Obchodní akademie a Střední odborná škola, gen. F. Fajtla, Louny, p.o.

Prezentace na téma: "Obchodní akademie a Střední odborná škola, gen. F. Fajtla, Louny, p.o."— Transkript prezentace:

1 Obchodní akademie a Střední odborná škola, gen. F. Fajtla, Louny, p.o.
Osvoboditelů 380, Louny Číslo projektu CZ.1.07/1.5.00/ Číslo sady  37 Číslo DUM  19 Předmět  Písemná a elektronická komunikace Tematický okruh  Písemná komunikace v současných právních podmínkách Název materiálu  Interní písemnosti Autor  Mgr. Jaroslava Kuhnová Datum tvorby  říjen 2013 Ročník  4. Anotace Prezentace vysvětlující formu a obsah interních tj. vnitropodnikových písemností – příkaz vedoucího pracovníka, oběžník. Metodický pokyn Vyučující vysvětlí jednotlivé snímky prezentace, které konzultuje s dotazy žáků (mají před sebou otevřené učebnice s konkrétními písemnostmi). Snímek č. 10 (Rozhodněte, v kterém sloupci jsou formulace obratnější, a zdůvodněte proč) zadá jako samostatnou práci. Kontrola samostatné práce podle správného řešení – snímek č. 11. Autorem materiálu a všech jeho částí, není-li uvedeno jinak, je Mgr. Jaroslava Kuhnová. Dostupné z Metodického portálu ISSN:  Provozuje Národní ústav pro vzdělávání, školské poradenské zařízení a zařízení pro další vzdělávání pedagogických pracovníků (NÚV). 1

2 Písemnosti Externí Písemnosti mezi dvěma či více firmami/institucemi, obchodními partnery, dodavateli/odběrateli navzájem Výměna informací, projednávání záležitostí mezi dvěma subjekty Upravujeme je zpravidla do normalizovaného předtisku (ČSN ) tzv. vnější, příp. obchodní Interní Písemnosti v rámci jedné firmy/instituce, jednoho podniku Mají informativní charakter, řeší vnitropodnikové záležitosti, jde o vzájemná sdělení mezi vedením a podřízenými a mezi jednotlivými pracovníky/útvary Upravujeme je zpravidla na volný list bez předtisku, můžeme použít formuláře (SEVT nebo vlastní) tzv. vnitřní, příp. vnitropodnikové

3 Přehled interních písemností
Při řídicí činnosti velkých institucí sdělují vedoucí pracovníci jednotlivým útvarům a výkonným orgánům svá rozhodnutí nebo instrukce formou příkazů, směrnic, oběžníků a pokynů Informace o plnění úkolů, provedených opatřeních, uskutečněných jednáních, služebních cestách a jiných důležitých skutečnostech podávají pracovníci svým nadřízeným v podobě zpráv a hlášení. Potřeba komunikace mezi pracovníky téhož podniku/firmy se řeší vnitřními/interními sděleními, v současné době zpravidla elektronickou komunikací Při přípravě porad a jejich záznamů vznikají pozvánky, prezenční listiny a zápisy. K organizaci vnitropodnikových/interních písemností patří písemnosti evidenčního charakteru, které se zpravidla zhotovují vyplňováním předtištěných formulářů (potvrzenky, žádanky, příjemky, výdejky, převodky, výkazy, úkolové listy apod.)

4 Úprava interních písemností
Není stanovena normou. Řídíme se vžitými zvyklostmi. Řídíme se doporučenými vzory v učebnicích a na webu. Dodržujeme estetickou úpravu dokumentů. Dodržujeme hledisko racionalizace práce, snahu omezovat administrativu, písemnosti zhotovujeme věcně, stručně, přehledně (v bodech). Stanovení pravidel formální úpravy je plně v kompetenci firmy nebo instituce.

5 Jazyková stránka interních písemností
Vypracování věnujeme stejnou péči jako korespondenci externí, v úrovni interních písemného styku se odráží kultura vztahů uvnitř podniku/firmy Stylizace má být stručná, úplná a jednoznačná. Neužíváme hovorová slova, zbytečné fráze, dodržujeme zásady pěkného slohu (neopakujeme stejná slova, vyhýbáme se hromadění podstatných jmen slovesných zakončených na –ání a –ení atd.) Dáváme přednost kratším a přehledným větám. Jednotlivé body řadíme logicky a přehledně za sebou. Dodržujeme Pravidla českého pravopisu, opravujeme všechny pravopisné chyby a překlepy.

