Scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | 193 00 Praha 9 | Česká republika | D O C U M E N T I M A G I N G

Prezentace na téma: "Scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | 193 00 Praha 9 | Česká republika | D O C U M E N T I M A G I N G"— Transkript prezentace:

1 scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | 193 00 Praha 9 | Česká republika | E-mail: info@scanservice.cz D O C U M E N T I M A G I N G www.scanservice.cz SAP Forum 2015 scanservice a.s. Jan Schöpp Digitalizace příchozích faktur

2 D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | 193 00 Praha 9 | E-mail: info@scanservice.cz | www.scanservice.cz Obsah Představení scanservice a.s. Proč přemýšlet o digitalizaci příchozích faktur Jak to v praxi funguje Co si zapamatovat 2

3 D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | 193 00 Praha 9 | E-mail: info@scanservice.cz | www.scanservice.cz scanservice a.s. 3 česká společnost | na trhu od roku 1998 řešení + služba = více než miliarda zpracovaných dokumentů v ČR a SR státní správa | samospráva | pošty | finanční instituce | centra sdílených služeb průmyslové podniky | zdravotnictví …

4 D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | 193 00 Praha 9 | E-mail: info@scanservice.cz | www.scanservice.cz Co umíme 4 Digi business dokumentů Digitalizace archivů Digitalizace knih Implementace řešení HW, SW + servis

5 D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | 193 00 Praha 9 | E-mail: info@scanservice.cz | www.scanservice.cz 3 důvody proč digitalizovat příchozí faktury 5 Zkrácení celého procesu Papírové faktury dlouho obíhají napříč firmou, obzvlášť pak v případech decentralizovaných organizací Transparentnost a dohledatelnost Faktury se neztrácejí, jsou plně pod kontrolou, výrazně se sníží chybovost a mohou být dlouhodobě elektronicky archivované 2 2 Efektivita a úspora nákladů Zaměstnanci nemusí data zdlouhavě přepisovat a mohou se věnovat důležitějším činnostem 3 3 1 1

6 D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | 193 00 Praha 9 | E-mail: info@scanservice.cz | www.scanservice.cz Využití času AP pracovníky 6 Zpracování výjimek Zadávání dat Ostatní Platby zaměstnanců Správa dodavatelů Zpracování plateb Zdroj: BearingPoint Dotazy dodavatelů

7 D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | 193 00 Praha 9 | E-mail: info@scanservice.cz | www.scanservice.cz Automatizace pomocí našeho řešení 7 Zpracování výjimek Zadávání dat Zdroj: BearingPoint Dotazy dodavatelů Naše řešení / služba efektivně řeší úkoly, které spotřebují majoritu času (66 %) zaměstnanců AP

8 D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | 193 00 Praha 9 | E-mail: info@scanservice.cz | www.scanservice.cz Digitalizace faktur jako řešení nebo služba? 8 Nemůžu předat data mimo Chci mít všechny systémy u sebe Složitost procesu Nechci se o nic starat Tlak na snížení počtu pracovníků Soustředím se na svůj core business řešeníslužba scanservice

9 D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | 193 00 Praha 9 | E-mail: info@scanservice.cz | www.scanservice.cz Jak to celé funguje? 5 jednoduchých kroků k úspěchu 9

10 D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | 193 00 Praha 9 | E-mail: info@scanservice.cz | www.scanservice.cz Krok 1 - Přijetí 10 Flexibilní aplikace Scan Portal Pomocí skenovacího portálu se papírové faktury skenují E- Portal Přijetí elektronických faktur ať už se jedná o PDF, EDI nebo XML soubor, případně obrázek z mobilního zařízení

11 D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | 193 00 Praha 9 | E-mail: info@scanservice.cz | www.scanservice.cz Krok 2 - Rozpoznání 11 Celostránkové OCR rozpoznání a kombinace více enginů, unikátní „hlasovací“ technologie Automatické nalezení polí k rozpoznání pomocí technologie neuronových sítí Freeform rozpoznání (přednastavené) Systém se automaticky učí Automatická validace

12 D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | 193 00 Praha 9 | E-mail: info@scanservice.cz | www.scanservice.cz Krok 3 - Validace 12 Validace dodavatele Kontrola množství Kontrola ceny Kontrola měny Kontrola DPH Kontrola řádkových položek dle objednávky Vše automaticky na základě master dat v ERP

13 D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | 193 00 Praha 9 | E-mail: info@scanservice.cz | www.scanservice.cz Krok 4 – Schvalovací workflow 13 Standardní schvalovací workflow Šablony workflow na základě SAP Business Workflow Libovolně konfigurovatelné

14 D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | 193 00 Praha 9 | E-mail: info@scanservice.cz | www.scanservice.cz Krok 5 – Platba 14 Plná integrace s ERP SAP Faktury jsou přeneseny a mohou jít k zaúčtování / proplacení

15 D O C U M E N T I M A G I N G scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | 193 00 Praha 9 | E-mail: info@scanservice.cz | www.scanservice.cz Co na závěr před koktejlem… 15 Výkonné a komplexní řešení pro automatizované zpracování faktur Automatické rozpoznání a validace vůči master datům Plná integrace se systémy SAP Zkrácení procesu zpracování a schválení faktury z týdnů na 1-2 dny = snížení nákladů na vyřízení faktury až o 80 %

16 scanservice a.s. | Náchodská 2397/23 | 193 00 Praha 9 | Česká republika | E-mail: info@scanservice.cz D O C U M E N T I M A G I N G www.scanservice.cz Děkuji za pozornost Ing. Jan Schöpp Obchodní ředitel scanservice a.s. jan.schopp@scanservice.cz +420 267 009 963