Školení zaměstnanců Office 365 (Efektivní komunikace)

Prezentace na téma: "Školení zaměstnanců Office 365 (Efektivní komunikace)"— Transkript prezentace:

1 Školení zaměstnanců Office 365 (Efektivní komunikace)
doc. Ing. Tomáš Kubálek, CSc. Ing. Markéta Kubálková, Ph.D. Prezentace dostupná na intranetu školy

2 Obsah Office 365 OneDrive pro firmy SharePoint Outlook Lync
Školení zaměstnanců Office 365 Obsah Office 365 OneDrive pro firmy SharePoint Outlook Lync Mobilní zařízení Studijní zdroje

3 1 Office 365 1.1 K čemu slouží Microsoft Office 365
Školení zaměstnanců Office 365 1 Office 365 1.1 K čemu slouží Microsoft Office 365 1.2 Přehled aplikací Office 365 1.3 Portál Office 365 1.4 Instalace klientských aplikací Office Pro Plus 1.5 Instalace dalších aplikací Office 365

4 Školení zaměstnanců Office 365 1.1 K čemu slouží Office 365 kancelářské aplikace Microsoftu a úložiště dat vytváření a zpracování dokumentů ukládání a sdílení dokumentů systém sjednocené komunikace formy webové aplikace není nutná instalace klientské aplikace více funkcí plán A2 webové aplikace dostupné všem klientské aplikace dostupné všem nepřerušeným studentům až na 5 zařízení

5 1.2 Přehled aplikací Office 365
Školení zaměstnanců Office 365 1.2 Přehled aplikací Office 365 OneDrive pro firmy osobní úložiště dokumentů o velikosti 1 TB knihovna dokumentů Dokumenty, popř. další aplikace SharePoint firemní úložiště 0,5 GB na uživatele (soukromé úložiště OneDrive o velikosti 15 GB) Outlook: pošta a správa osobních informací (kalendář, kontakty, úkoly) 50 GB na uživatele využití globálního adresáře Lync: rozšířená elektronická komunikace komunikace textově, hlasem, obrazem schůzky (konference), záznam

6 Office Pro Plus OneNote – strukturované uchovávání a sdílení poznámek
Školení zaměstnanců Office 365 Office Pro Plus OneNote – strukturované uchovávání a sdílení poznámek Word – zpracování textu PowerPoint – zpracování prezentací Excel – zpracování tabulek Access – zpracování databází Publisher – zpracování grafických materiálů další aplikace mimo Office 365 Project (v Office 365 Project Online) – výběr a optimalizace projektů Visio (v Office 365 Visio Services) – kreslení diagramů, vizualizace dat

7 1.3 Portál Office 365 Kdo má licenci Office 365
Školení zaměstnanců Office 365 1.3 Portál Office 365 Kdo má licenci Office 365 zaměstnanci (na pracovní smlouvu či dohodu včetně osob s rolí pracovník bez úvazku), studenti akreditovaných studijních programů, zahraniční studenti výměnných programů, studenti celoživotního vzdělávání, studenti mimořádného studia, studenti Univerzity třetího věku.

8 Přihlášení do Office 365 http://o365.vse.cz http://portal.office.com
Školení zaměstnanců Office 365 Přihlášení do Office 365 dvojí zadání uživatelského jména pokud přijímáme poštu do Office 365

9 Distribuční server pošty
Školení zaměstnanců Office 365 Distribuční server pošty Osobní administrativa, Přihlášení do osobní administrativy Technologie a jejich správa, Doručování univerzitní pošty Nastavit distribuční server (realizace asi 30 minut)

10 Profilová fotografie ISIS Office 365
Školení zaměstnanců Office 365 Profilová fotografie ISIS Přizpůsobení informačního systému, Uživatelská nastavení Nastavení údajů Souhlas s přenosem fotky do externího systému: ano (realizace do 2 dnů) Office 365 Outlook, fotografie, nastavení Změnit

11 Zobrazování fotografií
Školení zaměstnanců Office 365 Zobrazování fotografií Místa zobrazování Outlook v klientské i webové aplikaci karta kontaktu Lync Zobrazení fotografie uživatele bez profilové fotografie kontakt v Outlooku s fotografií uživatel má připojen firemní účet na sociální síit Facebook, LinkedIn (a máme připojen Office 365 k sociálním sítím)

12 1.4 Instalace Office Pro Plus
Školení zaměstnanců Office 365 1.4 Instalace Office Pro Plus pouze pro studenty Office 365 Nastavení Nastavení služeb Office 365 software Office Nainstalovat

13 1.5 Instalace dalších aplikací
Školení zaměstnanců Office 365 1.5 Instalace dalších aplikací pro všechny uživatele Office 365 Nastavení služeb Office 365 software Lync OneDrive SharePoint Designer

14 2 OneDrive pro firmy 2.1 Koncepce OneDrive pro firmy
Školení zaměstnanců Office 365 2 OneDrive pro firmy 2.1 Koncepce OneDrive pro firmy 2.2 Správa dokumentů 2.3 Webové aplikace online 2.4 Klientské aplikace 2.5 Průzkumy 2.6 Další aplikace a nový web 2.7 Synchronizace

15 2.1 Koncepce OneDrive pro firmy
Školení zaměstnanců Office 365 2.1 Koncepce OneDrive pro firmy úložiště je rozděleno na kolekce webů různých typů: firemní 10 GB + 0,5 GB * počet licencí Office 365 a Projectu Online veřejný web kolekce webů PWA běžné kolekce osobní kolekce webů 1 TB (8000 x více dat, než si pamatuje průměrný člověk) knihovna Dokumenty možnost synchronizace

16 2.2 Správa dokumentů způsoby nahrávání dokumentů
Školení zaměstnanců Office 365 2.2 Správa dokumentů způsoby nahrávání dokumentů vyhledáním dokumentu v lokální složce tažením ikony dokumentu z Průzkumníka souborů tažením mezi dvěma okny Průzkumníka souborů nepřímo synchronizací