6 Příkaz vedoucího pracovníka
Formou písemných příkazů sdělují svá rozhodnutí nejvyšší vedoucí pracovníci, ředitelé firem, primátoři a starostové měst, předsedové družstev, primáři oddělení, rektoři VŠ apod. Příkaz je konkrétně adresován jednomu nebo několika nižším pracovníkům, kterým ukládá, aby ve své pravomoci zajistili provedení důležitého, zpravidla jednorázového úkolu Úvod obsahuje zdůvodnění, proč se příkaz vydává a obvykle také odvolání na směrnice nebo nařízení vyšších orgánů Vlastní příkaz je stylizování v první osobě (ukládám, nařizuji) Je-li uvedeno více úkolů, jsou přehledně vyjmenovány (očíslovány) Připojujeme termín plnění, vydané příkazy pořadově číslujeme Rozesíláme podle trvalého rozdělovníku a v odděleních se přehledně ukládají

7 Příkaz vedoucího pracovníka

8 Oběžník Nová organizační opatření, nastalé změny, připravované akce apod. se pracovníkům často oznamují pomocí oběžníků Oběžníky sdělují různé skutečnosti a důležitá opatření obecného, provozního rázu Zpravidla jde o sdělení, s nimiž má být seznámen rychle široký okruh pracovníků Někdy pracovníci oběžník podepisují na důkaz toho, že jeho obsah vzali na vědomí

9 Oběžník

10 Rozhodněte, v kterém sloupci jsou formulace obratnější, a zdůvodněte proč.
1. Kancelářské potřeby jsou nakupovány podle nutnosti. 2. Příjem zboží je zapisován na skladovou kartu. 3. Je třeba informovat všechny pracovníky, aby si tito mohli přizpůsobit plán své práce. 4. Oznamuji Vám tímto, že 28. a 29. června nebude v provozu pokladna. 5. Vedoucí úseků mají povinnost účasti na poradách. 6. Je třeba zajistit, aby pověření pracovníci v případě závad provedli jejich odstranění. B 1. Kancelářské potřeby se nakupují podle nutnosti. 2. Příjem zboží se zapisuje na skladovou kartu. 3. Je třeba informovat všechny pracovníky, aby si mohli přizpůsobit plán své práce. 4. Oznamuji Vám, že 28. a 29. června nebude v provozu pokladna. 5. Vedoucí úseků jsou povinni se účastnit porad. 6. Je třeba zajistit, aby pověření pracovníci odstranili případné závady.

11 Správné řešení B 1. Kancelářské potřeby se nakupují podle
nutnosti. 2. Příjem zboží se zapisuje na skladovou kartu. 3. Je třeba informovat všechny pracovníky, aby si mohli přizpůsobit plán své práce. 4. Oznamuji Vám, že 28. a 29. června nebude v provozu pokladna. 5. Vedoucí úseků jsou povinni se účastnit porad. 6. Je třeba zajistit, aby pověření pracovníci odstranili případné závady. Při vyjadřování průběžného děje dáváme přednost trpnému rodu zvratnému (před trpným rodem opisným) Ukazovací zájmeno „tento“ se nepoužívá samostatně bez podstatného jména. Dáváme přednost aktivnímu slovesnému vyjadřování před vyjadřováním jmenným

12 Zdroje FLEISCHMANNOVÁ, Emílie; JONÁŠ, Ivan; KULDOVÁ, Olga. Písemná a elektronická komunikace pro střední školy a veřejnost 2. Praha: Fortuna, 2005, ISBN OLCHAVOVÁ, Jana a kol. Písemná a ústní komunikace. -: HYL s.r.o., 2010, ISBN NEUGEBAUER, Tomáš. Nová pravidla písemné a elektronické komunikace. -: Computer Media s.r.o., 2009, ISBN ŠTIKOVÁ, Stanislava. Obchodní korespondence 1. Plzeň: Ing. Stanislava Štiková - Korespondent, 2001, ISBN -. FLEISCHMANNOVÁ, Emílie a kol. Obchodní korespondence pro střední školy. Praha: Fortuna, 2000, ISBN FLEISCHMANNOVÁ, Emílie; KULDOVÁ, Olga. Hospodářská korespondence 1. Praha: SPN, 1992, ISBN PREISLEROVA, Milada. Technika administrativy IV. Praha: Fortuna, 1994, ISBN AUTOR NEUVEDEN. Oběžník, Příkaz [online]. [cit ]. Dostupný na WWW: