Zpráva kontrolní komise Sítě MC Národní setkání MC aMVH Sítě Mateřských center,o.s. Místo konání: DDM, Praha 5 –Smíchov, Termín konání: 18 a 19.10.2007.

Prezentace na téma: "Zpráva kontrolní komise Sítě MC Národní setkání MC aMVH Sítě Mateřských center,o.s. Místo konání: DDM, Praha 5 –Smíchov, Termín konání: 18 a 19.10.2007."— Transkript prezentace:

1 Zpráva kontrolní komise Sítě MC Národní setkání MC aMVH Sítě Mateřských center,o.s. Místo konání: DDM, Praha 5 –Smíchov, Termín konání: 18 a 19.10.2007 Vypracovala: Mgr.Kateřina Tomešová, delegovaný člen kontrolní komise Sítě MC

2 Síť by měla být přátelská, otevřená a zároveň velmi náročná na profesionalitu a kvalitu své práce i členské základny. Motto:

3 Důvod iniciace MVH ze strany kontrolní komise (KK): -> Rezignace čtyř prezidentek dne 22.9.2008 - nedostatek členů v prezidiu (porušování jednoho z článků stanov) vedoucích ke svolání MVH -> úvahy KK o době svolání MVH): zjištěno mnoho nedostatků ve stanovách, které neřeší takto vzniklé situace z hlediska rozdělení úkolů, kompetencí a pravomocí mezi „nedostatečně obsazené prezidium“ a další orgány Sítě MC. Nutnost přijetí nových ustanovení pro budoucí úpravu stanov všemi členy Sítě, dle kterých se bude prezidium a organizace řídit až do příští řádné MVH. KK schválila pověřit dopracováním těchto usnesení nové prezidium -> KK se rozhodla na základě zmapování situace v Síti využít možností ze stanov a zkrátit termín na nejbližší možný. Vzhledem k nízkému personálnímu obsazení prezidia a zvážení míry rizik a nutnosti případného přijetí mimořádných opatření vzhledem k zjištěným skutečnostem (rozsah aktivit, projektů,financí)… …. ->…. kontrola potvrdila nutnost jmenovat co nejdříve nové prezidium (a pověřit je úkoly: dopracování základních dokumentů činnosti kanceláře a organizace Sítě MC (směrnice), návrhů změn stanov sdružení a další úkoly…)

4 Cílem kontroly KK v kanceláři Sítě bylo zjistit aktuální stav rozpracovanosti projektů a činností a zhodnotit míru zajištění 3 základních oblastí: 1. Správa projektů : přehled (ne)dokončených projektů ( otázka řízení - kompetence, správa rozpočtů, fáze zpracování, míra odpovědnosti Sítě MC) 2. Správa financí (účetnictví,rozpočty projektů-dofinancovávání), kontroly schválených metodik zúčtování dokladů Sítě MC, správa a zúčtování darů a dotací 3. Způsob zajištění základního chodu kanceláře organizace ( dostatek personálu, zpracované a využívané směrnice + administrativní zázemí (archivace, správa webu ),plán činnosti na období do ledna 2009, rozdělení pracovních činností, struktura schválených kompetencí a rozhodovacích pravomocí, apod

5 Kontrolní jednání v kanceláři Sítě MC: 30.9.2008 – R. Kolínská (prezidium), K.Rulíková, K.Tomešová (KK),( zaměstnankyně M.Petruchová,L.Plešková) -projekty, finance (účetnictví) administrativa (archivace,směrnice aj.) 8.10.2008 – R. Kolínská (prezidium), P.Novotná(účetnictví), K.Tomešová (KK) -finance (finační řízení, dary a fundraisingová politika Sítě), personální a zaměstnanecká politika, web, mezinárodní spolupráce

6 Hlavní projednávaná témata mezi KK (K.Tomešová) a prezidiem Sítě MC (R.Kolínská) v týdnu 13-17.10.2008 otázka profesionalizace Sítě MC formou přijetí řídích mechanismů ziskové sféry jednání kontrolní komise o návrzích řešení problematiky finančního řízení ( fundraising + účetnictví) návrhy kontrolní komise na řešení otázky správy personální politiky a personálních kompetencí zjišťování stavu přípravy rozpočtu Sítě MC a projektů na období 2009.

