Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Lukáš Čermák Klára Hniličková Žaneta Kašparová Petr Kolář Tomáš Skůra.

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "Lukáš Čermák Klára Hniličková Žaneta Kašparová Petr Kolář Tomáš Skůra."— Transkript prezentace:

1 Lukáš Čermák Klára Hniličková Žaneta Kašparová Petr Kolář Tomáš Skůra

2 CO SE OD NÁS VŠE DOZVÍTE?  Historie  Archivace dnes  Archivace vs. zálohování  Legislativa  Přístupy a příklady archivace  Očekávané přínosy archivace  Diskuze

3  Původ slova archiv -,,arkheion“  Co to je archiv?  Archivář Archivnictví Archiv

4  Antické Řecko  Čína, Řecko, Řím  Francouzský národní archiv

5  Historie  Středověk  Novodobé archivy  Moderní archivy  Mezinárodní standardy ISAD a ISO

6  Dlouhodobé uložení dokumentů a jejich uchování, ošetřování, zpřístupňování a vyřazování v souladu s platnými zákony

7  Zálohování  Kopie databází, transakčních logů, jiných datových zdrojů a životně důležitých informací pro běh aplikace do vybraného úložiště  Slouží k obnově provozu systému  Archivace  Trvalé odstranění dat ze systému!

8 Archivace  Data jsou přesouvána  Data jsou uložena na nepřepisovatelných paměťových médiích  Spadá do problematiky splnění legislativních požadavků  Jednotlivé záznamy, dokumenty atd.  Archivujeme roky  Cílem je uchování dat pro budoucí použití Zálohování  Data jsou kopírována  Data jsou uložena na přepisovatelných médiích  Spadá do problematiky zajištění bezpečnosti provozu informační  Celá databáze či souborový systém  Zálohujeme dny, týdny, měsíce  Cílem je rychlá obnova dat při jejich ztrátě

9  Objem ukládaných a uchovávaných dat stále roste a my se v nich potřebujeme vyznat  Povinnost archivovat jako taková je dána i zákonem  Vyplývá z potřeby, aby činnosti organizací byly transparentní a dlouhodobě prokazatelné  Uchování všech relevantních dat a dokumentů

10  Neměnnost obsahu dokumentů  Dobrou dostupnost a čitelnost dokumentů po celou dobu uložení  Jednoznačnou identifikaci dokumentů (např. pomocí čárového kódu)  Správné nastavení a realizace skartace  Správná strategie s ohledem na potřeby a možnosti konkrétní firmy

11  Zákon č. 167/2012 Sb., o archivnictví a spisové službě  Zákon č. 440/2004 Sb., o elektronickém podpisu  Zákon č. 564/1991 Sb., o účetnictví  Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení  Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty

12 PODLE ČEHO SE FIRMY ROZHODUJÍ?  Odvětví podnikání  Legislativy  Nákladů

13 1) archivace

14 ARCHIVOVAT PAPÍR NEBO CD?  Stohy papírů a šanonů totiž vyžadují určitý prostor  Outsourcing  Doklady je také možné převést a uchovávat v elektronické formě podoby zmi ň uje ú č etní zákon

15  Listinná podoba – účetní záznam provedený na analogový nosič rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky  Technická podoba – účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný  Smíšená podoba – účetní záznam v listinné formě obsahující také informace v technické formě pro osobu nečitelné, které umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný podmínky č. 564/1991 sb., o ú č etnictví

16  Čitelnosti pro fyzickou osobu  Ochrana před zneužitím, poškozením, zničením, neoprávněnou změnou, ztrátou nebo odcizením  Dlouhodobá prokazatelnost (zajištěnu věrohodnost původu, zachovanou neporušitelnost obsahu) prokazatelnost el. dokument ů

17  Elektronické podpisy či značky  Zákon o DPH upřesňuje, že elektronický podpis nebo značka musí být založeny na kvalifikovaném (systémovém) certifikátu  Zaručena neporušenost obsahu elektronickou výměnou informací elektronický podpis č. 235/2004 Sb., o dani z p ř idané hodnoty č. 167/2012 Sb., o archivnictví a spisové slu ž b ě

