BP university 2008 Enterprise Content Management Martin Švík - ECM IT Specialist Jan Mikolášek - ECM IT Specialist 13.3.2008

Agenda IBM rozdělení software IBM Software Group ECM Trh ECM Produkty IBM ECM Roadmapa portfolio – Content Manager, FileNet Architektura Dotazy

IBM rozdělení software - Skupiny

Enterprise Content Management Information Integration Database Servers and Applications

Enterprise Content Management IBM FileNet IBM Content Manager IBM Content Manager on Demand IBM OmniFind

IBM – rozdělení organizačně GBS – Global Business Services GTS – Global Technology Services SWG – Software ROLE IT Architekt Technical Presales IT Consultant Nejnovější informace Podpora prezentací u zákazníka Příprava RFI, RFP PoC STG – Hardware Kontakty Spolupráce s obchodníky IBM Prime/BP

Správa obsahu (Enterprise Content Management) Řešení umožňující správu velkého množství informací Content – strukturovaná i nestrukturovaná data Skenované dokumenty, Obrázky Elektronické dokumenty, formuláře Emaily, WWW stránky Management Správa dat Manipulace Archivace

Vyhledávání Archivace dat Dodrzovani predpisu Sprava obsahu Archiving Vyhledávání Searching Dodrzovani predpisu Sprava obsahu Rizeni procesu

Správa obsahu a dokumentů Toto řešení se zabývá vytvářením správou zálohováním obsahu Životní cyklus dokumentu Data jsou do DMS nejen ukládána Elektronicky Skenována Programově - API Verzování Integrace Office, vlastní aplikace Tenký klient Možnost napojení na WorkFlow Má na starost veškeré fáze vytváření, schvalování, auditu, tisku

Řízení procesů Mezi hlavní funkce tohoto řešení patří Produkt vytváření simulace optimalizace monitoring audit procesů Produkt IBM FileNet Business Process Manager (BPM) SOA Integrace na všechny produkty IBM FileNet Proces Designer – vytváření a úprava workflow Analyzer – analýza procesů Simulator - simulace procesů Tracker – trasování a audit

IBM ECM a BPM – přidaná hodnota Před Po Neefektivní procesy: Červená – Je nutný vstup od zaměstnance Žlutá – Čekání Zvýšení tržeb o 7% Zvýšení počtu o 4% Zvýšení podílu na trh v Asii o 18% Vytvoření nových služeb Zrychlení standardních procesů Firmě ABC Org umožnilo nasazení Efektivní procesy: Modrá – Poloautomatická aktivita Zelená – Plně automatická aktivita

Archivace dat Archivací dat se zabýváme v případě, že se jedná o důležitá data a nebo pokud to po nás vyžaduje zákon, popřípadě různá nařízení a proto musí být záloha dat okamžitě dostupná, transakčně konzistentní a aktuální. Řešení archivace se zabývá Zálohováním informací na úrovní Databáze Strukturovaná data Nestrukturovaná data File systému Disaster Recovery, Hierarchival Storage Management, High Availability, 7x24

Dodržování předpisů Records Management Email Management Řeší dodržování zákonů, zákonných norem a průmyslových standardů Využití při řízení shody, rizik a jakosti Zasahuje do správy a řízení společností, vnitřních kontrol a procedur zajišťující transparentní výkaznictví Retenční periody Přístupová práva Spolupráce s HW Records Management Email Management

IBM – situace na trhu Magic Quadrant pro Enterprise Content Management

Více než 80 z Fortune 100 používají IBM ECM IBM celosvětově – ECM 23 z největších 25 bank 25 z 25 největších pojišťoven 250+ telekomunikace 1300+ státní správa 1200+ průmysl Více než 80 z Fortune 100 používají IBM ECM

Reference ECM v České republice 50 zákazníků v 6 hlavních odvětvích 9 zákazníků z Telco & Utility Všichni GSM poskytovatelé 3 z CZECH TOP 5 (energetiky) 12 zákazníků z Bankovnictví & Pojišťovnictví 2 lídři v oblasti pojišťovnictví 3 lídři v oblasti hypotečního bankovnictví a stavebního spoření 8 zákazníků ze Státní správy 5 vysokých škol

