Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Mgr. Galina Rucká Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín.

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "Mgr. Galina Rucká Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín."— Transkript prezentace:

1 Mgr. Galina Rucká Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

2 1. Úvod 2. Legislativa 3. Základní pojmy 4. Práce s dokumenty u původce 5. Postup při vyřazování dokumentů 6. Spisový a skartační řád a plán 7. Kontrola 8. Diskuse Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

3  zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (jak vyplývá ze změn provedených zákonem č. 413/2005 Sb., zákonem č. 444/2005 Sb., zákonem č. 112/2006 Sb., zákonem č. 181/2007 Sb., zákonem č. 296/2007 Sb., zákonem č. 32/2008 Sb.,zákonem č. 190/2009 Sb., zákonem č. 227/2009 Sb., zákonem č. 424/2010 Sb. a zákonem č. 167/2012 Sb.) – plné znění viz. zák. č. 329/2012  Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb. Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

4  Původce – každý, z jehož činnosti dokument vznikl; za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje rovněž dokument, který byl původci doručen nebo jinak předán  Archivní zákon rozlišuje původce: Veřejnoprávní původci ◦ organizační složky státu ◦ ozbrojené síly, bezpečnostní sbory ◦ státní příspěvkové organizace, státní podniky ◦ územní samosprávné celky ◦ organizační složky územních samosprávných celků, vytváří-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu ◦ právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vytváří- li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu ◦ vysoké školy ◦ školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále jen „školy“) ◦ zdravotní pojišťovny, veřejné výzkumné instituce ◦ právnické osoby zřízené zákonem Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

5 Soukromoprávní původci ◦ obchodní společnosti a družstva s výjimkou bytových družstev ◦ politické strany, politická hnutí, občanská sdružení, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti, profesní komory, nadace, nadační fondy, obecně prospěšné organizace ◦ notáři  Dokument – každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která vznikla z činnosti původce nebo byla původci doručena.  Metadata – data popisující souvislosti, obsah a strukturu (digitálních) dokumentů a jejich správu v průběhu času.  Spisová služba – odborná správa dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení – životní cyklus dokumentu. Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

6  Určení původci – vykonávají spisovou službu v plném rozsahu dle definice spisové služby tak, jej je popsán v archivním rozsahu – obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem. § 63 odst. 1 zákona  Ostatní původci neuvedení mezi určenými (obce, školy atd.) – vykonávají spisovou službu v omezeném rozsahu dle § 64-67, § 68 odst. 1-3, § 68a a § 69a archivního zákona – neplatí podmínky pro spisovnu, musí mít spisový řád. § 63 odst. 2 zákona Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

7  Možnost volby – spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech musí vykonávat organizační složky státu, kraje a hlavní město. Obce a ostatní původci neuvedení mezi určenými původci mohou vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě.  Elektronický systém musí odpovídat legislativě.  Datové schránky – zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

8  Veřejnoprávní původce zaznamená u digitálních dokumentů datum a čas doručení dokumentů § 3 odst. 1 vyhlášky  Dokument v analogové podobě musí být bezodkladně opatřen otiskem podacího razítka – název původce, datum doručení, číslo jednací nebo číslo evidenční ze samostatné evidence dokumentů, počet listů, počet příloh a počet listů těchto příloh v listinné podobě a počet a druh nelistinných příloh § 3 odst. 3 vyhlášky  Pokud je dodán dokument (analogový, digitální) neúplný, poškozený, nečitelný, vyrozumět odesílatele, lze-li to. § 4 odst. 2 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

