Název školyStřední odborná škola a Gymnázium Staré Město Číslo projektuCZ.1.07/1.5.00/ AutorIng. Ivana Brhelová Název šablonyIII/2 – Inovace a zkvalitnění výuky prostřednictvím ICT Název DUMuMS Word 2010 – hromadná korespondence 1. Stupeň a typ vzděláváníStřední odborná škola s maturitou Vzdělávací oblastICT Vzdělávací obor63-41-M/01 Tematický okruhZáklady ICT Druh učebního materiáluVýukový materiál Cílová skupinaŽák, 1. ročník AnotaceŽáci získají nové znalosti z ICT a naučí se pracovat s hromadnou korespondencí. Vybavení, pomůcky- Klíčová slovaDatabáze, zdroj dat, slučovací pole, sloučení dat, hromadná korespondence, dopisy. Datum MS WORD 2010 – HROMADNÁ KORESPONDENCE 1

HROMADNÁ KORESPONDENCE Jejím prostřednictvím je možné tisknout: hromadné dopisy pokaždé s jinou adresou příjemce, dopisní obálky s odlišnou adresou, adresní štítky podle zadaného vzoru apod. 2

HROMADNÁ KORESPONDENCE Co je potřeba pro to, aby mohla být použita hromadná korespondence: hlavní část dopisu nebo dokumentu musí být pro všechny adresáty stejná, databázi adres osob musíme mít k dispozici v elektronické podobě nebo jiném databázovém souboru. 3

OBECNÝ POSTUP PŘI VYTVÁŘENÍ HROMADNÉ KORESPONDENCE 1.Vytvoření zdroje dat. Zdrojem dat se rozumí například databáze adres. 2.Vytvoření vzorového dopisu, štítku nebo jiného vzorového dokumentu. 3.Nastavení vstupních údajů ze zdroje dat do vzorového dopisu. 4.Sloučení dat. Sloučení dat je poslední operace v procesu hromadné korespondence. Dojde k spárování vzorového dopisu a údajů z databáze. 4

VYTVOŘENÍ ZDROJE DAT Prvním krokem by měla být příprava databáze. Budeme vycházet z příkladu tvorby adresáře osob ve Wordu. 1.V novém dokumentu vytvoříme tabulku o takovém počtu sloupců a řádků, kolik bude údajů v databázi + jeden řádek na hlavičku tabulky, obr. č. 1. 5

VYTVOŘENÍ VZOROVÉHO SOUBORU 1.Vytvoříme nějaký dopis (například pozvánku na klubové setkání) a v jeho horní části vynecháme místo pro budoucí adresu, která bude exportována z předem vytvořené tabulky. 2.Na pásu karet klikneme na kartu Korespondence. 3.Ve skupině Spustit hromadnou korespondenci klikneme na položku Spustit hromadnou korespondenci obr. č. 2 a na volbu Podrobný průvodce hromadnou korespondencí. 6

VYTVOŘENÍ VZOROVÉHO SOUBORU 4.Vpravo se zobrazí podokno úloh Hromadná korespondence obr. č 3, která nás pomocí průvodce provede celým procesem. 5.Vybereme volbu Dopisy a v dolní části klikneme na odkaz Další: Počáteční dokument. 6.Vybereme Použít aktuální dokument obr. č 4. 7

VYTVOŘENÍ VZOROVÉHO SOUBORU 8 7.V dolní části průvodce klikneme na Další: Vybrat příjemce obr. č 5. 8.Zvolíme možnost Použít existující seznam a pomocí odkazu Procházet najdeme dokument s tabulkou.

VYTVOŘENÍ VZOROVÉHO SOUBORU 9 9.Aktivuje se nám tabulka kontaktů v zobrazení dokumentu Wordu, okno Příjemci hromadné korespondence obr. č 6.

VYTVOŘENÍ VZOROVÉHO SOUBORU Výběr provedeme pomocí zaškrtávacích polí a pokračujeme odkazem Další: Vytvořit dopis, obr. č 7. Vybereme odkaz Blok adres. 11.Při volbě odkazu Další položky se otevře okno Vložit slučovací pole, jehož prostřednictvím vybíráme jednotlivé součásti adresy příjemce, obr. č Po vložení adresy okno uzavřeme.

Použité zdroje KLATOVSKÝ, Karel. Microsoft Word 2010 nejen pro školy. 1. vyd. Kralice na Hané: Computer Media s.r.o., 2010, 128 s. ISBN Kliparty MS Office. [cit ] Obr. č. 1 – 8: vlastní zdroj, vytvořeny pomocí klávesy PrintScreen, prostředků operačního systému Windows a pomocí prostředků kancelářského balíku MS-Office. 11