Databázový systém Microsoft Access

Úvod - základné pojmy Databáza je súbor účelovo zoradených, štruktúrovaných údajov, ktoré popisujú danú skutočnosť (tovar na sklade, inventár, adresár ľudí…).

SRBD Softvérový nástroj na údržbu a správu údajov sa nazýva Systém riadenia bázy dát - SRBD, niekedy nazývaný databáza. Medzi najrozšírenejšie nástroje patrili, resp. patria: Dbase, FoxBase, FoxPro, Paradox, WinBase602, MS Access, Informix, Progress, Oracle…

Databáza programu Access sa skladá z objektov: tabuľky otázky (dotazy) formuláre zostavy stránky makrá moduly Všetky objekty databázy sú uložené na pamäťovom médiu v jednom súbore, ktorý má príponu .mdb

Tabuľka

Pojmy Údaje, ktoré popisujú jeden objekt nazývame záznam. Každý záznam zodpovedá jednému riadku tabuľky. Každý záznam sa vzťahuje k jednému prvku databázy ( k jednej veci, osobe, činnosti, firme, nahrávke, pod.).

Pole Pole jednotlivých záznamov tvorí stĺpec tabuľky. Každé pole obsahuje istú časť záznamu. V zázname môže byť napr. pole meno, adresa, vydavateľ. V záhlaví stĺpcov môžu byť (a väčšinou aj sú) umiestnené názvy polí.

Dátový typ Polia môžu obsahovať rôzne druhy informácií, ktoré sú odlišné, (napr. meno, dátum alebo telefónne číslo). Preto musíme poľu priradiť dátový typ, t.j. typ dát, ktoré pole obsahuje.

Dátové typy text (ľubovoľný text vrátane číslic, vyhľadávací) memo (poznámky) číslo (numerická hodnota, vyhľadávacie) dátum/čas (dátum, čas) automatické číslo mena (hodnota meny) áno/nie (logická hodnota) OLE objekt (odkaz na dokument, obrázok) hypertextový odkaz

Dátový list Zobrazenie dátového listu je okno, v ktorom sú zobrazené dáta z tabuľky. V zobrazení dátového listu zodpovedajú riadky záznamom databázy a stĺpce sa zhodujú s poliami databázy.

Tvorba tabuliek Pri vytváraní tabuliek možno postupovať tromi spôsobmi: vytvoriť tabuľku pomocou sprievodcu tabuľkou vytvoriť tabuľku ručne v návrhovom zobrazení vytvoriť tabuľku v zobrazení dátového listu

Primárny kľúč Access väčšinou pracuje s niekoľkými tabuľkami, ktoré sú vzájomne prepojené. Kľúče zabezpečujú odkazy na rôzne záznamy v jednotlivých tabuľkách.

Primárny kľúč Je nevyhnutné, aby tabuľky obsahovali pole alebo skupinu polí, ktoré zaručia jednoznačnú identifikáciu záznamu. Pole, ktoré tvorí jednoznačný identifikátor nazývame primárny kľúč. V tabuľke sa musí nachádzať aspoň automatické číslo.

Indexy Index je použitý v tabuľke rovnako ako obsah v knihe: pretože dáta v indexe sú zatriedené, je vyhľadávanie rýchlejšie použitie indexov je vhodné pre tie polia, podľa ktorých sa budú údaje v databáze usporiadavať pole primárny kľúč je indexované automaticky hovoríme, že primárny kľúč je hlavným indexom tabuľky index možno nastaviť tak, aby nepovoľoval rovnaké hodnoty

Použitie indexov Zvláštnym prípadom indexov sú indexy založené na dvoch a viacerých poliach. Dáta sa usporiadajú podľa prvého poľa. Ak sa niektoré údaje zhodujú, index umožňuje rýchlejšie vyhľadávanie a usporiadanie záznamov. V indexoch sú uložené informácie o usporiadaní záznamov.

Indexy Indexy sú uložené spoločne s tabuľkou ako jej vlastnosťou. Pri každom novom zadaní údajov sa indexy aktualizujú. Typickým príkladom je usporiadanie záznamov podľa priezviska a mena.

Pohyb v tabuľke - klávesnica medzi jednotlivými záznamami sa možno presúvať pomocou kurzorových šípiek é aę. Aktuálny zoznam je označený na voliči záznamov šípkou 4 na posledné pole záznamu s dostanete pomocou klávesovej skratky Ctrl+PageDown na prvé pole záznamu vás presunie klávesová skratka Ctrl+PageUp v poli sa pohybujete pomocou šípok č a ç

Pohyb v tabuľke - klávesnica Medzi poliami sa môžete pohybovať: na ďalšie pole pomocou klávesu TAB na predchádzajúce pole klávesovou skratkou Shift+TAB na začiatok poľa sa dostanete klávesom Home na koniec poľa klávesom End pre pohyb o stránku dole (hore) sa používajú klávesy PageDown (PageUp) ak chcete označiť celé pole, skúste kláves F2

Pohyb v tabuľke - myšou do poľa sa dostanete stlačením ľavého tlačidla celé pole vyberiete stlačením ľavého tlačidla, keď má kurzor tvar U záznam označíte kliknutím na volič záznamov stĺpec vyberiete kliknutím na jeho záhlavie celú tabuľku vyberiete kliknutím na volič záznamov nad prvým záznamom ťahaním jazdca po rolovacej lište môžete listovať v rozsiahlych tabuľkách. Vedľa jazdca sa v plávajúcom okienku zobrazuje informácia o tom, ktorý záznam vidíte na danom mieste

Pohyb v tabuľke -navigačné tlačidlá 3 prechod na nasledujúci záznam 9 presun na prvý záznam tabuľky : presun na posledný záznam tabuľky 4 ¬ pridanie nového záznamu vo vstupnom poli, ktoré je medzi tlačidlami, sa zobrazuje poradové číslo aktuálneho záznamu

Zmena štruktúry tabuľky Ak potrebujeme zmeniť štruktúru už existujúcej tabuľky, vyberte myšou príslušnú tabuľku a zobrazte tabuľku v návrhovom zobrazení.

