Úvodní kurz k problematice provádění konverze dokumentů eGON centrum HOLEŠOV Úvodní kurz k problematice provádění konverze dokumentů eGON centrum HOLEŠOV.

Prezentace na téma: "Úvodní kurz k problematice provádění konverze dokumentů eGON centrum HOLEŠOV Úvodní kurz k problematice provádění konverze dokumentů eGON centrum HOLEŠOV."— Transkript prezentace:

1 Úvodní kurz k problematice provádění konverze dokumentů eGON centrum HOLEŠOV Úvodní kurz k problematice provádění konverze dokumentů eGON centrum HOLEŠOV Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby (z moci úřední)

2 2 © eGON centrum HOLEŠOV Volba formuláře Přihlášení do centrály Czech POINT

3 3 © eGON centrum HOLEŠOV Přihlášení do centrály Czech POINT Než začnete cokoliv pomocí Czech POINT dělat, je třeba se přihlásit do jeho centrály, autentifikovat se a vybrat druh činnosti.  Do centrály Czech POINTU se dostanete z webového prohlížeče zadáním adresy https://www.czechpoint.cz.  Následuje vaše autentifikace výběrem komerčního certifikátu a zadáním odpovídajícího PINu; dále pak ověření přihlašovacích údajů – uživatelského jména a přístupového hesla. Přihlášení do centrály Czech POINT Než začnete cokoliv pomocí Czech POINT dělat, je třeba se přihlásit do jeho centrály, autentifikovat se a vybrat druh činnosti.  Do centrály Czech POINTU se dostanete z webového prohlížeče zadáním adresy https://www.czechpoint.cz.  Následuje vaše autentifikace výběrem komerčního certifikátu a zadáním odpovídajícího PINu; dále pak ověření přihlašovacích údajů – uživatelského jména a přístupového hesla. Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby (z moci úřední)

4 4 © eGON centrum HOLEŠOV Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby (z moci úřední) Přihlášení Při vstupu do softwarového rozhraní pro práci s Czech POINT je vyžádána autentifikace (přihlášení) pracovníka. Pro tento účel je zapotřebí, aby do USB konektoru počítače byl zasunut jeho tzv. token, zařízení iKey 4000, ve kterém je uložen privátní klíč pracovníka. Přihlášení Při vstupu do softwarového rozhraní pro práci s Czech POINT je vyžádána autentifikace (přihlášení) pracovníka. Pro tento účel je zapotřebí, aby do USB konektoru počítače byl zasunut jeho tzv. token, zařízení iKey 4000, ve kterém je uložen privátní klíč pracovníka.

5 5 © eGON centrum HOLEŠOV Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby (z moci úřední) Přihlášení Prvním krokem při přihlášení je výběr a potvrzení digitálního certifikátu. Certifikát potvrďte v okně Zvolit digitální certifikát. Přihlášení Prvním krokem při přihlášení je výběr a potvrzení digitálního certifikátu. Certifikát potvrďte v okně Zvolit digitální certifikát.

6 6 © eGON centrum HOLEŠOV Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby (z moci úřední) Následuje zadání PIN kódu pracovníka – zapište jej do vstupního pole Enter PIN dialogu Token Login.

7 7 © eGON centrum HOLEŠOV Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby (z moci úřední) Pokud je vše v pořádku, otevře se stránka pro přihlášení do prostředí Czech POINT. Pracovník zde vyplní do vstupních polí tato data: Pokud je vše v pořádku, otevře se stránka pro přihlášení do prostředí Czech POINT. Pracovník zde vyplní do vstupních polí tato data: Jméno – identifikace pracovníka ve formě jeho přihlašovacího jména – obecně to může být kombinace znaků a číslic, často se užívá kombinace částí jména a příjmení. Heslo – přístupové heslo vytvořené k výše zapsanému uživatelskému jménu. Vlastní přihlášení proběhne po stisku tlačítka Přihlásit.

