Řízení projektů IS/IT Dle učebnice Řízení projektů IS/IT, D. Chlapek, D. Chocholatý, Oeconomia, 2004.

Prezentace na téma: "Řízení projektů IS/IT Dle učebnice Řízení projektů IS/IT, D. Chlapek, D. Chocholatý, Oeconomia, 2004."— Transkript prezentace:

1 Řízení projektů IS/IT Dle učebnice Řízení projektů IS/IT, D. Chlapek, D. Chocholatý, Oeconomia, 2004

2 Projekt Řízená skupina činností vyvolaná za účelem dosažení předem určených cílů v daných termínech, ceně s přidělenými zdroji. Řízení projektů IS/IT, D. Chlapek, D. Chocholatý, Oeconomia, 2004

3 Projekt IS/ICT Řízená skupina činností vyvolaná za účelem pořízení nebo adaptace (změny) IS/ICT, směřující k dosažení předem určených cílů. Projekt končí předáním produktů do užívání. Řízení projektů IS/IT, D. Chlapek, D. Chocholatý, Oeconomia, 2004

4 Řízení projektů Plánování Organizování Delegování a motivování Řízení
Času, zdrojů,peněz, kvality, změn, ... Hodnocení a kontrolování

5 Vlastnosti projektu Unikátní Přesné cíle Dané terminy Danou cenu
Omezené zdroje

6 Stadia řídícího postupu projektu
Příprava Naplánování Provedení Ukončení

7 Role informační strategie
Všechny projekty IS/ICT musí vycházet z informační strategie

8 Organizace řízení projektu IS/ICT

9 Organizace řízení projektu IS/ICT
Řídicí komise projektu Zástupce sponzora Zástupce uživatele Zástupce dodavatele Vedoucí projektu Tým akceptace Tým kvality Tým změn Sekretář Vedoucí etapy Vedení projektu Vedoucí týmu 1 Člen týmu Vedoucí týmu 2 Člen týmu

10 Zástupce sponzora Organizuje a řídí schůzky kontrolní komise
Rozhoduje o změnách základních parametrů ze strany sponzora Schvaluje rozpočet

11 Zástupce uživatele Zajišťuje účast uživatelů v týmech
Rozhoduje o změnách parametrů za uživatele Podílí se na akceptačním řízení

12 Zástupce dodavatele Zajišťuje dodržení povinností dodavatele
Zastupuje zájmy dodavatele

13 Vedoucí projektu Vytváří plán projektu
Určuje odpovědnosti, přiděluje a kontroluje úkoly Řídí postup projektu Kompletuje změnové požadavky

14 Tým kvality Vedoucího a členy schvaluje řídící komise Plán kvality
Průběžná kontrola kvality Kontrola kvality milníků

15 Tým akceptace Vedoucího a členy schvaluje řídící komise
Zástupci všech tří rolí! Vypracovává plán akceptace Zodpovídá za provedení akceptačního řízení

16 Tým řízení změn U některých větších projektů
Vedoucího a členy schvaluje řídící komise Zástupci všech tří rolí Připravuje podklady pro změnové řízení

17 Řídicí x věcné postupy Řídicí postupy Příprava Naplánování Provedení
Ukončení Věcné postupy Úvodní studie GAN DAN Implementace Zavedení

18 Základní dokumenty Příprava Naplánování Provedení Ukončení
Projektový záměr Naplánování Plán projektu Provedení Věcné výstup, změnový protokol, předávací protokol, akceptační protokol, deník, zpráva o průběhu Ukončení Vyhodnocení projektu

19 Projektový záměr Nezpracovává vedoucí projektu
Důvody, cíle, metriky, přínosy Co není předmětem projektu Náklady, požadované zdroje

20 Plán projektu Plán obsahu a výstupů Plán čerpání zdrojů Časový plán
Plán rizik Plán kvality

21 Plán projektu – obsah Strukutra prací Výstupy Organizace Harmonogram
Potřeba zdrojů Rizika projektu Projektové metriky Rozpočet Procedury zjištění kvality

22 Plánování pracnosti – zdroje
Kvalifikovaný odhad Analogické projekty Znalostní databáze organizace Speciální techniky

23 Plánování pracnosti – typy přesnosti
Řádová Na začátku projektu (– - 25 % – +75%) Předběžná Specifikace požadavků (- 10 % – + 25 %) Realistická Podrobná znalost výstupů (- 5 % – + 10 %)

24 Plánování pracnosti – techniky
Delfská věštírna Analogie Gantt Chart (Úsečkové diagramy) Síťové diagramy Critical Path Method (CPM)

25 Gantt Chart Trhání zubu

26 Gantt Chart Výhody Nevýhody Délky činností Předstih či zpoždění
Zobrazení kritické cesty Nevýhody Závislosti Sledování průběhu Procentuální zobrazení stavu ukončenosti

27 CPM 2 3 1 4 7 5 6 Kritická cesta: 1  4  6  7 1: 4 5: 8 4 1 2 5: 6
10:10 5 4 1 4 7 2 2: 3 5: 5 5 2 5 6 Kritická cesta: 1  4  6  7

28 Provedení projektu Zahájení projektu Budování a formování týmu
Sledování postupu prací Úprava parametrů Kontrola kvality Akceptační řízení Ukončení projektu

29 Kontrola projektu Procento dokončenosti nespolehlivé
Předmětem kontroly dokončené výstupy Kontrolní schůzky (body) projektu

30 Náklady Sledují se odchylky od plánu Nutnost určit důvody odchylek
Vždy je nutno brát v úvahu dosažené výstupy

31 Změnové řízení Postup pro uplatnění, posouzení a řešení změny obsahu, rozsahu, cílů termínů a rozpočtu projektu Požadavek kdokoli vedoucímu proj. Změnu schvaluje řídící komise

32 Projektová změna Popis navrhované změny Odůvodnění
Návrh úpravy parametrů projektu

33 Deník projektu Činnosti Problémy Poznámky Podklad pro zpracování zpráv

34 Akceptační protokol Popis akceptovaného výstupu projektu
Seznam kritérií Připomínky k výstupu Vyjádření AKCEPTOVÁNO BEZ VÝHRAD AKCEPTOVÁNO S VÝHRADAMI NEAKCEPTOVÁNO Termín pro odstranění nedostatků

35 Protokol o ukončení prací na projektu
Zhodnocení výsledků projektu Zjištěné výhrady a připomínky Seznam odchylek od Projektového záměru Seznam souvisejících dokumentů

36 Portfolio projektů

37 Projektové portfolio Kolekce projektů, které sdílí stejné strategické cíle společnosti a využívají stejné zdroje (navzájem o ně soutěží)

38 Základní východiska Projekty nelze řídit jako nezávislé entity
Vždy víc projektů než zdrojů

39 Cíle Propojení portfolia se strategickými cíli Správný výběr projektů
Maximalizace hodnoty portfolia

40 Hodnotící matice projektů
vysoké Kvadrant I Kvadrant II Kvadrant III Kvadrant IV Riziko projektu Přínosy projektu nízké vysoké

41 Kvadrant I Dlouhotrvající projekty v plánovací fázi nebo bez plánu
vysoké Dlouhotrvající projekty v plánovací fázi nebo bez plánu Výrazný vliv na způsob práce, ale nezvyšují výkonnost Neověřené technologie Malý počet uživatelů nebo malý dopad Kvadrant I Kvadrant II Kvadrant III Kvadrant IV Riziko projektu Přínosy projektu nízké vysoké

42 Kvadrant II Dlouhotrvající projekty v plánovací fázi nebo bez plánu
vysoké Kvadrant I Kvadrant II Kvadrant III Kvadrant IV Dlouhotrvající projekty v plánovací fázi nebo bez plánu Neověřené technologie Nařízené projekty Velký dopad na celkovou oblast podnikání Riziko projektu Přínosy projektu nízké

