Obecný úvod do problematiky organizace odborných akcí Jindřiška Kotrlová 1. ročník nav. mag. studia INSK Ústav informačních studií a knihovnictví FF UK

Odborné akce - terminologie kongresy konference sympozia semináře workshopy (dílny) panelové diskuse kurzy, výcviky stáže

Proč vlastně? celoživotní vzdělávání ve všech oborech je nutnost setkání lidí v profesi - informace, vzájemná podpora, spolubytí "otevírání se" oborů dalším zájemcům

Název akce - důležitý nástroj tradiční - Dny (ve vědách - přírodních, lékařských i humanitních) Dny spalování (VUT Brno) ; Slezské dny zdraví (nemoce z povolání) Tomáškovy dny mladých mikrobiologů ; XXXI. Angiologické dny 2006 ; Kognice 2005 ; Znalosti 2006 (FIM Brno) ISSS 2006 (IX. ročník konference Internet ve státní správě a samosprávě Problematika historických a vzácných knižních fondů Čech, Moravy a Slezska ECTS Evropské symposium zvápenatělých tkání

Časový harmonogram čím více účastníků - tím delší předstih akce jednorázová vs. opakující se (tradiční) 1. oznámení - hlavní téma, datum, místo 2. oznámení - detailnější program (sekce, přislíbené plenární přednášky a přednášející) - termíny, sdělení pro autory příspěvků, výše poplatků, ubytování, způsob platby, společenský a doprovodný program - formulář přihlášky - dobře rozmyslet strukturu 3. oznámení - (téměř) finální program, aktuality

Komunikační kanály rozesílka letáků poštou tištěná periodika (časopisy, členské bulletiny) webové stránky akce jiné předcházející akce cílové skupiny (tištěné letáky, prezentace v programu) ová pošta otázka peněz využívat více kanálů

Finance granty, výzkumné záměry (v rámci výzkumu - konference) sponzoři (něco za něco : reklama, zviditelnění) nepeněžní vklady poplatky (co zahrnují, plné/slevy) ROZPOČET !! nejasné příjmy vs. konkrétní výdaje důležité momenty - statut pořadatele, organizace akce, účast firem, místo akce, počet hostů

Kompetence programový výbor – profilace tématu, vyhodnocení abstraktů, sestavení programu v sekcích, sborník organizační výbor - vše ostatní "styčný důstojník" - komunikace a přenos informací * u velkých akcí - 1 osoba v čele záštita z celospolečenské scény

Prezentace a výstupy přednášky zvané referáty přihlášené a schválené pro přednášku (abstrakt) referáty doporučené pro formu posteru poster (plakátové sdělení) workshop ; "ochutnávka" sborník (publikace) - podstatné pro autory (v akademické sféře, ale i jinde) formy: tištěná (ISBN, ISSN), lektorováno, jazyková a grafická úprava tištěná + CD-ROM (ISBN,ISSN) CD-ROM internet Sdělit předem - časový limit na přednášku; rozsah textu pro publikaci Možnosti IT - audionahrávky, videokonference, videoklipy, streamování,... Tradiční problémy - termíny odevzdání FT, lektorské práce, korektury, sazby... a opět finance :-(

Chci se zúčastnit sympozia, konference nebo dokonce kongresu? přihlásím se včas (aktivní / pasivní účast) zajistím si ubytování, dopravu, společnost (!) dodržím termíny v případě aktivní účasti, uhradím poplatek najdu si na webu program zaregistruji se v místě konání, přihlásím se o konferenční materiály :-) dojdu si pro kávu a odeberu se do přednáškového sálu nebo se dám do řeči v kuloárech :-))

Chcete si vyzkoušet, co VŠECHNO zajišťuje organizační výbor? Chcete si vyzkoušet, jak vypadá konference „zevnitř“? Chcete získat zkušenosti? Chcete zažít legraci? Pojďte pořádat BOBCATSSS 2007 !