8 8 Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby (z moci úřední) Po přihlášení se na následující stránce zobrazí nabídka formulářů. V levé sekci okna klepněte ve skupině Czech POINT@office na položku Konverze dokumentů. Vyhledejte sekci označenou ve sloupci Šablona názvem Formulář autorizovaná konverze z elektronické do listinné podoby dokumentu Zkontrolujte dostupnost formuláře – v kladném případě je ve sloupci Dostupnost zobrazen zelený indikátor; v případě, že je formulář dočasně nedostupný, je barva indikátoru červená. Poklepejte myší na odkaz Stáhnout (vpravo od indikátoru dostupnosti). Vyhledejte sekci označenou ve sloupci Šablona názvem Formulář autorizovaná konverze z elektronické do listinné podoby dokumentu Zkontrolujte dostupnost formuláře – v kladném případě je ve sloupci Dostupnost zobrazen zelený indikátor; v případě, že je formulář dočasně nedostupný, je barva indikátoru červená. Poklepejte myší na odkaz Stáhnout (vpravo od indikátoru dostupnosti). © eGON centrum HOLEŠOV

9 9 Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby (z moci úřední) V následujícím dialogu vyberte a potvrďte volbu nařizující přímo otevřít formulář – nikoliv jej uložit na disk.

10 Konverze listin do elektronické podoby Převezmeme od žadatele listiny; naším prvním úkolem úkolem bude posouzení jejich vzhledu.  Pokud jsou listiny vybaveny některým z ochranných prvků, které popisují názvy zaškrtávacích políček, pak příslušné políčko zaškrtneme.  Jestliže listiny obsahují ještě jiný ochranný prvek, který nelze podchytit pomocí zaškrtávacích políček, vypíšeme jej slovy do pole Jiný zjišťovací prvek.

11 © eGON centrum HOLEŠOV 11 Pokud je pracoviště Czech POINT vybaveno rozhraním TWAIN, toto rozhraní nyní umožní sejmutí listinné předlohy skenerem. Pokud budeme chtít předlohy skenovat, zapojíme skener a uložíme do něj listiny. V dialogu Skenování dokumentu zkontrolujeme nastavení přepínače pro stanovení způsobu získání předlohy na položku Získat ze skenovacího zařízení (je to výchozí nastavení přepínače). Skener se tak přímo propojí s formulářem. Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby (z moci úřední)

12 V dialogu Skenování dokumentu lze zkontrolovat a podle potřeby upravit některá nastavení skeneru tak, aby sejmutý obraz předloh byl co nejkvalitnější. Zastoupení položek ve voličích záleží na konkrétním zařízení. Vybrat skener – volič umožní vybrat konkrétní snímací zařízení v případě, že jich je k počítači připojeno několik. Zdroj dokumentu – zde je podle konkrétního zařízení možné například použít volbu Automatický podavač dokumentů (jestliže si listiny skener umí sám podávat ze zásobníku). Další možností je umístit předlohu (třeba pomačkanou listinu, která by neprošla podavačem) přímo na desku skeneru ručně a zvolit nastavení Deska skeneru. Typ dokumentu – voličem vyberte, zda má být předloha sejmuta černobíle (ve stupních šedi) nebo barevně. Rozlišení – možnosti závisí na konkrétním zařízení. Obecně zde lze nastavit, v jakém rozlišení má být listiny sejmut (DPI = Dot-Per-Inch – počet grafických bodů na palec). Formát stránky – výchozí volba je obvykle A4 – nejčastější formát listin používaný v České republice. Lze však podle možností skeneru nastavit i jiné formáty. Nastavení jasu – podle charakteru listin zvolte jas standardní, světlejší nebo tmavší – aby čitelnost sejmuté předlohy byla co nejlepší. Jestliže se náhled jeví jako čitelný, sejměte předlohu na čisto stiskem tlačítka Skenovat. Po nastavení parametrů sejměte tlačítkem Náhled náhledový obrázek listiny. Můžete jej posoudit v okénku Náhled v levé sekci dialogu. Pokud se jeví obrázek listiny jako špatně čitelný, zkuste opravit jas a náhled sejmout znovu.