43 Kvadrant III Krátkodobé projekty v realizační fázi
Kvadrant IV Krátkodobé projekty v realizační fázi Malé projekty, osvojené technologie Malý počet uživatelů Výstupy statického charakteru (realizace semináře) Riziko projektu Přínosy projektu nízké vysoké

44 Kvadrant IV Krátkodobé projekty v realizační fázi Ověřené technologie
Kvadrant II Kvadrant III Kvadrant IV Krátkodobé projekty v realizační fázi Ověřené technologie Platné trendy Významné zvýšení výkonnosti Riziko projektu Přínosy projektu nízké vysoké

45 Zhodnocení projektů Odstranění vysoké Riziko projektu Portfolio nízké
Vysoké riziko i přínos (asi přijato) Nízké riziko, nízký přínos (asi zamítnuto) Portfolio Přínosy projektu nízké vysoké

46 Hodnotící kritéria Riziko Přínos

47 Hodnotící kritéria – riziko
Riziko dokončení projektu včas Organizační riziko Technologické riziko Riziko neudělání projektu Riziko spojených nákladů

48 Hodnotící kritéria – přínos
Počet uživatelů Dopady napříč funkcionálními oblastmi Vliv na zlepšení firemní kultury Vliv na služby zákazníkům Poměr přínos/náklady

49 Sociálně psychologické aspekty

50 Sociálně psychologické aspekty
Zvyšuje se podíl manažerských dovedností na dosahování úspěchu projektů Teoretické zázemí: psychologie, sociologie Emoční inteligence Vůdcovství

51 Techniky budování týmů – nové
Výběr členů týmu Potřebné technické a komunikační schopnosti (charakterové rysy) Formující seminář Poznání ostatních, své i jejich role, co se od něj a ostatních očekává Komunikační, týmové hry, osobnostní testy Seznámení s plánem projektu

52 Techniky budování týmů – existující
Diagnostické schůzky Umožnit členům veřejně ventilovat svůj pohled na problémy Plán k odstranění problémů Plán pro každého člena týmu, aby se problémům předešlo

53 Osobnostní typy Analytický Řídící Podporující Expresivní
Logický, systematický, uvážlivý Chce vědět jak, přesný, statistiky Bojí se ztrapnění, introvert nedává najevo emoce Řídící Výkonný, rozhodný, pragmatický Chce vědět co, výsledky, po jeho Strach, že ztratí kontrolu, extrovert, nedává průchod emocím Podporující Loajální, kooperativní, trpělivý Chce vědět proč, vztahy, podpora Bojí se ztráty důvěry, introvert, ale emoce Expresivní Nadšený, otevřený, přesvědčivý Chce vědět kdo, má rád ocenění Strach z odmítnutí, extrovert, emoce

54 Emoční inteligence EQ označuje schopnost rozumět lidem 5 oblastí
Znalost vlastních emocí Zvládání emocí Schopnost sebemotivace Empatie Umění mezilidských vztahů

55 Leader „Je to člověk, který dokáže přimět jiné lidi k tomu, aby dělali něco, do čeho se jim nechtělo, a aby to dělali rádi.“ H.S.Truman Vede, rozhoduje, jde v čele Musí Vědět, co je pro tým důležité Mít vizi Riskovat Kontrolovat Postoje + Chování = Výsledky

56 Groupthink Skupinové myšlení (skupinová hloupost) Příčiny Následky
Jedna osoba dominuje Chybí autorita Následky Přestane uvažovat o alternativách Přestane zkoumat rizika Lhostejná k negativním důsledků Výběrové zkreslení

57 Groupthink – příznaky Iluze nezranitelnosti
Racionalizace chybných rozhodnutí Iluze, že skupina ví víc než jedinec Sdílení myšlenkových stereotipů Iluze jednomyslnosti a nejrychlejší shody