IBM FileNet P8 - Základní komponenty Email Manager: Umožňuje správu a řízení emailů, odlehčuje zátěž email serverům, snižuje velikost emailových účtů, řízení ukládání příloh Team Collaboration Manager: Integruje DMS a procesy pro spolupráci v týmech, projektové řízení, verzování, online komunikace, blogy Records Manager: Spravuje a řídí žívotní cyklus (lifecycle) záznamů, od pořízení, přes správu po smazání ze systému Business Process Manager: WorkFlow – návrh, analýza, optimalizace, řízení firemních procesů, paralelní procesy, subprocesy, milníky, audit, vizualizace atd. Content Manager: Ukládání a spravování strukturovaných i nestrukturovaných dat, integrace Office, kompletní životní cyklus dokumentu, řízení přístupových práv, tiskové výstupy, HSM Forms Manager: Návrh, řízení, umístění elektronických formulářů umístění do emailu, na web, do aplikací – ukládání do CM, napojení na WorkFlow Image Manager: Ukládá a řídí enormní množství a objemy skenovaných nebo elektronických nestrukturovaných dat (stovky milionů dokumentů), optimalizace pro rychlé ukládání atd. Web Site Manager: Urychluje a zjednodušuje vývoj Webového obsahu, schvalovací procesy, publikační procesy, generování výstupů apod.

IBM Content Manager - Základní komponenty ANO - Commonstore pro Lotus Notes. Exchange ANO: Možnost integrace – Lotus Team Collaboration ANO: IBM Records Manager NE/ANO: Vlastní workflow, budoucnost integrace s FileNet BPM, integrace s WPS ANO - Content Manager ANO: IBM WorkPlace Forms – Lotus ANO: Content Manager on Demand - Image Manager NE/ANO: integrace s Lotus

Roadmap

IBM CM Portfolio poskytuje přidanou hodnotu pro FileNet uživatele Portals & Web Apps LOB & ISV Solutions Desktop Applications CLIENTS Search & Discovery IBM OmniFind BPM WebSphere Process Server Collaboration Lotus Workplace Content Services We have to present our strategy to two customer sets. FileNet .or Content Manager. Choose your slide. Each customer has a world view. To each one we offer new and expanded value. SERVICES Archival and Retention IBM CommonStore Report Management IBM CM OnDemand Federation/Integration IBM Information Integration Content Edition (IICE) REPOSITORIES IBM CM Repositories IBM Domino Repositories FileNet Repositories SharePoint Repositories Other Repositories

Same expression for Content Manager. We are shortening it to CM8 Same expression for Content Manager. We are shortening it to CM8. We have P8 and CM8. FileNet P8 přináší výhody na úrovni obsahu a možnosti procesního zpracování Portals & Web Apps LOB & ISV Solutions CLIENTS Web Components App Components BPM FileNet BPM FileNet BPF Content Services IBM CM v8 Provides IBM customers with tightly integrated content, process and compliance services SERVICES Records Management FileNet Records Manager FileNet Records Crawler Federation/Integration REPOSITORIES IBM CM Repositories IBM Domino Repositories FileNet Repositories SharePoint Repositories Other Repositories

Uživatelská rozhraní – GUI IBM FileNet WorkPlace WorkPlace XT API – Java, .NET IBM Content Manager Tlustý klient, eClient, WEBi API Java, C, C++, IICE API IBM Content Manager onDemand ODWEK IICE API

WWW odkazy - Content Manager, Content Manager on Demand REDBOOKS - http://www.redbooks.ibm.com/ Content Manager Implementation and Migration Cookbook Content Manager OnDemand Guide IBM OmniFind Enterprise Edition Version 8.4 Configuration and Implementation Scenarios ECM general - http://www-306.ibm.com/software/data/content-management/

WWW odkazy – FileNet FileNet - www.filenet.com FileNet Support - http://www-306.ibm.com/software/data/content-management/filenet-product-family/support.html ECM ValueNet Partner Portal – http://www.ibm.com/partnerworld/ecmvaluenet ECM general - http://www-306.ibm.com/software/data/content-management/ ECM eLearning - http://eb140.elearn.ihost.com/ECM/index.htm REDBOOKS - http://www.redbooks.ibm.com/ Filenet Knowledge Connection - DOWN FileNet Extra - DOWN

Základní komponenty

IBM FileNet P8 WorkPlace – Web frontend Uživatelé přistupují pomocí svého internetového prohlížeče (Internet Explorer, Netscape,Mozilla,…) Prostředí je lokalizováno dle nastavení internetového prohlížeče Možno využít přihlášení pomocí SSO Přístup ke všem funkcím DMS z jednoho místa Uživatel si může nastavit vlastní vzhled Administrátor může uživatelům zamezit přístup do různých častí Workplace (např. Admin) Administrátor může nastavit tzv. „Vlastní aplikace Workplace“

Process Designer – List of steps Široké možnosti konfigurace Napojení na subprocesy Spouštění externích programů Napojení na DB Milníky Logování Systémové kroky Paralelní routování

Process Tracker Trasování workflow Validace workflow Kontrola front Výhody: Trasování workflow Validace workflow Kontrola front Kontrola jednotlivých instancí