17 Verze souborů výběr souboru Spravovat Historie verzí další nabídka
Školení zaměstnanců Office 365 Verze souborů výběr souboru Spravovat Historie verzí další nabídka Zobrazit Obnovit Odstranit

18 Nový soubor využití webových aplikací Nový později možné přejmenovat
Školení zaměstnanců Office 365 Nový soubor využití webových aplikací Nový Document.docx, Sešit.xlsx, Prezentace.pptx poznámkový blok se zadaným názvem průzkum v Excelu složka později možné přejmenovat zaškrtnutí Spravovat nabídka, Upravit vlastnosti pohyb mezi složkami

19 Úprava dokumentu ve webové aplikaci v klientské aplikaci
Školení zaměstnanců Office 365 Úprava dokumentu ve webové aplikaci ze zobrazení dokumentu Upravit dokument, Upravit v aplikaci online z nabídky dokumentu zaškrtnutí Spravovat Upravit v prohlížeči uložení návratem zpět (kliknutím do jména uživatele) v klientské aplikaci z panelu nástrojů

20 Vlastnosti souboru vlastnosti možnost dalších vlastností
Školení zaměstnanců Office 365 Vlastnosti souboru vlastnosti název nadpis možnost dalších vlastností Knihovna, Nastavení, Nastavení knihovny Sloupce, Přidat sloupec úprava vlastností zaškrtnutí Spravovat Upravit Uložit

21 Sledování dokumentu nastavení seznam zaškrtnutí Spravovat, Sledovat
Školení zaměstnanců Office 365 Sledování dokumentu nastavení zaškrtnutí Spravovat, Sledovat seznam OneDrive pro firmy leva navigace: Sledované dokumenty

22 Sdílení zaškrtnutí Sdílet Sdílí se mnou Odkaz mimo firmu Získat odkaz
Školení zaměstnanců Office 365 Sdílení zaškrtnutí Sdílet Sdílí se mnou Odkaz mimo firmu Získat odkaz tlačítko mobilu

23 Sdílení – pokračování Sdílí se s Sdílení složek rezervace odstranění
Školení zaměstnanců Office 365 Sdílení – pokračování Sdílí se s ukončení poslání u Upřesnit Sdílení složek není možné veřejné sdílení rezervace Spravovat Rezervovat Vrátit se změnami Zrušit rezervací odstranění v Průzkumníku z panelu nástrojů

24 2.3 Webové aplikace online
Školení zaměstnanců Office 365 2.3 Webové aplikace online snadné prohlížení Word, Excel, PowerPoint, OneNote, PDF náhledy OneNote – není náhled

25 2.4 Klientské aplikace práce s úložišti přihlášení OneDrive pro firmy
Školení zaměstnanců Office 365 2.4 Klientské aplikace práce s úložišti OneDrive pro firmy soukromý OneDrive přihlášení Soubor Účet (Přidat účet)

26 2.5 Průzkumy Veřejné průzkumy
Školení zaměstnanců Office 365 2.5 Průzkumy Veřejné průzkumy OneDrive vhodná složka Nový Průzkum v Excelu

27 Otázky interního průzkumu
Školení zaměstnanců Office 365 Otázky interního průzkumu první otázka Otázka: Název a adresa firmy Volby: Podtitul otázky: Nezapomeňte uvést PSČ Office 365 – přehled Outlook OneDrive Typ odpovědi: Odstavcový text SharePoint Povinná: zaškrtnuto Lync Výchozí odpověď: žádná Office Pro Plus druhá otázka Výchozí odpověď: Office 365 – přehled Otázka: Telefonní číslo Podtitul otázky: žádný čtvrtá otázka Typ odpovědi: Text Otázka: Počet zájemců Podtitul otázky: Kolik zaměstnanců se o školení ve firmě zajímá. Typ odpovědi: Číslo třetí otázka Otázka: Téma školení Formát: žádný Podtitul otázky: V případě zájmu o více témat vyplňte průzkum vícekrát. Typ odpovědi: Volba

28 Pohled respondenta a výsledky
Školení zaměstnanců Office 365 Pohled respondenta a výsledky úprava tabulky průzkumu Domů, Tabulky, Průzkum, Sdílet průzkum

29 Interní průzkum OneDrive Nastavení Přidat aplikaci Průzkum
Školení zaměstnanců Office 365 Interní průzkum OneDrive Nastavení Přidat aplikaci Průzkum Průzkum zájmu o školení Office 365 Přidat otázky Otázka: Téma školení Typ odpovědi na otázku: Ponecháme typ Volba (nabídka) Požadovat odpověď na otázku: Ano Vynutit jedinečné hodnoty: Ne Volby Office 365 – přehled Outlook SharePoint Lync Office Pro Plus Způsob zobrazení voleb: Zaškrtávací políčko Povolit volby vyplňování: Ne Výchozí hodnota: žádná

30 2.6 Další aplikace a nový web
Školení zaměstnanců Office 365 2.6 Další aplikace a nový web Další aplikace Knihovna dokumentů Knihovna obrázků Knihovna stránek wikiwebu Odkazy Kontakty Vlastní seznam Nový web Nastavení Obsah webu Podřízené weby Nový podřízený web společné oprávnění domovská stránka navigace

31 2.7 Synchronizace předpokladem aplikace OneDrive pro firmy
Školení zaměstnanců Office 365 2.7 Synchronizace předpokladem aplikace OneDrive pro firmy Office Pro Plus Office 365 zdarma ke stažení (pro uživatele bez licence Office365) nastavení synchronizace

32 Název a průběh synchronizace
Školení zaměstnanců Office 365 Název a průběh synchronizace lokální složka uživatele c:\Users\Jméno uživatele prvotně je možné do lokální složky zkopírovat soubory např. z flash disku průběžné sledování synchronizace

33 Školení zaměstnanců Office 365 3 SharePoint ve firmě řada webů ve firemních a osobních kolekcích webů, přístup odkazy z jiných webů přímý odkaz např. z ové zprávy Stránka, Sdílet a odeslat, Odeslat odkaz em východiskem propagované weby portál Office 365, Weby

34 Propagované odkazy uživatele z F2
Školení zaměstnanců Office 365 Propagované odkazy uživatele z F2

35 Intranet FMV Akreditační komise Intranety kateder
Školení zaměstnanců Office 365 Intranet FMV Akreditační komise Intranety kateder Centrum dokumentů vědy FMV

36 Školení zaměstnanců Office 365 Sledování webu odkaz Sledovat

37 Složky webů, obsah webu složky webů obsah webu OneDrive Složky webů
Školení zaměstnanců Office 365 Složky webů, obsah webu složky webů OneDrive Složky webů abecední řazení obsah webu Nastavení, Obsah webu respektování oprávnění Stránky webu – domovská stránka

38 Upozorňování Weby Rozcestník VŠE Office 365 Nastavení Obsah webu
Školení zaměstnanců Office 365 Upozorňování Weby Rozcestník VŠE Office 365 Nastavení Obsah webu Videoprůvodci Knihovna, Sdílet a sledovat Upozornit Knihovna stránek Zobrazit všechny stránky

39 Pokročilejší akce RSS kanály Zobrazení Synchronizace
Školení zaměstnanců Office 365 Pokročilejší akce RSS kanály načítání novinek např. do Outlooku Zobrazení Synchronizace jakákoliv knihovna dokumentů při nižších oprávněním jednostranná synchronizace Veřejné SharePoint weby anonymní přístup bez přihlášení

40 4 Outlook 4.1 Seznámení s aplikací Outlook 4.2 Pošta 4.3 Kalendář
Školení zaměstnanců Office 365 4 Outlook 4.1 Seznámení s aplikací Outlook 4.2 Pošta 4.3 Kalendář 4.4 Kontakty 4.5 Úkoly

41 4.1 Seznámení s aplikací Outlook
Školení zaměstnanců Office 365 4.1 Seznámení s aplikací Outlook 4.1.1 K čemu slouží Outlook 4.1.2 Nastavení Outlooku 4.1.3 Struktura okna Outlooku

42 4.1.1 K čemu slouží Outlook správa osobních informací
Školení zaměstnanců Office 365 4.1.1 K čemu slouží Outlook správa osobních informací pošta (elektronické zprávy) kalendář kontakty úkoly Office 365 využívá Microsoft Exchange Server každý uživatel má k dispozici 50 GB aplikace klientská: Outlook webová: OWA účty firemní soukromý účet Microsoftu (OneDrive, outlook.com): 15 GB další: seznam.cz, centrum.cz

43 4.1.2 Nastavení Outlooku Průvodce spuštěním další účty
Školení zaměstnanců Office 365 4.1.2 Nastavení Outlooku Průvodce spuštěním první okno: Další druhé okno: Další třetí okno Jméno: civilní jméno a příjmení adresa: uživatelské jméno dle ISIS včetně heslo: dle ISIS heslo znovu: dle ISIS čtvrté okno automatická konfigurace ve třech dílcích krocích Outlook zahájí synchronizaci dat další účty Soubor, Informace, Nastavení účtu

44 České názvy složek postup OWA, Outlook Nastavení (ozubené kolečko)
Školení zaměstnanců Školení zaměstnanců Office 365 Office 365 České názvy složek postup OWA, Outlook Nastavení (ozubené kolečko) Možnosti Nastavení místní Přejmenovat výchozí složky, aby jejich názvy odpovídaly určenému jazyku Uložit

45 4.1.3 Struktura okna Outlooku
Školení zaměstnanců Office 365 4.1.3 Struktura okna Outlooku

46 4.2 Pošta 4.2.1 Složky 4.2.2 Podpisy 4.2.3 Odeslání zprávy
Školení zaměstnanců Office 365 4.2 Pošta 4.2.1 Složky 4.2.2 Podpisy 4.2.3 Odeslání zprávy 4.2.4 Adresát zprávy 4.2.5 Možnosti odeslání zprávy 4.2.6 Hlasování 4.2.7 Čtení zprávy a odpověď 4.2.8 Zpracování pošty 4.2.9 Hledání zprávy Sdílené schránky Oznámení o nepřítomnosti

47 4.2.1 Složky Připravené složky Doručená pošta Koncepty (Ctrl S)
Školení zaměstnanců Office 365 4.2.1 Složky Připravené složky Pro zpracování: označená příznakem pro zpracování Doručená pošta Větší než 100 kB: velká pošta Koncepty (Ctrl S) Vytvořené složky Odeslaná pošta 1 Pracovní Odstraněná pošta společný pro všechny moduly 2 Osobní 3 Nabídky Historie konverzací Složka Oblíbené Informační kanály RSS Nevyžádaná pošta Domů, Odstranit, Nevyžádaná pošta, Možnosti nevyžádané pošty Pro zpracování Pošta k odeslání z místní nabídky Zobrazit v oblíbených Složky výsledků hledání z místní nabídky Nová složka hledání

48 4.2.2 Podpisy Soubor, Možnosti, Pošta, Vytváření zpráv, Podpisy
Školení zaměstnanců Školení zaměstnanců Office 365 Office 365 4.2.2 Podpisy Soubor, Možnosti, Pošta, Vytváření zpráv, Podpisy Podpisy mají názvy. Podpisů může být více. Změnou podpisu ve zprávě se změní původní podpis ve zprávě. Podpisy se ukládají lokálně podpisy v systémové složce Users\Uživatel\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures V OWA může být podpis jen jeden.

