Hromadná korespondence Základní škola Olomouc, Heyrovského 33 Hromadná korespondence Mgr. Ludmila Faltýnková EU OPVK ICT2-4/Inf03 Určeno pouze pro výuku Žádná část ani celek nesmí být použit pro komerční účely

Identifikátor materiálu: EU OPVK ICT2-4/Inf03 Škola Základní škola Olomouc, Heyrovského 33 Číslo projektu CZ.1.07/1.4.00/21.1217 Název projektu Máme šanci číst, zkoumat a tvořit Anotace Žáci si upevní a prohloubí znalosti při samostatné práci Autor Mgr. Ludmila Faltýnková Název Hromadná korespondence Očekávaný výstup Procvičení a prohloubení znalostí s využitím digitální technologie Vzdělávací oblast - obor Volitelné předměty - informatika Klíčová slova Vzorový dokument, hlavní dokument, zdroje dat Druh učebního materiálu Prezentace Druhy interaktivity Motivace, procvičení a ověření znalostí Cílová skupina Žáci Stupeň a typ vzdělávání Základní škola II. stupeň Typická věková skupina 9. ročník ZŠ Datum / období vzniku VM Listopad 2012

HROMADNÁ KORESPONDENCE

Obsah: Vytvoření vzorového dokumentu Příprava hlavního dokumentu Formulářové dopisy Tvorba zdroje dat Editace dat Vkládání slučovacích polí Kontrola a tisk dokumentu

Vytvoření vzorového dokumentu V MS Wordu vytvořte vzorový dopis, kterým zvete rodiče žáků na třídní schůzky

Příprava hlavního dokumentu Z nabídky Nástroje vyberte příkaz Hromadná korespondence

Pak ze seznamu vyberte možnost Formulářové dopisy. Nejprve klikněte na tlačítko Vytvořit. Pak ze seznamu vyberte možnost Formulářové dopisy.

Klikněte na tlačítko Aktivní okno. Formulářové dopisy Klikněte na tlačítko Aktivní okno.

Nejprve klikněte na tlačítko Data Tvorba zdroje dat Z nabídky příkazů Nástroje vyberte položku Hromadná korespondence. Tím vyvoláte dialogové okno, ve které kliknutím na tlačítko Data vyvoláte seznam. Potom ze seznamu vyberte položku Vytvořit zdroj dat. Nejprve klikněte na tlačítko Data

Seznam nabízených názvů polí Poté se na obrazovce objeví dialogové okno, ve kterém Word nabízí k úpravě seznam sloupců nové tabulky. V našem příkladě se objeví Titul, Jméno, Příjmení, Adresa1,PSČ, Město, Oslovení, Datum, Od, Do a Podpis. Máme-li editaci dokončenu, klikneme na tlačítko OK. Seznam nabízených názvů polí Chceme-li přidat nové pole, zapíšeme jeho název do editačního pole a potom klikneme na tlačítko Přidat název pole. Tlačítka pro změnu pořadí názvů Kliknutím na toto tlačítko odstraníte ze seznamu označený název pole.

Editace dat Chceme-li vyplnit nebo upravit nové data pro nové adresáty do tabulky, klikneme na tlačítko Upravit zdroj dat Klikněte na tlačítko Upravit zdroj dat. Uloží se změny a uzavře se dialogové okno. Uloží se změny a vloží se nový, prázdný řádek Odstraní se zobrazený řádek tabulky Skok na první řádek tabulky Skok na poslední řádek tabulky Krok na předchozí řádek tabulky Krok na další řádek tabulky Číslo právě zobrazeného řádku

Vkládání slučovacích polí Pro vkládání slučovacích polí potřebujeme zobrazit panel nástrojů Hromadná korespondence. Tento panel buď vyvoláme pomocí nabídky Zobrazit nebo z nabídky Nástroje vybereme příkaz Hromadná korespondence a v dialogovém okně v části Hlavní dokument klikneme na tlačítko Upravit. Klikněte na tlačítko upravit

Tak vypadá vložené pole. Konkrétní slučovací pole vložíme do dokumentu tak, že nejprve označíme text, který chceme nahradit. Pak kliknutím na tlačítko Vložit slučovací pole otevřeme seznam a vybereme konkrétní pole, které chceme vložit do dokumentu . Označte text, který chcete nahradit slučovacím polem. Na panelu nástrojů klikněte na tlačítko Vložit slučovací pole a ze seznamu vyberte název pole, které chcete vložit. Tak vypadá vložené pole.

Kontrola a tisk dokumentu Po vložení polí můžeme zkontrolovat, jak bude vypadat tisk. Na panelu nástrojů Hromadná korespondence klikneme na nástroj Zobrazit slučovaná data. Word slučovací pole nahradí hodnotami z prvního řádku tabulky. Chceme-li vidět hodnoty z jiného řádku, použijeme tlačítka pro pohyb v tabulce zdrojových dat. Sloučená data pak vytiskneme za použití nástroje Sloučit na tiskárnu Kliknutím na toto tlačítko zobrazíte náhled sloučeného dokumentu Tlačítka pro vyhledávání záznamů ve zdrojových datech Tímto nástrojem vytisknete sloučený dokument

Konec prezentace