Oběh dokumentů a automatizace administrativních procesů

Prezentace na téma: "Oběh dokumentů a automatizace administrativních procesů"— Transkript prezentace:

1 Oběh dokumentů a automatizace administrativních procesů
Pavel Pohorelec, Pavel Matej, Radka Jirmusová, Agata Janeczková, Martina Lisová

2 Oběh dokumentů Tok dokumentů mezi různými pracovníky ve firmě ale i mimo firmu Používá ho každá firma Elektronický X tištěný oběh Elektronický oběh dokumentů je ve velkých firmách nutností a v malých firmách výhodou

3 Příklady oběhu dokumentů
Oběh došlé faktury Schválení projektu Podepsání smlouvy Oběh došlé faktury - Faktura do společnosti přijde poštou. Je převzata recepcí, kde je zanesena do systému. Pracovnice recepce současně naskenuje originál faktury a připojí jej k pořízenému dokladu. Poté naváže osobu odpovědnou za akceptaci faktury a pomocí externí akce „Spusť workflow“ pošle dokument příslušnému zaměstnanci. Ten najde dokument ve svém worklistu, pod záložkou „Workflow“, a může jej posunout dál. [ Zdroj: (2011) ]

4 Automatizace administrativních procesů
= workflow dokumenty, informace, úkoly jsou předávány od jednoho účastníka procesu k druhému podle daných pravidel Hlavním předmětem je zefektivnit tok dokumentů ve firmě Nevýhody: závislé na síti, počáteční investice, zaškolení, počáteční chyby, omyly, digitalizace již existujících dokumentů v papírové podobě

5 Přínosy automatizace transparentnost podstatné usnadnění práce
snížení nákladů zmenšená chybovost odpadá složitější manipulace s papírovými dokumenty šetří místo na uskladnění usnadněná indexace snadnější dohledatelnost dokumentů

6 Přínosy v dotazovaných firmách

7 Současné trendy elektronizace oběhu většiny dokumetů
upgrade systému, instalace dílčích prvků, nově vznikající funkcionality (trvalý proces zlepšování) implementace komplexního systému

8 Velikost dotazovaných firem

9 Cayman Pharma, s.r.o. Odvětví podnikání:
Farmacie – výroba prostaglindinů (zelené zákaly, reprodukce, veterinární i humánní oblast použití) Počet zaměstnanců: 103 Stručná charakteristika: založení: říjen 2006 sídlo: Neratovice, v areálu Spolany, a.s. dceřinou společností americké Cayman Chemicals Company Rozhovor byl veden s: Technolog, IT technik

10 Elektronická vs. papírová dokumentace
Software MS SharePoint, MS Office, ABRA interní sdílené datové úložiště Elektronická vs. papírová dokumentace papírová výrobní dokumentace, pravidla o bezpečnosti, o ochraně živ. prostředí při práci s nebezpečnými látkami a směsmi vydané faktury elektronická přijaté faktury (ABRA) Problémy programy státní správy

11 Spolana a.s. Odvětví podnikání:
Chemický průmysl – výroba PVC, Kaprolaktamu, Anorganika Počet zaměstnanců: 700 Stručná charakteristika: založení: 1992 sídlo: Neratovice vlastník: polská společnost Anwill Group, pod PKN Orlen Rozhovor byl veden s: Technický specialista

12 Elektronická vs. papírová dokumentace
Software LotusNotes, MS Office, SAP, iProjekt Elektronická vs. papírová dokumentace papírová výrobní dokumentace – pracovní a bezpečnostní instrukce faktury elektronická některé přijaté faktury Problémy programy státní správy rozšíření iProjektu nárůst administrativy pro státní správu

13 Lovochemie, a.s. Odvětví podnikání:
Chemický průmysl – výroba dusíkatých a vícesložkových hnojiv Počet zaměstnanců: 652 Stručná charakteristika: založení: sídlo: Lovosice vlastník: AGROFERT, a.s. (Andrej Babiš) Rozhovor byl veden s: Vedoucí oddělení controllingu

14 elektronický oběh schvalování dodavatelských faktur
Software: MS SharePoint - schvalování žádanek, objednávky na nákup materiálu a služeb, propustky, faktury, cestovní příkazy a objednávky referentských vozů z firemního vozového parku, tvorba a připomínkování interních směrnic ISST (nadstavba SAPu) - vytěžování schvalování dodavatelských faktur Problémy: elektronický oběh schvalování dodavatelských faktur cestovní příkazy - pozdržela výplata zálohy před konáním služební cesty Plán: objednávání zaměstnanců na pravidelné lékařské prohlídky reporting firmy řešení investičních akcí přes Microsoft SharePoint

15 Preol, a.s. Odvětví podnikání:
Zpracování řepkového semene – vyrábí metylester řepkového oleje, surový řepkový olej, řepkové šroty a glycerin Počet zaměstnanců: 129 Stručná charakteristika: založení: sídlo: Lovosice, v areálu Lovochemie, a.s. vlastník: AGROFERT, a.s. (Andrej Babiš) dceřiná společnost: Preol Food, a.s. Rozhovor byl veden s: Investiční ředitel

