Správa SharePoint Online Jan Slavík, KPCS CZ slavik@kpcs.cz

Office 365 akademie Úvod do Office 365 – 6.10. Správa identit a autentizace v Office 365 – 11.10. Nasazení Office 365 na klientech – 13.10. Správa Exchange Online – 18.10. Správa SharePoint Online – 20.10. Úpravy SharePoint Online – 25.10. Migrace ze stávajícího poštovního systému do Exchange Online 27.10. Správa Lync Online – 1.11. PowerShell: automatizace procesů v prostředí Office 365 – 3.11. SBS 2011 Essentials a Office 365 – 8.11. Office 365 vs. Google Apps – 10.11. Windows Intune – 15.11.

Agenda Novinky v Microsoft® SharePoint® 2010 a hlavně SharePoint Online Muti-tenancy Delegovaná správa Microsoft Online Administration center – přehled Definice základních pojmů Kolekce webů – Site Collection Site Seznamy – Lists Dokumentové knihovny - Document Library Další Porovnání oprávnění

Agenda Sharepoint Online Administration center Přehled Detaily Omezení Vytváření kolekcí webů Vlastnictví kolekcí Limity Výhody SharePoint Online Profily uživatelů Správa TermSetů Nasazení Možnosti migrace Otázky z emailu

SharePoint Online SharePoint Designer 2010 podpora Souběžná práce na jednom Office dokumentu OfficeWeb apps Powerpoint broadcasting Outlook Alerts , RSS support Excel Services Access Services Sandboxed solution Recycle bin Data backup – každých 12 h. 99.9 uptime Není možné upravit - blokované přípony, velikost MySites, max. 5 tis. položek v seznamu Implementováno cca 40 jazyků Tagování obsahu, WiKi, I like it atd.

SharePoint Online Vlastní workflow Podpora InfoPath (chytré formuláře) Metadata navigace Document Sety Unikátní ID dokumentů Sdílení Visio diagramů Site Designer pro public web sites Není možné používat (BDCS, external Lists atd.) Mobile device support : Windows Phone 7 (fully supported with upcoming ‘Mango’ update) Windows Mobile 6.1 + (Internet Explorer mobile and Office Mobile 2010 for 6.5.x devices)) Nokia S60 3.0 or later E series and N series devices Apple iPhone 3.0 or later, Blackberry 4.2 or later, Android 1.5 or later

Administrace Office365 Přiřazení licencí Založení uživatelů Rozcestník k další administraci - > SharePoint Online https://portal.microsoftonline.com

Administrace Office365 Založení a správa uživatelů

Definice pojmů Webové aplikace - u SharePoint Online pouze dvě (interní a externí + mysites) Kolekce webů – Site collection Vznikají pod / , /sites/ , nebo /teams/ (např. : https://organizace.sharepoint.com/ https://organizace.sharepoint.com/sites/xxx/ U enterprise : Maximálně 100GB a 300 site kolekcí Základní kolekce pod kterou vznikají další weby (většinou se dělí dle organizační struktury) Delegace vlastnictví z administrace Nastavení kvót (úložiště a prostředky) Nastavení časového pásma, jazyku, šablony Weby Vznikají pod kolekcí webů Volíme šablonu, Oprávnění, Navigace, Dědičnost navigace Osobní weby (https://organizace-my.sharepoint.com) Limit 500MB

Definice pojmů Metadata Content type – typy obsahu Seznamy – Lists Základní struktura uvnitř SharePointu Umožňuje definici metadat a templates Seznamy – Lists Základní úložiště informací Vlastní definice sloupců nebo CT Možnost kombinovat více různých typů informací Příkladem může být např. Kalendář, Seznam zákazníků Dokumentové knihovny Speciální druh seznamu Úložiště dokumentů WorkFlow

Novinky během listopadu Feature Description Business Connectivity Services (BCS) <WCF Connector> *Enterprise plans only Enables connecting to external systems via web service based endpoints External Sharing: Windows LiveID support Allows Office 365 tenant administrators to invite external users to a site collection. They sign in with a Windows Live ID-based user name and password. Windows Phone 7 "Mango" (official support and http:// connectivity) Windows Phone 7.5, codenamed “Mango,” now enables both small business and enterprise Office 365 customers to access SharePoint Online lists and document libraries from their Windows Phone. Recycle Bin: deleted site self-recovery Self-service ability to recover sites from a site collection’s recycle bin Browser support: Internet Explorer 9 Adds official support for the Internet Explorer 9 (IE9) browser Browser support: Chrome Adds official support for the Chrome browser

Výhody SharePoint Online Způsob provozu Sdílená infrastruktura s dobrým SLA a výkonem Obrovská úspora proti SharePoint serveru „doma“ Vlastní správa vždy znamená více možností v nastavení ale také více práce pro vás Vysoká dostupnost budovaná samostatně je drahá Cíle které si klade SharePoint Online Využívání výhod SharePoint 2010 – dělení servisních aplikací Zjednodušená správa pro koncové uživatele Entr. funkcionalita za méně peněz Centrální správa a dohled

