Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Oběh dokumentů a automatizace administrativních procesů Pavel Pohorelec, Pavel Matej, Radka Jirmusová, Agata Janeczková, Martina Lisová.

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "Oběh dokumentů a automatizace administrativních procesů Pavel Pohorelec, Pavel Matej, Radka Jirmusová, Agata Janeczková, Martina Lisová."— Transkript prezentace:

1 Oběh dokumentů a automatizace administrativních procesů Pavel Pohorelec, Pavel Matej, Radka Jirmusová, Agata Janeczková, Martina Lisová

2 Oběh dokumentů Tok dokumentů mezi různými pracovníky ve firmě ale i mimo firmu Používá ho každá firma Elektronický X tištěný oběh Elektronický oběh dokumentů je ve velkých firmách nutností a v malých firmách výhodou

3 Příklady oběhu dokumentů Oběh došlé faktury Schválení projektu Podepsání smlouvy [ Zdroj: (2011) ]

4 Automatizace administrativních procesů = workflow dokumenty, informace, úkoly jsou předávány od jednoho účastníka procesu k druhému podle daných pravidel Hlavním předmětem je zefektivnit tok dokumentů ve firmě Nevýhody: závislé na síti, počáteční investice, zaškolení, počáteční chyby, omyly, digitalizace již existujících dokumentů v papírové podobě

5 Přínosy automatizace transparentnost podstatné usnadnění práce snížení nákladů zmenšená chybovost odpadá složitější manipulace s papírovými dokumenty šetří místo na uskladnění usnadněná indexace snadnější dohledatelnost dokumentů

6 Přínosy v dotazovaných firmách

7 Současné trendy elektronizace oběhu většiny dokumetů upgrade systému, instalace dílčích prvků, nově vznikající funkcionality (trvalý proces zlepšování) implementace komplexního systému

8 Velikost dotazovaných firem

9 Cayman Pharma, s.r.o. Odvětví podnikání: Farmacie – výroba prostaglindinů (zelené zákaly, reprodukce, veterinární i humánní oblast použití) Počet zaměstnanců: 103 Stručná charakteristika: založení: říjen 2006 sídlo: Neratovice, v areálu Spolany, a.s. dceřinou společností americké Cayman Chemicals Company Rozhovor byl veden s: Technolog, IT technik

10 Software MS SharePoint, MS Office, ABRA interní sdílené datové úložiště Elektronická vs. papírová dokumentace papírová ◦ výrobní dokumentace, pravidla o bezpečnosti, o ochraně živ. prostředí při práci s nebezpečnými látkami a směsmi ◦ vydané faktury elektronická ◦ přijaté faktury (ABRA) Problémy programy státní správy

11 Spolana a.s. Odvětví podnikání: Chemický průmysl – výroba PVC, Kaprolaktamu, Anorganika Počet zaměstnanců: 700 Stručná charakteristika: založení: 1992 sídlo: Neratovice vlastník: polská společnost Anwill Group, pod PKN Orlen Rozhovor byl veden s: Technický specialista

12 Software LotusNotes, MS Office, SAP, iProjekt Elektronická vs. papírová dokumentace papírová ◦ výrobní dokumentace – pracovní a bezpečnostní instrukce ◦ faktury elektronická ◦ některé přijaté faktury Problémy programy státní správy rozšíření iProjektu nárůst administrativy pro státní správu

13 Lovochemie, a.s. Odvětví podnikání: Chemický průmysl – výroba dusíkatých a vícesložkových hnojiv Počet zaměstnanců: 652 Stručná charakteristika: založení: sídlo: Lovosice vlastník: AGROFERT, a.s. (Andrej Babiš) Rozhovor byl veden s: Vedoucí oddělení controllingu

14 Software: MS SharePoint - schvalování žádanek, objednávky na nákup materiálu a služeb, propustky, faktury, cestovní příkazy a objednávky referentských vozů z firemního vozového parku, tvorba a připomínkování interních směrnic ISST (nadstavba SAPu) - vytěžování schvalování dodavatelských faktur Problémy: elektronický oběh schvalování dodavatelských faktur cestovní příkazy - pozdržela výplata zálohy před konáním služební cesty Plán: objednávání zaměstnanců na pravidelné lékařské prohlídky reporting firmy řešení investičních akcí přes Microsoft SharePoint

15 Preol, a.s. Odvětví podnikání: Zpracování řepkového semene – vyrábí metylester řepkového oleje, surový řepkový olej, řepkové šroty a glycerin Počet zaměstnanců: 129 Stručná charakteristika: založení: sídlo: Lovosice, v areálu Lovochemie, a.s. vlastník: AGROFERT, a.s. (Andrej Babiš) dceřiná společnost: Preol Food, a.s. Rozhovor byl veden s: Investiční ředitel