Zmena štruktúry tabuľky Pri zmene štruktúry tabuľky, ktorá obsahuje dáta, postupujte opatrne. Neuváženou zmenou štruktúry môže dôjsť k zničeniu dát.

Práca so stĺpcami pridanie stĺpca do tabuľky odstránenie stĺpca z tabuľky premenovanie stĺpca ukotvenie stĺpca zmena šírky stĺpca skrytie stĺpcov zmena poradia stĺpca nastavenie výšky riadku

Čo treba vedieť o tabuľkách Zmena atribútov vzhľad tabuľky a písma efekt bunky zobraziť mriežku farby štýl čiar a ohraničenie zmena písma

Dotazy Medzi najčastejšie požiadavky pri práci s databázou je vyhľadanie dát, ktoré spĺňajú určitú podmienku, alebo je potrebné vyhľadať súvislosť medzi dátami.

Typické databázové operácie: vybrať z tabuľky záznamy, ktoré spĺňajú požadované kritérium prepojiť záznamy rôznych tabuliek usporiadanie vybraných záznamov

Dotazy umožňujú voliť polia, ktorých sa bude dotaz týkať zadať kritéria, ktoré majú záznamy spĺňať triediť zoznamy

(Structured Query Language) SQL Pri relačných databázach sa môžeme stretnúť so skratkou SQL (Structured Query Language)

Formulár umožňuje užívateľovi iný pohľad na záznamy databázy umožňuje prehľadnejšie pracovať s tabuľkou, ktorá môže byť značne rozsiahla a tým aj neprehľadná je nadstavbou tabuľky, ktorá zobrazuje dáta z tabuľky (alebo viacerých tabuliek) v inej, prehľadnejšej podobe najrýchlejšie a najjednoduchšie získame nový formulár vytvorením automatického formulára

Automatický formulár Užívateľ si môže vybrať: stĺpcový – polia sú usporiadané pod sebou tabulátorový – polia sú usporiadané vedľa seba a je súčasne zobrazených niekoľko záznamov pod sebou dátový list – obsahuje zobrazenie dátového listu

Tvorenie dokonalých formulárov Vytvorte formuláre pomocou sprievodcov a následne upravte v návrhovom zobrazení Tento postup umožní veľmi ľahko a rýchlo vytvoriť väčšinu bežných formulárov

Zostava Je najvhodnejším nástrojom pre výstup v tlačenej forme. Tlačiť je možné formuláre i tabuľky. Zostavu je možné vytvoriť na základe tabuľky alebo dotazu.

Zostava Pre zostavu je potrebné zadať objekt a polia, ktoré sa budú tlačiť . Zostava môže mať charakter stĺpcov, riadkov, formulára. Vytvorenú zostavu treba doladiť v návrhovom zobrazení. Najčastejším problémom je stanovenie nesprávnej šírky riadku pre tlač.

Makrá Makro predstavuje v Accesse podobný objekt ako v ostatných súčastiach MS Officce. Umožňujú automatizovať postupnosti činností. V okne tvorby makier predstavuje každý riadok jedno makro. Makro je postupnosť definovaných akcií. Pre tvorbu makier je pripravených cca 50 akcií.

Makrá Silnejšie možnosti poskytujú makrá naprogramované s podporou procedúr a funkcií. Procedúry používame len na činnosti, ktoré majú len uskutočniť postupnosť akcií (napr. zobrazenie hlásení). Funkcie použijeme v prípade, keď požadujeme vrátenie výsledku z volanej činnosti (napr. hodnotu výpočtu, logický výsledok ).

Moduly Všetky predchádzajúce objekty bolo možné vytvoriť pomocou Sprievodcu. V makrách používame základné znalosti programovania vo VBA (MS Visual Basic). Moduly vyžadujú jeho bezpodmienečnú znalosť. Moduly obsahujú udalostné procedúry, kde tvorca nadefinuje ich spúšťanie a správanie.

Moduly

Relačné databázy V relačných databázach rozlišujeme tieto typy vzájomných vzťahov: tabuľky nie sú v relácii medzi tabuľkami je relácia jedna k jednej medzi tabuľkami je relácia jedna k viacej tabuľky sú v relácii viacej k viacej

Relačné databázy Relácia 1 : 1 Napr. firma, kde pracujú zahraniční i tuzemskí robotníci Relácia 1 : N Databáza zákazníkov vašej firmy Relácie M : N Tabuľky autorov a kníh budú v relácii M : N

Pred tvorbou databázy si premyslite vzájomné vzťahy medzi údajmi!!! Dôležité! Relácie medzi tabuľkami nemožno vytvárať ani upravovať, pokiaľ je niektorá z tabuliek otvorená. Najskôr musíme zavrieť všetky tabuľky. Potom musíme vytvorené a upravené relácie uložiť. V našej databáze budú tri relácie 1 : A Pred tvorbou databázy si premyslite vzájomné vzťahy medzi údajmi!!!