13 13 Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby (z moci úřední) Předlohy listin lze dodat také ve formě souborů ve formátu JPG. To je nutné vždy, pokud není k dispozici skener, případně když žadatel přináší předlohy již sejmuté. Soubory s předlohami lze nyní načíst z disku či jiného paměťového média. Načtení předlohy z grafických souborů Přepínač v dialogu Skenování dokumentu nastavte do polohy Otevřít oskenovaný dokument z adresáře. Stiskem tlačítka Vybrat soubory otevřete dialog pro výběr souborů. Zvolte soubor nebo vyberte (při stisknuté klávese Shift nebo Ctrl) skupinu souborů. © eGON centrum HOLEŠOV

14 14 Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby (z moci úřední) Sejmuté předlohy – ať ji skenerem nebo ze souborů – jsou zkonvertovány do souboru ve formátu PDF. Jakmile je konverze ukončena, formulář se doplní o další část, nazvanou Elektronický dokument provedené konverze. Konverze předloh do formátu PDF

15 15 © eGON centrum HOLEŠOV Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby (z moci úřední) Zobrazení dokumentu Dokument ve formátu PDF vzniklý sejmutím a konverzí listin je zapotřebí zkontrolovat. Klepněte na tlačítko Otevřít dokument. Dokument se načte do okna prohlížeče PDF souborů – Adobe Readeru. Zobrazení dokumentu Dokument ve formátu PDF vzniklý sejmutím a konverzí listin je zapotřebí zkontrolovat. Klepněte na tlačítko Otevřít dokument. Dokument se načte do okna prohlížeče PDF souborů – Adobe Readeru. Kontrola konvertovaného dokumentu

16 Prohlédněte si pozorně dokument a porovnejte jej stránku po stránce s listinnou předlohou.

17 17 © eGON centrum HOLEŠOV Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby (z moci úřední) Pokud při porovnání konvertovaného dokumentu s předlohou zjistíte, že zobrazený PDF dokument předloze neodpovídá (například je příliš tmavý nebo vykazuje jiné vady), můžete skenování a konverzi zopakovat. Upravte nastavení skeneru podle interní metodiky a klepněte na tlačítko Znovu skenovat dokument. Konvertovaný dokument neodpovídá předloze Vrátíte se do výchozí zelené části formuláře, kde stiskem tlačítka Zahájit provedení konverze postup zopakujete.

18 © eGON centrum HOLEŠOV 18 Připojení ověřovací doložky Ke konvertovaným listinám v elektronické podobě musíme připojit ověřovací doložku, která potvrdí jejich pravost a úplnost. Ověřovací doložka bude zapsána jako poslední stránka přímo do PDF dokumentu s konvertovanými listinami. Připojení ověřovací doložky Ke konvertovaným listinám v elektronické podobě musíme připojit ověřovací doložku, která potvrdí jejich pravost a úplnost. Ověřovací doložka bude zapsána jako poslední stránka přímo do PDF dokumentu s konvertovanými listinami. Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby (z moci úřední)

19 Před připojením doložky slovně popíšeme konvertovaný dokument. Do pole Označení vstupu je třeba zapsat povinný údaj – identifikaci listin. Popíšeme několika slovy obsah listin. Vyplnění pole Datum sepsání je nepovinné – můžeme zapsat datum, kdy byla listina vytvořena, pokud je údaj o tom v ní uveden.

20 © eGON centrum HOLEŠOV 20 Vytvoření doložky Klepneme na tlačítko Připojit k výstupu ověřovací doložku. Následuje dialog pro potvrzení kvalifikovaného certifikátu s naším elektronickým podpisem, který bude použit k zabezpečení doložky. Vytvoření doložky Klepneme na tlačítko Připojit k výstupu ověřovací doložku. Následuje dialog pro potvrzení kvalifikovaného certifikátu s naším elektronickým podpisem, který bude použit k zabezpečení doložky. Klepnutím na tlačítko OK volbu certifikátu potvrdíme. Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby (z moci úřední)