18  Identifikace podepisovatele (určení věrohodnosti původu dokumentu)  Zda v mezidobí s obsahem dokumentu někdo manipuloval  Zašifrování dokumentu, které vychází z jeho textu  Národního bezpečnostní úřad (www.nbu.cz)www.nbu.cz  Jednotný typ elektronického podpisu pro komunikaci mezi veřejným a soukromým sektorem č. 440/2004 Sb., o elektronickém podpisu výhoda elektronického podpisu

19  Pokud je dokument v digitální podobě podepsán uznávaným elektronickým podpisem, ke kterému je v okamžiku podpisu či za jeho platnosti připojeno kvalifikované časové razítko, považuje se takový dokument za pravý  Dokazovací břemeno spadá na protistranu (na rozdíl od listinné podoby) č. 167/2012 Sb., o archivnictví a spisové slu ž b ě datové schránky

20  V případě datových schránek jsou doručené dokumenty uvnitř schránky archivovány pouze po dobu 90 dní. Pokud společnost s originálem elektronického dokumentu řádně nenaloží, nekonvertuje ho do listinné podoby nebo v souladu s právními předpisy nearchivuje v elektronické podobě, o tyto elektronické originály po uplynutí 90 dnů přijde. zp ě t k podmínkám archivace

21  Účetní doklady  účetní závěrka, výroční zpráva – 10 let  účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy – 5 let  účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví – 5 let  Personalistika  stejnopisy evidenčních listů – 3 roky  mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 30 let (u starobního důchodu pouze 10 let)  u obchodní společnosti (a obdobně i družstva) seznam společníků, členů statutárního orgánu, dozorčí rady – 6 let  Daňové doklady  doklady se skladují 10 let od konce zdaňovacího období. skartace č. 564/1991 sb., o ú č etnictví č. 582/1991 Sb., o organizaci a provád ě ní sociálního zabezpe č ení č. 235/2004 Sb., o dani z p ř idané hodnoty

22  Povinnosti podnikatelů nezapsaných v obchodním rejstříku končí skartací dokumentů  U podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku však musí samotné skartaci předcházet jednání se státním archivem a výběr archiválií z podnikatelských dokumentů, určených k trvalému uložení. podmínky pro OR dané zákonem 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové slu ž b ě

23 POVINNOST ARCHIVOVAT PODLE ZÁKONA O ARCHIVNÍ A SPISOVÉ SLUŽBĚ 1. Statut, dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu 2. Dokumenty vrcholového řízení podnikatelského subjektu 3. Dokumenty o majetku či ochranných známkách 4. Finanční dokumenty, účetní záznamy a statistiky 5. Dokumenty z propagační činnosti podnikatelského subjektu 6. Výrobní program a jeho změny 7. Zásadní dokumenty o zaměstnaneckých záležitostech skartace 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové slu ž b ě

24 DO KOŠE S TÍM  „Podnikatel zapsaný v obchodním rejstříku, který zničí dokumenty bez umožnění výběru archiválií příslušným archivem, se vystavuje hrozbě uložení pokuty do Kč“  Výběr dokumentů jako trvalých archiválií (sestavení návrhu pro Státní oblastní archiv) jak návrh sestavit

25  Skartační znak - značka, podle které se určuje, jak se po uplynutí skartační lhůty s dokumentem naloží  A (archiv) pro dokument s trvalou hodnotou, který je určený k uložení do archivu  S (stoupa) pro dokument určený ke skartaci  V (výběr) pro dokument, který bude po posouzení teprve zařazen do kategorie A nebo S Lawyered

26  Představení firem  Digitální archiv  Listinný archiv  Pozitiva a negativa přístupů  Řešení archivace  Vlastní zdroje vs. Outsoursing

27  Dodržení zákonných požadavků o archivaci  Přínosy archivace listinných dokumentů  Přínosy archivace elektronických dokumentů

28  Uvolnění úložného prostoru  Zabezpečení dokumentů v archivu

29  Dostupnost dokumentů oprávněným osobám  Uchování dokumentů v zabezpečených archivech  Uvolnění datového prostoru

30  Otázky:  Jaký je váš názor na digitální archiv?  Outsourcing nebo vlastní zdroje?

31


Stáhnout ppt "Lukáš Čermák Klára Hniličková Žaneta Kašparová Petr Kolář Tomáš Skůra."

Podobné prezentace


Reklamy Google