Seminář pro příjemce finanční podpory z OP RLZ, opatření 3.3

Prezentace na téma: "Seminář pro příjemce finanční podpory z OP RLZ, opatření 3.3"— Transkript prezentace:

1 Seminář pro příjemce finanční podpory z OP RLZ, opatření 3.3
3. prosince 2007 Hradec Králové TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM A STÁTNÍM ROZPOČTEM ČESKÉ REPUBLIKY.

2 Program 9:00 – Zahájení semináře
9:10 – Projektová část monitorovacích zpráv 10:15 – Přestávka 10:30 – Finanční část monitorovacích zpráv 11:30 – Oběd 12:30 – OP Vzdělávání pro konkurenceschopnost 13:00 – Legislativně právní úprava, OP LZZ 13:45 – Diskuze 14:00 - Ukončení semináře „ŘEČNÍK MÁ VYČERPAT TÉMA, NE POSLUCHAČE“

3 Projektová část monitorovacích zpráv

4 Obsah prezentace Všeobecné informace
Nejčastější chyby při předkládání monitorovacích zpráv – projektová část Závěrečná monitorovací zpráva – projektová část Kontrola v rámci OP RLZ Informace o auditu Evropské komise

5 Všeobecné informace

6 Regiocentrum Nový pivovar
Adresa: Krajský úřad KHK Soukenická 57 Hradec Králové

7 Regiocentrum Nový pivovar
Kontaktní osoby Ing. Jitka Hejlová projektová manažerka OP RLZ budova SO.4c, kancelář N3.439, tel.: Ing. Iva Reicheltová finanční manažerka OP RLZ budova SO.4c, kancelář N3.444, tel.: Ing. Ludmila Jenčová finanční manažerka OP RLZ budova SO.4c, kancelář N3.443, tel.: Iva Slavíková finanční manažerka OP RLZ budova SO.4c, kancelář N3.444, tel.:

8 OP Rozvoj lidských zdrojů (2004-2006)
Internetové stránky sekce Evropská unie, EHP - granty a dotace  Finanční podpora na úrovni kraje  OP Rozvoj lidských zdrojů ( ) Naleznete zde aktuální informace týkajících se monitorovacích zpráv, příruček pro příjemce, popis realizovaných projektů. Budou tam také dány prezentace ze semináře.

9 Evropská unie, EHP – granty
Internetové stránky sekce Evropská unie, EHP – granty a dotace Finanční mechanismy Informace k operačním programům (OP VK, OP LZZ) Školení a semináře Projektové záměry – konzultační činnost Ing. Jan Špelda, tel.:

10 Nejčastější chyby při předkládání MZ projektová část

11 1. Monitorovací zpráva (MZ)
MZ není podepsaná statutárním zástupcem/oprávněnou osobou. Chybí razítko organizace. Nejsou podrobně popsány klíčové aktivity projektu. Nejsou popsány všechny realizované i plánované klíčové aktivity projektu. V případě změny harmonogramu není tato změna + její zdůvodnění popsáno v MZ v bodě 11 „Věcné změny“. Není přiložena příloha č. 10 Přepracovaný harmonogram projektu. Nejsou vyplněny zdroje dat a komentář k monitorovacím ukazatelům. Zdroje dat (datová základna) – prezenční listiny, vydané osvědčení, obdržené certifikáty, Komentář – zda probíhá úspěšné naplňování MI nebo zda jsou nějaké problémy, které brání naplnění + způsob řešení apod..

12 2. Příloha č. 1 Monitorovací ukazatele (MU)
MU nejsou vygenerovány se správným číslem grantového schématu (CZ /3.3.08) V poli „Stav k datu“ není uveden konec monitorovaného období. U relevantních ukazatelů chybí členění na ženy. Ukazatel Počet podpořených organizací není dále členěn na organizační formu a charakter činností. Nesprávně zařazeny účastníci kurzů, školení apod.

13 Monitorovací indikátory pro OP RLZ, opatření 3.3
Výstupy: A(F) A(F) A A(F) A(F) A(F) A(F) A(F) A(F) A(F) A(F) Výsledky: A(F) A(F) A(F) A(F) A(F) A(F)

14 1.01.00.A(F) Počet podpořených osob poskytujících služby nebo podporujících poskytování služeb
osoby, které v rámci realizovaných projektů získaly jakoukoliv formu podpory osoby, které jsou podpořeny nikoli proto, aby zlepšily své postavení na trhu práce, ale aby zlepšily kvalitu poskytovaných služeb každá osoba je započítávána tolikrát, kolik podpor obdržela jedná se například o pracovníky služeb zaměstnanosti, pracovníky organizací zajišťujících služby v oblasti trhu práce, sociálních služeb, vzdělávání Na tento ukazatel existuje asi nejvíce rozdílných názorů. V každém případě se sem dají zahrnout osoby ….