16 Software: MS SharePoint - schvalování žádanek, veškeré smlouvy včetně jejich připomínkování, objednávky, propustky a cestovní příkazy Změny: více elektronické fakturace Výhody: dokumenty jsou jednoduše dohledatelné a lze zjistit, u koho se právě v daném okamžiku daný dokument nachází k připomínkování či schvalování Problémy: v počítači u některých kolegů leží dokumenty příliš dlouho a další krok v pokračování není možný, dokud není dokončen krok tohoto pracovníka

17 Primavera Andorrana s.r.o. Odvětví podnikání: Velkoobchod s kosmetickými a kadeřnickými potřebami pro profesionály. Počet zaměstnanců: 80 Stručná charakteristika: Společnost Primavera Andorrana vznikla v roce 1994 a zaměřuje se na prodej zahraniční kosmetiky a kadeřnických potřeb pro profesionály. Od svého vzniku expandovala na Slovensko a do Polska. Kamenné pobočky má tři. Jednu v Praze další v Brně a poslední v Nitře na Slovensku. Rozhovor byl veden s: Vedoucí Obchodních zástupců

18

19

20 Mikenopa a.s. Odvětví podnikání: Správa a implementace IT systému pro luxusní hotely. Počet zaměstnanců: 50 Stručná charakteristika: Mikenopa a.s je mezinárodní společnost působící v České republice, na Slovensku, v Řecku a Ruské federaci. Společnost se profiluje jako dodavatel technologií a souvisejících služeb pro hotely, business centra a rezidenční projekty a jejich IT správu. Rozhovor byl veden s: Ředitel Obchodu

21

22

23 Okresní soud Chomutov Odvětví podnikání: Justice, veřejná správa Počet zaměstnanců: 160 Stručná charakteristika: sídlo: Chomutov Rozhovor byl veden s: Správce sítě

24 Okresní soud Chomutov Obíhající dokumenty ◦ Předvolání, platební rozkazy, soudní spisy Dvojí oběh dokumentů Použitý software ◦ ISAS, IRES, CEPR, Datové schránky Hlavní problémy ◦ Poškození a ztráta fyzických dokumentů

25 Stavební firma Odvětví podnikání: Stavebnictví Počet zaměstnanců: 87 Stručná charakteristika: sídlo: Ústí nad Labem Práce po celé republice Rozhovor byl veden s: Hlavní ekonom

26 Stavební firma Obíhající dokumenty ◦ Faktury, zakázkové listy, objednávky Dvojí oběh dokumentů Použitý software ◦ Money S3, elektronická korespondence

27 Třinecké železárny, a.s. Odvětví podnikání: Hutnický průmysl Počet zaměstnanců: 5000 Stručná charakteristika: založení: 1839 sídlo: Třinec vlastník: Moravia Steel, a.s. jsou mateřskou společností Energetiky Třinec a.s. Rozhovor byl veden s: THP pracovník, hlavní plánovač ocelárny

28 SAP a Lotus Notes ◦ telekomunikační technologie zasahují do všech firemních procesů ◦ zautomatizovány jsou všechny procesy týkající se výroby Problémy ◦ nedostatečná kapacita serveru ◦ nedostatečné proškolení uživatelů Třinecké železárny, a.s.

29 Energetika Třinec, a.s. Odvětví podnikání: Výroba, rozvod a prodej elektrické energie, horké vody a technologické páry Počet zaměstnanců: 400 Stručná charakteristika: založení: 1839 sídlo: Třinec vlastník: Moravia Steel, a.s. je dceřinou společností Třineckých železáren a.s. Rozhovor byl veden s: Ekonom

30 Lotus Notes ◦ v souvislosti s implementací nenastaly žádné komplikace Problémy ◦ neochota zaměstnanců pracovat s dokumenty v elektronické podobě Energetika Třinec, a.s.

31 Srovnání Rozdíly mezi firmami ◦ Velikost ◦ Omezení Shody mezi podobnými firmami ◦ Druh oběhu ◦ Problémy

32 Převažující podoba dokumentů

33 Primární SW pro správu elektronických dokumentů

34 Nejužitečnější zautomatizované procesy

35 Prostor pro dotazy


Stáhnout ppt "Oběh dokumentů a automatizace administrativních procesů Pavel Pohorelec, Pavel Matej, Radka Jirmusová, Agata Janeczková, Martina Lisová."

Podobné prezentace


Reklamy Google