49 4.2.3 Odeslání zprávy Domů, Nový e-mail
Školení zaměstnanců Office 365 4.2.3 Odeslání zprávy Domů, Nový Vložení, Zahrnout, Podpis (záměna podpisů) podpis může být výchozím textem Komu, Kopie, Skrytá (trvalé nastavení) z globálního adresáře Ctrl K (Kontrola jmen) stav, karta kontaktu (dvojité kliknutí na jméno) Vložení, Zahrnout, Připojit soubor Odeslat (Ctrl Enter)

50 Marie Sladká Petru Novákovi
Školení zaměstnanců Office 365 Marie Sladká Petru Novákovi

51 4.2.4 Adresát zprávy přesný název adresy (Komu, Kopie, Skrytá)
Školení zaměstnanců Office 365 4.2.4 Adresát zprávy přesný název adresy (Komu, Kopie, Skrytá) oddělovačem více adres středník jméno či neúplné jméno (doplnění dle globálního adresáre nebo dle osobních kontaktů – urychlení tlačítkem Kontrola jmen Ctrl K) výběr z adresáře (kliknutím do tlačítka Komu) Offline Global Adress List: synchronizace s AD jednou denně ve složce Users\Uživatel\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Offline Adress Books – soubor s příponou oab okamžitá aktualizace: Soubor, Nastavení účtu, Stáhnout adresář Globální adresář (GAL): globální adresář z Internetu Kontakty: hledání v Lidech dle účtů LinkedIn: kontakty ze sociální sítě LinkedIn Případné další vlastní složky kontaktů All Contacts: externí kontakty v Office 365 All Groups: distribuční skupiny Office 365 All Rooms: místnosti Office 365 vyhledávání příjmení: Více sloupců (např. P Novák) dvojitým kliknutím na vybrané jméno dole zobrazení podrobností

52 Našeptávač dříve použité adresy nabízené našeptávačem
Školení zaměstnanců Office 365 Našeptávač dříve použité adresy nabízené našeptávačem adresy pro našeptávač fungují na libovolném počítači (jsou uloženy ve složce zpráv jako skrytá zpráva)

53 Distribuční skupiny osobní: vytvořené v modulu Lidé
Školení zaměstnanců Office 365 Distribuční skupiny osobní: vytvořené v modulu Lidé Kontakty, Nový, Nová skupina kontaktů Členové, Přidat členy z kontaktů aplikace Outlook z adresáře nový ový kontakt lze předávat dál sdílené v organizaci: generované z ISIS skupiny kateder zaměstnanci, dohody, doktorandi skupiny orgánů školy a fakult akademický senát, vedení fakulty, kolegium děkana, vědecká rada)

54 4.2.5 Možnosti odeslání zprávy 1
Školení zaměstnanců Office 365 4.2.5 Možnosti odeslání zprávy 1 Oznámení o přečtení Možnosti, Sledování (pro jednu zprávu) Požadovat oznámení o doručení Požadovat oznámení o přečtení Důležitost standardně střední Zpráva, Značky, Vysoká/Nízká důležitost (Střední po spouštěči dialogového okna) Zpráva bez předmětu

55 Možnosti zprávy 2 Vypršení zprávy Odložit doručení
Školení zaměstnanců Office 365 Možnosti zprávy 2 Vypršení zprávy Možnosti, Další možnosti, spouštěč dialogového okna Platnost vyprší po zpráva bude v seznamu zpráv adresáta přeškrtnuta Odložit doručení Odpovědi doručovat na adresu Barvy stránky: pozadí textu zprávy

56 Možnosti zprávy 3 Odvolání Opakované použití zprávy Úprava zprávy
Školení zaměstnanců Office 365 Možnosti zprávy 3 Odvolání Odeslaná pošta samostatné okno zprávy Další akce přesunutí Odvolat zprávu podmínky adresát zprávu ještě nepřečetl zprávu jsme zaslali na adresu serveru Exchange Opakované použití zprávy Zpráva, Přesunout, Akce, Znovu odeslat zprávu Úprava zprávy Zpráva, Akce, Upravit zprávu, Ctrl S

57 4.2.6 Hlasování a výsledky Komu: Encián
Školení zaměstnanců Office 365 4.2.6 Hlasování a výsledky Komu: Encián Předmět: Modul ECDL M13 Plánování projektů Text Dobrý den, prosím o Vaše stanovisko (formou hlasování), zda máme zařadit do testování model M13 Možnosti, Sledování, Použít hlasovací tlačítka, Vlastní Rozhodně ano Spíše ano Nevím Spíše ne Rozhodně ne

58 Školení zaměstnanců Office 365 Hlasování a výsledky

59 4.2.7 Čtení zprávy a odpověď Podokna
Školení zaměstnanců Office 365 4.2.7 Čtení zprávy a odpověď Podokna složek (počet nepřečtených zpráv, minimalizace, Oblíbené) zpráv (sestupně, konverzace, Nepřečtené, seskupení dle dnů, začátek zprávy) čtení (vpravo, dle, vypnuté) osob (Zobrazení, Podokno osob, Podokno osob; normální, minimalizované, vypnuté) Konverzace Zobrazení, Zobrazit jako konverzace Nastavení konverzace

60 Marie Sladká Petru Novákovi
Školení zaměstnanců Office 365 Marie Sladká Petru Novákovi

61 Reakce na přijatou poštu
Školení zaměstnanců Office 365 Reakce na přijatou poštu stav a fotografie odesílatele místní nabídka jména v textu, Kdo to je Reakce Odpovědět: nejsou znovu posílány připojené soubory Odpovědět všem: nejsou znovu posílány připojené soubory Předat dál Rychlé zprávy: rychlé zprávy Lyncu Další možnosti Otevřít v novém okně (např. pro doplnění formátování HTML) koncept Zahodit Tisk místní nabídka Rychlý tisk Soubor, Vytisknout

62 4.2.8 Zpracování pošty způsoby prohlížení zpráv způsoby zpracování
Školení zaměstnanců Office 365 4.2.8 Zpracování pošty způsoby prohlížení zpráv Přidat sloupce způsoby zpracování podokno čtení značky okno zprávy (pohyb mezi zprávami) nepřečtené, přečtené kategorie zpracování řazení pravidla dle pole Přijato rychlé kroky Zobrazení, Uspořádání nevyžádaná pošta Uspořádat podle Obrátit pořadí řazení

