Osobní dopisy – úprava Střední odborná škola Otrokovice Autorem materiálu a všech jeho částí, není-li uvedeno jinak, je Ing. Alena Čechová Dostupné z Metodického portálu www.rvp.cz, ISSN: 1802-4785, financovaného z ESF a státního rozpočtu ČR. Provozováno Výzkumným ústavem pedagogickým v Praze. www.zlinskedumy.cz

Charakteristika DUM Název školy a adresa Střední odborná škola Otrokovice, tř. T. Bati 1266, 76502 Otrokovice Číslo projektu CZ.1.07/1.5.00/34.0445 /3 Autor Ing. Alena Čechová Označení DUM VY_32_INOVACE_SOSOTR-Mn-Obk/2-EK-3/1 Název DUM Osobní dopisy – úprava Stupeň a typ vzdělávání Středoškolské vzdělávání Kód oboru RVP 63-41-M/01 Obor vzdělávání Management hotelových a turistických služeb Vyučovací předmět Obchodní korespondence Druh učebního materiálu Výukový materiál Cílová skupina Žák, 16 – 17 let Anotace Výukový materiál je určený k frontální výuce psaní a úpravy osobních dopisů Náplň: Osobní dopisy vedoucích pracovníků, úprava osobních dopisů, ukázka osobního dopisu Vybavení, pomůcky Dataprojektor Klíčová slova Formální úprava dopisu, jednoduché řádkování, levá svislice, zdvořilostní oslovení, neformální pozdrav, vlastnoruční podpis, formát papíru A4 Datum 6. 3. 2013

Osobní dopisy – úprava Náplň výuky 1. Osobní dopisy vedoucích pracovníků Charakteristika a význam 2. Úprava osobních dopisů Ukázka vhodných stylizací 3. Ukázka osobního dopisu Praktický příklad

Osobní dopisy vedoucích pracovníků [1] Osobní dopisy píší ředitelé a majitelé firem především svým zaměstnancům při zvláštních příležitostech. Jde zejména o blahopřání k významnému životnímu jubileu, poděkování za dlouholetou práci při odchodu do důchodu, vyslovení soustrasti při úmrtí v rodině apod. V řadě případů se však obracejí osobními dopisy i na ředitele a majitele jiných firem, se kterými je váže dobrá obchodní spolupráce. Blahopřejí jim k novému roku, děkují za prokázané služby pro firmu, omlouvají se z důležitých jednání, zvou na různé slavnostní akce apod. Tyto dopisy upevňují vztah zaměstnanců k firmě, podporují dobré pracovní a mezilidské vztahy, a proto jsou důležitou součástí personální práce.

Úprava osobních dopisů Z osobního dopisu by měl jeho příjemce poznat, že si ho nadřízený váží a že ho dobře zná. Osobní dopis je vždy stylizován v 1. osobě jednotného čísla a ředitel ho vlastnoručně podepisuje. Každý dopis je vizitkou pisatele, a proto musí být napsaný bez překlepů, pravopisná správnost by měla být samozřejmostí. Formální úprava osobních dopisů je odlišná od obchodních dopisů a je charakteristická tím, že se používá kvalitní čistý papír, na němž jsou v levém horním rohu vytištěny název instituce a funkce pisatele, jeho titul, jméno a příjmení. Toto záhlaví se skládá maximálně ze tří řádků a pokud není předtištěno, píše se jednoduchým řádkováním (hustota 1) nebo řádkováním 1,5, pokud bude text dopisu kratší.

