Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Zvyšování absorpční kapacity území Jihomoravského kraje Modul č. 3 Finanční přílohy MZ, žádost o platbu Vypracoval: Ing. David Hebron, BA.,

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "Zvyšování absorpční kapacity území Jihomoravského kraje Modul č. 3 Finanční přílohy MZ, žádost o platbu Vypracoval: Ing. David Hebron, BA.,"— Transkript prezentace:

1 Zvyšování absorpční kapacity území Jihomoravského kraje Modul č. 3 Finanční přílohy MZ, žádost o platbu Vypracoval: Ing. David Hebron, BA., tel února 2015 Brno

2 Harmonogram semináře 1)Úvod 2)Administrace monitorovacích zpráv v novém programovém období 3)Jednotlivé druhy monitorovacích zpráv 4)Vedení projektové dokumentace a archivace 5)Obecná pravidla způsobilostí výdajů 6)Způsoby vyplácení částí dotace 7)Nepřímé náklady projektu 8)Křížové financování 9)Osobní náklady 10)Finanční část monitorovací zprávy a jednotlivé přílohy

3 Účel semináře Účelem dnešního semináře je seznámit posluchače s postupy zpracování finanční části monitorovacích zpráv předložených v rámci projektů financovaných z ESIF. Uvedené informace jsou aktuální k březnu 2015 a zaměřují se zejména na společné metodické pokyny vydané MMR.

4 Administrace MZ v novém programovém období Pro podávání žádostí o finanční podporu a následnou administraci monitorovacích zpráv byl pro nové programové období vytvořen nový informační systém MS Jedná se o nový SW, který bude společný pro všechny operační programy. Doposud panovala v tomto ohledu značná roztříštěnost, kdy různé operační programy měly různé nástroje (např. Regionální operační programy – Benefit7, Operační program Životní prostředí – BENE-FILL, Operační program Podnikání a inovace – eAccount).

5 HW požadavky na fungování MS2014+ Internet Explorer, Firefox či Google Chrome v jejich nejaktuálnějších verzích, v jednom ze jmenovaných prohlížečů (ve kterém budete MS2014+ používat) mít zapnutý JavaScript, minimální rozlišení monitoru 1366 x 768 bodů, mít na počítači nainstalovanou poslední verzi programu Adobe Acrobar Reader, pro odevzdávání MZ mít zřízen certifikovaný elektronický podpis (lze zřídit mj. na vybraných pobočkách CzechPOINT).

6 Výhody MS2014+ jeden informační systém pro všechny operační programy, automatické „natahování“ základních údajů o žadatelích z veřejných registrů (odpadá ruční zadávání těchto údajů neustále dokola pro každý projekt zvlášť), plně elektronický proces monitoringu, informace o schválení či neschválení projektu přes SMS, archivace dotačních žádostí na jednom místě, elektronická komunikace s poskytovatelem, integrovaná eCBA přímo v systému.

7 Nevýhody MS2014+ ti, kteří již realizují EU projekty, se budou muset naučit obsluhovat další informační systém, neboť již realizované projekty budou dobíhat v současných systémech, nutnost zřídit si certifikovaný elektronický podpis, pokud není již zřízen a naučit se ho používat, nutná digitalizace veškerých dokumentů, možnost přetížení celého informačního systému

8 Jednotlivé druhy monitorovacích zpráv Zpráva o zahájení realizace projektu Průběžná monitorovací zpráva Mimořádná monitorovací zpráva Závěrečná monitorovací zpráva

9 Zpráva o zahájení realizace projektu Tento typ monitorovací zprávy byl v minulém monitorovacím období využíván jen zřídka. Cílem zprávy je předání informace poskytovateli dotace, že projekt byl zahájen a jak probíhají úvodní aktivity projektu. Sledovaným obdobím jsou první dva měsíce realizace projektu. Zpráva se předkládá poskytovateli dotace v listinné podobě na předdefinovaném formuláři ve formátu „doc“. Jako součást zprávy nejsou dokládány žádné výdaje a je používána jako podklad pro vyplacení další zálohové platby u ex-ante financovaných projektů. Tento druh MZ byl např. využíván v OP LZZ.

10 Průběžná monitorovací zpráva Jedná se o zásadní dokument, ve kterém příjemce v pravidelných intervalech informuje poskytovatele dotace o průběžném naplňování cílů projektu. Zpráva je složena z věcné a finanční části, ve které jsou dokládány jednotlivé způsobilé výdaje projektu. Zpráva ve většině případů rovněž obsahuje i textovou část, ve které příjemce popisuje, jakým způsobem byly naplňovány jednotlivé klíčové aktivity projektu. Výhodou nového programového období bude, že zprávu nebude nutné tisknout a veškerá komunikace bude probíhat v elektronické podobě.

11 Mimořádná monitorovací zpráva Mimořádná monitorovací zpráva má stejné náležitosti jako průběžná MZ s tím rozdílem, že se vztahuje ke kratšímu monitorovacímu období a je předložena dříve. V minulém monitorovacím období byla MMZ používána pro urychlení refundace výdajů. Dalším pozitivním efektem této zprávy je získání výdajů, které mohou být dány do certifikace. Pro příjemce má ten pozitivní efekt, že jsou mu finanční prostředky refundovány v dřívějším termínu. Na druhou stranu je zde, vzhledem k rychlosti schvalování mimořádných monitorovacích zpráv v situacích, kdy je potřeba zrychlit čerpání, vyšší riziko korekcí při případných následných kontrolách projektu.

12 Závěrečná monitorovací zpráva ZMZ má stejný formát jako zpráva průběžná, s tím, že musí kromě popisu dosud neprokazovaného období realizace projektu obsahovat také shrnující informaci popisující realizaci celého projektu, zhodnocení realizace jednotlivých klíčových aktivit/projektu, údaje o dosažení cílů projektu, problémové oblasti, souhrn publicity a popis plnění indikátorů. Pokud byly v projektu vytvořeny nové/inovované produkty, musí být v rámci ZMZ nahrány od samostatného IS. Na schválení ZMZ je dále navázáno vypořádání dotace, které musí proběhnout dle vyhlášky Ministerstva financí č.52/2008 Sb., a to po schválení závěrečné monitorovací zprávy. V rámci ZMZ se rovněž hodnotí naplnění limitů stanovených v právním aktu. V případě nenaplnění může dojít k následným sankcím.

13 Základní doporučení pro vedení projektové dokumentace Zajistěte kontinuální a úplnou dokumentaci projektu (v elektronické i papírové verzi). Nastavte systém vedení dokumentace ve vztahu k projektu. Dbejte na formalizovanou podobu. Systematicky zakládejte dokumenty do projektové složky. Nastavte systém sledování MI a způsob řešení jejich nenaplňování. Nespoléhejte pouze na elektronické dokumenty. Všichni spolupracovníci by měli podávat pravidelné zprávy. Zajistěte, aby byly včas a řádně dodávány všechny dokumenty. Zakládejte také důležitou ovou dokumentaci. Monitorovací zprávy vypracujte vždy ve dvou originálech.

14 Obecná pravidla způsobilosti výdajů Způsobilé výdaje lze definovat jako výdaje, které byly vynaloženy na stanovený účel projektu, vznikly v rámci období stanoveného v právním aktu a je vynaložen v souladu s vnitrostátními pravidly (zákony) ČR a EU. Všechny výdaje musí splnit níže uvedených šest bodů: 1)je v souladu s právními předpisy ČR a EU, 2)je v souladu s pravidly programu a podmínkami podpory, 3)je přiměřený (odpovídá cenám v místě a čase obvyklým) a je vynaložen v souladu s principy hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti, 4)vzniknul a byl uhrazen příjemcem podpory v období od 1. ledna 2014 nebo ode dne předložení programu Evropské komisi, podle toho, co nastane dříve, do 31. prosince 2023, 5)má vazbu na podporovaný region (vyjma ESF a EÚS) a rovněž 6)je řádně identifikovatelný, prokazatelný a doložitelný.

15 Přehled hledisek způsobilosti výdajů Hledisko způsobilosti výdaje:Podmínky způsobilosti výdaje: I. VĚCNÁ ZPŮSOBILOST VÝDAJE 1. Soulad s právními předpisy, pravidly programu a podmínkami podpory. II. PŘIMĚŘENOST VÝDAJE 2. Jeho výše je výsledkem optimálního vztahu mezi její hospodárností, účelností a efektivností. III. ČASOVÁ ZPŮSOBILOST VÝDAJE 3. Vznik a úhrada příjemcem od nebo ode dne předložení programu Evropské komisi, podle toho, co nastane dříve, do IV. MÍSTNÍ ZPŮSOBILOST VÝDAJE4. Vazba na podporovaný region (vyjma ESF a EÚS). V. VYKÁZÁNÍ VÝDAJE5. Identifikovatelný, prokazatelný a doložitelný výdaj.

16 Způsob vyplácení částí dotace U projektů spolufinancovaných z Evropských strukturálních a investičních fondů rozlišujeme dva způsoby úhrady způsobilých výdajů projektu a to Ex-post a Ex-ante

17 Způsob vyplácení částí dotace Ex-post Jedná se o zpětné proplacení příjemcem již uskutečněných výdajů. Příjemce na základě uskutečněných výdajů (hrazených z vlastních zdrojů) vystaví žádost o proplacení prostředků, které odpovídají evropskému i národnímu podílu financování. Žádost je vždy předložena v rámci finanční části monitorovací zprávy.

18 Způsob vyplácení částí dotace Ex-ante Princip financování, jež spočívá v předfinancování příslušných operací, které mají být z dotace hrazeny. Příjemce dostává tzv. zálohové platby, které jsou pravidelně vyúčtovány v rámci předkládaných monitorovacích zpráv. První zálohová platba je zpravidla vyplacena při vystavení rozhodnutí o poskytnutí dotace a může dosáhnout až 30% přiznané dotace. Přesná výše zálohových plateb je ukotvena v právním aktu. Pokud má projekt povinnost předložit ZZRP, je po jejím schválení vyplacena další zálohová platba. Následně jsou v pravidelných intervalech předkládány monitorovací zprávy, kde dochází k průběžnému předkládání způsobilých výdajů a vyúčtování záloh.

19 Nepřímé náklady Nepřímé náklady projektu jsou náklady, které nejsou nebo nemohou být přímo spojené s konkrétní aktivitou daného projektu. Procento nepřímých nákladů je většinou odvozeno od celkové výše přímých nákladů projektu. Jedná se např. o: 1)náklady na administrativní pracovníky zapojené do realizace projektu (administrace projektu, účetní, rozpočtář, personalista, publicita, kopírování, pravidelná aktualizace www stránek, ostraha, úklid, údržba) 2)cestovné pro členy realizačního týmu 3)zařízení a vybavení (kancelářské potřeby, čistící prostředky, občerstvení, publicita, nájem a leasing a odpisy budov a majetku pokud se nevyužívá pro cílovou skupinu) 4)služby (energie, telefony, poštovné, tisk, poradenství, konzultace a další činnosti viz první bod – pokud se tyto činnosti nakupují).

20 Křížové financování Z EFRR a ESF lze vzájemně doplňkovým způsobem a v rámci limitu 10 % finančních prostředků poskytovaných EU na každou prioritní osu programu financovat tu část projektu, jejíž náklady jsou způsobilé pro poskytnutí podpory z druhého z dvojice těchto fondů na základě pravidel způsobilosti uplatňovaných na daný fond, a to za předpokladu, že jsou nezbytné k uspokojivému provedení projektu a přímo s ním souvisejí. Základní charakteristika KF: umožnění v projektech financovaných z ESF úhradu také některých výdajů, které jsou způsobilými v rámci pravidel financování EFRR a naopak procentní limit (10%) stanoven na prioritní osu limit na projekt stanoven ve výzvě dodržení celkového limitu si hlídá řídicí orgán typické výdaje – DHM, nábytek, stavební úpravy pro bezbariérovost

21 Osobní náklady Jedná se o výdaje spojené s fungování realizačního týmu projektu. Do finanční části MZ mohou být zařazeny pouze ti členové týmu, kteří jsou hrazeni z přímých výdajů projektu. Základním způsobilým výdajem v oblasti osobních nákladů jsou mzdové náklady představující hrubou mzdu, plat nebo odměnu z dohod (DPČ, DPP). Pokud v rámci této smlouvy vykonává zaměstnanec i činnosti s projektem nesouvisejí, může být do projektu zahrnuta pouze alikvotní část odpovídající počtu hodin odpracovaných pro projekt. Do způsobilých výdajů je možné zařadit zákonné odvody (soc., zd., atd.). Obecně se jedná o všechny zákonem stanovené povinné výdaje zaměstnavatele na zaměstnance pracujícího v daném projektu, popř. jejich alikvotní část

22 Osobní náklady, které patří mezi nezpůsobilé mzdové náklady zaměstnanců, kteří se na realizaci projektu nepodílí (v případě řídících pracovníků je potřeba posuzovat jejich skutečné zapojení do realizace projektu). Osobní náklady na zaměstnance v pozicích statutárních zástupců (ministra, náměstka, hejtmana atd.), kteří nejsou přímo zapojeni do realizace aktivit projektů, resp. jsou zapojeni pouze formálně, nelze považovat za způsobilé, u zaměstnanců, kteří se na realizaci projektu podílí, část osobních nákladů, která neodpovídá pracovnímu vytížení zaměstnance na daném projektu, ostatní výdaje na zaměstnance, ke kterým nejsou zaměstnavatelé povinni dle zvláštních právních předpisů (např. příspěvky na penzijní připojištění, dary, apod.).

23 Způsob dokládání osobních nákladů K doložení osobních nákladů může sloužit např.: výplatní a zúčtovací listiny, které jsou vyhotovovány za období 1 měsíce a obvykle obsahují údaje o hrubé mzdě za sledované období (včetně jednotlivých složek), o odvodech sociálního a zdravotního pojištění, o záloze na daň z příjmů fyzických osob a o dalších srážkách (spoření, splátkách půjček apod.) a ostatních položkách, které se nezdaňují (dávky nemocenského pojištění) apod. Z těchto účetních dokladů musí být zřejmá výše osobních nákladů s vazbou na daný projekt. mzdové rekapitulace či jiné vhodné formy doložení celkových způsobilých mzdových nákladů zaměstnanců (např. rozpis mzdových nákladů) za sledované období.

24 Nákup služeb a zařízení a vybavení Pokud příjemce nedisponuje dostatečným vybavením na realizaci projektu nebo není schopen zabezpečit veškeré činnosti spojené s realizací projektu pomocí vlastních zaměstnanců, může pořízení takového vybavení, služeb, případně stavebních prací uhradit z prostředků finanční podpory. Zároveň musí být zachovány všechny pravidla způsobilosti výdajů.

25 Finanční část MZ Jedná se o soubor dokumentů, na základě kterých je příjemci vyplacena část dotace ve výši uznaných a řádně doložených způsobilých výdajů projektu. Mezi způsobilé výdaje mohu být zahrnuty pouze výdaje, které byly uskutečněny v době realizace projektu a které byly uhrazeny v rámci daného monitorovacího období. Finanční část se skládá z žádosti o platbu, která se bude vyplňovat v MS2014+ a předepsaných příloh. Jednotlivé přílohy se mohu lišit v závislosti na požadavcích různých operačních programů. Většinou se jedná o následující přílohy: Soupiska účetních dokladů, Předkládané účetní doklady, Pracovní výkazy, Rozpis mzdových nákladů, Výpisy z bankovního účtu, Přehled čerpání způsobilých výdajů projektu.

26 Soupiska účetních dokladů Představuje standardizovaný dokument v programu Excel, kam příjemce zapisuje jednotlivé výdaje uskutečněné v daném monitorovacím období. V závislosti na tom, jestli má projekt nepřímé náklady, se většinou tento formulář dělí na soupisku s a bez nepřímých nákladů. Ve formuláři jsou zadány předdefinované vzorce, do kterých příjemce nesmí zasahovat. Pouze pokud by díky přidání řádku došlo k narušení celkových součtů, může příjemce do vzorců vstoupit. Zachování vzorců je následně kontrolováno ze strany poskytovatele dotace a je důvodem, proč byla tato příloha vždy dokládána v elektronické i písemné podobě. V novém programovém období se počítá pouze s elektronickou verzí.

27 Nejčastější chyby na Soupisce účetních dokladů nárokovaný výdaj neodpovídá částce na faktuře, časově nezpůsobilé výdaje na soupisce, chybné číslo položky rozpočtu (z které je výdaj nárokován), datum úhrady nesouhlasí s výpisem z účtu či VPD, na fakturách není informace o financování z EU a číslo projektu, faktura neobsahuje všechny náležitosti (předmět, jednotky, počet, jednotková cena),

28 Předkládané účetní doklady Příjemce dotace je povinen řádně doložit způsobilé výdaje nárokované na soupisce účetních dokladů, popřípadě další podpůrnou dokumentací vyžadovanou v rámci jednotlivých programů. Výdaje, byť z věcného hlediska způsobilé, které nejsou řádně doložené, jsou vždy považovány za výdaje nezpůsobilé. Výjimku tvoří pouze tvz. nepřímé náklady. Případně nároková opatření v Programu rozvoje venkova, kde není zapotřebí výdaje dokládat účetními doklady.

29 Náležitosti účetních dokladů Náležitosti účetního dokladu jsou stanoveny zákonem o účetnictví č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Daňové doklady používané pro prokazování způsobilosti (faktury, paragony, apod.) musí splňovat náležitosti daňových dokladů stanovených zákonem č. 235/2004 Sb. v platném znění, a též obecné náležitosti účetních dokladů. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat tyto náležitosti: a)označení účetního dokladu, b)obsah účetního případu a jeho účastníky, c)peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a množství, d)okamžik vyhotovení účetního dokladu, e)okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d), f)podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

30 Pracovní výkazy Pracovní výkaz představuje jeden ze základních dokumentů sloužících pro prokázání způsobilosti nárokovaných osobních nákladů. Pracovní výkaz se vždy musí vztahovat ke smlouvě s pracovní náplní pro projekt. To ovšem neznamená, že by v rámci jedné smlouvy nebylo možné vykonávat i část úvazku pro zaměstnavatele nesouvisející s projektem. Tyto aktivity ovšem nesmí být refundovány z projektu. Informace uváděné na pracovní výkaz musí být vždy v souladu s pracovní smlouvou a mzdovým listem za daný měsíc. Pracovní výkazy se vyplňují pro každou pozici a měsíc zvlášť. Mimo jiné musí být na pracovním výkaze uveden počet hodin a popis konkrétních činností, které jsou nárokovány k proplacení z projektu. Popis pracovních činnosti vždy musí být dostatečně konkrétní, aby bylo možné nezávisle zkontrolovat, jaké činnosti byly vykonávány a že jsou v souladu s popisem práce dané osoby a klíčovými aktivitami projektu.

31 Nejčastější chyby na pracovních výkazech doložení kopií pracovních výkazů (již bude jen elektronicky), chybně uvedená role v projektu, chybně číslo MZ, ke které se příloha vztahuje, úvazek, druh pracovně právního poměru, chybí datum podpisu, chybně datum podpisu, podpisy zaměstnance a nadřízeného pracovníka, nevyplněn popis aktivit při nárokování hodin, uváděny činnosti spadající do nepřímých nákladů, činnosti se často opakují, nedostatečný popis aktivit, chybně nárokované hodiny připadající na státní svátek, dovolenou, pracovní neschopnost.

32 Rozpis mzdových nákladů Jedná se o standardizovaný formulář ve formátu excel, který slouží jako přehled osobních nákladů nárokovaných v jednom měsíci za všechny členy realizačního týmu financované z přímých nákladů projektu. Přehled se vyplňuje v návaznosti na pracovní výkazy. Smyslem této přílohy je zkontrolovat, že nedochází ve vztahu k projektu k přečerpání způsobilých mzdových nákladů. Formulář obsahuje předdefinované vzorce, které na základě doplnění mzdy a počtu odpracovaných hodin spočítají maximální výši způsobilých výdajů v daném měsíci.

33 Nejčastější chyby na rozpisu mzdových nákladů Chybně vybrán pracovně-právní vztah Nesouhlasí počty odpracovaných hodin s pracovním výkazem Přepisování vzorců v šedých buňkách Chybně čísla položek - nesouhlasí s rozpočtem Nesouhlasí datum úhrady s údajem na VPD či VBU Chybně vykazované náhrady za pracovní neschopnost Chybně nárokované odměny – číslo položky, nedoloženy směrnice, nedostatečné odůvodnění

34 Přehled čerpání Účelem této přílohy monitorovací zprávy je vytvořit nástroj pro podrobné sledování čerpání rozpočtu. Základním zdrojem informací je aktuálně platný rozpočet, na který jsou navázány výdaje nárokované na soupisce účetních dokladů. Kromě toho, že přehled vyhodnocuje celkové čerpání rozpočtu, je možné tam najít i čerpání kapitol a jednotlivých položek rozpočtu. Údaje jsou zobrazeny v absolutních hodnotách a procentuelním vyjádření k aktuálně platnému rozpočtu. Pro poskytovatele dotace je tato příloha důležitá zejména pro ověření, že nedochází k přečerpání jednotlivých položek rozpočtu, popř. rozpočtu jako celku.

35 Nejčastější chyby na přehledu čerpání Nemá stejnou strukturu jako rozpočet v MZ Chybně částky ve sloupci „platný rozpočet na položku“ Není zohledněno krácení z předchozí MZ ve sloupci „dosud prokázané výdaje“ Chybně částky ve sloupci „aktuálně prokazované výdaje“ – nesouhlasí se soupiskou a s rozpisy mzdových nákladů Nevyplněny hodnoty v šedých buňkách – naformátovány vzorce

36 Žádost o platbu Žádost o platbu je přílohou finanční části monitorovací zprávy, kterou není možné podávat samostatně a je vždy součástí průběžné, mimořádné či závěrečné monitorovací zprávy. Teoreticky je možné, že monitorovací zpráva může být podána bez žádosti o platbu. Této možnosti se ale s ohledem na snahu o rychlou refundaci výdajů příliš nevyužívalo. Výjimkou je OP ŽP, kde je žádost o platbu předkládána nezávisle na předkládání monitorovacích zpráv a to v období od března do prosince. Žádost o platbu bude příjemce vyplňovat v MS2014+, který se nyní vytváří. Toto prostředí se nejvíce podobá Benefitu7, a proto i naše příklady vyplnění žádosti o platbu jsou zaměřeny na tuto oblast.

37 Nejčastější chyby na žádosti o platbu Částky uváděné na žádosti o platbu nesouhlasí s částkami na soupisce účetních dokladů – nepřímé náklady, příjmy, celková částka vyúčtovaných výdajů Není uvedená částka připadající na příjmy Je uvedená částka křížového financování/investic, ačkoliv pro daný projekt je nerelevantní Chybně požadovaná částka dotace Chybí datum podpisu a podpis – nyní již nebude problém

38 Diskuze

39 Děkuji za pozornost Ing. David Hebron, BA. tel.:


Stáhnout ppt "Zvyšování absorpční kapacity území Jihomoravského kraje Modul č. 3 Finanční přílohy MZ, žádost o platbu Vypracoval: Ing. David Hebron, BA.,"

Podobné prezentace


Reklamy Google