Výukový materiál zpracován v rámci projektu EU peníze školám Registrační číslo projektu : CZ.1.07/1.5.00/ Šablona:III/2č. materiálu:VY_32_INOVACE_16 Jméno autora:Ing. Aneta Florianová Třída/ročník:3.A HT / 3. ročník HT Datum vytvoření:3. ledna 2013

Vzdělávací oblast: Cestovní ruch Tematická oblast: Kongresový CR 2. část Výstižný popis způsobu využití, případně metodické pokyny: Studenti si na základě odprezentovaného učiva osvojí informace o klasifikaci kongresových služeb a organizování kongresových akcí. Klíčová slova: Kongres, plánování, příprava, realizace Druh učebního materiálu: Prezentace

Klasifikace kongresových služeb Kongresové služby dělíme na: a) Služby související s jednáním b) Služby související s pobytem účastníků c) Ostatní služby

ad A) Služby související s jednáním Zabezpečení (pronájem) a příprava jednacích prostorů Zpracování a tisk kongresových materiálů (pozvánky, návratky, program, referáty atd.) Propagace a poskytování informací o programu a organizaci akce Organizační služby před zahájením a v průběhu akce Tlumočnické a překladatelské služby Vytištění a expedice sborníků

ad B) služby související s pobytem účastníků Ubytování účastníků akce a osob, které je doprovázejí Stravování účastníků a jejich doprovodu Přeprava účastníků při příjezdu a odjezdu do místa a z místa konání akce, včetně dalších služeb s tím spojených

ad C) ostatní služby Recepční služba během konání akce Služby průvodců, hostesek Směnárenské služby Společenské programy Doprovodné akce

Organizování kongresových akcí Zabývají se tímto specializovaní organizátoři, agentury a cestovní kanceláře Soubor služeb kongresového CR poskytují samotná kongresová centra a paláce Zajišťují ubytování, stravování, společenský program a ostatní služby, které zprostředkovávají od dodavatelů – dopravních, ubytovacích, stravovacích apod. Objednavatelem kongresové akce, je subjekt, který rozhoduje o věcném obsahu akce, o počtu a struktuře účastníků, termínu a délce trvání a o místu konání

Organizování kongresových akcí Fáze organizování kongresové akce: 1. Plánování akce 2. Příprava akce 3. Realizace akce 4. Ukončení, vyúčtování a vyhodnocení akce

ad 1. Plánování akce Objednavatel kongresové akce vytváří přípravný tým, který plánování akce řídí a koordinuje Funkci tohoto týmu může nahradit i jednotlivec – kompetentní pracovník anebo přímo vedení objednávající instituce Plánování akce zahrnuje zásadní rozhodnutí o rozpočtu akce a jeho finančním zajištění, součástí plánování je i rozhodnutí o spolupráci se specializovanou firmou a její výběr

ad 2. Příprava akce Tato fáze je nejdůležitější a) Příprava odborného programu a zpracování časového plánu akce b) Určení místa akce a výběr prostoru pro jednání c) Zabezpečení dopravních, ubytovacích a stravovacích služeb d) Zabezpečení doprovodných akcí a programů e) Příprava a vytištění materiálů f) Propagace akce

ad 2. Příprava akce podstatnou součástí je zpracování cenových kalkulací včetně vložného (účastnický poplatek) Po jejich odsouhlasení oběma stranami je uzavřena písemná smlouva mezi objednavatelem a realizátorem kongresové akce

ad 3. Realizace akce Plně zajišťuje najatá firma, která zpravidla vytváří realizační tým, který komplexně řídí celkový průběh akce, dohlíží nad dohodnutými a objednanými, ale i ostatními službami Realizaci odborné části akce, tedy jednání, organizačně zabezpečují pracovníci objednatele

ad 4. Ukončení, vyúčtování a vyhodnocení akce Zde dochází k hodnocení organizačního a společenského průběhu celé akce a k vyúčtování Objednavateli je předloženo závěrečné vyúčtování podle cenové kalkulace a uzavřené smlouvy Hodnotí se ekonomické aspekty kongresové akce

Použitá literatura Drobná D., Morávková E.: Cestovní ruch pro střední školy a pro veřejnost; druhé upravené vydání; nakladatelství FORTUNA PRAHA 2010 Obrázky –