonu „Vložit slučovací pole“ záhlaví vašeho adresáře
objeví se tzv. zástupné symboly: «jméno» «příjmení» «ulice» «číslo» «PSČ» «město» nebo položka z adresáře Jaroslav Nový Stará 2145 272 01 Kladno
mezi zástupnými symboly a položkami adresáře přepínáme ikonou „Náhled výsledků“
Další ikony slučování listování v záznamech průvodce změna typu dokumentu
Slučování Upravit jednotlivé dokumenty Tisk dokumentů dokument, ve kterém je pro každou položku v adresáři vlastní dopis lze jej dále upravovat a samostatně uložit Tisk dokumentů dopis se tiskne pro každou položku v adresáři Odeslat e-mailové zprávy provede zasláním dokumentu e-mailem (pomocí Microsoft Outlook)
Úkol proveďte sloučení své pozvánky do nového dokumentu dokument si prohlédněte – již neobsahuje hromadnou korespondenci, ale jen záznamy z ní vzniklé uložte na svůj disk pod názvem Pozvano
Důležitá upozornění pokud soubor, kde je definována hromadná korespondence kopírujete, ukládáte na jiný disk, přejmenujete apod., musíte totéž učinit s adresářem vazba dokumentu na adresář by se jinak porušila
Znovuotevření dokumentu někdy se může objevit toto hlášení kliknutím na Ne se zruší propojení s adresářem!
Odstranění hromadné korespondnce