Činnosti spojené s projekty a ERP Skorkovský, ESF MU Warning : if some of the slide is marked by Not Study Zone icon, you are not oblige to study .Only used for broaden your horizons… !!!!!

Balance Scorecard, ERP, Business Intelligence (OLAP),…- (Ishikava, Pareto, …) Planning replenishment and production Sales Order Logistics Statistics,reporting Logistics Quality control Sales Invoice(s) V1 D1 Blanket Sales Order Purchase Order(s) Delivery List(s V1 D1 V2 D2 Zdroje-kapacity V3 D3 Reklamace (8 Reports) Production Order(s) Finanční rozpočet Production Forecats (MPS,MRP.DBR,JIT,LEAN, Conwip, TOC,CC,..) Finanční reporting D1 D2 V1 1 3 Demand curves V2 13 Banking V3 7 23

Your main task (not organised set of processes) Load-despatch Purchase Order Reporting Statistics Consumption registration Production Output registration Inventory value calculation Output check Delivery Production Planning Sales Order Component replenishment Transfer to Production Put-away Cross-docking Input check Finished goods to Inventory Picking from Inventory Invoicing Payment

Your main task (organised set of processes) Sales Order Production Planning Component replenishment Purchase Order Input check Consumption registration Transfer to Production Picking from Inventory Inventory value calculation Put-away Production Output registration Inventory value calculation Cross-docking Finished goods to Inventory Load-despatch Payment to Vendor Inventory value calculation Shipment Invoicing Output check Payment from Customer Reporting Statistics

Your main task (possible problems, bottlenecks,..) Sales Order Production Planning Component replenishment Purchase Order Input check Consumption registration Transfer to Production Picking from Inventory Inventory value calculation Put-away Production Output registration Inventory value calculation Cross-docking Finished goods to Inventory Load-despatch Payment to Vendor Inventory value calculation Shipment Invoicing Output check Payment from Customer Reporting Statistics

Your main task (Search - HOW. Measure impacts –HOW. and Destroy – HOW

Methods (not sorted so far ) Theory of Constraints Critical Chain Drum Buffer Rope Ishikawa Fishbone Diagram (Quality management) Pareto Analysis (ABC and stock) OLAP (On-Line Analytic Processing) Kepner –Tregoe method MaxMax and MaxMin (Hurwitz) ERP Statistics and reporting Little´s law Balanced Scorecard And many, many more…..

BS and OM – slide from Balanced Scorecard show (will be presented again in BS context) Finances – how should we look to our shareholders ? Customers – how should we look to our customer ? Processes – at which business processes must we excel ? Learning and Growing – how will we sustain our ability to change and improve ? Project management Theory of constraints Production Linear programming Total quality management Product postitioning Business Intelligence Workflow Critical chain Drum –buffer-rope MRP-MRP-II,JIT,APS Cutting, blending Pareto, ishikawa Boston Matrix Gartner QM Decision making To show methods, area of use and grouping of these methods CONWIP Logistics Yield management Kepner-Tregoe Hurviwtz EOQ, ABC Prospect theory Little´s law

Simplified diagram of ERP usage DB ERP Transaction = Entries Partners ERP Information (trends) Information Enterprise Reports Forms Decision Knowledge of methods for process management and used metrics Key decision Key knowledge

Základní problém I Máme ohromné množství dat… a přitom minium informací podporujících rozhodování Máme ohromné množství dat…

Základní problém II Chceme jemné plánování (minimalizace prostojů) T1+T2=X Opt=Min(X) T2 Op1 T2 = 0 Op1 Op2 Op2 Op3 T1 = 0 T1 Op3

Základní problém III. Littlův zákon Nákup 112 | 321 (neuvažuji zde DPH na straně MD) Spotřeba komponent 502 |112 Aktivace NV (WIP) 121 | 611 Deaktivace NV (WIP 611 | 121 Naskladněné výrobků 123 | 613

Základní problém IV. (Černá barva->Bílá barva, Čas nastavení=60 minut) (Bílá barva->Černá barva, Čas nastavení= 20 minut)