15 A(F) Počet podpořených pracovníků – lektorů, metodiků, konzultantů a řídících pracovníků – v kurzech celkový počet osob, které se zúčastnily podpořených kurzů např. počet lektorů, kteří budou v rámci projektu proškoleni (v kurzech) podmnožina ukazatele A(F) výsledkem (např. získáním certifikátu) je ukazatel A(F) Počet podpořených pracovníků, u kterých podpora splnila účel

16 1.04.00.A Počet podpořených organizací
zahrnuje se sem organizace předkladatele projektu a její partneři, kteří jsou uvedeni v žádosti o finanční podporu z OP RLZ nezapomínat na členění dle organizační formy ( A – A) dle charakteru činností ( A – A) Do počtu podpořených organizací se zahrnuje …. Dalo by se sem započítat i organizace podpořené prostřednictvím školení, vzdělávacího programu apod., ale to by muselo být upraveno v žádosti o finanční podporu nebo jinde specifikováno.

17 1.33.00.A(F) Počet účastníků kurzů – poskytovatelů služeb s komponentou informačních technologií
celkový počet účastníků kurzů, kde byl tématický celek výuky (min. 40 hodin) věnován informačním technologií ukazatel hodnotící naplňování horizontálních témat programu týká se pouze podpořených osob, ne pilotních kurzů

18 1.34.00.A(F) Počet účastníků kurzů – poskytovatelů služeb s komponentou životního prostředí
celkový počet účastníků kurzů, ve kterých je problematice životního prostředí věnován tématický celek výuky v rozsahu min. 5% celkového času a minimálně 1hodiny ukazatel hodnotící naplňování horizontálních témat programu týká se pouze podpořených osob, ne pilotních kurzů

19 1.25.00.A(F) Podíl účastníků kurzů s komponentou informačních technologií
podílový ukazatel, který se automaticky dopočítá při nahrávání do MSSF Monit / x 100 = v %

20 1.26.00.A(F) Podíl účastníků kurzů s komponentou životního prostředí
podílový ukazatel, který se automaticky dopočítá při nahrávání do MSSF Monit / x 100 = v %

21 1.35.00.A(F) Počet osob proškolených v pilotním ověřování v podpořených vzdělávacích programech
podpořen je vytvořený vzdělávací program, jehož kvalita a účinnost je ověřována na pilotních účastnících pilotní ověřování je součást tvorby vzdělávacích programů a proto se nejedná o přímo podpořené osoby nelze tedy vystavit akreditovaný certifikát, ale pouze osvědčení či potvrzení o absolvování

22 1.35.00.A(F) Počet osob proškolených v pilotním ověřování v podpořených vzdělávacích programech
osoby z A(F) se nemohou započítávat do žádných jiných ukazatelů, které jsou určeny pro přímo podpořené osoby ( A(F), A(F), A(F) a jiné)

23 3. Příloha č. 3B Přehled čerpání veřejné podpory podle de minimis
Příloha není vůbec doložena. Chybně uvedené částky. Nezapomínat přiložit novou přílohu č. 3B v případě změny uznatelných nákladů!

24 Než předložíte monitorovací zprávu…
shrnutí o 12 bodech, na které si je nutné před podáním monitorovací zprávy odpovědět kladně ke stažení na internetových stránkách

25 4. Publicita a propagace projektu
Dodržování a provádění publicity dle stanovených pravidel je velmi důležité a bude předmětem kontrol. Každý příjemce je povinen informovat širokou veřejnost o tom, že daný projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem ČR. Kdykoliv je to možné měl by být použit i popis ESF. Logo ESF v ČR a logo EU musí být použito na všech příslušných školících, informačních a propagačních materiálech, ve školících místnostech, na zařízení a vybavení zakoupených z prostředku EU, dokumentaci k projektu atd. Evropský sociální fond napomáhá rozvoji zaměstnanosti podporou zaměstnatelnosti, podnikatelského ducha, rovných příležitostí a investicemi do lidských zdrojů nebo ESF – rovné příležitosti pro všechny.

26 4. Publicita a propagace projektu
Společně s logem ESF se vždy používá vlajka EU! Při umístění vlajky EU mohou být použity dvě velikosti. Vlajka EU může být také v černobílé variantě.

27 4. Publicita a propagace projektu
Samostatnou zkratku ESF lze použít pouze v graficky zpracované podobě ve formě podtisku. Společně s logem ESF a logem EU lze použít i logo realizátora (nikoli partnera)! Logo ESF a vlajka EU nesmí být menší než logo příjemce podpory. Nejmenší možná velikost log je 6 mm.