Integrace Office Integrace do Microsoft Office Není nutné se přihlašovat do IBM FileNet Workplace Check out – check in Verzování Vyzvednutí dokumentu Úprava metadat Integrace do: Word Excel PowerPoint Access Outlook

Výhody: Napojení na workflow Zrychlení schvalování eForms

Simulační nástroje Vstupní údaje Časová perioda Počet spuštěných workflow Váha směrování Zdroje Jako zdroj možno použít data z Analyzeru Výstupní údaje Počet zpracovaných workflow Počet kroků čekajících na zpracování Náklady

Analytické nástroje Analýza dokončených WF Definice časového úseku pro sledování Analýza na úrovni Uživatele Kroku Celého WF Fronty

Integrace systémů KOFAX – Ascent, XTrata MS OFFICE – Word, Excel, PowerPoint SAP – Archive Link Directory Services CFS – Content Federation Services MS SharePoint Otevřené API – integrace desítek a stovek systémů zákazníka

Více možností u jednotlivých komponent 4.0 Matice ukazuje nové možnosti rozšíření na další místa New in 4.0 Operating System Application Server Directory Server Database Solaris IBM WebSphere MS Active Directory MS SQL AIX BEA WebLogic IBM Directory Server Oracle HP-UX (HP900, HP Integrity) JBoss Novell eDirectory DB2 Linux (CE, AE) Sun Java Directory Server Windows Sun Java MS ADAM

Možnosti instalace PE BALANCER LOAD BALANCER LOAD Client 1 Process Engine 1 Možnosti instalace PE Client 1 App Engine 1 BALANCER LOAD BALANCER LOAD Client 2 Process Engine 2 App Engine N Client N Process Engine N

HA/DR pro FileNet P8 4.0 Standby DR Site Production Site DNS Server Data Replication Load Balancer FileNet Server Farms (AE, eForms, Open Client, RM, TCM) Web/Presentation Tier FileNet Server Farms & Clusters CE, PE Load Balancer Business Logic Tier CS, IS Data Tier Server Farms & Clusters Oracle RAC Load Balancer IBM DB2, MS SQL, File System

IBM ECM (FileNet, CM) mýty Řešení je příliš drahé Řešení je příliš robustní Příliš velké instalace

NE - Robustnost řešení (Start Small and Grow) Modulární řešení Kopírování „Životního cyklu dokumentu“ Imaging Content Business Process Manager eMail Manager Records Manager Otevřené řešení - Java API, .NET API J2EE Architektura

NE - Řešení je příliš drahé Přesnost zadání – RFI, RFP Modulárnost Imaging, Content, Business Process Manager, eMail Manager, Records Manager

NE - Příliš velké instalace Menší instalace – 1 server Komplexní řešení – Cache, HA, Load Balancing Přesný sizing – SCOUT aplikace Architektura P8 4.0, CM Klastrování Farmování Disaster Recovery High Availability

Řešení Mnoho papírů ve společnosti, bezpapírová komunikace Řízení velkých projektů (mnoho dokumentace) Zefektivnění práce – BPM – procesy Problém s vyhledáváním informací – vyhledávací nástroje Příliš mnoho emailů, problém se skladováním Digitalizace archivů Dodržování předpisů (normy, nařízení, zákony – Basel, Sarbanes Oxley) Podatelna, spisová služba

Dodržování předpisů, Records Manager, Email Manager, OmniFind Jan Mikolášek, ECM IT Specialist To replace the title / subtitle with your own: Click on the title block -> select all the text by pressing Ctrl+A -> press Delete key -> type your own text

Co je Compliance Řeší dodržování zákonů, zákonných norem a průmyslových standardů Využití při řízení shody, rizik a jakosti Zasahuje do správy a řízení společností, vnitřních kontrol a procedur zajišťující transparentní výkaznictví Retenční periody Přístupová práva Spolupráce s HW

Příklady norem, standardů a regulací Vyhláška 646/2004 Sb. (zákon 499/2004 Sb.) Skartační a spisový řád ISO 15489 Mezinárodní norma pro správu dokumentů MoReq II Standard pro správu dokumentů Využitelný pro spisovou službu či archivaci EU Data Protection Directive Direktiva EU o ochraně dat Sarbanes-Oxley (SOX) Transparentnost a přesnost vedení účetnictví a finančních výkazů MoReq II Standard zavedla pro své systémy mj. IBM, stejně jako Evropská komise

Příklady norem, standardů a regulací Gramm-Leach-Bliley (U.S.) PIPEDA (Canada) HIPAA (U.S.) Data Protection Act (U.K.) ANSI – ARMA 9/2004 (U.S.) DoD 5015.2 (U.S.) FileNet certifikován

