Informační systém Patricie specializované řešení pro Advokátní kanceláře.

Prezentace na téma: "Informační systém Patricie specializované řešení pro Advokátní kanceláře."— Transkript prezentace:

1 Informační systém Patricie specializované řešení pro Advokátní kanceláře

2 Ojedinělý Informační systém řešící komplexním způsobem problematiku Advokátních kanceláří Je významným přínosem práce celé Advokátní kanceláře. Zajišťuje: dokonalý přehled o jednotlivých klientech a zakázkách včetně okamžitého přístupu ke spisu, k jiným s případem spojeným dokumentům a k poznámkám • automatickou fakturaci na základě činností evidovaných advokáty s možností detailního rozpisu jednotlivých provedených činností • přehled o činnostech jednotlivých advokátů a o částkách, které na jejich základě byly fakturovány – jeden z podkladů pro odměňování advokátů • zkvalitnění řídící a kontrolní činnosti • zvýšení komfortu práce všech pracovníků včetně vedení firmy • snížení finančního zatížení advokátní kanceláře díky automatické fakturaci a přípravě podkladů pro odměňování, čímž je možno uvolnit ruce administrativního pracovníka k jiným (výdělečným) činnostem

3 Okamžitě dostupné všechny informace o klientovi Jedním kliknutím myši zjistíte o klientovi vše:  jeho kontaktní i obchodní údaje (včetně případných smluvních cen prováděných prací)  záznamy o všech jednáních s ním realizovaných, případně o korespondenci s ním vedené  přehled jeho zakázek  dokumenty s klientem spojené vytvořené v kanceláři i získané od klienta (uložené v elektronické formě - i jako scan)  přehled faktur klientovi doposud vystavených  přehled činností provedených pro klienta Činnosti Faktury vydané Seznam zakázek Historie kontaktů Tvorba faktury (F4) Poznámky ke klientovi Dokumenty týkající se klienta Faktury přijaté

4 Okamžitý přehled o zakázkách Ke každé zakázce náleží:  evidence řešitele i kooperací  evidence nákladů včetně cest, poplatků a kolků  možnost tisku spisu  evidence dokumentů se zakázkou spojených (uložené v elektronické formě) - okamžitý přístup ke komplexním informacím o každé zakázce. K zakázce pak lze v přehledu činností zobrazit všechny činnosti, které byly v souvislosti s ní realizovány. Poznámky spřažené se zakázkou Dokumenty spřažené se zakázkou

5 Automatická fakturace a tvorba podkladů pro odměňování Systém automaticky vytvoří fakturu pro zvoleného klienta (klienty) a přehled fakturovaných činností jednotlivých advokátů Při tvorbě faktur vychází z: - Údajů o klientovi - Typu fakturovaných cen (běžná hodinová sazba, paušál, zvýhodněná sazba, ….) - Činností, které pro klienta byly vykonány, a to včetně vedlejší nákladů (cestovné, poplatky, kolky, …) Přehled provedených činností advokáta či koncipienta a fakturovaných částek– jeden z podkladů pro mzdové ohodnocení. Automatická fakturace - velmi výrazná úspora času fakturanta, jež získaný prostor může efektivně využít na jiné výdělečné činnosti Tvorba faktury (F4)

6 Evidence činností – podklad pro automatickou fakturaci a zkvalitnění přehledu o jednotlivých případech  zápis záznamu o provedené činnosti – podklad pro evidenci zakázek, automatickou fakturaci, získání přehledu o režijních činnostech kanceláře, …

7 Přehled činností Přehled činností – důležitý nástroj pro analýzy, rozbory. - Potřebujete zobrazit přehled všech činností k zakázce? Žádný problém, stačí jeden klik myší … - Potřebujete zobrazit přehled všech činností konkrétního pracovníka? Žádný problém, stačí jeden klik myší … - Potřebujete zobrazit přehled všech činností provedených pro konkrétního klienta? Žádný problém, stačí jeden klik myší … Výběry a analýzy lze doplnit součty, tiskovými sestavami a jinými doplňky.

8 Přínos pro jednotlivé advokáty  ihned dostupné všechny informace a data o každém jednotlivém případu  okamžitý přístup k jakýmkoliv dokumentům, které se případu týkají  zkvalitnění přehledu o každém z klientů

9 Přínos pro vedení a řízení firmy Sledování  činností jednotlivých pracovníků  postupu řešení jednotlivých případů  režií  prací provedených pro klienta Dále vedení firmy uvídá  snížení administrativní zátěže firmy  zlepšení evidence a dostupnosti dokumentů (s dokumenty uloženými v elektronické podobě lze pracovat i v okamžiku, kdy fyzicky nejsou k dispozici)  zkvalitnění řízení lidských zdrojů. Možnost tvorby vlastních analýz i tiskových sestav – podpora všech činností advokátní kanceláře

10 Možné rozšíření systému V případě, kdy advokátní kancelář má více poboček  Přenos dat mezi jednotlivými místně vzdálenými pracovišti, vzdálený přístup do systému (oprávněným osobám) komunikuje se zahraničím  Tvorba cizojazyčné verze faktur požaduje napojení na externí počítačové systémy  Možnost exportu/importu dat z externích systémů – například - napojení na bankovní programy pro automatizaci komunikace mezi bankou a kanceláří, - řešení převodu do stávajícího účetního programu se rozhodne komplexně řešit i další evidenční činnosti  Zařazení evidence majetku a finančních a obchodních modulů (pokladna, banka, objednávky, účetnictví, evidence pošty), čímž se přínos systému ještě zvýší Má specifické požadavky i velkého rozsahu  Možnost úpravy stávajícího systému na míru dle požadavků a to až do úrovně tvorby nových částí