63 Značky: nepřečtené, kategorie
Školení zaměstnanců Office 365 Značky: nepřečtené, kategorie nepřečtené či přečtené (lze nastavit z místní nabídky) kategorie zpočátku 6 kategorií dle barev, názvy lze měnit společné pro všechny moduly diferencované pro různé schránky Exchange uloženy na serveru klávesové zkratky rychlé kliknutí aplikace možnost více kategorií řazení, filtrování

64 Značky zpracování zobrazí zprávu v modulu Úkoly v Seznamu úkolů
Školení zaměstnanců Office 365 Značky zpracování zobrazí zprávu v modulu Úkoly v Seznamu úkolů Nastavení rychlého klinutí Domů, Značky, Zpracovat, Nastavit rychlé kliknutí, Žádné datum parametry Prohlížení úkolů Příznak: Zpracovat, Zavolat, Nepředávat dál,… Úkoly Kalendář Datum zahájení Zobrazení, Panel úkolů Termín splnění Připomenutí splnění úkolu (přeškrtnuté) Vymazat příznak

65 Třídění do složek Nové složky Přesun 1 Pracovní 2 Osobní 3 Nabídky
Školení zaměstnanců Office 365 Třídění do složek Nové složky 1 Pracovní 2 Osobní 3 Nabídky Přesun tažením z místní nabídky Domů, Přesunout, Přesunout, 1 Pracovní

66 Školení zaměstnanců Office 365 Pravidla Složka 4 Mapy Domů, Přesunout, Pravidla, Vždy přesunout zprávy od Mapy.cz Praha 9, Kbelská 44 Sdílet mapu 4 Mapy Poslat em test pravidla Komu: Vaše adresa znovu stejná zprávy z mapy.cz Vzkaz: Mapa okolí firmy Encián 3 Nabídky Jako odkaz nabídky e-shopů Odeslat

67 Školení zaměstnanců Office 365 Správa pravidel Domů, Přesunout, Pravidla, Spravovat pravidla a upozornění

68 Rychlé kroky Domů, Rychlé kroky, Vytvořit nový otestování správa
Školení zaměstnanců Office 365 Rychlé kroky Domů, Rychlé kroky, Vytvořit nový Název: 1 Pracovní Přesunout do složky, 1 Pracovní Přidat akci Vymazat příznaky zprávy Ctrl+Shift+1 Text popisu: Ukončení zpracování pracovní zprávy otestování libovolná zpráva správa Rychlé kroky, spouštěč dialogového okna

69 Školení zaměstnanců Office 365 Nevyžádaná pošta z místní nabídky zprávy Nevyžádaná pošta, Blokovat odesílatele (automaticky do složky Nevyžádaná pošta) Domů, Odstranit, Nevyžádaná pošta, Možnosti nevyžádané pošty Možnosti: úroveň ochrany Blokovaní uživatelé Kopie zprávy do kontaktů táhnutím zprávy na ikonu modulu Lidé zpráva v poznámkách

70 Školení zaměstnanců Office 365 4.2.9 Hledání zprávy vyhledávací pole nebo Ctrl E (klient hledá zpočátku v synchronizované kopii, seznam kontaktů musí být indexovaný) všechny poštovní schránky Upřesnit Od Předmět… zprávy musí být indexovány Obor OWA hledá na serveru aktuální složka vhodné podkno čtení podsložky prohledává se i v připojených souborech všechny položky Outlooku aktuální poštovní schránka (všechny složky) ukončení Ukončit hledání nebo Esc

71 4.2.10 Sdílené schránky adresa sdílená více uživateli
Školení zaměstnanců Office 365 Sdílené schránky adresa sdílená více uživateli schránku může prohlížet a psát z ní zprávy více uživatelů z vybrané distribuční skupiny v poli Od je nutné vybrat při odesílání sdílenou schránku tvoří správce Office 365 v organizaci např. zobrazení schránky Soubor, Nastavení účtu, Nastavení účtu , svůj účet Office 365 Změnit, Další nastavení Upřesnit, Přidat Upřesnit: Univerzita třetího věku podokno složek: účet sdílené schránky se složkami složky pošty lze sdílet s jiným uživatelem či delegovat práva na odesílání zprávy, např. vedoucího katedry sekretářkou katedry schránky týmových webů v SharePointu

72 4.2.11 Oznámení o nepřítomnosti
Školení zaměstnanců Office 365 Oznámení o nepřítomnosti Soubor, Automatické odpovědi výjimky: Pravidla fialová hvězdička indikátorem stavu Mimo kancelář

73 4.3 Kalendář 4.3.1 Uspořádání kalendáře 4.3.2 Událost 4.3.3 Schůzka
Školení zaměstnanců Office 365 4.3 Kalendář 4.3.1 Uspořádání kalendáře 4.3.2 Událost 4.3.3 Schůzka 4.3.4 Sdílení kalendářů

74 4.3.1 Uspořádání kalendáře přechod na kalendář zobrazení kalendáře
Školení zaměstnanců Office 365 4.3.1 Uspořádání kalendáře přechod na kalendář tlačítko modulu Kalendář umístění ukazatele nad tlačítko Kalendář – Panelu úkolů kliknutí: zobrazení událostí jiného dne kliknutí v pravém horním rohu: ukotvení do Panelu úkolů dvojité kliknutí: zobrazení vybraného dne v kalendáři zobrazení kalendáře jiná zobrazení, např. 3 dny či 3 týdny Seznam denních úkolů Zobrazení, Rozložení, Seznam denních úkolů Dle data zahájení nebo dokončení

75 Školení zaměstnanců Office 365 Modul Kalendář

76 Možnosti zobrazení kalendáře
Školení zaměstnanců Office 365 Možnosti zobrazení kalendáře Soubor, Možnosti, Kalendář Možnosti kalendáře nezaškrtnout Výchozí připomenutí Časová pásma Zobrazit druhé časové pásmo Počasí Jednotka teploty: Stupně Celsia

77 4.3.2 Událost kategorie 13 schůzky kopie do kalendáře Petra Nováka
Školení zaměstnanců Office 365 4.3.2 Událost kategorie 13 schůzky kopie do kalendáře Petra Nováka

78 Opakovaná událost a další možnosti události
Školení zaměstnanců Office 365 Opakovaná událost a další možnosti události opakující se porady vedení každý první pátek v měsíci

79 Školení zaměstnanců Office 365 4.3.3 Schůzka schůzka :00 Událost, Účastníci, Pozvat účastníky Komu: Petr Novák Předmět: koncepce vybavení Místnost: All rooms, Encián 17 (38) zasedací místnost Čas ukončení: 12:00 vpravo návrhy termínů schůzek v půlhodinových intervalech nahoře upozornění: Toto pozvání jste ještě neodeslali Schůzka, Zobrazit, Pomocník při plánování měřítko vodorovné osy možnost potlačení odeslání pozvánky karta kontaktu účastníků zobrazení předmětu a umístění naplánovaných událostí potvrzení účasti na schůzce, sledování potvrzení potvrzení místnosti změna času schůzky, nutnost znovu potvrdit

80 Školení zaměstnanců Office 365 Schůzka

81 4.3.4 Sdílení kalendářů Zobrazení dalších kalendářů
Školení zaměstnanců Office 365 4.3.4 Sdílení kalendářů Zobrazení dalších kalendářů Domů, Spravovat kalendáře, Otevřít kalendář Z adresáře / Ze seznamu místností Encián 17, 18, 27, 28 Domů, Spravovat kalendáře, Skupiny kalendářů, Zobrazit kalendáře týmu nadřízeného (Tým: nadřízený dle organizační struktury převzaté z ISIS) tvorba vlastní skupiny z místní nabídky libovolné skupiny Nová skupina kalendářů nový kalendář Vytvořit nový prázdný kalendář

82 Sdílení kalendáře Marie Sladká Petr Novák
Školení zaměstnanců Office 365 Sdílení kalendáře Marie Sladká Domů, Sdílení, Sdílet kalendář Sharing invitation – název kalendáře Komu: Petr Novák Požádat o oprávnění v zobrazení složky Kalendář příjemce: zaškrtnutí Podrobnosti: Úplné podrobnosti (s výjimkou soukromých událostí) Odeslat potvrzení Ano Petr Novák obdrží zprávu vidí podrobnější údaje o událostech Marie Sladké

83 4.4 Kontakty doplnění lokálního globálního adresáře:
Školení zaměstnanců Office 365 4.4 Kontakty doplnění lokálního globálního adresáře: podrobnější údaje o svých kontaktech externí kontakty upřesnění kontaktu ředitele firmy Petra Nováka Hledat lidi: Petr Novák karta kontaktu Přidat/Upravit Uložit Lidé, Petr Novák Domů, Aktuální zobrazení, Vizitka dvojitě kliknout na Petra Nováka

84 Školení zaměstnanců Office 365 Petr Novák

85 Podrobnosti kontaktu Vybraná pole Další pole Zařadit jako (seznam)
Školení zaměstnanců Office 365 Podrobnosti kontaktu Vybraná pole Zařadit jako (seznam) Zobrazit jako (poštovní zpráva) Adresy Poznámka obrázek Další pole Podrobnosti (Oddělení, Kancelář, Jméno vedoucího), Všechna pole

86 Skupina kontaktů Domů, Nový, Nová skupina kontaktů Název: Start
Školení zaměstnanců Office 365 Skupina kontaktů Domů, Nový, Nová skupina kontaktů Název: Start Skupina kontaktů, Členové, Přidat členy Z kontaktů aplikace Outlook Z adresáře Nový ový kontakt Skupina kontaktů, Zobrazit, Poznámky Skupina řešitelů projektu rekonstrukce zasedací místnosti možnost předat skupinu internetový formát vCard kontakt aplikace Outlook

87 4.5 Úkoly Seznam úkolů Úlohy ostatní vlastní složky
Školení zaměstnanců Office 365 4.5 Úkoly Seznam úkolů odkaz na úkoly ze všech ostatních složek úkolů odkazy na zprávy s příznakem zpracování* kontakty s příznakem zpracování* prvotně filtr zobrazování nedokončených úkolů Úlohy vlastní úkoly úkoly přiřazené jiným uživatelem ostatní vlastní složky * nezobrazovány ve Windows Phone

88 Vlastní úkol první úkol druhý úkol
Školení zaměstnanců Office 365 Vlastní úkol první úkol podklady pro jednání o koncepci vybavení (kap. 3.8) druhý úkol Domů, Nový, Nový úkol Předmět: občerstvení pro poradu vedení Datum zahájení: Termín splnění: Připomenutí: :30 Kategorie: 12 porady příznak zpracování nelze vymazat (úkoly jsou tedy v Seznamu úkolů)

89 Přiřazený úkol úkol Marie Sladké přiřazený Petru Novákovi
Školení zaměstnanců Office 365 Přiřazený úkol úkol Marie Sladké přiřazený Petru Novákovi Domů, Nový, Nový úkol Úkol, Přiřadit úkol

90 Reakce Petra Nováka přijetí úkolu plnění úkolu dokončení úkolu
Školení zaměstnanců Office 365 Reakce Petra Nováka přijetí úkolu Zpráva / Úkol, Odpovědět, Přijmout (bez odpovědi) plnění úkolu Hotovo: 50 % (Stav: Probíhá) dokončení úkolu Úkol, Spravovat úkol, Označit jako dokončené Stav: Dokončeno Hotovo 100 % Datum dokončení: aktuální datum Marii Sladké se odešle zpráva Task Completed