7 Krátké uvedení do: 2 typy STRUKTURY PRÁCE A ŘÍZENÍ v organizacích,otázka výběru struktury pro další období fungování organizace a ve vztahu k profesionalizaci Sítě MC, o.s. Volný,spíše intuitivní způsob řízení organizace („malé“ organizace): řízení ve všech oblastech zajišťováno vedoucím pracovníkem, často organizace bez diferenciační nadstavby, platné pro ty neziskové organizace, kde je zavádění mechanismů praktikovaných v ziskovém ekonomickém sektoru vzhledem k objemu spravovaných aktivit, lidí a finančních prostředků významově zanedbatelné. “Pružnost“ řízení a tzv.organizační změny, zajišťují průběžně vedoucí pracovníci. Strukturovaný a hierarchický způsob řízení : uplatňován u „větších“ neziskových organizacích (př.Člověk v tísni, Unicef, apod.,př.využijí jej ale už i středně velká mateřská centra s vysokým rozsahem zpracovávaných aktivit či více pobočkami.Organizace fungují ekonomicky a efektivněji díky metodě strukturování činností mezi pracovníky, dodržováním stanovených vnitřních předpisů, delegováním úkolů a pravomocí mezi více členů sdružení apod. Neziskovost organizace i zde zajištěna dobrovolnickou prací a typologií poskytovaných služeb. Otázka k zamyšlení pro nové prezidium – je Síť MC z hlediska organizace malou či větší organizací? Potřebuje Síť MC proměnu vnitřních struktur (směrnice,standardy,“dělbu práce a pravomocí“, dlouhodobou koncepci a diferenciaci programů a nabídky služeb pro své klienty apod.? Otázka „Profesionalizace organizace“: znamená vedle výše jmenovaného a takových samozřejmých věcí jako je zřízení bankovního účtu také podporu registrace oficiální centrální adresy sídla sdružení na adrese, kde sdružení vykonává svoji činnost.

8 Profesní strukturalizace probíhá formou stanovení vnitřních směrnic řízení a správy v oblasti : - aktivit - financí - lidských zdrojů KK doporučuje budoucímu novému prezidiu zabývat se vážně otázkou zavedení organizačních mechanismů řízení v Síti MC,o.s. z těchto důvodu: vysoký počet členů (aktuálně 284) a široký rozsah záběru činnosti MC, na který by měla Síť MC umět pružněji reagovat nabídkou (programem) svých aktivit, výše spravovaných finančních prostředků ( 2007 náklady 8 465 tis.,příjmy 7 770 tis.) a výhled 2008 – náklady 6 027 a příjmy 6 727 milionu) počet zaměstnanců Sítě MC ( průměr / rok cca 20) (v rámci práce na projektech jsou zaměstnáni lidé po celé republice)

9 Imaginativní vsuvka… Zkuste si představit, že byste bez (výše popsaných) organizačních a strukturních mechanismů řídily dlouhodobě vaše mateřské centrum, jehož rozsah činnosti se také rok od roku mění a který nelze dost dobře předvídat. Přemýšlejte, v jaké situace to lze zvládnout bez těchto mechanismů a kdy už nejspíš nikoliv. Příklady: Malé centrum: 1 vedoucí pracovník, 5 - 10 dobrovolníků, 1 projekt, 1 kampaň a lobbingové + další aktivity (obrat kolem 200 tisíc) (Síť MC zhruba v roce 2004) Větší centrum: 1-2 vedoucí pracovníci, 20 zaměstnanců na různé úvazky, 1-2 administrativní síla, 6 - 8 projektů, 2-3 kampaně, obrat cca 6-7 milionu/rok, lobbingové + další aktivity vedoucích členů centra ( Síť v roce 2007 a ½ 2008)

10 Rozpis jednotlivých oblastí – porovnání ideální cílová pozice (vlevo) a aktuální stav (vpravo) v Síti MC (obecně dle zjišťění KK) AKTIVITY Sítě na domácím a mezinárodním poli ( aneb co nás čeká…): zpracování koncepce konkrétních plánu aktivit na období delší než 1 rok za Síť MC a vzhledem 1. k členům a správním orgánům v ČR 2. k členství sítě MC v mezinárodních institucích a organizacích 3. koncepce participace /připojení se k dobrým ideovým projektům jiných organizací (př. Unicef apod.) Stav: plán aktivit sestavován cca na 1 rok,nejasná koncepce zajištění a struktury aktivit Sítě bez existence projektových peněz (př.lobbing koho/kde/jak), koncepce přepracovávání struktury webu, systému vzdělávání pracovníků a hledání způsobu náboru dobrovolníků pro Síť MC. Upozornění: Web kromě výroční zprávy za rok 2007 dlouhodobě zcela postrádá informace a kontakty (jména kontaktních osob a spojení) na mezinárodní a partnerské organizace, jejichž je Síť MC součástí a s nimiž spolupracuje FINANCE: -Metodika fundraisingu a koncept nabídky/přijímání partnerství s komerčními a neziskovými organizacemi -Metodika náboru pracovníků a dobrovolníků,způsob jejich odměňování -Koncepce efektivní finanční správy Sítě (účetnictví, finanční řízení dary,granty..), -Průběžný přehled o volných a vázaných finančních prostředcích Stav: Rozpočet Sítě pro rok 2009: sestaveny 3 finanční varianty. Chybí plán řešící činnost S MC bez dotačních zdrojů (základní aktivity S MC pokryté dobrovolnicky nebo vůbec?). Metodicky neukotven způsob jednání s partnery a vyhledávání partnerů Sítě MC, správa darů (fundraising) a rozpočtů (dotací) Nedořešen proces externalizace účetnictví, vnitřní správa a práci s účetní dokumentací a odpovědnosti (návrh KK: pouze krátkodobé ( ne stálé) zřízení postu finančního a personálního manažera při vyšším objemu projektů a peněz)

