Event management 20. března 2012 Ing. Jana Turčínková, Ph.D.

Prezentace na téma: "Event management 20. března 2012 Ing. Jana Turčínková, Ph.D."— Transkript prezentace:

1 Event management 20. března 2012 Ing. Jana Turčínková, Ph.D.

2 Event management = organizace akcí První krok – ujasnit si, proč akci (event) chceme uspořádat? – Čeho chceme dosáhnout, jaké jsou naše cíle? – Jaká cílová skupina? – Neexistuje jiný (levnější, efektivnější) způsob pro dosažení stejných cílů? 2

3 Důvody pro organizování akcí Představení nějaké novinky, zvláště s možností osobního vyzkoušení Přítomnost speciálního hosta Série přednášek (více témat / více řečníků) Navázání / upevnění vztahů Společenská zvyklost (vánoční večírek, tisková konference) Zábava, neformální atmosféra… 3

4 Typy akcí Slavnostní otevření nových lokalit Vernisáže výstav Koncerty Dílny (workshopy) Dny otevřených dveří Tiskové konference a neformální setkání s novináři Putovní akce (roadshow) Veřejné akce, soutěže atd. 4

5

6 Co je organizování akcí? Základní části postupu – Kreativní část (koncepce, scénář) – Produkční část (příprava, organizace, likvidace, vyhodnocení) Základem organizace akce je: – Plánování a řízení projektu – Zkušenosti, praxe – Předvídavost – Důslednost a smysl pro detail 6

7 Obvyklý postup Příprava návrhu – Nápad – Zadání – Cíl akce – Termín – Počet hostů – Program – Prověřit dodavatele – Rozpočet 7

8 Obvyklý postup Prezentace návrhu vedení Připomínkové řízení Finální návrhy – Zjistit přesné finance – Personální zajištění – Časový plán, místo konání – Harmonogram realizace – Záloha na akci klientem Příprava akce – realizace 8

9 Scénář Záložní varianta Pozvánka – Návrh – Tisk – Kompletace – Obálky – Známky Rozeslání – Databáze – Štítky 9

10 Příprava akce – realizace List pozvaných + zasedací pořádek (dle akce) Dodavatelé – Občerstvení (+ zázemí) – Prostory – Technika – zvuk, světla, video – Vystupující (přednášející, hudebníci, tanečnice, apod.) – Moderátor – Hostesky – Dekorace – Ochranka? – Kameraman, fotograf – Tlumočení? 10

11

12 Příprava akce – realizace Technické požadavky – Šatna – WC – Pódium – Voda – Navigace – Loga Dárky? 12

13

14 Než tedy začneme Před samotnou realizací akce je důležité: – Vypracovat koncepci akce (kreativita) – Sestavit realizační tým a určit odpovědnosti 14

15 Realizační tým a scénář Realizační tým – Rozdělení lidí – Kdo je manažerem projektu? – Externí a interní pracovníci, dodavatelé. Detailní scénář (průběh akce, program) – Několik scénářů (inspice, zvuk, světla, video apod.) – Harmonogram přípravy – Hlavní termíny – Podrobný harmonogram (pro realizační tým) – Plánování „od zadu“ (od termínu akce) – Časové řízení projektu – klíčová role manažera 15

16

17 Lokalita a termín Termín: vhodný pro účel akce, prověřit konkurenční akce, veletrhy a výstavy, státní svátky, lokální tradiční události Při výběru vhodné lokality je důležité zvážit: přístupnost, originalitu, dostatečnou prostornost, logistické uspořádání, servis, ceny, stornovací poplatky, další podmínky. Před výběrem je vhodné shromáždit nejméně 2–3 alternativy. Navštívit lokalitu s kolegy osobně. Rezervaci je třeba učinit vždy s dostatečným časovým předstihem. 17

18

19 Hosté a pozvánky Zdroj pro sestavení databáze hostů (interní, externí) Databáze hostů (jejich ověření) Avízo (email,…) Oficiální pozvánka Potvrzení účastí Zpětná vazba (follow up) 19

20 Taška poslední záchrany Kopie všech relevantních dokumentů Mobilní telefon nebo krátkovlnná vysílačka Kopie kontaktů a telefonních čísel KPZ (první pomoc, nůžky, šití) Zvýrazňovače Koník, děrovačka, izolepa Lepidlo + Blu-Tack Suché zipy

21 Rozpočet Typické položky – Pronájem – Občerstvení – nápoje, jídlo, obsluha – Pozvánky – grafické zpracování, tisk, distribuce – Technické zajištění – pronájem techniky, obsluha, AV technika, komunikační zařízení (vysílačky) – Scénář – doprovodný program – Honoráře – fotograf, moderátor, umělci, režie, hostesky, staff – Dárky – hosté, novináři – Dekorace – květinová výzdoba, informační systém, pódium – Ubytování, doprava – Odměna agentury – Poplatky ochranným svazům a další 21

22

23

24

25

26

27

28 Vyhodnocení akce Komentáře kolegů, hostů Průzkum u cílové skupiny Děkovné dopisy dodavatelům, umělcům, pronajímateli lokality Poděkování hostům za účast Fotografie médiím, hostům Foto/videodokumentace Sledování mediální odezvy – tisk, rádio, TV Archivace Zvážení, co lze pro příště vylepšit! 28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40