Records Manager To replace the title / subtitle with your own: Click on the title block -> select all the text by pressing Ctrl+A -> press Delete key -> type your own text

Podporuje dodržování předpisů a norem Bezpečně zachycuje, klasifikuje, ukládá a podle potřeby likviduje elektronické a fyzické záznamy Automaticky sbírá záznamy od uživatelů a z jiných prostředí klasifikuje, ukládá a spravuje dokumenty řídí životní cyklus dokumentů audituje práci se soubory zabraňuje smazání kritických dokumentů ZeroClick koncept

Životní cyklus záznamu IBM FileNet Records Manager Klasifikace Zatřídění Metadata Zabezpečení Přístupová práva Retenční politika Kategorie Adresáře Soubory Vytvoření záznamu Uživatel Trvalá záloha Definitivní zničení Přehodnocení Ukončení životního cyklu

Přednosti Řízení všech dokumentů z jednoho modulu na úrovni firmy i jednotlivých poboček, oddělení apod. Rychlý a kompletní přístup ke všem záznamům Správa i fyzických dokumentů Jednoduché a rychlé generování reportů 100% webové prostředí minimalizuje náklady na instalaci, údržbu a školení Účinné ukládání jen potřebných dokumentů

„Zákonné držení dokumentu“ (Legal Holds) Události, které vyžadují potřebu auditovat práci s dokumenty Soudní řízení / vyšetřování Fůze a akvizice Interní i externí audity

Volitelná rozšíření Napojení na jiná úložistě dat a záznamů (CFS) Umí zpracovávat i nestrukturované soubory uložené klasicky na sdílených discích (Records Crowler) Podpora práce i s nascanovanými dokumenty či formuláři

Email Manager To replace the title / subtitle with your own: Click on the title block -> select all the text by pressing Ctrl+A -> press Delete key -> type your own text

ZeroClick koncept Email Manager Automaticky indentifikuje, ukládá a řídí firemní informace obsažené v emailech Spolupracuje s Records Manager Nový koncept správy emailu Automaticky indentifikuje, ukládá a řídí firemní informace Email je považován za „záznam“ Práce s emailovým klientem se nemění ZeroClick koncept

Jak funguje Email Manager Pravidla pro zachycení a klasifikaci emailů Automatické předání IBM FileNet Email Manager ZeroClick událost FileNet P8 Kategorie Adresáře Soubory IBM FileNet Records Manager Uživatel Příjem a odesílání Notes nebo Exchange Email Server Příchozí a odchozí Emaily a přílohy

Význam Zabezpečená manipulace s emaily Podpora compliance Produktivita práce s emaily Integrace s řízením podnikových procesů 3 nejčastější chyby v compliance Neexistuje centrální správa firemních informací v emailech Uživatelé mažou příliš mnoho důležitých emailů Je zálohováno příliš mnoho nedůležitých emailů

Firemní a internetové vyhledávání OmniFind Firemní a internetové vyhledávání To replace the title / subtitle with your own: Click on the title block -> select all the text by pressing Ctrl+A -> press Delete key -> type your own text

IBM OmniFind Enterprise Edition Prohledávání intranetů, souborových systemů, aplikačních portálů, poštovních serverů a dalších úložišť 25 předdefinovaných konektorů Akceptuje zabezpečení danou každým úložištěm Schopno indexovat desítky mil. stránek, statisíce uživatelů,...

IBM OmniFind Enterprise Edition Eliminuje překlepy, analyzuje synonyma, nabízí další relevantní odkazy Jednoduše ovladatelné a customizovatelné Prohledává a analyzuje i obsah dokumentů

IBM OmniFind Yahoo! Edition Zdarma nabízí základní vyhledávání Sjednocuje firemní i internetové vyhledávání Velmi jednoduché a připravené k okamžitému použití Řada vlastností z Enterprise Edition Indexuje do 500.000 dokumentů ze souborového systému a internetu Vhodné pro SMB http://omnifind.ibm.yahoo.com

IBM OmniFind Discovery Edition Pro webové „samoobsluhy“, kontaktní centra a e-shopy Podpora vyhledávání jako v Enterprise Edition Překlepy, klíčová slova, synonyma Přehledné, jednoduché a lehce customizovatelné Umí zpracovat i dotazy položené formou věty Nalezené odkazy kategorizuje a přidává další užitečné obchodní odkazy

Kontakty – IBM ECM Software Group Martin Švík ECM IT Specialist martin_svik@cz.ibm.com Vladimír Váňa ECM Sales Specialist vladimir_vana@cz.ibm.com

Dotazy