11 Rozpis jednotlivých oblastí: ( optimální stav a aktuální stav v Síti MC zjišťovaný KK) LIDSKÉ ZDROJE: ideální stav : přehled o pracovní kapacitě jednotlivých zaměstnanců S MC (vyplývá z náplně práce) – hledání možné úspory finančních zdrojů. Práce s dobrovolníky v Síti MC (metodika způsobu oslovování,odměňování) přiláká na zajímavé programové aktivity a projekty Sítě nové lidi či se tyto projekty zrealizují dobrovolnicky přímo v rámci členských center Definován profil pozice „ finančního a personálního manažera“, který by byl operativně obsazován při vyšším objemu projektů a financí v Síti MC. Výběr a zaškolování vedoucích pracovníků Sítě MC (vypracovat časový harmonogram zaškolování nástupce (R.Kolínská) Stav: Potřeba delegování práce a povinností především ze strany prezidentky Sítě MC (vnímáme riziko pracovního přetížení),chybí detailní vymezení výkonných a rozhodovacích kompetencí u členů prezidia. počet zaměstnanců 23, úvazky nejvíce v rozmezí do 0,5. Reálný přepočet na celé úvazky zhruba 10. Práce jedinců napříč projekty, kampaněmi -> chybí přehled (střet zájmů mezi prioritami více projektů) předávání informací a kontaktů získaných jménem Sítě MC pro rozvoj další spolupráce s (mezinárodními) organizacemi členům Sítě MC, Problematická komunikace mezi jednotlivými orgány Sítě MC (prezidium, kontrolní komise, koordinátoři projektů) Nebylo využito externích a interních metodik nápravy týmové krize (Supervize ani porada s kontrolní komisí)

12 Úkoly pro nové prezidium (návrhy kontrolní komise ) Priorita: dopracovat a schválit formu finanční správy sítě MC (nedokončena transformace převodu účetnictví na externí firmu) a úprava vnitřního řádu zpracování finančních a účetních dokladů (včetně odpovědností jednotlivých zaměstnanců a vnitřních předpisů rozpracovat koncept aktivit Sítě MC na příští období a předložit členským MC k připomínkování, návrhům a doplněním v rozsahu: 1. aktivity v rámci ČR ( kampaně a podpora aktivit center,aktivity podporující vazbu MC na orgány státní správy, 2.možnosti partnerství a spolupráce MC s organizacemi v rámci ČR a se Sítí MC,o.s. 3.možnosti partnerství a spolupráce MC s organizacemi na mezinárodním poli Dopracovat vnitřní směrnice na „fundraising“ a „spolupráce ( příkladně: participace na projektech jiných NNO subjektů i bez finančích výhod pro Síť), výkonné a rozhodovací kompetence jednotlivých členů prezidia Upravit strukturní personální plán pro zajištění větší „pružnosti činnosti Sítě MC“. Dohoda o vymezení pracovního (schváleného) postu „ Finačního a personálního manažera“ / vedoucí „kanceláře“ (finanční a personální řízení) na specifická období (odpovídající r.2007 a 2008) a plán práce Sítě MC s dobrovolníky. Připravit návrh změn stanov Sítě MC pro příští VH se zapracováním usnesení týkajících se nedostatků v aktuálním platném znění, o kterých bude dne 19.10.2008 hlasováno ( viz.„Návrhy usnesení“ další bod programu) Pomoci při výběru jednoho/dvou kandidátů, kteří budou zaškoleni prezidentkou R.Kolínskou do otázek národní a mezinárodní spolupráce a kteří s odpovědnými lidmi naváží jménem Sítě MC,o.s. „osobní“ kontakt.

13 Závěrem malé zamyšlení Síť by pro nás mohla a měla dělat jiné než běžné věci – nadčasové,takové, na které sami nestačíme - celostátní projekty, konference, včleňovat do běžné činnosti našich center nadčasová témata a nové myšlenky, zvát zajímavé zahraniční hosty, pravidelně a pravdivě informovat o dění ve státní správě a na mezinárodním poli…. Chovat se profesionálně a být otevřená, inspirativní, energická a tvůrčí!

14 DĚKUJEME VÁM ZA POZORNOST Členové kontrolní komise: P.Bartošová, M.Čuhelová, A.Kůrková, K.Tomešová, K.Vítková-Rulíková