91 5 Lync 5.1 K čemu slouží aplikace Lync 5.9 Běžná schůzka
Školení zaměstnanců Školení zaměstnanců Office 365 Office 365 5 Lync 5.1 K čemu slouží aplikace Lync 5.9 Běžná schůzka 5.10 Konference s pozvánkou 5.2 Instalace aplikace Lync 5.11 Obsah prezentace na schůzce 5.3 Nastavení aplikace Lync 5.12 Virtuální obhajoba, instruktáž, vzdálená výuka 5.4 Způsoby a formy komunikace 5.5 Rychlé (textové) zprávy 5.13 Historie konverzací 5.14 Další možnosti komunikace s využitím Lyncu 5.6 Zvukové volání 5.7 Audiovizuální volání 5.8 Souběžné konverzace

92 5.1 K čemu slouží aplikace Lync
Školení zaměstnanců Office 365 5.1 K čemu slouží aplikace Lync aplikace sjednocené komunikace lokálně rozptýlená pracoviště vzdálené konference rychlé zprávy odborné konference rychlejší konverzace než y záznam vzdálené obhajoby zvukové hovory šetří poplatky virtuální obhajoby schůzka jednoho účastníka oznámení o změně stavu vzdálená výuka konzultace studenti ve škole vzdálené porady studenti mimo školu nepřítomní pracovníci diskuse na učebnách

93 5.2 Instalace aplikace Lync
Školení zaměstnanců Office 365 5.2 Instalace aplikace Lync zdroje instalace součástí Office Pro Plus součástí Office 365 nastavení pro počítače Apple Mac tlačítko Advanced Internal Server Name: sipdir.online.lync.com:443 External Server Name: sipdir.online.lync.com:443 Windows 8, 8.1 chytré mobily (seznam kontaktů na počítači)

94 5.3 Nastavení řádek nabídek fotografie umístění
Školení zaměstnanců Office 365 5.3 Nastavení řádek nabídek fotografie umístění seznam kontaktů, skupiny upozornění na změnu stavu karta kontaktu stav uživatele osobní zpráva oznámení o nepřítomnosti

95 Školení zaměstnanců Office 365 Přidání kontaktu

96 Školení zaměstnanců Office 365 Karta kontaktu

97 5.4 Způsoby a formy komunikace
Školení zaměstnanců Office 365 5.4 Způsoby a formy komunikace způsoby konverzace dvojice schůzka přidání dalších kontaktů do konverzace dvojice zahájení schůzky naplánování v Outlooku formy rychlé zprávy zvukové volání audiovizuální volání odeslání souboru prezentace aplikace PowerPoint otázky a odpovědi tabule hlasování program plocha

98 5.5 Rychlé zprávy zahájení v Lyncu z jiných aplikací
Školení zaměstnanců Office 365 5.5 Rychlé zprávy zahájení v Lyncu pokliknutím na jméno fotografie, Odeslat rychlou zprávu z jiných aplikací karta kontaktu, Odeslat rychlou zprávu

99 Rychlé zprávy z OWA ze služby Outlook ze služby Osoby
Školení zaměstnanců Office 365 Rychlé zprávy z OWA ze služby Outlook z místní nabídky uživatele Zobrazit podrobnosti z karty kontaktu Poslat rychlou zprávu okno pro zaslání rychlé zprávy ze služby Osoby zadání jména do pole Hledat lidi v záhlaví kontaktu Poslat rychlou zprávu

100 5.6 Zvukové volání zahájení přijetí hovoru informace ikona volání
Školení zaměstnanců Office 365 5.6 Zvukové volání zahájení z kontaktu ikona Volat uživateli v otevřené konverzaci ikona Zavolat přijetí hovoru Přijmout hovor Možnosti – Odpovědět rychlou zprávou Ignorovat informace délka rozhovoru síla signálu ikona volání Ztlumit Přidržet hovor Ukončit hovor

101 5.7 Audiovizuální volání ukazatel myši nad ikonou Video – náhled videa
Školení zaměstnanců Office 365 5.7 Audiovizuální volání ukazatel myši nad ikonou Video – náhled videa Video Přijmout audiovizuální volání souběžné rychlé zprávy tlačítka v pravém horním rohu minimalizace vlastního videa osamostatnění videa druhého účastníka tlačítka vpravo dole Vybrat rozložení Zobrazení mluvčího Kompaktní zobrazení ukončování konverzace nad video: Ukončit video ukončení zvukového volání (červené sluchátko) zavření okna rychlých zpráv

102 5.8 Souběžné konverzace zobrazování v samostatných záložkách
Školení zaměstnanců Office 365 5.8 Souběžné konverzace zobrazování v samostatných záložkách pořadí záložek je možné měnit tažením z místní nabídky skupiny je možné otevřít rychlé zprávy skupiny

103 5.9 Běžná schůzka řádek nabídek, Zahájit schůzku Používat Lync
Školení zaměstnanců Office 365 5.9 Běžná schůzka řádek nabídek, Zahájit schůzku Používat Lync Zdá se, že jste jediný(á), kdo volá ikona Účastníci Pozvat další lidi (Alt V)

104 Školení zaměstnanců Office 365 Schůzka tří účastníků

105 5.10 Konference s pozvánkou
Školení zaměstnanců Office 365 5.10 Konference s pozvánkou příprava v roli Petra Nováka v Outooku Kalendář, Domů, Schůzka v Lyncu, Nová schůzka v Lyncu Komu: Eva Kolínská, Marie Sladká (skupina Encián) Předmět, čas, místnost Schůzka, Schůzka v Lyncu, Možnosti schůzky

106 Možnosti schůzky prezentující pouze Eva Kolínská Školení zaměstnanců
Office 365 Možnosti schůzky prezentující pouze Eva Kolínská

107 Role uživatelů ve schůzce
Školení zaměstnanců Office 365 Role uživatelů ve schůzce role uživatelů organizátor prezentující účastník schůzka má jednoznačnou webovou adresu

108 Povolení účasti připojení Evy Kolínské a Marie Sladké
Školení zaměstnanců Office 365 Povolení účasti připojení Evy Kolínské a Marie Sladké Petr Novák povolí vstup z předsálí všem uživatelé potvrdí svou účast