28 5. Výběrová řízení na dodávku zboží nebo služeb
do ,- Kč (bez DPH) od – ,- Kč (bez DPH) od – ,- Kč (bez DPH) od ,- a) příjemce je veřejným zadavatelem b) příjemce není veřejným zadavatelem

29 5. Výběrová řízení na dodávku zboží nebo služeb
Nesmí docházet k dělení předmětu zakázky na menší zakázky s cílem snížit hodnotu pod stanovené limity. Vzít v úvahu všechna obdobná, spolu související plnění, která se zamýšlí pořídit v průběhu realizace projektu např. vedení účetnictví externí firmou, nákup služeb lektorů, nájem nemovitostí a nebytových prostor (s výjimkou již stávajících), výroba a tisk propagačních materiálů, zhotovení a průběžná aktualizace internetových stránek, příprava vzdělávacích modulů, nákup zařízení a vybavení atd. Jedná-li se jednorázový krátkodobý pronájem školících prostor např. pro účely konference, semináře, kdy firma bude zajišťovat ještě nějaké doprovodné akce apod.

30 Závěrečná monitorovací zpráva projektová část

31 Závěrečná monitorovací zpráva (ZMZ)
dle Smlouvy o poskytnutí dotace se předkládá nejpozději do 1 měsíce od ukončení doby realizace projektu cílem je zhodnotit úspěšnost celého projektu formulář ZMZ je identický s formulářem průběžné MZ vhodné vypracovat souhrnnou informaci o realizovaném projektu, která bude přílohou ZMZ a bude obsahovat minimálně tyto náležitosti: Identifikační údaje – název příjemce, název projektu, datum zahájení a ukončení projektu, příp. partnery, Stručný popis průběhu realizace projektu – celkový průběh klíčových aktivit a jejich způsob realizace, zhodnocení zvoleného způsobu práce, nejdůležitější milníky projektu, co se osvědčilo, co nikoliv a proč, Dosažené cíle projektu – co bylo dosaženo, jak se zlepšila situace cílových skupin, jaké jsou výstupy a produkty projektu, porovnání dosažených cílů s plánem Formulář neposkytuje vyhovující a přehledné informace potřebné pro uzavření projektu, a proto je vhodné vypracovat …

32 Závěrečná monitorovací zpráva (ZMZ)
Zpětná vazba od cílových skupin – zdroje hodnocení (dotazníky, rozhovory), hodnocení realizovaných aktivit cílovými skupinami, přínos, Dosažené hodnoty monitorovacích ukazatelů – plánované a dosažené hodnoty, zdůvodnění nedosažených aktivit, Publicita projektu – články v tisku, odborných časopisech, konference, workshopy, semináře, Udržitelnost projektu – pokračování, rozšiřování, zajištění udržitelnosti, Další náležitosti – problémy při realizaci (překážky), horizontální témata (jak byla zohledněna) a podobně

33 „Důvěřuj, ale prověřuj!“
Kontrola v rámci OP RLZ „Důvěřuj, ale prověřuj!“

34 Základní druhy kontrol
Předběžná – konaná před uzavřením smlouvy o poskytnutí finanční podpory, prověření, zda žadatel splňuje všechny stanovené podmínky Průběžná – prověřuje, zda jsou v průběhu použití veřejných prostředků dodržovány stanovené podmínky Následná – prověřuje soulad výsledků se schválenými záměry, dosažení deklarovaných cílů, efektivnost a účelnost použití veřejných prostředků Následná kontrola – nezapomenout na archivaci 10 let od ukončení projektu,

35 Průběžná kontrola Administrativní – na základě monitorovacích zpráv, žádostí o platbu, vyúčtování předložených dokladů Fyzická (na místě) – ověřuje, zda deklarovaný stav odpovídá skutečnému, prováděna alespoň 1x za dobu trvání projektu

36 Kontrola v rámci OP RLZ Zaměření kontroly:
Dodržování právních předpisů a stanovených pravidel Plnění deklarovaných cílů projektu Hospodárnost, efektivnost a účelnost vynaložených veřejných prostředků Důležité je nejen finanční prostředky „utratit“, ale i ověřit a zhodnotit, zda jejich použití přineslo očekávaný efekt důležité je nejen finanční prostředky „utratit“, ale i ověřit a zhodnotit, zda jejich použití přineslo očekávaný efekt

37 Konkrétní zaměření fyzické kontroly projektu
Dokumentace k projektu – k dispozici musí být smlouva, dodatky, partnerská smlouva, materiály z výběrových řízení, monitorovací zprávy, žádosti o platbu, přehled aktivit a doložení plnění indikátorů, účetní doklady Úplnost dokumentace k prováděným kurzům/seminářům – osnovy kurzů, způsob náboru účastníků, seznam účastníků a jejich oprávněnost, prezenční listiny, zapojení lektorů, školící podklady/pomůcky, kopie vydaných osvědčení o absolvování kurzů, hodnocení kvality a přínosu kurzu pro účastníky apod.