21 © eGON centrum HOLEŠOV 21 Dále zadáme do vstupního pole dialogu PIN číslo PIN, odpovídající našemu tokenu. Údaje se odešlou ke zpracování a vrátí se ověřovací doložka, která se připojí k PDF souboru. Tím se stává elektronicky podepsaný a je také opatřený časovým razítkem. Dále zadáme do vstupního pole dialogu PIN číslo PIN, odpovídající našemu tokenu. Údaje se odešlou ke zpracování a vrátí se ověřovací doložka, která se připojí k PDF souboru. Tím se stává elektronicky podepsaný a je také opatřený časovým razítkem. Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby (z moci úřední)

22 Kontrola údajů v doložce Důležité údaje z připojené doložky se doplní do polí formuláře. Jsou tu uvedeny údaje o identitě autora elektronického podpisu a údaje o identitě časového razítka.

23 Celý dokument opatřený ověřovací doložku připojenou jako poslední stránka lze klepnutím na tlačítko Otevřít dokument znovu zobrazit v Adobe Readeru.

24 © eGON centrum HOLEŠOV 24 Platnost certifikátu obdrženého výpisu ukazuje grafický symbol v levém horním rohu panelu Podpisy. Symboly a jejich význam shrnuje tabulka: Dokument byl v průběhu přenosu změněn a nelze tedy výstup vydat – kontaktujte HelpDesk. Dokument je elektronicky podepsaný a nebyl změněn - kontaktujte HelpDesk. Vše je v pořádku, dokument můžete bez obav vytisknout Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby (z moci úřední)

25 © eGON centrum HOLEŠOV 25 Uložení výstupu z konverze Konvertovaný dokument je zapotřebí uložit na disk počítače. Na konci formuláře v zelené sekci Předat výstup z provedené konverze klepněte na tlačítko Uložit výstup z provedené konverze. Uložení výstupu z konverze Konvertovaný dokument je zapotřebí uložit na disk počítače. Na konci formuláře v zelené sekci Předat výstup z provedené konverze klepněte na tlačítko Uložit výstup z provedené konverze. Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby (z moci úřední)

26 © eGON centrum HOLEŠOV 26 V dialogu Uložit data pak vyberte složku, do které budete chtít výstupní dokument ve formátu PDF uložit. Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby (z moci úřední)

27 © eGON centrum HOLEŠOV 27 Uložení potvrďte stiskem tlačítka Uložení výstupu bylo úspěšně provedeno. Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby (z moci úřední)

28 © eGON centrum HOLEŠOV 28 Klepnutím na tlačítko Zavřít formulář formulář uzavřete. Konverze dokumentů z listinné do elektronické podoby (z moci úřední)

29 29 Po přihlášení se na následující stránce zobrazí nabídka formulářů. V levé sekci okna klepněte ve skupině Czech POINT@office na položku Konverze dokumentů. Vyhledejte sekci označenou ve sloupci Šablona názvem Formulář autorizovaná konverze z listinné do elektronické podoby dokumentu Zkontrolujte dostupnost formuláře – v kladném případě je ve sloupci Dostupnost zobrazen zelený indikátor; v případě, že je formulář dočasně nedostupný, je barva indikátoru červená. Poklepejte myší na odkaz Stáhnout (vpravo od indikátoru dostupnosti). Vyhledejte sekci označenou ve sloupci Šablona názvem Formulář autorizovaná konverze z listinné do elektronické podoby dokumentu Zkontrolujte dostupnost formuláře – v kladném případě je ve sloupci Dostupnost zobrazen zelený indikátor; v případě, že je formulář dočasně nedostupný, je barva indikátoru červená. Poklepejte myší na odkaz Stáhnout (vpravo od indikátoru dostupnosti). © eGON centrum HOLEŠOV Konverze dokumentů do listinné podoby Konverze dokumentů z elektronické do listinné podoby (z moci úřední)

30 30 © eGON centrum HOLEŠOV V následujícím dialogu vyberte a potvrďte volbu nařizující přímo otevřít formulář – nikoliv jej uložit na disk. Konverze dokumentů z elektronické do listinné podoby (z moci úřední)

31 31 Konverze dokumentů do listinné podoby Konverze dokumentů z elektronické do listinné podoby (z moci úřední) Vstup pro konverzi Dokumenty (vstup), který má být autorizovaně konvertován do listinné podoby, se načítají ze specifikované složky v počítači. Vstup pro konverzi Dokumenty (vstup), který má být autorizovaně konvertován do listinné podoby, se načítají ze specifikované složky v počítači. Takto lze načíst libovolný soubor ve formátu PDF, uložený na složce dostupného paměťového média ve vašem počítači. Tento postup se použije v případě, když žadatel pošle soubory ze svého počítače do evidenčního systému kontaktního místa Czech POINT, odkud jsou pak zkopírovány na disk. © eGON centrum HOLEŠOV Klepnutím na tlačítko Otevřít vstup pro konverzi se otevře dialog Vložit soubor jako přílohu.

32 © eGON centrum HOLEŠOV 32 Konverze dokumentů z elektronické do listinné podoby (z moci úřední) Vyberte soubor a klepnutím na tlačítko Otevřít jej vyberte ke konverzi.

33 © eGON centrum HOLEŠOV 33 Konverze dokumentů Konverze dokumentů z elektronické do listinné podoby (z moci úřední)

34 © eGON centrum HOLEŠOV 34 Seznam dokumentů ke konverzi Konverze dokumentů z elektronické do listinné podoby (z moci úřední) Dokumenty ke konverzi není nutné konvertovat v pořadí, jak jsou uvedeny; je to však lepší pro přehlednost.

35 © eGON centrum HOLEŠOV 35 Konvertuje se jeden určitý dokument Jestliže se požaduje konverze jednoho konkrétního dokumentu, pak není sekce Seznam dokumentů obsažených v datové zprávě uvedena a dokument je rovnou zkonvertován. Konvertuje se jeden určitý dokument Jestliže se požaduje konverze jednoho konkrétního dokumentu, pak není sekce Seznam dokumentů obsažených v datové zprávě uvedena a dokument je rovnou zkonvertován. Konverze dokumentů z elektronické do listinné podoby (z moci úřední)

36 © eGON centrum HOLEŠOV 36 Kontrola a tisk konvertovaného dokumentu Výstupem je soubor ve formátu PDF verze 1.7, který je elektronicky podepsán a opatřen časovým razítkem – oba údaje můžete zkontrolovat v polích sekce Elektronický dokument provedené konverze. Formulář zobrazí základní informace o dokumentu – verzi PDF, údaje o elektronické podpisu a informaci o časovém razítku, je-li v PDF obsaženo. Kontrola a tisk konvertovaného dokumentu Výstupem je soubor ve formátu PDF verze 1.7, který je elektronicky podepsán a opatřen časovým razítkem – oba údaje můžete zkontrolovat v polích sekce Elektronický dokument provedené konverze. Formulář zobrazí základní informace o dokumentu – verzi PDF, údaje o elektronické podpisu a informaci o časovém razítku, je-li v PDF obsaženo. Konverze dokumentů z elektronické do listinné podoby (z moci úřední) Stiskem tlačítka Otevřít dokument načtete dokument do Adobe Readeru. Zde zkontrolujte údaje o platnosti elektronického podpisu.

37

38 © eGON centrum HOLEŠOV 38 Konverze dokumentů z elektronické do listinné podoby (z moci úřední) Platnost certifikátu obdrženého výpisu ukazuje grafický symbol v levém horním rohu panelu Podpisy. Symboly a jejich význam shrnuje tabulka: Dokument byl v průběhu přenosu změněn a nelze tedy výstup vydat – kontaktujte HelpDesk. Dokument je elektronicky podepsaný a nebyl změněn - kontaktujte HelpDesk. Vše je v pořádku, dokument můžete bez obav vytisknout Pokud je elektronický podpis v pořádku, dokument vytiskněte.