Administrace SharePoint Online https://[domena]-admin.sharepoint.com/

Administrace SharePoint Online Správa kolekcí webů Správa formulářů InfoPath Profily Uživatelů Úložiště termínů Farm Administrator Central Administration Tenant Administration Site Collection Admin … = Administered by Microsoft = Administered by Customer and/or Partner

Site Collection Owners Porovnání oprávnění Site Collection Owners Správu deleguje administrátor služby Vytváření sub webů a dokumentových knihoven Správa navigace, vzhledu, úprava master page atd. Správa galerií obsahu – hlavně Sandboxed solutions Správa skupin a oprávnění Přizvání externích uživatelů …. A další Site level Owners Nastavení pouze pro jednu SITE, bez efektu pro ostatní Správa site features Uložení Site jako Template Správa sloupců a CT pouze na úrovni Site Mazání jedné Site Správa alertů a RSS Regionální nastavení …. A další

Vytvoření nové kolekce webů Dobře plánujte strukturu U SharePoint Online zatím nelze snadno přejmenovávat Vybírejte dobře základní šablonu Kvóty můžete později upravit

Profily uživatelů Osoby Organizace Nastavení Osobních webů Vlastnosti uživatelů Spravovat profily Cílové skupiny Správa zásad u profilů Organizace Obdobná nastavení jako u Osob Nastavení Osobních webů URL pro vyhledávání – již přednastaveno Úroveň oprávnění ke čtení – pozor na nastavení po vzniku webů RSS Sekundární vlastník Správa sociálních značek

Úložiště termínů Centrálně spravovaná databáze termínů Možnost importu z CSV Dva druhy Otevřená Uzavřená http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee424402(office.14).aspx http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ee559337(office.14).aspx

Úložiště termínů – příklad souboru http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee424396.aspx http://termsetimporter.codeplex.com/

Profily uživatelů a kolekce webů DEMO Profily uživatelů a kolekce webů

Nasazení a možné problémy Dlouhodobé Infrastrukturní – např. pomalé připojení do internetu (Sharepoint workspace) Staré desktopy nebo staré verze Office Migrace a plánování Firemní rozhodnutí Vydat se cestou vlastního nasazení nebo služby Úpravy funkčnosti Migrovat vlastní nasazení Zdroje Čas jednotlivých členů týmu k nasazení nebo migraci-> peníze Využití externích kapacit k rychlejšímu nasazení

Doporučení pro nasazení Plánování Prostudovat dokumentaci Plánování oprávnění Plánování managementu obsahu Prozkoumání vlastních nasazení a zvážení migrace Site Design Design site z pohledu koncových uživatelů Jedna site kolekce, nebo více ? Dle čeho budete dělit Definice template, knihoven, navigace, CT další Výběr SharePoint Online Administrator Výběr a delegace oprávnění na úrovni Site kolekcí Delegated Administration Prepare for the Sandbox Definice úprav Vytvoření vývojového prostředí Vývoj vlastních Sandbox balíčků

Možnosti migrace Pomocí nástrojů – automatizace Manuálně Žádný Microsoft nástroj pro migrace Několik nástrojů třetích stran – velmi dobře zvážit a otestovat možnosti Není možný přesun obsahové DB Manuálně Struktura včetně metadat vznikne „manuálně“ Do nové struktury je přenesen obsah Výhodou ale i nevýhodu může být postupná migrace Kombinace obou metod Obě metody je možné kombinovat -> vetší kontrola nad procesem migrace http://termsetimporter.codeplex.com/ http://www.metavistech.com

Summary Výhoda HA řešení za málo peněz Možnost využít Entr. funkcionality Oddělená správa Žádné starosti s provozem serverů Žádné starosti se zálohou serverů – je to to co chcete ? Možnost vlastního vývoje a úprav

Zajímavé odkazy Český TechNet Blog (prezentace, záznam, Q&A) http://www.technetblog.cz Office 365 na českém TechNetu http://blogs.technet.com/b/technetczsk/p/office-365.aspx Office 365 české TechNet fórum http://social.technet.microsoft.com/Forums/cs-CZ/bposoffice365cz/threads

Otázky z emailu Je nějaké doporučení ohledně počtu položek v knihovně, které je rozumné v doclib mít v souvislosti s použitím SharePoint Workspace? Velký počet položek (což je typický důsledek migrace) ho zabije (extrémní vytížení disku). Po SP1 – maximum přes všechny workspace 10 tis. položek, efektivně 1800 položek. Před SP1 – do 500 max. Rozdělení souborů malé bloky, které jsou šifrovány pomocí AES klíče http://office.microsoft.com/en-us/sharepoint-foundation-help/synchronize-sharepoint-content-with-sharepoint-workspace-HA101854201.aspx