SAP & Aleph na VUT v Brně závěrečná fáze vývoje Antonín Vaishar, Sualeph podzim 2010, Brno

PROGRAM 1.Historie a popis projektu 2.Motivace 3.Workflow 4.Role 5.Změny v pracovních postupech 6.Technické řešení na straně Alephu 7.Invokace 8.Výhody a nevýhody 9.Směrnice 10.Současný stav SAP & Aleph na VUT v Brně

HISTORIE A POPIS PROJEKTU  Myšlenka vznikla koncem roku 2008, v roce 2009 se diskutovaly varianty řešení, intenzivně se pracuje od začátku roku 2010  Aleph – Multidata, SAP – Novasoft  Webová aplikace nad SAPem sloužící pro objednávání knih  V SAPu se nachází a udržuje obraz relevantní části bibliografické báze  V Alephu se tvoří bib. záznamy a objednávky  Aleph předává SAPu zprávu o dodání

SAP & Aleph na VUT v Brně MOTIVACE  Nepoměr mezi výdaji na účtu za knihy (SAP) a přírůstky jednotek (Aleph)  Knihovny nemají ani páru, co se nakupuje  Knihy mají být v knihovním systému, ekonomické záležitosti v ekonomickém systému  Knihovny by měly být (spolu)zodpovědné za akviziční politiku

SAP & Aleph na VUT v Brně WORKFLOW

SAP & Aleph na VUT v Brně WORKFLOW

SAP & Aleph na VUT v Brně ROLE  Žadatel – kterýkoliv zaměstnanec VUT  Akvizitér – pověřený pracovník knihovny  Příkazce operace – sedí na penězích  Správce rozpočtu – kontroluje čerpání  Knihovna – příslušná žadateli

SAP & Aleph na VUT v Brně ZMĚNY V PRACOVNÍCH POSTUPECH  Další systém  Prvotní katalogizace se provádí v Aplikaci, s uživatelskými daty a bez knihy v ruce  Nové řešení duplicit – nemažou se  Zvýšené nároky na rychlost vyřízení  Práce s modulem akvizice  Lokální změny zaběhnutých postupů

SAP & Aleph na VUT v Brně TECHNICKÉ ŘEŠENÍ NA STRANĚ ALEPHU  Synchronizace bib. údajů – dávkově, SAP periodicky volá x-server, služby find & present. Nové uloží, označené smaže.  Tvorba bib. záznamu – online, vrací sysno. Aplikace volá x-server, služba update-doc.  Tvorba objednávky – dávkově, perl. skript zasahující do Oraclu, indexace  Dodání – dávkově, získání dat z Oraclu, perl. skript volá SOAP službu SAPu

SAP & Aleph na VUT v Brně INVOKACE  Přístup z portálu VUT  Notifikace prostřednictvím u

SAP & Aleph na VUT v Brně VÝHODY A NEVÝHODY  Sladění knihovnické a ekonomické stránky  Propagace a emancipace knihoven v rámci VUT  Reálný obraz o akvizici a možnost jí ovlivnit −Zvýšená zátěž −Na první pohled nulový přínos pro zaměstnance (delší, zato horší cesta)

SAP & Aleph na VUT v Brně LEGISLATIVA  Směrnice rektora (ve stádiu návrhu)  Zakotvena vedoucí úloha Alephu  Definice předmětu, včetně výjimek  Definice rolí, práv a povinností  Popis workflow  Tlak na rychlost zpracování  Navazující dokumenty  Metodické pokyny  Manuály

SAP & Aleph na VUT v Brně SOUČASNÝ STAV  Testovací provoz na rektorátě  Ladění technických chyb  Příprava dokumentace  Model fungovaní v UK  Evaluace procesů

SAP & Aleph na VUT v Brně Děkuji za pozornost Dotazy na: