Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Ing. Aleš Choutka jednatel Alstanet, s.r.o. ICT podpora Dispečinky a procesní moduly.

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "Ing. Aleš Choutka jednatel Alstanet, s.r.o. ICT podpora Dispečinky a procesní moduly."— Transkript prezentace:

1 Ing. Aleš Choutka jednatel Alstanet, s.r.o. ICT podpora Dispečinky a procesní moduly

2 Proces v FM aplikacích Proces jako workflow a jeho řízení – Příklady typových workflow Požadavkové systémy a dispečinky – Hodnocení pomocí KPI Další příklady procesních modulů Osnova přednášky

3 Všechny procesy, které při své práci vykonáváme jsou popsané ve firemních dokumentech, směrnicích, zákonech a normách. A nebo jsou zvykové. Software nám může usnadnit jejich realizaci, řízení a kontrolu. Jeden konkrétní způsob této podpory je řízení procesu, od vzniku požadavku až po jeho vyhodnocení a uzavření – dispečink, pro většinu z vás spíše helpdesk. Druhý konkrétní způsob je zautomatizování procesu – workflow. Úvod k procesům v FM aplikacích

4 Dispečink forma centrálního operativního řízení a sledování technologického celku (typicky budovy, její části, složité technologie, atd.) Helpdesk je pracoviště nebo služba, poskytující pomoc z různých oblastí různým subjektům. Termíny - pojmy

5

6 Proces postupné a nějak zaměřené děje nebo změny, posloupnost stavů nějakého systému, nikoliv tedy děje náhlé nebo zcela chaotické. Procesy tedy dělíme na: Zákonité – Deterministické (každý následující stav nutně vyplývá z předchozího, díky tomu můžeme takové procesy ve větší nebo menší míře nejen předvídat, ale i ovlivňovat) – Plánované (v každém kroku cíleně uplatňujeme takové prostředky, aby proces probíhal tak, jak chceme a potřebujeme) Náhodné, stochastické (další vývoj dovedeme předvídat jen s určitou pravděpodobností) Termíny - pojmy

7 Workflow schéma provádění procesu rozepsané na jednodušší činnosti a jejich vazby a obvykle ho tvoří tři základní části: Pravidla regulující procesy Předávané informace Pravidla posuzování … a tvoří ho čtyři složky: Úlohy – aktivity (co má být vykonáno) Lidé (kteří to vykonají) Nástroje (co je potřeba na vykonání) Data a informace Termíny - pojmy

8 Co je tedy náš typický proces proces? Je nástrojem přechodu a změny (stavu) Sleduje činnosti Jak lze proces charakterizovat? Musí mít začátek i konec a nesmí se cyklit! Má definované vstupy a výstupy Má jasné zdroje Jednotlivé přechody/změny mají odpovědnou osobu, či pravidlo automatického přechodu Proces v čase: Plánování činností/změn Soustředění činností/změn Operativní řízení činností/změn Proces obecně

9 Proces v FM aplikacích

10 Příklady typických procesů řešených v FM aplikacích Helpdesk Dispečink Inventura majetku Schvalování Řízení nemovitostí (Investice), atd. Procesy mohou být z pohledu společnosti interní či externí. Jako procesní lze tyto oblasti označit kvůli společnému jmenovateli a tím je průběžná změna stavů a tak lze proces v FM aplikaci charakterizovat také jako: „Průběžná a řízená změna stavů díky vyvíjeným činnostem za účelem vyřešení daného úkolu v rámci podpůrné činnosti.“ „Průběžná a řízená změna stavů díky vyvíjeným činnostem za účelem vyřešení daného úkolu v rámci podpůrné činnosti.“ Proces v FM aplikacích

11 Inventura majetku, vybraná část Nalezení dosud neevidovaného majetku Rozhodnutí o jeho aktivaci jako majetku – schvalovací workflow: správce majetku, účetní, správce střediska – výsledek ovlivňuje pokračování procesu Ocenění Vytvoření inventární karty Zařazení do evidence Napadají vás v tomto příkladu nějaké další vnoření procesů? Kde a jaká? Proces v FM aplikacích – cvičení, příklad

12 Proces v FM aplikacích

13 Workflow je… vzpomínáte? schéma provádění procesu rozepsané na jednodušší činnosti a jejich vazby Je tedy zautomatizování, předem jasně popsaného, procesu, které nalezne dobré uplatnění v softwarových aplikacích. Představme si ho v základní podobě - stavovém diagramu. Při správné parametrizaci ho lze snadno řídit. Jak workflow nastavit? Povolené a zakázané přechody, odpovědné osoby/podmínky Automatický přechod u povolených kombinací Umožnit vnořená workflow a/nebo schvalování U každého stavu mít datum jeho nastavení, historii Proces jako workflow a jeho řízení

14 Ukázka nastavení přechodu stavů, definice uživatelských práv a vazby na vnořené schvalování. Priorita rozhoduje pouze v případě „konfliktu“. Proces jako workflow a jeho řízení