Základní problém (nedostatek komponent) V. Op1 20 ks komponenty A7 20 ks komponenty A8 A1 A2 Op2 10 ks komponenty A4 10 ks komponenty A5 (bude dodáno až v čase T1+X) A3 T0 Průběžná doby výroby A6 Op3 A4 A5 T1 A6 A7 A8 Op1 X= zpoždění Op2 T1 T1+X Op3

Základní problém (nedostatek komponent) V. Výsledek aplikace APS ->18.8.->23.8. a 27.8.->10.9

MS Project – pracovní plocha před nahráním projektu

MS Project – pracovní plocha po nahrání projektu

Projektový reporting

Možné důvody proč to nejde Nejasné priority, různé zájmy, špatné= SOP (SOP = Standard Operation Procedures)

Klasický model reprezentující zpětnovazební obvod

CRM Rozpočet Obchod Výroba Nastavení marží Odvody výroby, analýzy Plán-realita parametrů Změna výrobních časů Změna Plán-realita Prodej výrobků Diference Řídící člen Říz.soustava Diference Řídící člen Říz.soustava Potvrzené objednávky Rozpočet Dodací lhůty Splatnost Obchod Účetní schéma Zkrácení Průběžných dob a Overlap Výroba Měření Měření Nastavení marží Odvody výroby, analýzy Diference Řídící člen Říz.soustava Analýza dle dimenzí CRM Kampaň Počet aktivních klientů Očekávaný Obrat Měření Statistika obchodní příležitosti Požadovaná hodnota

Zjednodušené schéma využívání ERP DB ERP Transakce - položky Partneři ERP Informace (trendy) Informace Podnik Zprávy Náhledy Rozhodnutí Znalost metod řízení procesů a metrik Klíčová rozhodnutí Klíčová znalost

Takový obyčejný obchodní případ.. Tiskárna někde v Horní Dolní má malý problém Pro řízení polygrafických procesů používají : ekonomický systém „Klídek“ systém pro kalkulace, logistiku, řízení výroby a další procesy napsaný : v zastaralém prostředí FOX PRO systémy udržuje a zná jeden jediný pracovník MS Office

Takový obyčejný obchodní případ.. Ostré konkurenční prostředí vyžadující : rychlou reakci na poptávku variabilní nabídky a jejich okamžitou kalkulaci zkracování dodacích termínů procesy řízené podle flexibilního workflow přesné oceňování ukončených zakázek zpětné vazby na vnější a vnitřní signály : důvody odmítnutí nabídek důvody neočekávaných nákladů

Takový obyčejný obchodní případ.. Ostré konkurenční prostředí vyžadující : pokrytí všech základních procesů : předtisková příprava (DTP,…) nákup materiálu (papír, barvy,..) tisk různými technologiemi plánování výroby a dílenské řízení dokončovací operace ořezávání snášení vazba vysekávání generace výdejek a faktur sledování salda a tak dále a tak dále

Tiskařský stroj a barvy

Takový obyčejný obchodní případ.. Úzká místa(TOC) – hrozby (SWOT) : zastaralý systém, který je nutno stále upravovat heterogenní části IT nástrojů (finance, kalkulace, výroba, plánování, personalistika,..) neposkytují nikdy přesný obraz stavu – data se mezi aplikace „přenášejí“ – zdroj chyb kalkulace je závislá na chybujícím lidském faktoru jeden autor systému, který zatím funguje

Takový obyčejný obchodní případ.. Úzká místa (TOC) – hrozby (SWOT) : internetové aukce upřednostňují konkurenty, kteří jsou levnější a rychlejší velikost objednávaných dávek papírů a barev stojí na nepřesných odhadech nákupčích (při vysokém počtu zakázek, strojů a typů papíru je optimalizace nákupu vedoucí k nižším aktivům při zachování dobré servisní úrovně je odhad nakupovaného množství v čase nad síly jedince s tužkou)