9

10  Autorizovaná konverze – převedení dokumentu v listinné podobě na dokument digitální a naopak  Převod doručeného digitálního dokumentu na analogový - autorizovanou konverzí nebo podle § 69a zákona,  Doručenou datovou zprávu uchovat nejméně tři roky, není-li stanoveno více § 6 odst. 1 vyhlášky  Převod doručeného analogového dokumentu na digitální - autorizovanou konverzí nebo podle § 69a zákona  Původní dokument uchovat u převedení podle § 69a po celou dobu, u autorizované konverze nejméně tři roky, není-li stanoveno více § 4 odst. 2 vyhlášky  Pokud je skartační lhůta doručeného a převedeného dokumentu kratší než 3 roky, bude uchován nejméně po dobu skartační lhůty. § 6 odst. 3 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

11  Jednoznačný identifikátor – označení původce a alfanumerický kód.  U otisku podacího razítka nemusí být obsažen alfanumerický kód § 7 odst. 1 vyhlášky  U původců vykonávajících listinou podobu spisové služby se označování a evidence provádí současně § 7 odst. 1,3 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

12  Základní evidenční pomůckou spisové služby v elektronické podobě je elektronický systém spisové služby. § 8 odst. 1 vyhlášky  Základní evidenční pomůckou spisové služby v listinné podobě je podací deník, označený názvem původce, časovým obdobím a počtem všech listů. § 8 odst. 1 vyhlášky  Sběrný arch – samostatná evidenční pomůcka, dokumenty evidované ve sběrném archu s výjimkou iniciačního dokumentu se neevidují v základní evidenční pomůcce. § 8 odst. 3 vyhlášky  V podacím deníku: pořadové číslo, datum doručení (čas) nebo datum vytvoření, adresa odesílatele (vlastní), číslo z evidence odesílatele, počet listů dokumentu, počet listů nebo svazků příloh, počet a druh příloh v nelistinné podobě, obsah, kdo vyřizuje, způsob vyřízení, adresa adresáta, datum odeslání, počet listů dokumentu, počet listů nebo svazků příloh, spisový a skartační znak, skartační lhůta nebo rok skart. řízení. § 10 odst. 1 vyhlášky  V elektronickém systému ještě: typ dokumentu (analogový, digitální), jednoznačný identifikátor, záznam o výběru archiválií § 10 odst. 2 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

13

14  Dokument evidovaný v elektronickém systému nebo v podacím deníku se označuje číslem jednacím (označení původce, pořadové číslo, kalendářní rok).  Dokument evidovaný ve sběrném archu - číslo jednací obsahuje za pořadovým číslem zápisu v základní evidenční pomůcce pomlčku nebo lomítko a pořadové číslo zápisu dokumentu ve sběrném archu. § 11 odst. 1 vyhlášky  Dokument v samostatné evidenci dokumentů se označuje evidenčním číslem (zkratka, kód) stanoveným ve spisovém řádu. § 11 odst. 3 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

15

16  Dokumenty týkající se téže věci se spojují do spisu. Veřejnoprávní původce vytváří spis spojováním dokumentů nebo pomocí sběrného archu.  Spojováním dokumentů – dokumenty zařazené do spisu mají různá čísla jednací, návaznost se vyznačuje v podacím deníku.  Pomocí sběrného archu – iniciační dokument se zaeviduje v základní evidenční pomůcce nebo v samostatné evidenci dokumentů a přidělí se mu číslo jednací lomené pořadovým číslem 1. Následující dokumenty jsou evidovány pouze ve sběrném archu. § 12 odst. 1, 2 vyhlášky  Součástí spisu je soupis vložených dokumentů i sběrný arch. § 12 odst. 1, 2 vyhlášky  Dokumenty jsou uspořádány chronologicky, vzestupně nebo sestupně. § 12 odst. 8 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

17  Původce zaznamená v příslušné evidenci dokumentů způsob vyřízení dokumentu, popřípadě spisu. § 14 odst. 3 vyhlášky  Původce přidělí dokumentu nejpozději při jeho vyřízení spisový znak, skartační znak a lhůtu podle spisového a skartačního plánu účinného v době vyřízení dokumentu. § 14 odst. 4 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