16 Software: Změny: Problémy:
MS SharePoint - schvalování žádanek, veškeré smlouvy včetně jejich připomínkování, objednávky, propustky a cestovní příkazy Změny: více elektronické fakturace Výhody: dokumenty jsou jednoduše dohledatelné a lze zjistit, u koho se právě v daném okamžiku daný dokument nachází k připomínkování či schvalování Problémy: v počítači u některých kolegů leží dokumenty příliš dlouho a další krok v pokračování není možný, dokud není dokončen krok tohoto pracovníka

17 Primavera Andorrana s.r.o.
Odvětví podnikání: Velkoobchod s kosmetickými a kadeřnickými potřebami pro profesionály. Počet zaměstnanců: 80 Stručná charakteristika: Společnost Primavera Andorrana vznikla v roce 1994 a zaměřuje se na prodej zahraniční kosmetiky a kadeřnických potřeb pro profesionály. Od svého vzniku expandovala na Slovensko a do Polska. Kamenné pobočky má tři. Jednu v Praze další v Brně a poslední v Nitře na Slovensku. Rozhovor byl veden s: Vedoucí Obchodních zástupců

18

19

20 Mikenopa a.s. Odvětví podnikání: Správa a implementace IT systému pro luxusní hotely. Počet zaměstnanců: 50 Stručná charakteristika: Mikenopa a.s je mezinárodní společnost působící v České republice, na Slovensku, v Řecku a Ruské federaci. Společnost se profiluje jako dodavatel technologií a souvisejících služeb pro hotely, business centra a rezidenční projekty a jejich IT správu. Rozhovor byl veden s: Ředitel Obchodu

21

22

23 Okresní soud Chomutov Odvětví podnikání: Justice, veřejná správa
Počet zaměstnanců: 160 Stručná charakteristika: sídlo: Chomutov Rozhovor byl veden s: Správce sítě

24 Okresní soud Chomutov Obíhající dokumenty Dvojí oběh dokumentů
Předvolání, platební rozkazy, soudní spisy Dvojí oběh dokumentů Použitý software ISAS, IRES, CEPR, Datové schránky Hlavní problémy Poškození a ztráta fyzických dokumentů

25 Stavební firma Odvětví podnikání: Stavebnictví Počet zaměstnanců: 87
Počet zaměstnanců: 87 Stručná charakteristika: sídlo: Ústí nad Labem Práce po celé republice Rozhovor byl veden s: Hlavní ekonom

26 Stavební firma Obíhající dokumenty Dvojí oběh dokumentů
Faktury, zakázkové listy, objednávky Dvojí oběh dokumentů Použitý software Money S3, elektronická korespondence

27 Třinecké železárny, a.s. Odvětví podnikání: Hutnický průmysl
Počet zaměstnanců: 5000 Stručná charakteristika: založení: 1839 sídlo: Třinec vlastník: Moravia Steel, a.s. jsou mateřskou společností Energetiky Třinec a.s. Rozhovor byl veden s: THP pracovník, hlavní plánovač ocelárny

28 Třinecké železárny, a.s. SAP a Lotus Notes Problémy
telekomunikační technologie zasahují do všech firemních procesů zautomatizovány jsou všechny procesy týkající se výroby Problémy nedostatečná kapacita serveru nedostatečné proškolení uživatelů

29 Energetika Třinec, a.s. Odvětví podnikání:
Výroba, rozvod a prodej elektrické energie, horké vody a technologické páry Počet zaměstnanců: 400 Stručná charakteristika: založení: 1839 sídlo: Třinec vlastník: Moravia Steel, a.s. je dceřinou společností Třineckých železáren a.s. Rozhovor byl veden s: Ekonom

30 Energetika Třinec, a.s. Lotus Notes Problémy
v souvislosti s implementací nenastaly žádné komplikace Problémy neochota zaměstnanců pracovat s dokumenty v elektronické podobě

31 Srovnání Rozdíly mezi firmami Shody mezi podobnými firmami Velikost
Omezení Shody mezi podobnými firmami Druh oběhu Problémy Porovnávat vzájemně zmíněná řešení je prakticky zbytečné, jelikož mají zmíněné firmy mezi sebou tak propastné rozdíly. Např. okresní soud musí umožnit zpřístupnění některých záznamů veřejnosti, což neumožňuje jeho plnou elektronizaci, jako u jiných firem. Společnosti, které jsou součástí většího celku zase mohou mít přidělen software na správu a nemohou sami provést některé změny. Stejně tak nemůžeme porovnávat firmy o tisících zaměstnancích s malými společnostmi, nebo firmy jejichž cíle se příliš liší. Při porovnání alespoň podobných firem, můžeme vidět že z většiny preferují elektronickou podobu dokumentů, a u těch kde dochází k dvojímu oběhu je tomu tak z důvodů požadavků státu, zprávy a byrokratických důvodů. V souvislosti s elektronickým oběhem ovšem u mnoha podniků docházelo k problémům s integrací. I když samotné zavedení proběhlo v pořádku, často docházelo k problémům s přetížením systému a nedostatečnou proškoleností zaměstnanců

32 Převažující podoba dokumentů

33 Primární SW pro správu elektronických dokumentů

34 Nejužitečnější zautomatizované procesy

35 Prostor pro dotazy