Takový obyčejný obchodní případ.. Přichází údajný spasitel a nabízí : moderní flexibilní ERP systém zázemí IT firmy s tradicí zázemí globálního dodavatele Přicházející mesiáš ovšem nenabízí : znalost polygrafických procesů aplikaci, která umí tyto procesy řídit a je plně integrovaná s nabízeným ERP Přicházející uchazeč o zakázku by musel : procesům porozumět aplikaci ve vývojovém prostředí ERP napsat provést implementaci místo výše uvedených bodů najít již existující vertikální a celosvětové, vyzkoušené řešení

Takový obyčejný obchodní případ.. Nalezení vertikály je správně ! jde o cizí firmu, která řešení Print už implementovala 100-krát a v různých jazycích Print Jedna DB ERP Účetnictví Logistika Nákup a Prodej CRM

Takový obyčejný obchodní případ.. Uspořádá se Live Meeting (WEBINAR) kde se autor aplikace na dálku předvede : nastavení aplikace základní funkce a „sweet points“ řízení průběhu zakázky Prezentaci překládají místní potenciální dodavatelé Zákazník je spokojený a očekává další akce Dodavatel uzavře smlouvu o lokalizaci a šíření pro určitou geografickou lokalitu

Pohled na obrazovku aplikace Print (vyřazení a parametry)

Takový obyčejný obchodní případ.. Některé důvody, které vedou dodavatele ke smlouvě s autorem aplikace Print : analýza místního trhu (SWOT,GAP, Bostonská matice) očekávání opakovaných prodejů – slibný tržní segment analýzy konkurence na trhu možná spolupráce kvalifikovaných zdrojů v zahraničí (prodej služeb)

Položky projektu.. Činnosti získání nutných znalostí z polygrafie úvodní školení jmenování týmu a jeho vedení rozpočet (náklady a „business plan“- výnosy) lokalizace jazyk X->CSY úprava ERP a Print pro české podmínky zvládnutí vnitřní logiky aplikace další, podrobnější školení

Položky projektu.. Činnosti překlady marketingových materiálů a jejich tisk do schválených šablon vytvoření PWP prezentací nutných pro další obchodní aktivity vytipování prospektů – segmenty trhu pojmenování přínosů a „selling against“ prezentace u vybraných zákazníků a reakce na otázky- zpětná vazba zvyšuje znalosti o procesech a zvyklostech v oboru generace upravených ceníků pro aplikaci Print

Položky projektu.. Činnosti organizace semináře typu „Kick-Off“ („slavnostní výkop“) kde a kdo a co a proč a kdy příprava prezentací pozvánka a její grafická a obsahová úroveň zaslání pozvánek a zpětná vazba (follow-up) Kick-Off zmapování zájmu a úprava strategie a plánování zdrojů

Položky projektu.. Gantt

Položky projektu.. Činnosti podpis smlouvy s pilotním zákazníkem Implementace systému (pouze vybrané činnosti) studie, analýza, cílový koncept,… úvodní školení úpravy systému testy úprav převody dat a nastavení tkzv. technologických „master data“ prodej licencí a případně HW prostředků změnová řízení

Položky projektu.. Činnosti Implementace systému (pouze vybrané činnosti) školení na již reálnými daty naplněném systému inventury a převody zůstatků na účtech ostrý start dohled za chodu Znalosti spojené s řízením projektu

Dopadl projekt úspěšně ? Uspokojivá úroveň MAX - Maximální dosažitelná hodnota 100%-Plánovaná hodnota 80%-Prahová hodnota CRM 20% Skladování 10% Výroba 20% Prodej 20% Nákup 15% Finance 15% 28% 10% 20% 30% 3% Snímek 1 86% 90% 95% 80,5% 81% Snímek 0 28% 10% 20% 30% 3%

Reporting (NAV tools or JETs)

Main principles (source tables and their entries) Customer Control parameters (time, type of products, Costs, Revenue, Area,..) Vendor Item Account Dimensions

Some chosen analysis Analysis Working capital – setup of the accounting schedule from NAV