18  Původce uvede přehled spisových a skartačních znaků ve spisovém a skartačním plánu. § 15 odst. 1 vyhlášky  Původce stanoví ve spisovém a skartačním plánu spouštěcí událost, kterou je okamžik rozhodný pro počátek plynutí skartační lhůty. § 15 odst. 4 vyhlášky  Spis se označuje skartační lhůtou s nejvyšší hodnotou – tj. podle dokumentu, který má být do skartačního řízení zařazen nejpozději. § 15 odst. 5 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

19  Dokument určený k odeslání má záhlaví (název, sídlo, adresa), číslo jednací nebo evidenční číslo vlastní, případně číslo došlé. § 16 odst. 1 vyhlášky  Dále obsahuje: datum podpisu, počet listů, počet příloh, počet listů nebo počet svazků příloh, jméno, příjmení a funkce osoby pověřené podpisem. § 13 odst. 2 vyhlášky  Původce si ponechá prvopis nebo jeden ze stejnopisů dokumentu. § 13 odst. 3 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

20

21  Původce vede evidenci úředních razítek obsahující: otisk razítka, jméno, příjmení a funkce osoby, která razítko převzala, datum převzetí, datum vrácení, datum vyřazení razítka, podpis osoby. § 17 odst. 2 vyhlášky  Původce vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikovaných služeb. § 17 odst. 4 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

22  Spisovna – místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce.  Spisovny nesmí být ohroženy povodněmi, musí být zpracována požární dokumentace a spisovna musí být vybavena práškovými hasícími přístroji. Prostor musí být zabezpečen proti škodlivému působení přírodních vlivů a jevů vyvolaných činností člověka, a to zejména proti průniku vody, páry, dešťové a splaškové kanalizace, nebezpečných chemických a biologických látek nebo působení fyzikálních jevů a proti nadměrné prašnosti. Spisovny musí být vybaveny regály a zabezpečeny proti vstupu nepovolané osoby. § 68 odst. 4 zákona  Dokumenty se ukládají podle spisového a skartačního plánu. § 68 odst. 1 zákona  Původce informuje před svým zánikem příslušný archiv o opatřeních, která učinil ve vztahu ke spisovně. § 68 odst. 3 zákona Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

23  Původce ukládá uzavřené spisy a vyřízené dokumenty podle věcných skupin a spisových znaků. § 19 odst. 1 vyhlášky  Původce před uložením kontroluje uzavřený spis a uložený dokument, jsou-li úplné (podací razítko a jeho vyplnění, počty listů a příloh, spisový znak, skartační znak a lhůta, uložení v obalech apod.). § 19 odst. 2 vyhlášky  Původce vede ve spisovně evidenci uložených dokumentů a spisů obsahující zejména stručný obsah, spisové a skartační znaky, skartační lhůty. § 19 odst. 3 vyhlášky  Spisovna vede evidenci o zapůjčování a nahlížení do dokumentů a spisů. § 19 odst. 4 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

24

25  Uchovávání – zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat. Tyto vlastnosti musí být zachovány do doby provedení výběru archiválií.  Před uložení se zkontroluje úplnost digitálního dokumentu.  Digitální dokumenty musí být nejpozději před jejich vyřízením, resp. uzavřením ve formátech požadovaných podle vyhlášky č. 259/2012 Sb.  Nahlížení je umožněno prostřednictvím el. systému spisové služby, který zabezpečuje rovněž evidence přístupů. § 19 odst. 3,4 vyhlášky  Výstupní formáty: statické textové a kombinované dokumenty: PDF/A statické obrazové dokumenty: PNG, TIF, JPEG pro databáze: XML včetně popisu struktury § 23 vyhlášky Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

26  Veřejnoprávní původci mají povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií.  Skartační řízení - je postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost původce.  Do skartačního řízení se zařadí dokumenty a spisy, kterým uplynula skartační lhůta a také razítka vyřazená z evidence.  Skartační lhůta počíná běžet dnem 1. ledna následujícího roku po vyřízení dokumentu, uzavření spisu, ukončení platnosti dokumentu, nabytí právní moci, uplynutí záruk apod. (tzv. spouštěcí událost) Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

27  Provádí se na základě skartačního návrhu, který obsahuje:  označení subjektu  adresa archivu  datum, číslo jednací  text žádosti  návrh termínu skartačního řízení (nepovinné)  jména a podpisy členů skartační komise (nepovinné)  jméno a podpis statutárního zástupce, razítko  Přílohy:  seznam dokumentů skupiny A  seznam dokumentů skupiny S  Dokumenty se skartačním znakem V původce posoudí a přiřadí k dokumentům se skartačním znakem S nebo A  číslo – obsah – časový rozsah – skart. lhůta – množství (odkaz na uložení) Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

28 Odborné posouzení pracovníky příslušného archivu posouzení dokumentů skupiny A posouzení dokumentů skupiny S posouzení úředních razítek  Protokol o skartačním řízení – vyhotoví příslušný archiv. V jeho příloze uvede seznam dokumentů, popřípadě razítek, vybraných za archiválie a stanoví lhůtu pro jejich předání do archivu. Současně vydá souhlas se zničením dokumentů, popřípadě razítek, které nemají trvalou dokumentární hodnotu.  Do 15 dnů ode dne doručení lze podat námitky proti protokolu.  Zničení dokumentů: Původce na základě souhlasu v protokolu zničí dokumenty a razítka. Analogové – znehodnocení, aby nebyla možná rekonstrukce a identifikace obsahu Digitální – smazání z elektronického systému spisové služby a dalších úložišť – obdobně postupuje původce i u dokumentů, které byly vybrány jako archiválie a jejichž repliky byly předány do digitálního archivu. Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

29

30

31  Všichni veřejnoprávní původci jsou povinni vydat spisový řád – vnitřní směrnice stanovující základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení, resp. vzniku, až po vyřazení.  Povinností původce je bezodkladně po vydání nebo změně zaslat spisový a skartační plán příslušnému archivu. § 66 odst. 2  Součástí spisového a skartačního plánu je stanovení tzv. spouštěcí události.  Pokud skartační lhůta začíná plynout jiným okamžikem než vyřízením dokumentu, musím být o této skutečnosti učiněna poznámka u skartační lhůty (např. po ztrátě platnosti). § 66 odst. 4  Stanovení maximální skartační lhůty na 100 let (není-li stanoveno jinak). § 66 odst. 5 Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

32  Kontrola je vykonávána archivními inspektory. § 72 odst. 1 zákona  Veřejnoprávní původce se dopustí správního deliktu tím, že neuchová dokument nebo neumožní výběr archiválií. § 74 odst. 6 zákona  Určený původce se dopustí správního deliktu tím, že nevykonává spisovou službu, nevydá spisový řád nebo neoznačuje dokumenty spisovými znaky, skartačními znaky a lhůtami, nedodrží podmínky pro ukládání dokumentů, neukládá dokumenty podle spisového a skartačního plánu. § 74 odst. 8 zákona  Původce nebo jeho nástupce se dopustí skartačního deliktu tím, že neprovede skartační řízení nebo neumožní dohled na provádění skartačního řízení a výběr archiválií. § 74 odst. 9 zákona  Pokuta až do výše ,- Kč Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

33 Koupelní Hodonín tel. : Mgr. Galina Rucká Kamila Hochmanová Předarchivní péče, legislativa, metodika, vzory žádostí, vzory spisových řádů Hajzlerová, Irena: Spisová služba ve školství. Karviná 2013 Kolektiv autorů: Typový skartační rejstřík. Montanex Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín

34


Stáhnout ppt "Mgr. Galina Rucká Spisová a archivní služba Státní okresní archiv Hodonín."

Podobné prezentace


Reklamy Google