Úprava osobních dopisů Místo a datum odeslání se píše v řádkové úpravě vpravo a vzestupně, měsíc se vypisuje slovy, mezi místem a datem se nedělá čárka. Využíváme zarovnání pravého okraje. Příklad záhlaví: Ing. Jan Kroupa ředitel IDO Děčín, a.s. Děčín 23. února 2013

Úprava osobních dopisů Dopis začínáme zdvořilostním oslovením (např. Vážený pane řediteli) umístěným od levé svislice. Za oslovením uděláme čárku a necháme jeden řádek prázdný. Pak začneme psát text jako odstavec s malým počátečním písmenem a s odsazením prvního řádku od levé svislice. Vážený pane řediteli, dovolte, abych….. Text dopisu členíme do odstavců, mezi nimi vynecháváme prázdný řádek. Dopis ukončíme neformálním pozdravem (Srdečně Vás zdraví…, Zdraví Vás…, S úctou Váš…). Před pozdravem vynechte jeden prázdný řádek. Osobní dopisy ředitelé vpravo jen vlastnoručně podepisují, protože jeho jméno, příjmení a funkce jsou uvedeny v levém horním rohu. Razítko se pak už nedává.

Úprava osobních dopisů Do dalších let Vám přeji pevné zdraví, osobní spokojenost a stálé úspěchy v práci. Zdraví Vás Jan Kroupa Vážený pan Ing. Petr Doubrava, ředitel JACOB, s.r.o. Janáčkova 455 Pardubice

Úprava osobních dopisů Forma osobních dopisů je charakteristická tím, že adresa příjemce se píše v dolní třetině papíru formátu A4 pod textem od levé svislice, musí být úplná i se zdvořilostním oslovením, řádkování je jednoduché. U vícestránkových osobních dopisů se adresa uvádí na posledním listu vlevo dole. U delších dopisů by měl poslední řádek adresy končit 3 cm od dolního okraje papíru. PSČ neuvádíme, píše se jen na obálce. Psát dopisy je určité umění, které je ve srovnáním s minulým stoletím na ústupu. Technický pokrok změnil mimo jiné i hodnotu času a člověk raději telefonuje, faxuje, zasílá SMS nebo používá elektronickou poštu. Písemná sdělení jsou však i dnes nepostradatelná.

Ukázka osobního dopisu [1] Ing. Jan Kroupa ředitel IDO Děčín, a.s. Děčín 23. února 2013 Vážený pane řediteli, dovolte, abych Vám co nejsrdečněji blahopřál k Vašemu významnému jubileu, kterého se v těchto dnech dožíváte. Obdivuji Váš elán a smysl pro humor, který okolo sebe šíříte. Do dalších let Vám přeji pevné zdraví, osobní spokojenost a úspěchy v práci. Srdečně Vás zdraví Jan Kroupa Vážený pan Ing. Petr Doubrava, ředitel JACOB, s.r.o. Janáčkova 455 Pardubice

Kontrolní otázky Co znamená při psaní dopisu „zarovnání od levé svislice“? Popiš formální úpravu osobního dopisu. Zkus obměnit stylizaci uvedeného blahopřejného osobního dopisu. Proč za oslovením pokračuje text dopisu malým písmenem?

Seznam obrázků: Obr. 1: anonym, 00435981.wmf, [vid: 19. 2. 2013], dostupné z: klipart Microsoft Office Obr. 2: anonym, 00401826.jpg, [vid: 19. 2. 2013], dostupné z: klipart Microsoft Office Obr. 3: anonym, 00441456.png, [vid: 19. 2. 2013], dostupné z: klipart Microsoft Office Obr. 4: anonym, 00395752.gif, [vid: 19. 2. 2013], dostupné z: klipart Microsoft Office Obr. 5: anonym, 00441894.wmf, [vid: 19. 2. 2013], dostupné z: klipart Microsoft Office Obr. 6: anonym, 00434603.wmf, [vid: 19. 2. 2013], dostupné z: klipart Microsoft Office Obr. 7: anonym, 00440454.wmf, [vid: 19. 2. 2013], dostupné z: klipart Microsoft Office

Seznam použité literatury: [1] Stanislava Štiková, PÍSEMNÁ A ELEKTRONICKÁ KOMUNIKACE 3, písemnosti při organizaci a řízení firmy, nakladatelství Ing. Stanislava Štiková, Plzeň. 2007. SEVT kód 12104905

Děkuji za pozornost 