109 Nastavení tlačítko Další možnosti (…) Možnosti schůzky v Lyncu
Školení zaměstnanců Office 365 Nastavení tlačítko Další možnosti (…) Možnosti schůzky v Lyncu Oznámit, když s uživatelé připojí nebo odejdou Kdo může používat poznámky? Kdo může samostatně prohlížet obsah? Jen prezentující Všichni Nikdo Spustit nahrávání Spravovat nahrávky Velikost zobrazovaného textu rychlé zprávy Informace o přístupu na schůzku

110 Ukončení schůzky zavření okna – schůzka zůstává otevřena
Školení zaměstnanců Office 365 Ukončení schůzky zavření okna – schůzka zůstává otevřena Další možnosti, Ukončit schůzku může ukončit pouze organizátor prezentující možná účast i uživatelů bez instalovaného Lyncu

111 5.11 Obsah prezentace PowerPoint
Školení zaměstnanců Office 365 5.11 Obsah prezentace PowerPoint

112 Školení zaměstnanců Office 365 Otázky a odpovědi aktivaci provádí organizátor nebo prezentující přidáním obsahu Otázky a odpovědi, který je v samostatné záložce Moderované otázky Otevřené otázky možnost uložení

113 Tabule Petr Novák Marie Sladká Eva Kolínská texty, šipky zaškrtnutí
Školení zaměstnanců Office 365 Tabule Petr Novák texty, šipky Marie Sladká zaškrtnutí Eva Kolínská značka X Obsah prezentace Spravovat obsah Další Přejmenovat Projekt rekonstrukce Zobrazení obsahu značka panel nástrojů obrazec ukazovátko vložený obrázek výběr objektu pero odstranění guma další

114 Hlasování tlačítko Akce hlasování (pouze prezentující)
Školení zaměstnanců Office 365 Hlasování tlačítko Akce hlasování (pouze prezentující) Hlasování je otevřeno Uzavřít hlasování Výsledky se nezobrazují účastníkům Výsledky se zobrazují všem Upravit hlasovací otázku a možnosti hlasování Vymazat hlasy všech účastníků Uložit výsledky hlasování

115 Školení zaměstnanců Office 365 Výsledky hlasování

116 Sdílení programu http://www.microsoft.cz Obsah prezentace, Program
Školení zaměstnanců Office 365 Sdílení programu Obsah prezentace, Program Microsoft Česká republika Eva Kolínská Požádat o řízení Petr Novák Ano Ukončení sdílení Eva Kolínská: Uvolnit řízení Petr Novák: Předat řízení, Opět převzít řízení obdobně sdílení plochy

117 Správa obsahu Správa obsahu v horní části právě prezentovaný obsah
Školení zaměstnanců Office 365 Správa obsahu Správa obsahu v horní části právě prezentovaný obsah v spodní části seznam objektů k dispozici Spravovat obsah pro prezentace Prezentovat Oprávnění (stahování objektu) Další Uložit jako Odeslat do One Note Přejmenovat Odebrat

118 5.12 Virtuální obhajoby, instruktáž, vzdálená výuka
Školení zaměstnanců Office 365 5.12 Virtuální obhajoby, instruktáž, vzdálená výuka význam záznamu pořídit záznam diskuse v rámci schůzky k další analýze otevřít schůzku jen pro sebe a zaznamenat např. obhajobu seminární práce či instruktáže k práci na počítači zaznamenat schůzku, jejímž předmětem je výuka postup naplánování v Outlooku Další možnosti, Spustit nahrávání ostatní upozornění (včetně jmen zaznamenávajících) Pozastavit nahrávání, Zastavit nahrávání po skončení zpracování Nahrávka Lyncu je teď dostupná.

119 Katalog nahrávek Další možnosti Spravovat nahrávky Správce záznamů
Školení zaměstnanců Office 365 Katalog nahrávek Další možnosti Spravovat nahrávky Správce záznamů Přehrát Procházet Publikovat (s možností redukce obsahu) Přejmenovat Movie Maker: ustřihnutí začátku a koncek OneDrive pro firmy: sdílení

120 Vzdálená výuka učitel z domova nebo služební cesty
Školení zaměstnanců Office 365 Vzdálená výuka učitel z domova nebo služební cesty nejlépe naplánované v Outlooku (dopředu známá adresa) varianty v učebně někdo ze studentů či jiný učitel se připojí v Lyncu ke schůze a promítá dataprojektorem studenti se přidají jako účastníci z kolejí, z domova, odkudkoliv, možnost záznamu zapojení studentů rychlými zprávami vystoupení s referátem, obhajobou (jako prezentující)

121 5.13 Historie konverzací rychlé zprávy se ukládají v poště Outlooku
Školení zaměstnanců Office 365 5.13 Historie konverzací rychlé zprávy se ukládají v poště Outlooku složka Historie konverzací předmět Konverzace s účastníkem Konferenční hovor uvedeny kontakty zúčastněných uživatelů tlačítko Připojit znovu na zprávy v Historii konverzací je možné odpovědět

122 5.14 Další možnosti Lyncu komunikace s uživateli v Lyncu v jiné firmě
Školení zaměstnanců Office 365 5.14 Další možnosti Lyncu komunikace s uživateli v Lyncu v jiné firmě komunikace s uživateli aplikace Skype účast na textové, zvukové, audiovizuální komunikaci i schůzce z mobilního telefonu webové rozhraní pro účastníky

123 6 Mobilní zařízení platformy Outlook Lync OneDrive Školení zaměstnanců
Office 365 6 Mobilní zařízení platformy Outlook Lync OneDrive

124 Windows Phone Školení zaměstnanců Office 365 Školení zaměstnanců

125 Školení zaměstnanců Office 365 Lync, One Note

126 Školení zaměstnanců Office 365 OneDrive

127 7 Studijní zdroje záznam školení publikace rady externí zdroje
Školení zaměstnanců Office 365 7 Studijní zdroje záznam školení Záznamy ostatních akcí, 8 Školení Office 365 publikace Outlook 2013 Office 365 rady týmový web Office 365 externí zdroje Internet, zejména weby Microsoftu