Some chosen analysis Working capital – Show of the results from NAV

Some chosen analysis Working capital – Show of the results from JETs Working Capital JETs Some chosen analysis Working capital – Show of the results from JETs

Inventory Dashboard Some chosen analysis

Some chosen analysis examples (JETs)

Quality Management and Maintenance TQM Quality Management and Maintenance

Ishikawa FBD

TQM and Ishikawa FBD and Pareto Reject type (effects); Reason 1 (cause) Reason 2 Reason 3 Reason 4 L19 8 9 2 4 L20 1 6 L21 7 3 5 Inventory Suppliers Score Manual for urgent reject cause elimination (to establish correct priority of remedy actions) Measurement Machines Every reject type ->one Ishikawa diagram (electronic version)

Pareto chart : possibility to split up reject and setup priorities High priorities Lorenz curve

Pareto analysis per every type of reject – next step ->practical example of Pareto use in ERP MS Dynamics NAV Type of reject Cause 1 Cause 2 Cause 3 Cause 4 Cause 5 Cause 6 Total L1 7 2 4 1 8 22 L2 6 9 29 L3 5 L4 3 18 L5 13 L6 32 L7 16 L8 21 L9 19 L10 38 C C5 % C1 % C3 % C2 % C4 % C6% 31,82 9,09 18,18 4,54 36,36 0,00 100 Lorenz curve 68,18 95,45 86,36 100,00 Higher priorities for reject type L1 C4: 95,45 + 4,54=100 Postup výpočtu 86,36 + 9,09 =95,45 68,18+18,18 = 86,36 36,36 + 31,82=68,18 36,36 Odstranit je potřeba především příčiny C5 a C1 !!!

Production Output/Scrap and possible relation to Production Orders , Work Shifts and so on. Operation Machine Quantity Costs Work team

Další možný projekt.. Výběr hotelového SW a účetního SW Hotelový řetězec Rocco Forte * * * * * Kde ? (2x, Skotsko 1x, Německo 2x, Praha 1x,Řím, Florencie, Swiss, Rusko ….) Výběr použitého SW (vybraná firma pro dodávku účetního back end systému ERP : Serenissima Informatica, Padova) Výběr lokálního partnera (CZ MS Dynamics NAV partner X : požadavky -> stabilita, znalost mezinárodního prostředí, jazyková připravenost, reference v zahraničí,… ) Miláno (serverová farma pro všechny hotely) Všechny hotely používají stejnou účetní osnovu (USoA) – mimo jiné jednodušší konsolidace (IFRS) Výběr hotelového SW a účetního SW

Základní koncept (přehled) 847 Czech strings Dataport

Překlad textových řetězců pro komunikaci Protel<->Dynamics NAV do češtiny (nutná znalost terminologie a jazyka) 847 Czech strings

Rozvaha (generace pomocí nástroje účetní schéma)

Uniform System of Accounts Accrued Revenues (příjmy příštích období) Income (příjem nebyl zatím realizován) Hlavní kniha Zákazník

Možné znalosti metod nutných pro řízení procesů (je jich samozřejmě mnohem více !!!!) Teorie omezení Metoda kritického řetězu Myšlenkové stromy Průtokové účetnictví Balanced Scorecard- Strategické mapy SWOT a Gap Analysis MS Office (Word, Powerpoint a Excel) ERP systém a jeho logiku Řízení logistiky Řízení financí a controlling Řízení výroby (MRP a MRP-II, MPS,JIT,LEAN,..) Analýza trhu Metody řízení výroby a kvality (Ishikawa, Pareto, 8D reports, 5 whys, kaizen,..)

Znalosti metod nutných pro řízení procesů Právní aspekty smluv Řízení nákladů Cizí jazyky Základní znalosti IT architektur Metody řízení projektů Business Analytics a aplikace s tím spojené Metody pro podporu rozhodování Řízení rizika Základy marketingu Will be shown later in this course

Bude umístěno na webu ve studijních materiálech Děkuji za pozornost Když každý táhne za jiný konec provazu, projekt se nepodaří… Bude umístěno na webu ve studijních materiálech