39 © eGON centrum HOLEŠOV 39 Tisk výpisu v Adobe Readeru Chcete-li výpis vytisknout, klepněte na nástrojové liště programu Adobe Reader na tlačítko s ikonou tiskárny nebo z nabídky Soubor na horní liště spusťte příkaz Tisknout. Tisk výpisu v Adobe Readeru Chcete-li výpis vytisknout, klepněte na nástrojové liště programu Adobe Reader na tlačítko s ikonou tiskárny nebo z nabídky Soubor na horní liště spusťte příkaz Tisknout. Konverze dokumentů z elektronické do listinné podoby (z moci úřední)

40 Stiskněte tlačítko OK a dokument se vytiskne.

41 © eGON centrum HOLEŠOV 41 Kontrola vytištěného dokumentu Po vytištění je nutné zkontrolovat vytištěný dokument, zda je obsahově totožný se vstupem pro konverzi (výchozí elektronickou podobou dokumentu). Kontrola vytištěného dokumentu Po vytištění je nutné zkontrolovat vytištěný dokument, zda je obsahově totožný se vstupem pro konverzi (výchozí elektronickou podobou dokumentu). Konverze dokumentů z elektronické do listinné podoby (z moci úřední)

42 © eGON centrum HOLEŠOV 42 Konverze dokumentů z elektronické do listinné podoby (z moci úřední) Vytvoření ověřovací doložky Ověřovací doložka potvrzuje platnost dokumentu vydaného na pracovišti Czech POINT. Před jejím vytvořením je zapotřebí slovně popsat konvertovaný dokument. Ověřovací doložka potvrzuje platnost dokumentu vydaného na pracovišti Czech POINT. Před jejím vytvořením je zapotřebí slovně popsat konvertovaný dokument. Do pole Označení vstupu je třeba zapsat povinný údaj – identifikaci listin. Popište několika slovy obsah listin. Vyplnění pole Datum sepsání je nepovinné – zapište sem datum, kdy byla listina vytvořena, pokud je údaj o tom v ní uveden. Klepněte na tlačítko Připojit k výstupu ověřovací doložku. Ověřovací doložka se sestaví a zobrazí ve formuláři.

43 Klepnutím na tlačítko Tisk ověřovací doložky na papír A4 ověřovací doložku vytiskněte. Zkontrolujte výtisk, zda je čitelný. Pokud není výtisk v pořádku, vytiskněte jej stejným tlačítkem znovu.

44 © eGON centrum HOLEŠOV 44 Tisk doložky Konverze dokumentů z elektronické do listinné podoby (z moci úřední) Výtisk doložky připojte předepsaným (neoddělitelným) způsobem k vytištěnému dokumentu. Vytištěný dokument spolu s ověřovací doložkou tvoří cílový výstup autorizované konverze. Výtisk doložky připojte předepsaným (neoddělitelným) způsobem k vytištěnému dokumentu. Vytištěný dokument spolu s ověřovací doložkou tvoří cílový výstup autorizované konverze.

45 © eGON centrum HOLEŠOV 45 Ukončení transakce Konverze dokumentů z elektronické do listinné podoby (z moci úřední) Zavření formuláře Pokud jste úspěšně vytiskli ověřovací doložku, klepněte na tlačítko Tisk ověřovací doložky byl úspěšně proveden. Zavření formuláře Pokud jste úspěšně vytiskli ověřovací doložku, klepněte na tlačítko Tisk ověřovací doložky byl úspěšně proveden. Tlačítko pro potvrzení tisku doložky se změní v tlačítko Zavřít formulář, jehož pomocí formulář uzavřete.

46 © eGON centrum HOLEŠOV 46 Konverze dalších dokumentů Konverze dokumentů z elektronické do listinné podoby (z moci úřední) Pokud je zapotřebí konvertovat více dokumentů, formulář znovu otevřete a stejným postupem pokračujte v konverzi dalšího dokumentu.

47 © eGON centrum HOLEŠOV Děkuji za pozornost Ing. Ivan SLEZÁK eGON centrum ivan.slezak@holesov.cz tel. : 573 521 556 e-mail : ivan.slezak@holesov.cz Děkuji za pozornost Ing. Ivan SLEZÁK eGON centrum tel. : 573 521 556 e-mail : i ii ivan.slezak@holesov.cz