15 Ukázka párovacích podmínek, za kterých je workflow vůbec spustitelné. Proces jako workflow a jeho řízení

16 Pro správnou parametrizaci schvalování je potřeba: Mít k dispozici organizační strukturu Dynamicky dohledávat nadřízené a podřízené Vytvářet notifikace, rozesílat je a umožnit schvalovatelům přístup Možnost nastavit zástupce Vytvářet „odbočky“ – dílčí přischvalování Umožnit automatické schvalování (uplynutí času) Sledovat vyjádření (souhlas či odmítnutí) Specifické workflow - schvalování

17 Ukázka šablony Schvalování. Pomocí parametrů lze nastavit resp. určit skupinu schvalovatelů případně jednoho konkrétního. lze to dělat i dynamicky. Specifické workflow – schvalování, příklad

18

19

20

21 Specifické workflow - schvalování

22 Dispečink versus Helpdesk – vzpomínáte? Helpdesk, dispečink

23 Ať plánovaný nebo neplánovaný, každý požadavek musí být vyřešen, tedy projít procesem zpracování. Velmi zjednodušené schéma workflow! Zadání/ Automatické gener. Přijetí/ schválení Zpracování Akceptace Vyhodnocení/ uzavření Odmítnutí dispečerem Odmítnutí zpracovatelem doplnění reklamace Požadavkové systémy, helpdesk

24 Ukázka stavového diagramu

25 Ukázka stavového diagramu, příklad

26 Požadavky na helpdeskovou aplikaci: Možnost nastavit různé uživatelské role Přístup přes webové rozhraní Snadné ovládání Možnost konfigurace Přehledné informace o stavu požadavků Možnost zasílání ových notifikací Dokumentace všech změn, archiv Bezpečnost provozu i dat SW pro helpdesk, nároky

27 Zadávání požadavků může probíhat mnoha způsoby, pro FM aplikace jen nejtypičtější sběr pomocí přímého zadávání požadavků do aplikace přes webového klienta. Zadání by mělo obsahovat následující: Jméno zadavatele (automaticky, možno doplnit někoho jiného) Lokalizace (převyplněno, možno změnit) Vazba na účetní dimenze a smlouvu/předpis Typ požadavku (výběr z možností) Název a popis požadavku Každý zadavatel musí mít k dispozici přehled jím zadaných incidentů a sledovat jejich stav. Vše musí být jednoduché, co nejvíce integrované do prostředí klienta. Helpdesk – sběr požadavků

28 Helpdesk, zadávání dat

29 Požadavky získané z „veřejné části“ je potřeba utřídit pro dispečery: Regionální pohled Podle typu požadavku Podle priority budovy/klienta Kombinací Po utřídění a přidělení odpovědného dispečera je možné začít zpracování: Přidělit účetní dimenze a smlouvu/předpis (paušál, nadpaušál, nabídka) Naplánovat zdroje a zajistit jejich vykázání podle skutečnosti Přednastavit a spustit workflow řešení Určit milníky pro jednotlivé řešitele Definovat způsob hodnocení – KPI a kontrolovat je Helpdesk – zpracování

30 Během procesu zpracování požadavků se využívají různé typy zdrojů: interní (vlastní zaměstnanci, materiál, …) externí (pořizujeme subdodávkou) rozlišujeme tyto typy zdrojů: lidské zdroje materiál výrobní prostředky subdodávka doprava Jednotlivé zdroje pak mohou být spravovány pomocí dodavatelských a odběratelských ceníků a marží. U materiálu sledujeme stavy zásob a materiálové hospodářství Helpdesk - zdroje

31 Vlastní workflow probíhá pomocí změn stavů požadavku a doplňování příslušných informací. Klíčové je zaznamenání každé změny a sledování výsledku schvalování. Pro přehlednost je vhodné nastavit dispečerům dashboard/nástěnku, kde mají požadavky utříděné podle jednotlivých stavů pro lepší přehlednost. Co sledují Plán zdrojů a jejich skutečné vykázání Přednastavené workflow řešení Určení termínů, milníků Určení řešitelů Definice způsobu hodnocení – KPI Helpdesk – workflow řešení

32 Helpdesk, zpracování dispečinkem

33 Je nutné kontrolovat a hodnotit dodržování SLA. Základem při používání systému musí být dohoda smluvních stran o způsobu měření kvality. KPI rozlišujeme: časová – rozdíl dvou časů v minutách/hodinách/dnech – pro reakční časy, časy realizace dotazníková – hodnocení pomocí procent, známkou, výskytem – sledování subjektivních parametrů Vyhodnocení: při překročení časů a/nebo při dovršení určité hodnoty notifikace, opakované výzvy, … výpočet penále dle podmínek v SLA KPI

34 Plánovaná údržba Inventury Autopark Bezpečnost Klíčové hospodářství Investice Popište hlavní procesy pro tyto moduly! Kde všude lze použít schvalování a kde jsou vnořovaná workflow? Kde všude a jak konkrétně lze použít KPI? Ukázky procesních modulů, cvičení

35 Plánovaná údržba

36 Inventura

37 Autopark

38 Bezpečnost

39 Klíčové hospodářství

40 Investice

41 Aleš Choutka Otázky a odpovědi


Stáhnout ppt "Ing. Aleš Choutka jednatel Alstanet, s.r.o. ICT podpora Dispečinky a procesní moduly."

Podobné prezentace


Reklamy Google