38 Konkrétní zaměření fyzické kontroly projektu
Úplnost dokumentace k vyvíjeným modulům, metodikám – zápisy z jednání pracovních skupin, hmotné výstupy, žádost o akreditaci, oznámení o udělení akreditace (je-li relevantní) Plnění výstupů projektu – sledování naplňování indikátorů Čerpání finančních prostředků – nastavení systému finanční kontroly projektu, vedení účetnictví, soulad čerpání s rozpočtem, výběr vzorku dokladů z každé kapitoly rozpočtu, dodržení pravidel pro výběr dodavatelů Průběh vybraných aktivit v případě fyzické účasti na akci – forma vedení semináře, evidence účastníků, publicita, podkladové materiály pro účastníky, hodnocení semináře

39 Zjištěné nedostatky z kontrol projektů
Vyskytuje se neznalost a nezkušenost žadatele v ekonomické oblasti – porušování právních předpisů (zákon o účetnictví, zákon o daních z příjmů, zákoník práce – pracovní smlouvy, cestovní náhrady). Nepřehlednost, nedostatečná průkaznost a velice špatná formální úroveň předložených dokladů. Účetní doklady neobsahují předepsané náležitosti (čísla dokladů, podpisy, obsah účet. případu). Nesprávné opravy účetních dokladů – přepisováno, škrtáno, rozporné údaje = nesrozumitelnost.

40 Zjištěné nedostatky z kontrol projektů
Faktury nejsou podloženy objednávkami, dodacími listy, rozpisy provedených prací apod. Faktury jsou vystaveny dříve než jsou provedeny práce. Jsou propláceny zálohové faktury, které nejsou následně vyúčtovány. Velké nedostatky především ve vykazování a proplácení mezd a cestovních náhrad. Není vedena průkazná evidence pořízeného majetku, není prováděna inventarizace.

41 Zjištěné nedostatky z kontrol projektů
Proplácení výdajů, které očividně nesouvisejí s projektem. Nedostatečné doložení účelu, potřebnosti, nezbytnosti, souvislosti a efektu výdajů pro realizaci projektu. Riziko duplicity proplácení stejných výdajů z více veřejných zdrojů.

42 Informace o auditu Evropské komise

43 Informace o auditu Evropské komise
ze seznamu projektů bylo vybráno cca 30 projektů, které EK navštíví v místě realizace projektu, v současné době bylo zkontrolováno 8 projektů, mezi nejčastěji problémové a dotazované oblasti patří tyto: 1. Cíle projektu – co bylo dosaženo, jak se zlepšila situace cílových skupin, jaké jsou výstupy a produkty projektu, porovnání dosažených cílů s plánem 2. Výdaje projektu – zda byly účelně využity, jaký význam měly při naplňování cílů projektu 3. Publicita projektu Ke konci července jste od nás obdržely informaci o konání audity EK na projektech ESF. Koupilo se to a to, použito na to a to, mělo to význam pro naplnění cíle toho a toho.

44 Informace o auditu Evropské komise
4. Rovné příležitosti – auditoři se ptají, zda byli např. hendikepovaní či jiné sociálně vyloučené skupiny společnosti aktivně oslovovány (inzeráty, přímé oslovování apod.) 5. Udržitelnost projektů – ohlas projektu, získaná akreditace, další potenciální zájemci apod. 6. Rozpočítávání (nepřímých) výdajů na energii, nájem, počítače a jiné vybavení, pokud je současně využíváno i pro potřeby firmy (odpovídající metodika výpočtu)

45 Informace o auditu Evropské komise
7. Výkazy práce – vykazují se stále stejné činnosti; je nárokováno přesně to, co je v rozpočtu = neodpovídá skutečnosti; auditoři ověřují (buď z účetnictví nebo dotazem na jednotlivé náhodně vybrané zaměstnance), zda byly mzdy opravdu vyplaceny 8. Upozorňují na tendenci v některých členských státech EU – nakupovat ke konci projektu věci, které již nejsou pro projekt nezbytné!!! např. tiskárna, kopírka, nábytek, letáčky informující o kurzech po skončení projektu… = neuznatelný výdaj 9. Indikátory – je nutno odlišovat počty podpořených osob a počty osob, které se účastní jednotlivých školení

46 Ing. Jitka Hejlová, jhejlova@kr-kralovehradecky.cz tel.: 495 817 586
Děkuji za pozornost Ing. Jitka Hejlová, tel.: